事务文员培训2

事務文員培訓轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍一、事務文員的素質要求轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍責任心強,工作細心抗壓性好,能吃苦思維敏捷,反應靈活儀表端莊,待人熱忱轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍是處理部門文書工作的事務員;是做好部門信息傳達的聯絡員;是協助領導事務處理的祕書員;二、事務文員的職責要求每天都要負責千篇一律的工作每天都會與不同的部門和人員接觸每天還會有許多臨時交辦的事務要處理轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍事情多不多?意味著你要多一份耐心來承受工作的壓力事情雜不雜?意味著你要多一份細心來分辨工作的繁瑣轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍壓力大不大?意味著你要培養一個良好的工作心態良好心態從哪裡來?從工作中來-----始終保持一進取的心動力從生活中來-----始終保持一開朗的心活力分清輕重緩急保持有條不紊做到膽大心細三、事務文員的工作方法轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍PCDA善於運用PDCA提昇工作效率轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍事務文員工作實務之一轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍電話禮儀轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍電話響几聲方可接?答：2-3聲最適合電話接听电话礼仪1力求谈话简洁，抓住要点；2考虑到交谈对方的立场；3使对方感到有被尊重的感觉；4力求控制好通話時間；5不可在工作時間接听私人電話；6隨時性作好電話筆記；7傳呼他人時，須按住話筒；8通话结束时，要先说谢谢，听到对方挂话筒时才挂上话筒轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍問候類感謝類電話接听禮貌用語有哪些?你好!**課…早上好!……忙嗎?最近好嗎?……Hello!Howareyou!……謝謝!……感謝您的意見(或來電)!……Thankyou!……轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍電話接听禮貌用語有哪些?祝你工作(心情)愉快!…………祝你節日快樂!……Wishforyou!……勞駕…有勞…麻煩您……代我轉告一下!……excuseme!……祝福類托付類轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍電話接听禮貌用語有哪些?對不起!抱歉!…打擾啦!……原諒我的冒昧!…沒關係…sorry!……請問您找誰?…請問**在嗎?…有空嗎?…可以嗎?……excuseme!……道歉類詢問類事務文員工作實務之二轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍接待禮儀轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍領導來訪同事來訪客戶來訪供應商來訪轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍接待禮貌用語有哪些?您好!歡迎光臨!……請問有什麼可以幫到您?……您請坐(您稍等)…您請用茶…我們現在會談開始,可以嗎?……今天我們的交談很愉快……請問還有其它問題嗎?……感謝您的意見!…再見,祝您愉快……轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍接待禮貌用語有哪些?對不起,他不在……需要我代為轉告嗎?……方便留下您的聯絡方式嗎?…您稍等,我幫您聯繫他……您再耐心等一下,他馬上就來……這是您要的資料……不好意思,我這里沒有你要的資料(找的人)…事務文員工作實務之三轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍送件禮儀轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍送件的時間上午08:3010:30下午14:0016:00轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍文件的分類1普件(卷宗封面黄色)

A.放置在資訊室和行政辦公區文件欄處,由王旭霞秘書和寧玉負責傳送.

定时分批送入各领导办公室.

B.所有文件不得由各部文员直接送入领导办公室.急件(卷宗封面蓝色)

交王旭霞秘書和寧玉代为递送,特別緊急可自行呈送.3密件(卷宗封面橙色)密件(如调薪,间接人员报聘,各部门机密文件)须由副课长级以上干部直接送入相关主管办公室签核.轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍送件的禮儀1.按文件类别(密件/急件/普件)递送.2.分清轻重缓急,尽量减少急件数量.3.急件須當面呈送時之禮節:

A.了解文件内容(很重要)，用语礼貌．B.先敲门(兩聲一節拍)經允許方可进入，態度謙卑，面带微笑，注意選擇适时(领导相对空闲時间)，如有必要須先用電話徵詢意見．

C.簡單呈述文件內容，對領導之提問要屬實回答清楚．

D.不得東張西望或觀看領導桌面及電腦中重要文件．轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍注意事項1.文件如有塗改,須由第一個簽核主管在塗改處蓋章或簽名2.切忌圍繞在一起聊天,3.嚴禁私自進入各級主管辦公室翻動文件或物品4.送簽之文件,各文員應先檢查一遍,是否有遺漏或須補簽名或相關附件.5.非定時送簽之急件,如遇領導辦公室有人或關門談話,嚴忌直接敲門詢問,此時可請寧玉(王旭霞)代呈.6.有關薪資之任何文件,須由課級以上主管親自拿到寧玉處,絕不可由文員遞送.轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍事務文員工作實務之四儀表禮儀轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍①化妆的浓、淡要视时间、场合而定。②不要在公共场所化妆。③不要在男士面前化妆。④不要非议他人的化妆。⑤不要借用他人的化妆品。⑥男士不要过分化妆。個人儀表选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法，选择适当的发型来增添自己的魅力。

轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍1．要注意时代的特点，体现时代精神；2．要注意个人性格特点3．应符合自己的体形服饰及其礼节

轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍禁忌一：发型太新潮禁忌二：头发如乱草禁忌三：化妆太夸张禁忌四：脸青唇白禁忌五：衣装太新潮禁忌六：打扮太性感禁忌七：天天扮“女黑侠”禁忌八：脚踏“松糕鞋”白领女士的禁忌轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍体姿语言的宜与忌站姿宜忌站直没精打采地站着脚保持安静来回移动脚肩部放松晃动身体双臂垂于体侧两臂抱胸头和下颌抬起低头坐姿坐直东歪西靠，坐不安稳两腿在脚踝处交叉两膝分开太远或翘头二郎腿身体微微前倾双脚不停抖动行姿宜忌宜忌行走有目的性脚步拖拉八字脚（鸭子步）步伐坚定步履沉重迟缓弯腰捡东西时要屈膝彎腰過激轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍《人体近身学》距离适用场合种类亲密距离

15—46cm

个人距离46—76cm握手交谈公众社交社交距离120—210cm接见来访，商务洽谈公众距离360—760cm报告，演讲怎樣成為一個舉止文雅气質不凡的白領?刻意體會反復練習形成自然轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍辦公室的五大語言禮儀1）早晨进办公室时互相问早，下班回家时互相道别2）转接电话时文明用语3）请求帮助时表达谢意，无论是上下级，秘书还是办公室的后勤人员4）需要打扰别人先说对不起5）不议论任何人的隐私轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍交際用語初次见面应说：幸会看望别人应说：拜访等候别人应说：恭候请人勿送应用：留步对方来信应称：惠书麻烦别人应说：打扰请人帮忙应说：烦请求给方便应说：借光托人办事应说：拜托请人指教应说：请教他人指点应称：赐教请人解答应用：请问赞人见解应用：高见归还原物应说：奉还求人原谅应说：包涵欢迎顾客应叫：光顾老人年龄应叫：高寿好久不见应说：久违客人来到应用：光临中途先走应说：失陪与人分别应说：告辞赠送作用应用：雅正轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍辦公室的六大身體禮儀1）进出电梯时为需要帮助的人按住电梯门2）在同事需要帮助的时候伸出援助之手3）在开会或同事聚集的场合，不对任何不同意见做出轻蔑的举止4）与来访者握手时做到大方得体，不卑不亢5）与他人交换名片，双手送出以示恭敬6）不在办公室里脱鞋或者将脚伸到桌上轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍辦公室的十大細節禮儀1）将手机及BB机的声音调低或振动，以免影响他人2）打电话时尽量放低声音，如果是私人电话，尽量减少通话时间3）不翻动其他同事桌上的文件资料，甚至电脑、传真机上与自己无关的任何资料4）有任何资料需要移交给他人，一定要贴上小Sticker，写清时间、内容、签名并且不忘谢谢轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍辦公室的十大細節禮儀5）将自己办公桌整理得干干净净，不可将废纸乱丢一地6）男士尽量不在办公室抽烟，以免污染环境7）女士尽量不在办公室里化妆、涂指甲，也不穿过分性感的衣服8）在办公室里见到同事或是来访者不忘微笑9）不在办公室里制造流言蜚语或传播小道消息10）尽量不在办公室里与同事发生财务纠纷轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍見面禮儀打招呼轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍遞名片介紹迎送見面禮儀打招呼在人际关系建立之初，能发挥润滑剂的功效。特別是在和上司、同事还不熟络的时候轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍1、说话时注视对方；2、保持微笑；3、专注地聆听；4、偶而变化话题和说话方式。轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍事務文員工作實務之五文件管制轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍文件(檔)管理建立文件(檔)檢索圖或資料保存作業辦法．定期對文件(檔)進行整理，依保存作業辦法或檢索圖分類存放(規劃)．落實文件資料借出登記手續及各种表格統計，保全資料完整．每年初對不用資料進行打包處理．六、相關作業流程轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍1.請假作業流程2.離職作業流程3.申報出勤和加班作業流程

人力資源日報表4.課內訓練操作流程課前知會----課程實施----資料收集整理遞交----人資驗收----系統k入5.文件的語言組詞及發送簽呈擬定的案例轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍主旨：

關於延假的申請內容：

制二課饒建武因家中婚事推遲,特申請延假三天.

以上呈請核准.呈:張副理受文單位:制一部發文單位:制二課發文者:饒建武轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍主旨：

關於申請延假事宜內容：

茲有本課員工饒建武(工號:13496)因家中婚事推遲,不能于12月18日如期返廠,特申請延假三天(12月20日呈:魏經理受文單位:人力資源部人資課發文單位:制二課-12月22日).

以上可否?呈請核示!(望上級領導給予批准為謝!)發文者:饒建武郵件發送的案例轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍DearAll:

請于12/18日(星期五)10:00在電子厂大會議室招開組級幹部擴大會議,

屆時請各主管通知各組長參加.

請知悉!TKS!轉變觀念端正態度勇于挑戰不斷創新努力完善實現飛躍不要將主管與同事(或部門)等同不要太生硬或太強硬千萬不要出現錯別字或語句不通轉變觀念