公司备用金管理制度细则

公司备用金治理制度细则第一章：总则第一条：为严格掌握费用支出，加强费用治理，提高公司效益，本着合理、节省的原则，依据公司财务治理制度的有关规定，制定本制度。其次条：本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。第三条：本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层治理人员〔仅限董事长〕费用按实报销，无出差补贴等。其次章：备用金借支程序第四条：公司员工因公出差，为保证公司业务的合理需第五条：备用金借支程序：借款人因公出差应填写出差申请单，即派差单，按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款单〔借条〕，按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金。借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。第六条：备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日1月6日前，上年全部个人借支的备用金都必需结清归还，逾期不还的，一次从工资中扣回。第七条：借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还。第八条：备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。第三章：费用报销程序第九条：费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票〔差旅费报销明细表按第四章规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回。第十条：对原始票据的要求：⑴、全部票据必需是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必需是一次性套写清楚的票据，收据〔财政票据除外〕及白条不予报销；业务中因个人缘由违章的罚款单据不予报销；特别情景下，必需说明情景合理后，必需总经理签字批准。⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，掩盖粘贴的相邻票据间须留出必需间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必需按交通票据、住宿票，招待票等不一样类别和不一样金额，分门别类进展粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正仓租费、保险费等票据须注明业务或供给相应的单据号并签名。要求报销人重整理。⑸、对于审批手续不全的原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也不得付款。⑹、未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付，并从6日起按日加收1%的资金占用费用，从出差费用中补助费中扣除，3号前报销。⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报20%的罚款。⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺一不行，否则财务部不予报销各种费用〔后附派差单〕。第十一条：费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿，按月上报财务部经理、总经理批阅。业务员的费用列入个人销售费用进展收入本钱费用考核。第四章：审批权限第十二条：备用金借支审批权限：⑴、备用金借支金额在3000元〔含本数〕以下的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字批准；⑵、备用金借支金额在3000元以上的，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；⑶、财务部经理借支必需由总经理签字批准。第十三条：费用报销审批权限：⑴、部门经理以下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；⑵、部门经理的费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；⑶、副总经理的费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；⑷、财务部经理的费用报销由总经理签字审批。⑸、总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经理回到时补签。第十四条：总经理、董事长使用资金或报销直接通知财务部经理，由财务部经理准时指派人员办理。第五章：出差补贴标准第十五条：出差是指公司人员受公司主管负责人派遣〔派差单〕在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并依据本制度的规定享受相应的出差伙食补贴标准、交通工具标准及出差住宿标准；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差伙食补贴。第十六条：公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私外出所发生的费用均由其本人自行担当，公司不予报销。第十七条：公司各部门应严格掌握出差人数，并争论其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。第十八条：员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能来回的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。第十九条：长途出差地点区分为1类区，2类区，港澳台地区三种，即：二类区：特区、上海、北京、广州；一类区：除二类区以外的地区。其次十条：出差住宿费报销，在标准以内据实报销。〔元人天〔元人天一般人员120160科长、主管、工程师级140180部门经理级160220其次十一条：员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。其次十条：长途出差补助，按规定标准填写补助费，一4060元天人。其次十二条：员工出差乘坐交通工具：公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级：可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞机、软卧需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱。超标自付，从补助费中直接扣减补助费缺乏以扣除的，缺乏局部从工资中扣除。对于参与包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方担当费用的会议，不享受任何补助。其次十四条：出差人员的伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾〔当天出差当天回到的不报销伙食补贴〕；住宿标准按实际住宿天数计算。其次十五条：出差人员超标准乘坐交通工具须经总经理签字同意方可报销，并须事先请示。且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报主管副总、财务部经理、总经理审批后，按票价的50%报销。其次十七条：司机带车出差且当天不能回到的，每一天住宿、生活补贴按一般员工标准执行。其次十八条：公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其车船费由公司负担，在家期间不享受伙食补贴，不予报销住宿费用。第六章：房屋租赁费第十八条：长期住外业务人员租房标准〔含水电费、固定费、物业费等费用〕：特区800元月以内；直辖市600300元月以内，据实报销。第七章：市内公共交通费标准其次十九条：市内交通费是指公司员工在公司所在地或办事处所在地办理公务所发生的交通费〔包括公共汽车费和出租车费〕，公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。第三十条：有伙食补助的人员，市内交通费包含在补助费之内，没有补助费的，按实际发生公交车费用报销，公交车票除二人及以上同行外均不得连号。。第三十一条：全部因公报销出租车费用的，必需在出租车票反面注明来回地点及用车事由，按审批权限进展批准。第八章：通讯费标准第三十二条：通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动、固定等。通讯费一律实行凭票限额内报销。第三十三条：使用移动的员工，其裸机的购置费一律由使用者本人负担。第三十四条：通讯费报销标准：300元月；200元月；车间主任、科长以及特别岗位人员100元月。第三十五条：对于享有出差补助费的业务人员，通讯费包含在补助费之内，不得另外报销通讯费用。有规定定额通讯费的人员，不得以出差为由，额外报销通讯费。第三十六条：享受通讯费报销标准的人员必需坚持24小时〔含节假日〕通讯畅通。第三十七条：业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。第三十八条：各部门人员因公接待外单位人员，提议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、主管副总经理同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理批准由公司办公室统一按排并登记备案，记入部门招待费。第三十九条：各部门人员因公出差确需应酬的，须事前请示部门经理、主管副总经理同意，限额接待。第四十条：招待费发票日期栏必需填写清楚，报销时应附有业务事由、具体人数、时间、地点、批准领导等。第十章：办公费标准第四十一条：办公费是指办公用品、印刷品及其它办公物品等的支出。公司办公费统一由办公室指定专人进展掌握与治理。第四十二条：各部门申请购置办公用品、印刷品等其它办公物品时，需注明用途、数量、规格型号，办公室需查明是否可调整使用，再确定是否购置，报财务部经理，总经理审批后执行。第四十三条：办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品等购、领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。第十一章：其他费用标准第四十四条：礼品费。因工作、业务特别需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，由董事长或总经理安排选购，其他个人不得私自赠送礼品。第四十五条：加班费。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底伴同当月工资一齐发放。第四十六条：福利费。公司发放给职工的各种福利，须由总经理批准，由综合治理部安排选购并按规定制度发放。第十二章：其他规定第四十七条：主管及以上人员的职务以人力资源科的正式任免通知为准，对外使用的职务不对内使用，也不享受本制度规定的各项对应级别标准报销有关费用。第四十八条：休探亲假人员的费用报销标准按人力资源部的规定执行。第四十九条：备用金借支和报销单据的审核，财务部随24，其余工作日财务部不予办理。202191日起实行。第五十一条：本制度由财务部负责解释。公司备用金治理制度细则执行董事5.00总经理1.00副总经理0.50总监0.50行政部、人力部、财务部经理0.30运营部经理0.50司机0.30二、岗位牵制1、财务部为备用金治理的主控部门，有准时清理备用金的职责和义务，对违规的备用金借支有权拒绝办理。2、人力资源部协作财务部对拖欠备用金的员工从工资中补回。3、各职能部门负责人对本部门备用金开支的合理性、合法性、去向负责。4、备用金的开支范围如调整须总经理、财务负责人会签后报执行董事批准。6、经办人员必需妥当保管备用金的有关报销凭证，每月报销核销备用金，对备用金的领用、中途报销和开支情景须书面解释。三、证据链1、借款单。2、经核实的借款信息打印件。3、付款收据或回单。4、冲账时须提交的证据按各自业务性质参照相关费用执行。四、掌握点1、备用金用于以下事项：差旅费、生活水电、工伤医药费、单项不超过贰仟元的零星材料选购；其他特定用途，如押金、保证金等。备用金专款专用，不得挪用。2、前账不清，后账不借。对未准时冲账的借款人，不允许连续借支；如有特别情景，必需书面报告还款或冲账计划，经财务与总经理批准后报执行董事特批方可借支。3、临时备用金使用完毕后马上清理，滚动备用金账户每月需清理一次，月末备用金余额退回公司，有必要的下月初重办理手续，无必要的不再外借。按“一事一清”原则请用备用金，不保存备用金余额，事毕后清理不得超过10个工作日，业务完成后准时冲账，余款即刻退还公司，制止持款不退。4、财务部有权从工资中扣回备用金，并依据情节轻重赐予通报批判。5、标准外的人员借用备用金需逐级审核，时间紧迫时可由总经理执行董事通知财务，事后须补签字。6、借用备用金必需专款专用，不允许一款多用或多笔备用金穿插使用。7、借支备用金必需写明款项的用途，报账冲销的资料要和借款时填写的用途全都，一笔备用金未使用完，要准时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途。备用金金额与事由依据“先进先出法”原则配比。8、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特别缘由可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的职责由代办人负责。9、借款人调离、辞退或辞职时，必需马上归还借支的备用金，凡未归还备用金的，不得办理离职手续；财务人员发生岗位变动时，必需将所核算的借款人备用金情景予以核实并办理移交手续，不得私自转他人保管。对逾期不按规定退回所持有备用金的，除强行从有关往来、抵押金、工资等款项扣回外，按银行同期贷款利率收取占用费，必要时经过诉讼索取权利。9、欠款单位或个人还款须经过银行转账划入公司账户或直接交回公司，严禁发生截留做备用金或其他舞弊行为。一经觉察全额追回款项外，赐予当事人必需的行政及经济处罚，必要时诉诸法律。10借款，谁清欠”的原则，只对在财务的直接借款人清欠。11、备用金账户一个月无业务发生的，收回备用金。12、财务须给冲账或还款的借款人出具证明或收据，保护员工的利益。13、制止条款：制止以备用金支付职工工资和奖金；禁止以备用