电子文件在黄河系统中的管理应用

电子文件在黄河系统中的管理应用

一、电子文件档案的管理测量和设计行业电子文件的来源主要是对科技生产活动的真实记录，生成于不同生产部门的工作环境中。通过微机联网操作,各系统内存储着大量的信息资料,主要成果是黄河下游的楼房、涵闸、控导工程设计;堤防、险工、根石加固初步及详图设计;护坡、道路、防浪林规划整治设计;黄河的各项地质勘探及地形地貌测绘成果资料;水利枢纽、黄河口规划研究及可研性报告;上级来文及发文等,这些成果资料都离不开计算机的管理和应用,更离不开电子文档的档案管理。作为档案工作者,已不能以单一的纸质文件归档,要收集整理电子文件资料一并归档,才能适应电子文件时代的需求。要管理好电子文件档案,就必须了解电子文件的以下特点:(一)相对于纸质文件而言,电子文件有效利用必须依赖于一定的技术设备,具有所用技术不稳定性和多样性。然而技术设备的寿命一般在10—15年,况且技术设备环境在短期内产生变化,用户难以及时了解和掌握这种不稳定和多样性变化的特点。(二)电子文档资料必须依赖于软件,才能识别和利用,具有信息与载体相分离,有依赖性和不可识别性。以光盘、优盘、移动硬盘、磁带、磁盘等多种存在形式,具有体积小、储量大、节省存储空间的优点,具有不能直观阅读的特点。(三)电子文档资料可以直接由计算机随时进行处理和更改,具有信息的可变性、易丢失性和易控制性的特点。还面临着资料被盗窃甚至被销毁的危险。电子文档很难划定固定的保管期限,它的档案信息处理虽然高效、便捷,但真伪性和可靠性不如纸质档案直观可见或有迹可查。(四)电子文档资料的逻辑结构和物理关系是独立分存的,具有信息的动态性、共享性和虚拟性的特点。只有在应用查询和检索操作时才会结合在一起,这种文件信息是软件系统把各种类型的图形数据及文本有机结合成的产物,它是一种虚拟文件,只有利用计算机进行编辑存储,传统的档案管理与应用将不再适用于电子文档管理。所以,要掌握好以上几个方面的特点,才能管理应用好电子档案。二、电子文件的保存与管理(一)黄河系统的电子档案管理大体上分为三种方式:一是办公室保管;二是数据库保管;三是数据档案保管。不管任何方式的保管存储,其最终目的都是供勘测设计等部门在科研工作中得到有效应用。电子文件归档管理中存在的问题,主要是电子档案必须依赖于一定的微机技术,通过再生性的保护手段,读取复制(软件)保存这些载体。使这些载体信息永久或永远的安全可靠、真实可用、不丢失、不篡改。另外,对简单的结构性文档资料,应在纸质或缩微片上制作拷贝,将电子文档尽可能的转化成中性格式的电子文档,以达到永久保存及管理的目的。(二)电子文件档案管理中存在另一个误区,就是把电子信息系统当作电子文件管理系统。必须尽早明确电子文件管理系统的功能和要求,将它纳入电子信息系统内,同纸质文件的保存方式一样,是文件的一种保管体系,其目的是安全可靠的保护文件活动者的活动记录。以它的特点而言,传统的保存管理方式和方法不再对电子文件有效,必须从文件的周期性中去考察电子档案的利用价值,在电子文件产生之初进行研究和监督、跟踪,把其作为活动的记忆凭证安全保存,建立电子信息管理系统,使这些具有持续利用价值的电子档案,不断地供给人们在生产活动中得到应用。以确保档案信息活动记录的伴随形成,保证电子文件凭证的真实性、完整性,使文件的记录不受损害,满足众多的客户需求,达到电子文件保存的永久性和应用性。(三)意识转变问题没有从根本上得到解决。档案管理还存在于纸质管理状态,必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向文件的形成过程。从文件实体的整理、编目、保管转向了解信息系统和形成者相关文献之间的有机联系;二是从文件的研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能,精选出精华而实用的、应用价值高的电子文件进行永久性地保存;三是从分散的个别文件的性质特征转向更好的了解文件产生的职能,以及事务处理方面的工作流程;四是从原始文件等级结构的产生来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”业务活动的文件来源。总而言之,就是从文件产生或产品转向电子文件的创意活动和创造意图。加强对电子文件的控制管理,解决好电子档案管理中的应用问题。三、电子文件归档管理(一)电子文件档案的管理必须遵守集中统一的管理原则,各种实践活动形成的电子文件(经鉴定,具有保存价值归档的相应软件产品及说明)按归档范围统一收集,分别按识别代码(文本文件T、数据文件D、程序文件P、图形文件G、图象文件I、影像文件V、声音文件A、多媒体文件0)属性标识、参数和相关软件规范整理,使数据完整,按保管期限划分参数,注明全宗号、目录号、载体序号、核实检验后履行交接手续,完备归档。(二)通过前端系统控制原则,在电子文件管理系统的设计阶段充分考虑电子文件运转方面的管理要求。在电子文件形成阶段,达到电子文档管理的长期或永久保存的要求。(三)采取有力措施,确保归档后的真实性保障原则,使电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状态一致。(四)将具有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则,可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。达到永久性保存的目的。四、工作条件及服务方向(一)随着电子档案信息化程度的加深,黄河系统内档案信息的应用需求不断增加,勘测设计行业档案信息载体的要求日趋多样化,而传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需求,这就需要档案管理者,在电子文件归档时,采用新技术、新方法来代替传统的管理手段。特别是办公网络化的实现,产生的胶片、磁带、磁盘、光盘、优盘等多种载体相继出现。人们应用档案资料不再以单一的文字形式,而是以文字、声音、可视图像等多种形式。应用者不再受时间、地点的约束和限制,将通过网络进行阅读、识别、处理、传输,这样为完成各项勘测设计任务的应用提供了诸多的便利条件。(二)勘测设计行业电子档案的管理与应用,首先要更新思想观念,健全法规制度,调整工作职能,管理科学规范。要认真从“管”字上下功夫,注重提高电子档案管理的质量和水平。利用一切管理手段和方法,加大对电子档案成果的监督管理,做好以下几个方面的工作:一是对电子文件和光盘从收集、整理、归档、积累到鉴定、移交、保管、利用、统计等方面制定具体的标准和规范;二是拷贝成双重备份的纸质与磁盘电子文件分别归档。以解决电子文件的易改动、易丢失的问题;三是改变结构进行组盘,将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘或光盘载体,附上背景信息数据,完善著录标引。发挥电子文件的检索优点,达到电子文件档案的科学管理和信息的有效应用。(三)创新档案服务机制是提升档案应用水平的关键。档案管理的目的是在“用”字上下功夫。创新档案服务思路,就是做好以下几个方面的服务:一是从单一化服务转变为多元化服务;二是从查阅服务转向信息服务、专题服务;三是由纸质服务转向声像服务、互联网服务;四是坚持既重收集更重视开发、既重管理更重视应用;五是做到对内协调有方、对外联络通畅;六是创新服务模式,将过去的封闭、静态、被动局面转变为开放、动态、主动服务的局面,及时、准确地将信息传递到需要应用的部门;七是科学调整库房布局、优化馆藏结构。以完整性和准确性的归档资料