建设工程项目档案管理办法

建设工程项目档案管理办法建设工程项目档案管理办法总则为了规范公司（以下简称公司）建设工程项目档案的手机、整理、归档工作，维护工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、工程维护和改建中的作用，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《福建省工程建设交工技术文件规定》、《福建省建筑工程文件管理规程》、《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）》等相关规定，结合公司具体情况，制定本办法。本办法适用于公司搬迁改造建设工程项目资料的收集、整理及归档工作。归档责任与归档范围公司负责收集整理归档工程开工前立项、审批、招投标、勘察、设计等前期文件。建设单位相关部门负责对公司搬迁改造项目资料的形成、积累、编制、整理形成的及归档等活动进行组织、指导和管理。项目施工阶段搬迁改造项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总的，由分包单位负责其分包项目全部文件收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。项目文件归档范围、保管期限及资料提供部门见附件1。项目文件的编制交工技术文件的内容与份数交工技术文件的内容应包括：施工组织设计;工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；设备、材料质量证明文件及材料的检测、复验报告；竣工图。交工技术文件的份数应符合以下要求：文字资料移交纸质正本一份，副本一份；电子版二份；竣工图移交纸质版一式两份；电子版一份；电子版除签章栏外，应与纸质原件保持一致性。质量证明文件原件是指加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供货商在产品质量证明文件复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件。无损检测单位应出具三份无损检验报告，连同胶片交被检测工程的施工单位归档。各参建单位应有一份工程中间交接证书和工程交工证书的正本，工程交工证书按SH/T3503的规定签署，汇入综合卷。交工技术文件应按下列要求编制和整理搬迁改造项目建设工程项目的各参建单位应于工程进度同步形成、积累、编制与整理交工技术文件。建设工程项目交工技术文件编制、审核、汇编应符合下列规定：设计单位负责竣工图的编制；施工单位负责合同范围施工部分的交工技术文件的编制，包括检测单位负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验报告的编制；材料、设备采购单位负责合同范围内材料、设备质量证明文件的汇编；由工程总承包单位审核、汇编各承包单位提交的交工技术文件；监理单位负责交工技术文件的审核；交工技术文件编制要求；建设工程项目的各参建单位应根据《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）》文件的要求编制各专业的交工技术文件。土建工程虽然未使用SH/T3503-2007的表格，但其交工资料的封面也要采用SH/T3503-2007规定的封面。煅烧炉、压力容器或管道、起重机械等安装工程的交工技术文件内容除执行《石油化工建设工程项目交工技术文件规定（SH/T3503-2007）》外，还应执行福建省福州市技术监督部门的规定。交工技术文件除产品技术文件和材料、设备质量证明文件外，应用计算机编制打印，责任人员应用符合档案要求符合档案要求的书写工具签字确认（推荐采用黑色中性笔或签字笔，笔芯0.5mm），且应做到字迹清晰、签章完整，不得用圆珠笔和易褪色的墨水填写和绘制。交工技术文件中凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应在原件后附一份复印件。复印件要求字迹清晰，图样清晰，图表整洁。交工技术文件的文字资料用纸规格应为A4。表格中表头左侧栏内的字号为标准黑体五号字；表头中部表格名称为宋体加粗三号字；其他各栏文字为标准宋体五号字；录入文字为五号楷体；页边距按下列规定设置：竖排版的文件单页左边距25mm、上边距25mm、右边距20mm、下边距20mm;竖排版的文件双页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm;横排版的文件单页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm;横排版的文件双页左边距20mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距25mm;交工技术文件文字资料装订应符合以下要求：交工技术文件文字资料采用线绳三孔左侧装订法装订，装订应整齐、牢固；装订成卷或册的交工技术文件文字资料应配有适宜的封皮和封底，封皮和封底可以用无酸牛皮纸制作，封皮放置在交工技术文件封面的前面，封底置于文件末尾；对于交工技术文件中小于A4规格的文件（例如设备质量证明文件），应将这些文件粘贴于A4纸上统一装订；对于大于A4规格的文件，应统一折叠成A4规模进线装订，折叠时以左、下侧为准。交工技术文件编制单位及审核、汇编单位应按本办法的要求进行分类组卷、组册，并签字确认、加盖公章。交工技术文件表格中各栏目的签章说明：“建设/监理单位”栏一般由监理单位签署，未委托监理的工程项目由建设单位签署；“建设单位”栏加盖建设单位的公章；“监理单位”栏加盖监理单位或其法定监理部分的公章；“项目总监”为监理单位派驻该项目工程实施监理的总监理工程师；以上签章必须完整、清析。2.交工技术文件通用表使用说明：（1）J101A、B、C、D“封面”为交工技术文件案卷首页。其中表头右侧的“案卷号”不填，卷、册编号用铅笔填写，卷、册编号的分母表示卷、册总数，分子表示卷、册序号，卷的总数包括交工技术文件文字资料。J101A、B用作首卷综合部分交工技术文件封面。本工程实行总承包的工程项目，填写表J101B。J101C、D用作各专业工程交工技术文件封面。本工程实行总承包的工程项目，填写表J101D(2)J102“交工技术文件总目录”为建设工程项目的交工技术文件总目录，编列在交工技术文件综合卷的次页。表中“卷号”和“册号”应采用阿拉伯数字从“1”开始排列，到实际卷、册数结束为止；“资料名称”栏内应填写各卷、册封面（J101D）的“单元名称”与“卷名”、“册名”内容；表中“页数”系指各卷册的总页数（应才采用三位数编码，不足三位的在前面补0）；交工技术文件总目录的数据不包括竣工图，当数据结束时，应在表中的最后一行数据下面的“资料名称”栏内填写“以下空白”备注：交工技术文件各卷之间单独编号，各册之间单独编号，此时注意“页数”是指各册文件的总页数。J103“交工技术文件目录”为各专业工程的交工技术文件的目录。表中“序号”采用阿拉伯数字从“1”开始排列，到实际数据结束为止；“文件编号”指各表格表头左侧的编号，如不属于SH3503-2007中的表格并且没有类似的编号，“文件编号”可以不填；“资料名称”栏内填写“表格名称”或“位号”与“表格名称”；“页次”指各条记录的起始页号，但是在最后一条“数据”的“页次”填写此条数据的起始页至终止页，以此封闭数据，不需要再在最后一行数据下面填写“以下空白”J104“交工技术文件说明”由交工技术文件编制单位填写。说明交工技术文件编制依据、文件主要内容以及工程施工中需要特别说明的事项。表中“编制人”为施工单位各专业技术负责人；“审核人”为施工单位总工程师。J105B“开工报告”在工程开工前由施工单位填写，交由总承包单位、监理单位和建设单位审查、确认签发，是考核合同工期的依据。本工程实行总承包的项目，填写表J105B。J106B应按照中国天辰工程有限公司发布的《工程中间交接管理办法（试行）》的要求编制。J107B“工程交工证书”为工程进行投料试车生产出合格产品，并经过合同规定的性能考核期考核合格后签署的交工证书。至此，施工承包单位完成规定的全部任务。本工程实行总承包的工程项目，填写表J107B。“工程接受意见”栏内由建设单位根据设计文件规定的施工内容和试车情况，阐明同意接收的意见；“工程质量监督意见”栏由工程质量监督站填写，内容为监督单位对工程质量的结论评语，该表编入交工技术文件综合卷。J108B“交工技术文件移交证书”为承包单位在工程交工后，按合同规定日期向建设单位办理交工技术文件移交式签署的文件，该表编入交工技术文件综合卷。本工程实行总承包的工程项目，填写表J108B。表中移交单位空白处填写移交单位的全称或规范化简称；接收单位空白处填写“福州耀隆化工集团公司”；卷、册总数不包括竣工图。J109“重大质量事故处理报告”为承包单位在施工过程中是否发生重大质量事故的记录，无论是否有记录的单位该表编入交工技术文件综合卷。J110“工程变更一览表”包括设计变更，编入各专业交工技术文件中，表中“变更要点”栏填写工程变更名称及简要内容。设计变更放置于“工程变更一览表”后面，要求有相关单位或部门的变更章（红章）和相关责任人的签名。交工技术文件其他表格参见SH/T3503-2007条文件说明。竣工图的编制竣工图的编制应符合下列要求：竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；竣工图由设计单位负责编制并加盖设计单位终版图章，由建设单位和监理单位负责审核和签字认可，并对竣工图的完整、准确负责；设计单位按最终修改状况绘制的最终版施工图应在工程中间交接后一个月内发给业主（业主委托）设计部，由设计部审核并将审核意见反馈给设计单位，由设计单位负责整理、组卷、归档；业主（业主委托）设计部应及时要求设计单位按规定向建设单位移交最终版施工图及其电子版；所有竣工图应由设计单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的使用竣工图大小为108nn*42mm，具体内容、尺寸如下图所示：10810竣工图8设计单位428编制人审核人年月日8监理单位8现场监理总监年月日20202020202、竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图章中的设计单位和监理单位名称可以统一刻制，但其他栏目内容必须用符合档案要求的书写工具手签。“设计（监理）单位”填写设计（监理）单位全称或规范化简称；3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在竣工图标题栏附近空白处（推荐盖在标题栏上方空白处）。如竣工图为单面书写A4规格，竣工图章盖在图纸反面空白处。竣工图的折叠竣工图首先要沿着图纸的标准线，将线外的边裁掉。竣工图应按《技术制图、复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），标题栏外露，然后再按手风琴式折叠成宽210mm。监理文件的编制监理文件的编制应符合《石油化工建设工程项目监理规范》（SH/T3903-2004）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。监理文件归档内容见附件1。监理档案移交份数：纸质版监理文件原件和电子版光盘各一式两份。监理文件的用纸规格为A4，页边距按下列规定设置：竖排版的文件单页左边距25mm、上边距25mm、右边距20mm、下边距20mm；竖排版的文件双页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；横排版的文件单页左边距20mm、上边距25mm、右边距25mm、下边距20mm；横排版的文件双页左边距20mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距25mm；归档的监理文件封面样式见附件2，封面中的“工程名称”、“单元名称”、“卷名”的填写方式按照本办法（三）第（5）规定执行。监理文件目录样式见附件3，监理文件目录放在监理文件封面的次页，目录内容的填写按照本办法（三）规定执行。另外，目录中录入文字为五号宋体；“序号”、“文件编号”、“页次”、“备注”栏内容采用“中部居中”排列，“资料名称”栏内容采用“中部两端对齐”排列。监理文件的装订应符合以下要求：监理文件采用线绳三孔左侧装订法装订，装订应整齐、牢固；装订成卷或册的监理文件应配有适宜的封皮和封底，封皮和封底可以用无酸牛皮纸制作，封皮放置在交工技术文件封面的前面，封底置于文件末尾；同一卷监理文件中不同类别的文件之间，应该用彩色A4纸将其分开（推荐采用橙色彩纸），彩纸不编页号；装订成卷或册的监理文件必须编写页号，页号编写方式按照第十条（一）规定执行；对监理文件中部分由施工单位确定已经归档的文件，可以建立目录索引，不再重复归档，并在监理文件目录的“备注”栏内注明见“交工技术文件”。这部分不需要重复归档的内容包括：工程中间交接证书、工程交工证书、采用SH/T3503-200X规定的表格形成的施工文件、施工组织设计（不包括报审表）、设计变更等。项目文件的整理项目文件的组卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律系文件手续齐备，符合档案管理要求。交工技术文件的分类组卷与组册建设工程项目交工技术文件按单项工程汇编；按设计、采购、施工等承包责任分类组卷，也可设计分卷。各卷组成应符合下列规定：第1卷为综合卷：依次为专业工程（包括土建工程、设备安装工程、管道安装工程、电气安装工程、仪表安装工程）卷及材料、设备质量证明卷和消防工程卷和竣工图卷；综合卷卷内文件包括：——交工技术文件封面；——交工技术文件总目录；——交工技术文件目录；——交工技术文件说明；——施工组织设计及批复文件；——开工报告；——重大质量事故处理报告；——工程中交协议；——工程中间交接证书；——工程交工证书；——交工技术文件移交证书；专业工程卷卷内文件应包括：——交工技术文件封面；——交工技术文件目录；——交工技术文件说明；——开工报告；——重大质量事故处理报告；——工程变更一览表及设计变更单与工程联络单；——施工质量验收记录；——检测、试验报告；材料、设备质量证明卷卷内文件包括：——交工技术文件封面；——交工技术文件目录；——交工技术文件说明；——重大质量事故处理报告；——开箱检验记录；——材料、设备质量证明文件；——检验、复验报告；——工程变更一览表及材料变更文件——材料发放一览表；消防工程卷卷内文件应包括：——交工技术文件封面；——交工技术文件目录；——交工技术文件说明；——开工报告；——重大质量事故处理报告；——工程变更一览表及设计变更单与工程联络单；——施工质量验收记录；——检测、试验报告；竣工图卷卷内文件包括：——卷内目录；——竣工图。建设工程项目均应编制综合卷。本工程项目实行工程总承包，综合卷由总承包单位编制。各专业工程卷内文件可按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组册，也可设立分册。第一册宜为综合册，且组册应符合下列规定：综合册册内文件应包括：——交工技术文件封面；——交工技术文件总目录；——交工技术文件目录；——交工技术文件说明；——开工报告；——重大质量事故处理报告；——交工技术文件移交证书；——工程变更一览表及设计变更单；土建工程（包括钢结构、暖通设备和室内上下水）宜按施工记录、试验记录、工程质量验收记录的顺序汇编组册。设备附属的钢操作平台应分别编入设备安装工程类交工技术文件中；设备安装工程宜按设备位号顺序、安装工序组册，同一设备的附属设备、附属设施及保温、保冷、脱脂、防腐及隔热耐磨衬里等交工技术文件宜一并编入；管道安装工程（包括室外给排水工程）宜按管道编号顺序、安装工序顺序组册，阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等交工技术文件宜一并编入；电气工程宜按供配电系统设备和系统位号顺序组册；仪表工程宜按控制、检测系统位号顺序组册。材料、设备质量证明卷卷内文件可按本办法“专业工程卷”要求组册；材料质量证明文件也可按品种、规格、材质类别顺序组册；设备质量证明文件与产品技术文件也可按设备位号顺序组册。消防工程卷卷内文件可按本办法“专业工程卷”要求组册；可分为消防工程施工册和消防材料、设备质量证明册。竣工图组卷应符合下列要求：竣工图应单独组卷；竣工图应按单项工程的专业分类组卷；竣工图应按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组册，也可按设计文件编号顺序组册，也可设立分册；建设工程项目设备和管道焊接接头的无损检测报告，应符合下列规定，并由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册：设备无损检测报告应按设备位号编制，且应有检测位置示意图，检测报告和检测示意图上应有焊缝编号、焊工代号、检测位置编号、返修及扩探等可追溯性标识；管道无损检测报告应按管道编号编制，检测报告应有检测焊缝编号、固定口标记、焊工代号、返修及扩探等可追溯性标识。施工单位应按管道编号确认管道焊接接头无损检测比例，并在单线图或焊缝布置图上标识焊缝编号、固定口位置、施焊焊工代号机检测焊缝位置等可追溯性标识。监理文件的分类组卷监理文件按单项工程汇编，按设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组卷。卷内监理文件应按监理文件进行分类排序，不同类别的文件用彩纸分隔。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。案卷与卷内文件的排列管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。竣工图专业排列次序依次为总图、建筑、结构、给排水、暖通、电气、电信、工艺、仪表、设备、配管、机械、工业炉、热工、储运、消防、分析化验、环保、劳动安全卫生等。一般情况下，竣工图应按专业分类装盒，如果一个专业的图纸数量较少，可以将几个不同专业的图纸放在一个档案盒里，采用连续编码的方式编写卷内目录，并在每个专业的第一页的左上角标注件号（件号采用阿拉伯数字从“1”开始编，采用不易褪色的红印泥盖戳），同时在卷内备考表内注明共多少件（每个专业的图纸为一件）。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；证件在前，附件在后；印件在前，定（草稿）在后。案卷编目卷内文件页号的编写——卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；——页号用打号机打三位数的连续编码（从001开始），页号颜色为黑色；——页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角（页号编写位置以装订方向为准，与纸张书写方向无关）；图样的页号编写在右下角（如右下角没有空余地方，可编写在图纸标题栏外右上方）；——成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；——各卷之间不连续编页号，但各册文件、图纸之间连续编写页号和序号；——卷内目录和备考表不打页号。卷内目录的编制卷内目录置于卷首，每卷档案（包括交工技术文件、监理文件和竣工图等）内必须有卷内目录、卷内目录模板（见附件4）。卷内目录包括的内容如下：——序号，应用阿拉伯数字从“1”——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；——责任者，应填写文件形成部门（交工技术文件和竣工图填写施工承包单位全称或规范化简称）；——文件题名，应填写文件标题全称；——日期，应填写文件形成日期，由8位阿拉伯数字构成，如“20xxxxxx”代表20xx年x月x日；——页次，应填写每份文件起始页上标注的页号（页号采用三位数编码，从001开始）（最后一条卷内文件目录应填写该文件的起始页至终止页，并以此表示卷内文件的终止，不再需要在最后一行文件目录下标注“以下空白”来表示数据终止）；——备注（需要时填写）。卷内目录填写格式如下：——卷内目录的页边距不可以修改（左边距20mm、上边距20mm、右边距20mm、下边距20mm），行距可以调整；——卷内目录录入文字为五号宋体（Excel格式为宋体10号字）；——卷内目录中“序号”、“日期”、“页次”栏采用“中部居中”的排列方式，“文件编号”、“责任者”、“文件题名”、“备注”栏采用“中部两端对齐”的排列方式。案卷封面和脊背的编制案卷封面采用内封面的形式，内封面用纸规格为A4，其样式见附件5，卷盒及内封面主要内容如下：案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。交工技术文件卷的案卷题名包括“工程名称”、“装置名称”、“卷名”和“册名”；监理文件的案卷题名包括“工程名称”、“单元名称”和“卷名”。福州耀隆化工集团联碱装置档案档号编写方案如下（新建装置代号顺延）；YL1—A—XXX—XX—001案卷号阶段分类装置代号生产装置（二级类目）基建档案（一级类目）档号编写方案说明：YL1——一级类目代号，代表耀隆一期基建档案，该字母不变化；J——二级类目代号，代表联碱生产装置，该字母不变化；XXX——装置代号，按照《企业档案分类表》装置名称和代号序号装置名称装置或系统单元代号备注一生产装置1碳化工段5112滤过工段5123蒸吸工段5134盐粉碎及储运5215母换工段5226结晶及分离工段5237干铵工段5248铵包装机储运5259轻灰工段53110重灰工段53211碱包装及储运53312联碱循环水站54013联碱配电室54114联碱维修班54215全厂总图、全厂照明、全厂电信、全厂消防二公用工程全厂外管1.1全厂给排水管网7501.2…………2供电2.1全厂配电7602.2全厂照明……XX——阶段分类代号，包括以下内容：01代表监理文件；02代表施工文件03代表竣工图04代表试生产前准备文件和生产培训材料001——案卷号，即案卷流水号，采用三位数编码。福州耀隆化工集团合成氨及公用设施装置档案档号编写方案如下（新建装置代号顺延）；YL1—A—XXX—XX—001案卷号阶段分类装置代号生产装置（二级类目）基建档案（一级类目）档号编写方案说明：YL1——一级类目代号，代表耀隆一期基建档案，该字母不变化；A——二级类目代号，代表合成氨生产装置及公用基建，该字母不变化；XXX——装置代号，按照《企业档案分类表》序号装置名称装置或系统单元代号备注一生产装置1原料煤储运及型煤装置600工艺2燃料煤储运226工艺系统3三废锅炉排渣227机泵4三废锅炉除灰228化验5煤气化606安全卫生6半水煤气气柜607管道7气化排灰渣603管机8半水煤气脱硫及硫磺回收611外管9氢氮汽压缩630设备10综合压缩63111变换61212变脱61313PSA脱碳61414精脱硫61515PSA脱碳、提CO、H261616醇烷化、氨合成63217氢回收62618无动力氨回收62719油回收15720稀硝酸31021浓硝酸31622冷冻站17423工业氨水62824甲醇精馏40525氨库63426甲醇库17727装卸站15928氨水库17829硝酸中间罐区17630给水加压站24031脱硫循环水站26032合成循环水站26133硝酸循环水站26234终端污水处理站29135新鲜水及消防水系统28536事故水池29537三废混燃炉22038脱盐水站22939仪表空压站16840泡沫消防站16641气体防护站16442消防站12143全厂总图08244气化变电所20245110KV变电站20146造气变电所2033347硝酸变电所20448醇烷化变电所20549净化变电所20650消防变电所20751生活区变电所20852合成氨联碱主控楼14453厂区供电及道路照明08554全厂给排水管网08455全厂外管08356全厂通信08687消防器材及自动灭火08788厂区道路08889厂区围墙大门08990硝酸车间办公楼10391排水提升泵房26892机修厂房18293综合备品备件库14994中央化验楼14095全厂综合办公楼10096食堂02297倒班宿舍楼13098汽车衡16199雨水泵站2683、案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词，案卷脊背样式及内容见附件6。4、为了区分案卷的保管期限，施工承包单位、监理单位等在定制档案盒时，应在档案盒脊背的“档号”上方的空白处，印制彩色条表示永久、长期、短期，其中永久用红色表示，长期用黄色表示，短期用绿色表示，具体样式见附件6，印制彩色条后的档案盒不再需要手工填写保管期限，直接用色彩区分。5、施工承包单位、监理单位等移交的所有案卷，其内封面的档号、档案馆号不填写，案卷题名、立卷单位、保管期限、密级均用计算机打印；其脊背的内容（包括档号、案卷题名或关键词），暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。（四）卷内备考表每卷档案（包括交工技术文件、监理文件和竣工图等）必须有卷内备考表，卷内备考表GB/T10609.3（见附件7）。卷内备考表置于卷尾，表中的卷内文件的件数、页数等项目可以打印，采用三号宋体，立卷人、审核人、立卷时间要求手写。（卷内备考表中“审核人”的确定：交工技术文件资料卷由施工单位项目经理签字，竣工图卷由施工单位技术总负责人签字，监理文件由项目总监签字）（五）案卷内封面、卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4规格。第五章案卷装订第十一条案卷装订要求文字资料采用线绳三孔左侧装订法装订，可以采用整卷装订与单份文件装订两种形式，装订应整齐、牢固。装订成卷或册的文件应配有适宜的封皮和封底，封皮和封底可以用无酸牛皮纸制作，封皮放置在文件封面的前面，封底置于文件末尾。竣工图不装订，但竣工图内含有文字材料数量多于5张的（目录除外），文字材料应采用线绳三孔左侧装订。案卷内不应有金属物。案卷内的内封面、卷内目录和备考表不装订。案卷不宜过厚，装订合格后不超过45mm。第十二条卷皮规格及制成材料卷皮应采用档案盒形式，其外表规格为310mm*220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用无酸牛皮纸板双裱压制。卷皮封面内容及格式见附件5，卷皮背脊内容及格式见附件6。施工承包单位、监理单位等移交的档案（包括交工技术文件、监理文件和竣工图等），应该用统一档案盒包装，便于保管和统计。第六章电子档案整理第十三条电子档案整理电子档案格式。电子档案（包括文件和图纸）以PDF为通用格式。电子档案移交份数。电子档案（包括文件和图纸）移交份数为一式两份，一套封存保管，一套供查阅利用。电子档案存储载体。电子档案采用只读光盘存储，存储电子文件的光盘或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、名称、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。光盘标签的制作：交工技术文件和竣工图由施工单位负责，监理文件由监理单位负责；项目前期文件由公司各部门负责。标签的样式见下图一和二，图一和图二可任选一种。 序号：流水号名称：项目名称（专业）序号：流水号名称：项目名称（专业）存入日期：年月日存入日期：年月日保管期限：永久保管期限：永久图一：光盘标签图二：光盘盒封面标签光盘标签请使用专用打印机或使用光盘专用书写笔书写。电子档案归档范围。电子文件的归档范围参照项目经理部关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。具体内容包括：监理文件、交工技术文件、竣工图等。电子档案保管期限。电子文件保管期限参照项目经理部关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。电子档案的鉴定归档电子文件必须经有关部门鉴定合格后，才能正式归档。交工技术文件和竣工图由施工承包单位、监理单位和建设单位负责人（或项目负责人）三方共同审核，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、检验登记表（一）》（见附件8）；项目前期文件和监理文件的鉴定由文件形成部门负责，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、检验登记表（二）》（见附件9），《归档电子文件移交、检验登记表》均一式两份，交接双方各存一份。电子交工技术文件资料卷说明鉴于电子交工技术文件的主要目的是利用，所以PDF格式的电子交工技术文件资料卷可以没有签名和盖章。为了便于利用，在电子交工技术文件资料卷每卷封面的建设单位、监理单位、施工单位名称及负责人栏采用计算机打印，代替签名和盖章。计算机打印的单位名称和负责人姓名必须与纸质版名称一致，文字格式为五号楷体加黑。（在“封面”上输入单位名称和负责人的操作方法：打开“封面”文件，在Word“工具”栏中点击“取消文档保护”即可录入文字。）电子交工技术文件资料部分以卷为单位编制，一卷为一个电子文件；电子交工技术文件资料卷名称必须与纸质版一致，电子交工技术文件资料卷名称由纸质交工技术文件的“工程名称”、“装置名称”、“卷名”和“册名”组成。对于部分交工技术文件（例如：质量证明文件）施工单位没有电子版的，采用扫描纸质文件的方式获取图像，并将图像装换成PDF格式。电子交工技术文件排列顺序与纸质交工技术文件一致。电子竣工图说明电子竣工图由设计单位提供；电子竣工图经相关部门鉴定合格后，与纸质竣工图一起移交建设单位档案管理；电子监理文件说明电子监理文件由监理单位提供，与纸质监理文件一起归档。项目前期文件电子版说明项目前期文件由形成部门负责收集、整理；电子版项目前期文件的整理参照纸质文件的相关整理办法执行。电子文件的归档电子文件归档时，移交部门应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并填写《归档电子文件登记表》（见附件10）。《归档电子文件登记表》一式两份，一份由信息管理部保存；一份由移交单位保存。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。《归档电子文件登记表》编制说明《归档电子文件登记表》编制应符合下列要求：=1\*GB2⑴《归档电子文件登记表》（包括首页和续页）由电子档案移交部门负责填写。电子交工技术由施工单位填写，电子竣工图由设计单位填写；电子监理文件由监理单位填写；=2\*GB2⑵《归档电子文件登记表》首页和次页除签章栏外，均可采用计算机编制；=3\*GB2⑶《归档电子文件登记表》录入文字格式为五号宋体；=4\*GB2⑷《归档电子文件登记表》续页中“文件编号”和“题号”栏采用“中部两端对齐”的排列方式，“形成时间”、“文件版本代码”、“文件类别代码”、“载体编号”、“保管期限”、“备注”栏采用“中部居中对齐”的排列方式。《归档电子文件登记表》表格内容说明：——载体类型：均填写“CD—ROM”；——载体编号：指光盘的顺序号，采用两位数编码，从“01”开始编写；——操作系统：指利用光盘内的文件最少应满足的系统要求，无特殊要求可以填写“WindowXP、Windows98及以上”；——数据库系统：必要时填写，一般情况下填写“无”；——相关软件：通用软件可以不填写，如无特殊软件，一般情况下填写“无”；——记录格式（逻辑、物理）：指逻辑归档或物理归档，一般均为物理归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）；——记录类型：一般为“定长”，请在“定长”前面的方框内划“√”；——记录总数：指每张光盘内存储的记录条数（一个文件为一条记录），按照《归档电子文件登记表》（续页）中的记录总条数填写；——总字节数：通过查找光盘“属性”获得；——文件格式：一般为“PDF”；——文件载体：=1\*GB3①型号：指光盘的注册商标及其他属性，从每张光盘的盘面可以获得，例如：RISHENG*730MB/80MIN；=2\*GB3②数量：填写“1”；=3\*GB3③备份数：填写“1”；——文件编号：填写电子文件文号或图号，如没有，可以不填写；——题名、保管期限：与纸质文件一致；——形成时间：由8位阿拉伯数字构成，如“20xxxxxx”年月日，与纸质文件一致；——电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；——电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件（备注：PDF格式的文件属于图形文件）；第十四条照片档案整理照片档案格式。照片档案（包括文件和图纸）以TIFF，JPEG为通用格式。照片档案移交份数。照片档案（包括底片，照片和文字说明）移交份数为一式一份，电子数据照片封存保管，纸质照片供查阅利用。照片档案存储载体。照片档案采用纸质与电子数据并存管理，纸质照片和电子数据的光盘应编写照片号，格式如下：工程代码—册号—张号或工程代码——张号单张照片应说明拍摄时间、地点、人物、事由。说明格式如下：题名————————————照片号———————————底片号———————————参见号———————————时间————————————摄影者———————————文字说明——————————照片档案卷内目录采用EXECEL卷内目录照片/底片号题名拍摄时间备注照片档案归档范围反映公司在搬迁改造项目过程中的主要职能活动和重要工作成果的照片。各级领导和著名人物视察或参加的与公司重大活动的照片。本公司搬迁改造项目重要的会议照片。与本公司搬迁改造项目相关的其他具有保存价值的照片。照片档案保管期限。照片档案因其形成特点的独特性，一旦整理归档就应永久保管。照片管理采用分类文件夹，设置独立数码照片类，独立保管。照片档案的整理照片文件必须经有关部门整理，对于没有价值的，重复的予以剔除，才能正式归档。数码照片应刻录光盘，光盘的鉴定参照电子文件鉴定办法。照片档案归档与其他项目档案同时移交。第十五条本规定自发布之日起执行。附件:1、搬迁改造项目文件归档范围、保管期限表及资料提供部门2、监理文件封面3、监理文件目录4、卷内目录5、卷皮封面（即案卷内封面）内容及格式6、卷皮背脊内容及格式7、卷内备考表8、归档电子文件移交、检验登记表（一）9、归档电子文件移交、检验登记表（二）10、归档电子文件登记表11、搬迁改造项目档案移交清册 附件1：搬迁改造项目文件归档范围、保管期限表及资料提供部门序号归档文件保管期限资料提供施工文件1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期承包商1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件，施工工艺文件1.3原材料及构建出厂证明、质量鉴定、复验单1.4建筑材料试验报告长期承包商1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、地基验槽记录永久1.6施工定位（水准电、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录1.7基础处理、桩基工程记录、地基验槽记录1.8隐蔽工程验收记录1.9各类工程记录及测试、沉降、移位、变形监测记录、事故处理报告1.10工程质量检查、评定1.11材料、设备明细表及检验记录，施工安装激励、质量检查评定，事故处理报告1.12操作、联动试验1.13电气装置交接记录1.14中间交工验收记录、工程质量评定、中交协议1.15竣工报告、竣工验收报告1.16竣工图永久设计单位1.17声像材料长期承包商2监理文件2.1工程项目监理机构（项目监理部）及负责人姓名长期监理单位2.2监理规划、监理实施细则、监理总控制计划等2.3监理月报中有关质量问题2.4监理会议纪要中有关质量的问题2.5进度控制2.5.1工程开工／复工审批表序号归档文件保管期限资料提供2.5.2工程开工/复工暂停令长期监理单位2.6质量控制2.6.1不合格项目通知2.6.2质量事故报告及处理意见2.7造价控制2.7.1预付款报审与支付短期监理单位2.7.2月付款报审与支付2.7.3设计变更、洽商费用报审与签认2.7.4工程竣工决算审核意见书长期2.8分包资质2.8.1分包单位资质资料2.8.2供货单资质资料2.8.3试验等单位资质资料2.9监理通知2.9.1有关进度控制的监理通知2.9.2有关质量控制的监理通知2.9.3有关造价控制的监理通知2.10合同与其他事项管理2.10.1工程延期报告与审批永久2.10.2费用索赔报告与审批长期2.10.3合同争议、违约报告及处理意见永久2.10.4合同变更材料长期2.11.监理工作总结2.11.1专题总结长期2.11.2月报总结2.11.3工程竣工总结2.10.4质量评价意见报告3材料、设备质量证明文件长期承包商4竣工验收资料4.1项目竣工验收报告永久总承包商序号归档文件保管期限资料提供4.2工程设计总结永久设计单位4.3工程施工总结永久施工承包商4.4工程监理总结永久监理单位附件2：监理文件封面 A 上边距：25 50 右边距：25石油化工建设工程项目 （三号宋体，居中） 10 监理文件（小初黑体，居中） 3560左边距25工程名称：（小三号宋体，1.5倍行距） 单元名称： 卷名： 35编制单位：（小三号宋体，1.5倍行距） （盖章） 编制日期：50下边距：20B

封面AxB=210X297B尺寸单位统一为：mm附件3：监理文件目录序号文件编号资料名称页次备注附件4：卷内目录序号文件编号责任者文件资料题名日期页次备注--10-------20----------20-----------------70--------