出口操作说明书

南北外贸ERP系统操作阐明书—出口流程目录1.系统惯用工具按扭 32.自营进口操作流程 53.业务流程模块详解 63.1客户申请模块 63.3.1核心描述 63.1.2客户申请 63.2商品明细设立模块 83.2.1核心描述 83.2.2商品明细设立 83.3签约管理模块 93.3.1自营进口合同 93.3.2国内销售合同 123.4国内收款登记 133.5付汇申请 153.6财务实付 163.7信用证开证 183.8进口采购发票 193.9费用发票 213.10付费用申请 213.11发货单 223.12进口国内销售发票 233.13资金收付 233.14决策查询 241.系统惯用工具按扭新窗口打开新的系统界面关闭现在界面 重新登录：若打开软件一段时间不对其进行操作，顾客将会与服务器断开联系，需重新登录方可继续使用。 计算器邮件系统 在线协助：提供与现在单据有关的协助信息 拷贝（Ctrl＋C）：拷贝数据项 粘贴（Ctrl＋V）：粘贴数据项 剪切（Ctrl＋X）：剪切数据项 切换显示/隐藏 查看明细单据编辑锁定 查询（Ctrl＋F）：根据单据查询具体信息 存盘（Ctrl＋S）：保存单据数据 刷新：刷新数据库，获得最新统计 显示打印预览 打印（Ctrl＋P）：打印现在单据 第一条统计：返回到首纪录 上一条统计：统计向上移一位： 下一条统计：统计向下移一位： 最后一条统计：快速查找最后一条统计 在现在统计中插入一条新统计（Ctrl＋N） 在整个单据最后添加新统计（Ctrl＋M） 删除现在统计（Ctrl＋Y） 重打开过滤条件界面备注：当顾客把鼠标放到某一按钮上时系统自动会显示出该按钮的注释。如果按钮为灰色表达现在功效不可使用。新建一种单据 表达在任何单据界面中选中某一种或者是多个单据，然后点击该按钮就可进入该单据的数据显示界面。可复制所选中单据中的内容查询该单据审批状况2.代理出口操作流程3.业务流程模块详解为了便于直观的描述代理出口的流程操作形式，下面便以一种模拟的业务卷宗形式，对该种业务在南北软件中如何操作做具体阐明。3.1关联方资料菜单位置：基础信息/关联方管理/公司关联方管理客户涉及公司的国内外客户、供应商以及仓储公司等，业务员应及时录入公司已有的，为后续单据操作做好基础工作。如果新增关联方，业务员需收集关联方资料，然后系统外递交给IT人员，由IT录入系统。核心信息涉及：【基础信息】：客户名称、客户类型、客户简码、国别地区、税务登记号、地址、电话、传真、可占用预收（资金成本单中取预收代理项目款的数据）【联系人】：姓名、电话、传真、email；【商务信息】：开户银行、银行地址、币别、swiftcode；【开票信息】：客户名称、发票昂首、结算币种、单位简称、税号、银行名称、银行账户、地址3.2商品明细设立模块菜单位置：基础信息/商品货品管理/公司商品管理1、业务员录入公司已有的商品明细，为背面的业务流程做好基础。2、对于新增的商品明细应，业务员应及时录入，由于商品设立是业务开展的基础。3、项目管理部使用ZF零件号，业务部使用海关商品管理3.3代理出口合同菜单位置 零库存出口/签约管理/委托代理出口合同功效及使用阐明例：新建合同HPWK17A-13，委托方为HANSPRIESGMBH&CO.KG，利润方式为代理费率1%打开合同界面，如图：点击新建单据，会出现以下图所示界面：合同号系统根据编码规则自动生成选项合同所属项目号，并录入红色字段信息3、完毕合同数据录入后，点击提交审批，合同通过审批，并最后身效后，才可在系统中进行下一步的操作。3.4零库存出口合同菜单位置 零库存出口/签约管理/零库存出口合同功效及使用阐明例：新建零库存出口合同HPWK17A-13HT，代理合同为HPWK17A-13，出口客户为HANSPRIESGMBH&CO.KG；点击新建单据，会出现以下图所示界面：空白合同阐明：因代理出口业务在拿到委托方实际出口单据前，出口商品信息是无法确认的，但这会已经会有预收外汇了，因此能够在系统中建立空白的代理出口合同新建后，选择代理出口合同选择出口的客户，提交生效3.5出口收汇登记菜单位置 零库存出口/出口资金收付/出口收汇登记认领流程国内收款登记例：预收国外客户HANSPRIESGMBH&CO.KGUSD3387.00，，收款单编号10CKSHDJ-0000007登记人：会计认领人：业务员打开国内收款登记界面，如图：点击“新建单据”，出现以下图所示界面：1、财务人员登记完毕后，点击“提交认领”；2、业务员可在菜单：零库存出口/出口金收付/单据认领中将该款项认领，以下图：找到对应款项，并且光标停留在对应行上，点击按钮“认领”，弹出认领对话框，选择对应来款客户，然后点击确认。出现下图界面3、认领后，业务员需将款项拆分到合同上，在收款子类型选择预收外汇-出口合同，然后在出口合同号选择对应的零库存出口合同号，并且在原币金额处输入认定到该合同下的金额，最后点击按钮“分拆确认”。3.6付款申请菜单位置 零库存出口/出口资金收付/出口费用付款申请操作流程图功效及使用阐明例：支付国内供应商宁波市北仑钧凯汽车配件有限公司预付金额9749.50打开付费用申请界面，如图：点击“新建单据”，出现以下图所示界面：选择收款方后，点击按钮“取银行账号”，系统会将供应商对应银行账户信息取出由于本次付款为预付款（尚未收到供应商货款发票），付款子类型选择预付采购货款，并且在出口同号处选择对应零库存出口合同号，然后输入要支付的金额输入完数据后，提交审批审批通过后，财务人员打印纸质付款申请交由总经理签字，确认后，出纳人员在实际支付平台进行付款支付确认3.7财务实付菜单位置 财务解决/收付款工作台/财务付款工作台功效及使用阐明例：对上述付汇申请做财务实付打开财务付款工作台，点击查询，可查看全部付款申请，如图：点击“打开明细”，弹出以下界面：选择要进行实付的单据，点击“进入该任务”，如图：财务输入支付日期、银行、汇率，点击“付款确认”。如有银行费发生，录入银行费金额，并点击“分摊财务费用”，系统自动将银行费摊到合同上；如果是使用购汇来进行付汇，输入购汇单号，系统自动带出账户和汇率。3.8信用证收证菜单位置 零库存出口/信用证管理/信用证到证登记操作流程同收款登记财务人员录入公司收证信息，提交到待认领平台业务人员在单据认领菜单，像做收款认领同样认领信用证业务人员将信用证拆分到合同，然后提交生效。3.9出运单菜单位置 零库存出口/出运管理/出运单操作权限：业务员收到委托方提供的出口货品清单后，在系统中拷贝对应出口合同生成出运单，系统自动将出口合同中定义的委托结算信息带入到出运单中在出运商品界面，输入出口商品输入完毕后，将出运单提交至待出运状态，在该状态，业务能够制作《出口报关单证》和《出口结汇单证》出口报关单退单后，财务人员在《出口报关单证》处，录入真实报关单号拟定数据无误后，将出运单提交生效3.10出口费用发票3.11自营出口销售发票菜单位置 零库存出口/出口资金收付/自营出口销售发票操作权限：业务员功效及使用阐明

出运单生效后，在系统中会自动生成一张自营出口销售发票，本张发票作为账务做应收账款使用，销售发票的金额等于出运单的金额，并且发票号与出运单编号一致。如果由于后期增加了费用，需要调节发票金额，能够使用自营出口销售发票上的调节发票功效，点击发票上的按钮“制作调节发票”点击后跳出以下界面，在弹出框的下面界面的调节时机出运金额这栏，录入增加或者减少的金额即可（例如：原出运金额一万美金，后期增加了某些费用，需要调节收汇金额，增加200美金，那么制作调节发票时，在调节时机出运金额这栏，输入200），然后点击确认，系统会新增一张调节发票，用作收汇。3.12付费用申请菜单位置 零库存出口/出口资金收付/出口费用付款申请操作权限：业务员功效及使用阐明本菜单登记出口货款和费用的支付申请，只是在费用类型分辨是货款还是费用预付款必须新建单据，然后输入有关红色信息。如果是收到发票的付款申请，可由有关的进口费用发票直接生成付款申请。3.13资金跟踪表菜单位置 代理进口/综合业务/资金跟踪审批表操作权限：业务员功效及使用阐明例：制作合同DLHT-TEST01的资金跟踪表打开资金跟踪表界面，以下图：点击新建单据合同种类选择“进口/内贸采购合同”，然后拷贝在合同号处拷贝或者是输入DLHT-TEST01在预估费用明细页面，选择本次预估的费用，并点击按钮【预估确认】在主界面点击按钮【计算预计利润】提交资金跟踪审批表3.14退税申报菜单位置 财务解决/出口退税/退税申报操作权限：退税专人功效及使用阐明退税专人在退税申报菜单登记申报退税统计新建单据，选择出口出运单点击按钮【取退税金额】，将对应出运单的退税金额带出来。3.15实收出口退税款登记菜单位置 财务解决/出口退税/实收出口退税登记操作权限：退税专人功效及使用阐明新建实收退税登记，将对应退税账户的收款登记到系统中实收退税登记提交生效后，将对应退税款人领导申报数据上，然后提交生效4.自营出口操作流程自营出口与代理出口操作不同处阐明4.1出口合同为主合同，出口合同与国内采购合同的对应关系为1：X4.2无需制作出口合同，一种出口合同就代表一次出口订单4.3自营出口合同不能做空白合同解决，操作以下菜单位置 自营出口/出口签约/出口合同功效及使用阐明点击菜单，弹出出口合同维护界面点击新建单据，会出现以下图所示界面：录入出口合同、价格条款以及其它合同条款在商品明细界面输入出口的商品、数量、销售金额和佣金方式（系统默认无佣金，付佣为暗佣，扣佣为明佣）在主界面的收汇方式明细界面