礼品管理办法

武汉凯迪武汉凯迪控股投资有限公司WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd礼物管理规定编号：KDKG/PH--106版本：A/0月日公布月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布

文件批准页批准：陈义龙审核：刘亚丽部门负责人：唐秀丽文献编写：唐秀丽

目录1目的 12范围 13定义 14职责 15程序 15.1原则 15.2礼物的采购和制作 15.2礼物入库\领用 25.4礼物费用控制 35.5礼物赠予 35.6组织纪律 35.7礼物接受 45.8礼物实物管理 46有关文献 47记录 41目的为了加强对公司员工在经营活动中赠予和接受礼物的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制订本规定。2范围本规定合用于武汉凯迪控股投资有限公司（下列简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪电力、凯迪运行、凯迪阳光、凯迪工程、中盈长江的等公司（下列简称系列公司）对外经营活动中与礼物采购与制作、领用、赠予、收受有关的全部行为。其它有实际控制权的凯迪系列公司参考执行。3定义本规定所称的礼物，是指由公司统一制作、采购的物品。4职责控股公司总经理工作部：是礼物的归口管理部门。负责礼物的采购、接受、发放，登记造册、保管、解决等项工作。负责在招标领导小组的领导下，进行礼物集中制作、采购招标工作。负责组织小批量、临时性使用礼物的采购。成本控制与风险管理中心：负责按月度资金计划审核礼物费用支出。融资及财务结算中心：负责办理礼物费的请款、借支、财务报销审核手续。招标及采购中心：负责礼物集中制作及采购时的采购工作，对本规定商定的礼物采购询价进行复核。5程序5.1原则货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。集体采购原则：参加采购人员不得低于2人。集中制作原则：年度计划、专业设计、集中制作和采购。5.2礼物的采购和制作礼物集中制作与采购：每年9月份控股公司总经理工作部组织召开控股及各系列公司“礼物采购计划会”，根据控股公司、各系列公司对礼物的需求计划，综合控股公司高管及各系列公司高管对礼物的规定，由控股公司总经理工作部和战备发展与公共关系部拟定“全年礼物集中制作或采购方案”，涉及：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由控股公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、招标与采购中心三方人员构成招标工作组，在公司招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进行招标制作和采购工作，费用需求计划分摊。日常礼物采购：各系列公司的日常采购由各公司自行办理。控股公司各部门因业务需要领用礼物的，原则上领用公司库存礼物，如果库存礼物不能满足需要，审批后采购金额在3000元以内的，则根据《会议（活动）礼物采购方案》（HYPERLINKPH—106—01）、《礼物采购申请单》（HYPERLINKPH—106—02）、《礼物采购询价统计表》审批的内容，由总经理工作部行政主管和接待主管负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额在3000~50000元的，由总经理工作部行政主管、成本控制与风险管理中心费控主管、招标与采购中心采购主管一同采购。金额在50000元以上的按本程序5.2.1款办理。特殊礼物的购置制作：针对公司重要客户，由公司办公会同意或高管安排紧急的重要礼物采购，按照《礼物采购申请单》（HYPERLINKPH—106—02）通过审批后由总经理工作部负责采购贯彻，采购人员必须在2人以上。日常礼物制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼物制作，可根据活动组委会与总经理工作部共同组织设计、制作订购。其审批流程按5.2.25.2礼物入库\领用全部礼物采购回后由总经理工作部行政主管和接待主管共同验收入库，建立礼物接受与放发台账，每半月盘点一次，盘点成果报财务部门。做到账账相符、账实相符。价值在200元下列的礼物，按下列程序申领发放：礼物使用人填写“礼物领用审批单”（HYPERLINKPH—106—04），部门负责人审核后，报总经理工作部审批；总经理工作部审核本次赠予与否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼物的均衡分派、种类调配等做出安排；“礼物领用审批单”（HYPERLINKPH—106—04）由总经理工作部负责人同意后，总经理工作部行政主管核对无误，将礼物发出。价值在201～500元的礼物，应由公司分管领导审批后，按上述程序执行。外地、项目现场、应急性购置的礼物或特殊项目、特殊礼物，无论价值大小，统一由分管领导或总经理同意，直接办理。经办单位或经办人及时到总经理工作部办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。公司同意组织的各类大型活动，涉及多个会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由活动组委会在总经理工作部领取发放，原则上使用库存礼物，需要特别制作时，按本程序5.5.4礼物费用控制各中心、各部门和项目部将全年的礼物资金计划报总经理工作部备案.礼物费用开支在各中心、各部门和项目部的全年资金预算中列支。公司同意集体组织的各类大型活动，涉及多个会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管同意后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼物在高管专项资金中列支。控股总经理工作部在年度预算额度范畴内安排制作或采购礼物的费用，由成本控制与风险管理中心和财务部根据礼物采购方案和礼物入、出库单，分摊计入各中心、各部门和项目部的管理费用中。系列公司根据工作需要领用的礼物，由控股公司按所领取的礼物金额收取费用；涉及集体活动需要系列公司分摊的礼物费，应分摊至系列公司。由总经理工作部负责向系列公司收取礼物领用与分摊费，财务部与计划经营部配合。在审批额度范畴内的礼物领用，总经理工作部即可同意发放。超出当月额度范畴的，按规定程序审批后执行。费用将要超出年度预算的，计划经营部提示费用预警，总经理工作部负责人应在“礼物领用审批单”（HYPERLINKPH—106—04）上明确批示后，在不超出年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超出年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。费用实际发生时，根据本规定规定的各项审批单，作为费用实际发生的审核根据。5.5礼物赠予赠予对象的身份、个性以及赠予方式、地点要与礼物的特点相适宜；多人场合，要注意分辨受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼物；重复赠予时，注意花样品种的更换。避免礼物的重复赠予或漏送。同一单位同一来宾在同一次赠予活动中，要避免公司或部门多头赠予现象；或其相反，遗漏重要来宾。礼物使用单位和总经理工作部注意把关，避免这类事情发生。普通礼物赠予，目的是加强与来宾的沟通，给来宾留下公司良好的印象和记忆。赠予礼物时，注意理解授赠人的个性特点，讲究品位、风格，采用不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。5.6组织纪律公司礼物是公司的财产，代表公司利益赠与来宾，不允许任何个人私自占有或转赠别人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分。“礼物领用审批单”（HYPERLINKPH—106—04）、“礼物领用登记台帐”（HYPERLINKPH—106—05）是公司礼物发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，有关人员必须妥善保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃解决。5.7礼物接受公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠予礼物。如遇对方赠予礼物而不能谢绝的，能够接受，必要时酌情回赠公司礼物。按市价折合人民币200元以上的礼物，自接受之日起10天内，填写“礼物上缴单”（HYPERLINKPH—106—06），由部门负责人签字后，将第二联与礼物转交总经理工作部。状况特殊时，上缴人可直接到总经理工作部办理。按市价折合人民币200元下列的礼物，归受礼人本人或者受礼人本人所在单位全部。收受礼物一律不准在市场上出售。对已登记入册的礼物，有重复使用价值的，公司能够转赠来宾，或者按市价5折内部解决。解决时，应优先照顾受礼人的需要，特殊状况下，经公司分管领导同意，可少收或免收价款。礼物解决所得款项，一律入公司专门账户管理使用。5.8礼物实物管理总经理工作部行政主管要本着对公司财产高度负责的精神，严格按本程序实施管理。做到发放手续齐全，原始资料留存完备。严格推行办理礼物出、入库手续，建立礼物发放及上缴台帐，统计各部门礼物使用费用。库存礼物要摆放整洁，精心维护，防霉防盗，并进行定时盘点，发现问题及时上报解决，避免损失。6有关文献《接待管理规定》（KDKG/PH—105）《资金计划管理规定》（KDKG/PC—201）7记录《会议（活动）礼物采购方案》（HYPERLINKPH—106—01）《礼物采购申请单》（HYPERLINKPH—106—02）《礼物采购询价统计表》（HYPERLINKPH—106—03）《礼物领用审批单》（HYPERLINKPH—106—04）《礼物领用登记台帐》（HYPERLINKPH—106—05）《礼物上缴单》（HYPERLINKPH—106—06）《礼物上缴登记台帐》（HYPERLINKPH—106—07）

会议（活动）礼物采购方案编号:PH—106—01序号:会议（活动）名称：接待原则：时间规定：经办人：联系电话：事项内容备注一、嘉宾状况：1、人数2、工作单位3、民族4、国籍5、个人爱好二、礼物数量三、品牌四、原则五、费用总额审批：经办部门：经办人：

礼物采购申请单编号:PH—106—02序号:申请内容序号礼物名称规格数量单价预算用途阐明12345678累计申请人/时间采购人/时间总经部负责人同意人/时间礼物采购询价统计表编号:PH—106—03序号:报价厂商型号单价型号单价型号单价型号单价价格汇总累计询价人意见总经理工作部部长意见计划经营部复核招标与采购中心复核总经理（或授权人）审批*询价金额<3000元,由总经理工作部部长审核执行；金额在3000元-50000元的，由计划经营部、总经理工作部、招标与采购中心共同复核；金额﹥50000元的由总经理或授权人审批。礼物领用审批单（两联单）编号:PH—106—04序号:申请部门申请时间领用礼物名称规格数量单价（元）总价（元）礼物用途经办人（签字）：部门负责人（签字）：总经部意见领导批示礼物上缴单（三联单）编号:PH—106—06序号:上缴部门上缴时间序号礼物名称数量预估价值赠礼