项目二十一 Access 2021 的基本操作

21Access2021的基本操作680学习目标1.熟悉Access2021的基本功能。2.掌握Access2021的启动方法。3.熟悉Access2021的操作界面。4.掌握创建数据库和打开数据库的操作方法。681任务描述人们通常见到的“同学录”和“馆藏目录”都是典型的小型数据库。当用户需要通过某种顺序或者分类来查找需要的信息时，就可以用数据库来存储和组织有用的信息。如果“同学录”上记录的名字超过百人，图书室管理员的“馆藏目录”上记录的书目超过千本，甚至更多，若仍使用陈旧的方法查找需要的内容，既费时费力，准确率又低，这时就需要数据库系统来协助管理这些数据。这里将要介绍的Access就是一种优秀的数据库管理系统。本任务学习Access常用的几种启动方法，熟悉其操作界面的基本元素。682相关知识1. 数据库数据库是一种用于存储和组织信息的工具，它可以存储如同学录、馆藏目录、考试成绩或其他任何内容的信息。2. Access的基本功能Access是微软公司推出的基于Windows桌面的数据库管理系统，是Office系列应用软件之一。6833. Access数据库对象通过熟悉数据库中的表、查询、窗体和报表对象，可以更加轻松地执行各种任务，例如，将数据输入数据库表中，添加或删除记录，查找并替换数据。（1）Access数据库文件。Access2021创建的数据库文件扩展名不同于早期版本，为.accdb。可以使用Access2021打开早期版本的Access创建的数据库文件，但使用早期版本的Access不能打开由Access2021创建的数据库文件。（2）表和关系。数据库表在外观上与电子表格相似，都以行和列存储数据。通常可以将电子表格导入数据库表中。存储数据在电子表格中与数据库中的主要区别在于数据的组织方式不同。684（3）查询。查询是数据库中应用最多的对象，可以执行很多不同的功能，最常用的功能是从表中检索特定数据。要查看的数据通常分布在多个表中，通过查询就可以在一张数据表中查看这些数据，也可以使用查询添加一些条件，以将数据“筛选”为所需的记录，如图所示。685查询示意图（4）窗体。用户可以使用窗体轻松地查看、输入和更改数据。窗体通常包含链接到表中基础字段的控件。当打开窗体时，Access会从其中的一个或多个表中检索数据，然后用创建窗体时所选择的布局显示数据，如图所示。686窗体示意图（5）报表。报表可以用来汇总和显示表中的数据。一个报表通常可以回答一个特定的问题，例如，“今年班内每位同学的期末考试成绩”或者“班内的同学来自哪些城市”。可以为每个报表设置格式，从而以最容易阅读的方式来显示信息。报表可以在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。通常将报表的格式设置为适合打印的格式。报表也可以在屏幕上查看、导出到其他程序或者以电子邮件的形式发送。可以使用报表快速分析数据，或者用某种预先设定的固定格式或其他格式呈现数据。687688报表示意图4. Access 2021的操作界面Access2021的操作界面由多个元素构成，定义了用户与程序的交互方式。主要的界面元素如下：689Access 2021的操作界面（1）功能区。功能区是菜单和工具栏的主要替代工具，位于操作界面窗口顶部的带状区域，提供了Access2021中主要的命令。功能区中有多个选项卡，各选项卡以直观的方式将命令组合在一起。（2）选项卡。选择所需的选项卡，可以浏览该选项卡中可用的所有命令，主要的选项卡包括“开始”“创建”“外部数据”和“数据库工具”等。（3）导航窗格。在打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称会在导航窗格中显示。（4）选项卡式文档。在打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示为选项卡式文档，位于窗口右侧的区域。690691实践操作1. Access 2021的启动方法（1）通过“开始”菜单启动。选择“开始”|“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftAccess2021”选项，即可启动Access程序。（2）通过桌面快捷方式启动。双击桌面上的“MicrosoftAccess2021”快捷方式图标，即可启动Access程序。（3）通过打开Access数据库文件启动。找到需要打开的Access数据库文件，如“学生.accdb”，双击该文件图标即可启动Access程序。2. Access数据库的创建（1）创建空白数据库。通过“开始”菜单或桌面快捷方式（而不是双击打开Access数据库文件）启动Access2021时，在“新建”窗口中单击“空白数据库”图标，在“空白数据库”窗口的“文件名”文本框中输入文件名或使用所提供的文件名，如图所示。单击“创建”按钮，将创建新的数据库“学生信息.accdb”，并且在数据表视图中打开一个新的空白数据库表，如图所示。692693