会议及接待管理制度

会议及接待管理制度会议及接待管理制度一、制度目的：为了规范公司内部会议和外部接待管理工作，提高公司形象，加强日常管理工作，维护公司利益，特制定本制度。二、适用范围：适用于全公司内部会议和外部接待管理工作。三、会议和接待的定义：1、会议：是公司内部各个系统、部门和岗位之间讨论、交流和决策的场所和方式。2、接待：是指公司接待外部客户、政府部门、合作伙伴等访问、参观、逛店、交流等活动。四、会议的分类：1、按级别分：（1）公司级别：公司领导组织的全体员工参加的会议。（2）职能部门级别：公司各职能部门内部会议。（3）工作岗位级别：公司各工作岗位之间的会议。2、按种类分：（1）例会：公司各职能部门、工作岗位的定期例行会议。（2）主题会议：针对某一个具体的问题，召开有关专题讨论和决策的会议。（3）紧急会议：在紧急情况下，召开的会议，时间不受限制。五、会议的程序：1、召集会议：（1）公司级别会议由公司领导组织召集。（2）职能部门级别会议由部门主管或副主管负责召集。（3）工作岗位级别会议由相关工作负责人负责召集。2、通知会议：（1）会议召集人应提前通知会议参加人员会议时间、地点、议程和注意事项。（2）会议通知应通过口头或书面形式发送给所有参加人员。（3）紧急会议除外，公司级别的会议一般需要提前3个工作日通知，部门级别和工作岗位级别的会议一般需要提前2个工作日通知。3、准备会议：（1）会议召集人应根据会议主题和目的，制定会议议程。（2）会议召集人应通过电话或网络方式，与参加人员确认是否能够按时参加会议。（3）会议期间，要提供足够的笔记本、笔、白板、投影仪等相关设备和材料。4、进行会议：（1）首先由主持人宣布会议开始，公布议程。（2）会议应按照议程有序进行，不得私自改动议题。（3）会议应注意时间，避免时间过长。（4）会议应注意秩序，避免人身攻击、诋毁他人等不文明行为。5、记录会议：（1）会议记录应详尽、准确。（2）会议记录应记载出席人员、会议时间、地点、议程、决策结果、讨论过程等相关内容。6、总结会议：（1）会议结束后，应及时总结会议决策结果和讨论结果。（2）公司级别和职能部门级别的会议可以采用会议纪要形式做好会议总结，工作岗位级别的会议可以口头或书面总结。六、接待的标准：1、接待客户要有礼貌，能做到微笑、热情、主动。2、接待领导要规范流程，围绕领导工作范围，组织好工作、访问日程。3、接待要体现企业文化，对个人和组织形象有所塑造，让外部来宾对公司形象产生好的印象。4、接待地点要保持整洁，各类设备用品要齐备。5、接待人员要做好精神准备，能够积极回答来宾的问题，并做出解答或提供合适方案。七、违规处理：1、对于那些没有事先通知或者迟到会议的人员，会议主持人可以不让其参加会议。2、对于不遵守会议规定、讲话超时、不听取他人意见等不文明行为的人员，会议主持人可以进行批评教育。3、对于没有按规定接待来宾、接待不周的人员，领导可以进行批评教育，情节严重者将受到处罚处理。八、制度制定：本制度由人力资源部制定，经公司领导审批通过后实施，履行期限为长期，需要后续进行修订。若本制度与具体业务工作的实施产生矛盾，