文件控制程序

编制部门编制审核批准品保部日期日期日期编制/修订履历NO.版本日期变更描述拟制审核同意备注1A-10-10新版发行刘玲文献会签及发行阐明会签部门会签部门会签部门□电芯事业部-生产部：□PACK事业部：□电芯事业部-设备部：□人力资源管理中心：□电芯事业部-工艺部：□财务管理中心：□电芯事业部-研发部：□供应管理中心：□电芯事业部-品质部：□电动汽车系统事业部：□综合管理中心-行政部：□综合管理中心-PMC：□综合管理中心-仓储部：1、目的为了适应企业发展，对于管理体系有关的文献和资料进行有效控制，保证文献公布前进行审批及保证对文献的更改和现行修订状态做出标识，各有关场所及时得到并使用文献的现行有效版本，防止作废文献的非预期使用并建立《文件目录清单》保证文献的有效控制。2、合用范围本程序合用于我司所有受控文献及外来文献的管控。定义3.1、一级文献：管理手册。3.2、二级文献：程序文献（是手册的支持性文献，规定某项工作的一般过程）。3.3、三级文献：管理文献、技术文献。3.3.1、管理文献：指根据部门职责建立的属于本部门或本部门职责内的，具有规范性及可操性的文献。3.3.2、技术文献：指与企业的产品设计、生产、检查等有关的原则、作业指导书、工艺文献、图纸等统称为技术文件，用来描述详细的操作措施及原则的文献。3.4、四级文献:表单记录。3.5、临时文献：指临时工艺文献、临时BOM等技术性的临时文献。3.6、外来文献:外来文献包括国际和国标、客户技术原则、产品规格书（含供应厂商）、工程规格、构造图等资料。3.7、受控文献：受控文献指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文献。3.8、作废文献：指文献旧版或因不合用、失效、过期等申请作废的文献。4、职责4.1、各部门：负责本部门文献、登记表单的制定及负责本部门合用文献的签收和实行。4.2、文控：负责给出文献编号并对文献的格式、内容等进行审核，负责各类体系文献的发放、回收、销毁和归档管理。4.3、各部门文献编写权责：序号文献类别文献名称编写部门审核核准文献格式01一阶文献手册品质部管理者代表总经理《文献格式一》02二阶文献程序文献见《文献清单》部门经理管理者代表《文献格式一》03三阶文献管理规定责任部门部门经理总经理或管理者代表《文献格式一》04三阶文献企业原则研发部部门经理部门最高负责人《文献格式一》05三阶文献物料检查原则/措施研发部部门经理部门最高负责人《文献格式一》06三阶文献产品规格书研发部部门经理部门最高负责人《文献格式三》07三阶文献生产作业指导书工艺部部门经理部门最高负责人《文献格式二》08三阶文献设备、治具作业指导设备部部门经理部门最高负责人《文献格式一》09三阶文献计量检查规范/原则品质部部门经理部门最高负责人《文献格式一》10三阶文献计量作业指导书责任部门部门经理部门最高负责人《文献格式一》11三阶文献来料\制程\出货检查指导书品质部部门经理部门最高负责人《文献格式一》12三阶文献产品方面的图纸研发部部门经理部门最高负责人《文献格式四》13三阶文献设备方面的图纸设备部部门经理部门最高负责人《文献格式四》14三阶文献材料清单研发部部门经理部门最高负责人《文献格式五》15三阶文献DFMEA研发部部门经理部门最高负责人《文献格式六》16三阶文献PFMEA工艺部部门经理部门最高负责人《文献格式六》17三阶文献控制计划品质部部门经理部门最高负责人《文献格式三》18三阶文献ECN/ECR研发/工艺部部门经理部门最高负责人《文献格式七》19三阶文献临时文献责任部门部门经理部门最高负责人《文献格式八》20三阶文献设计规范研发部部门经理部门最高负责人《文献格式一》4.3.1、管理规定各部门根据其部门职责进行编写，程序文献编写见《文献清单》。4.3.2、当审核和核准人员请假时，由指定的代理人签订文献（指定的代理人一般指直属领导，或在《请假单》上指定代理人）。4.3.3、企业级别的管理类规定由企业总经理进行核准，其他的部门管理类文献由管理者代表进行核准。4.4、外来文献分类及跟进部门：序号文献类别跟进部门01与供应商有关的资料（MSDS、企业资历、证书等）采购部02与客户有关的资料（包括协议、协议等）市场部03产品检测汇报品质部04获证产品证书品质部05客诉品质部06客户工程规范（图纸、技术原则等）研发部07产品原则（国标)研发部08物料的承认书或规格书研发部09企业检测汇报（指环境等）行政部10危废品协议和记录行政部11设备、计量仪器阐明书采购部5.1、文献控制流程图各部门体系部表单否否6.1文献编写申请6.2/6.3文献编写6.5文控受控发行6.6文献运行6.8\6.9\6.10\6.11\6.12文献管理6.4评审/同意NGNG6.7作废是6.6文献文献定期评审6.7与否修订否否6.1文献编写申请6.2/6.3文献编写6.5文控受控发行6.6文献运行6.8\6.9\6.10\6.11\6.12文献管理6.4评审/同意NGNG6.7作废是6.6文献文献定期评审6.7与否修订《文献发放申请表》《文献作废申请表》《文献发放申请表》《文献发放申请表》《文献目录清单》《文献销毁登记表》《文献借阅登记表》《《文献发放申请表》《文献作废申请表》《文献发放申请表》《文献发放申请表》《文献目录清单》《文献销毁登记表》《文献借阅登记表》《文献评审表》《文献收发台账》《文献发放申请表》5、文献控制流程图5.2、外来文献控制流程图各部门体系部表单6.10有效性评审6.10提交文控并申请发放6.10文献建档6.5文献签收6.10确认6.10《外来文献》接受NGNG6.7作废6.10更新6.10有效性评审6.10提交文控并申请发放6.10文献建档6.5文献签收6.10确认6.10《外来文献》接受NGNG6.7作废6.10更新6.10原件存档管理6.10提交文献评审清单6.5文献受控发行6.5文控接受6.10原件存档管理6.10提交文献评审清单6.5文献受控发行6.5文控接受《文献目录清单》《文献销毁登记表》《文献评审表》《文献作废申请表》《文献目录清单》《文献销毁登记表》《文献评审表》《文献作废申请表》《文献发放申请表》《文献发放申请表》《文献发放申请表》5.3、临时文献控制流程图各部门体系部表单6.11到期申请作废6.6文献运行NG6.4同意6.2/6.3文献编写6.1文献编写申请6.11到期申请作废6.6文献运行NG6.4同意6.2/6.3文献编写6.1文献编写申请6.11文献检查6.7作废文献回收6.11文献管理6.5受控发行6.11文献检查6.7作废文献回收6.11文献管理6.5受控发行《文献收发台账》《文献作废申请表》《文献销毁登记表》《文献目录清单》《文献发放申请表》《文献发放申请表》《文献收发台账》《文献作废申请表》《文献销毁登记表》《文献目录清单》《文献发放申请表》《文献发放申请表》6、作业内容控制要点原则6.1文献编写申请6.1.1、根据企业体系运行规定，如需新增或修订流程时，文献编写部门应填写《文献发放申请表》，经体系工程师审核，管理者代表同意后方可进行文献编写或修订。6.1.2、《文献发放申请表》同意后，文献编写部门必须于一周内完毕新增或修订的文献草稿。6.1.3、原则上文献编制数量尽量少，能合并的尽量合并在同一份文献上。6.1.4、文献编号统一由申请部门提出申请，文控提供编号。6.2文献编号/版本原则6.2.1、一级文献（手册）编号规定SNE—QM—XX\X代表“版本”代表“流水号”(01-…)代表“手册”代表“企业英文简称”6.2.2、二级文献（程序文献）编号规定QP—XX—XX\X代表“版本”代表“流水号”(01-…)代表“部门简称”代表“程序文献”6.2.3、三级文献（有关文献）编号规定XX—XX—XX\X代表“版本”代表“流水号”(01-…)代表“部门简称”代表“文献类别”6.2.4、四级文献（表单）编号规定QR—XXXX—XX\X代表“版本”代表“流水号(01-…)”代表“文献编码”代表“表格代码”6.2文献编号/版本原则6.2.5、临时文献编号规定XX—XX—XX代表“流水号”(01-…)代表“部门简称”代表“临时文献”序号文献类别代码序号文献类别代码1手册QM9生产作业指导书SOP2程序文献QP10设备、仪器作业指导WI3管理规定GA11检查指导书SIP4表单QR12工程图面EF5企业原则QB13材料清单BOM6物料检查原则MS14FMEAFM7原则\规范\规程PR15控制计划QC8产品规格书CG临时文献TP6.2.6、文献类别及代码阐明6.2.7、部门代码阐明序号部门代码序号部门代码01电芯事业部-生产部DP08综合管理中心-仓储部ZC02电芯事业部-设备部DE09PACK事业部PA03电芯事业部-工艺部DG10电动汽车系统事业部DX04电芯事业部-研发部DR11供应管理中心GY05电芯事业部-品质部DQ12财务管理中心CW06综合管理中心-行政部ZX13人力资源管理中心HR07综合管理中心-PMCZP14市场部SC6.2.8、有关流水号，每种类型的文献以01开始，每增长一份文献流水号往后移一位，即01，02，03……。6.2.9、“文献版本”代号以英文大写字母表达,初版：“A”,文献内小范围修订（如修订某页文献）为A01，A02……，B01……，整份文献大调整修订时直接换版升级为B，C、D…，以此类推。6.2.10、文献发行时需同步发行换版页及封面，并在封面上阐明更改履历（“编制/修订履历内容”描述规定写明详细的修订条款及内容简述）。6.3文献内容规定6.3.1、文献内容及版面按《文献格式一》到《文献格式八》等规定进行，详细参照4.3及附件。6.3.2、数字:原则上用阿拉伯数字（例：1，1.1，1.1.1等）；6.3.3、字体:文献昂首部分“深圳市森派新能源科技有限企业”及“文献名称”均使用宋体三号字体并加粗处理,正文宋体五号字，无需加粗。6.3.4、流程图：流程图的活动框内采用宋体字体,字体大小可根据实际规定进行调整。5.3.4.1、流程图常用符号、椭圆形表达始/终端，它表达一种文献的开始或者结束。离页连接符号，当一种持续的流程图不能在同一页中显示而必须分页绘制,以此符号表示相连接。活动框，每一种活动用一种活动框,将活动内容填写在活动框内,按照活动发生的时间顺序来进行活动排列。表达判断框，它表达过程中的一种鉴定,一般在活动框内以问题的形式进行描述,将鉴定的成果写在菱形活动框的引出线上.表达延续，在圆圈内填写流程文献名称,表达该过程要转入下一道流程的名称。6.4文献评审、同意6.4.1、文献编写/修订部门完毕文献草稿后，三天内召集有关部门进行文献评审。各部门对文献的合适性、可操作性和充足性进行评审，及时对与实际运作流程不符合的内容进行更改，评审无误后，有关部门负责人在文献封面上会签。6.4.2、文献评审完毕后，当日申请文献同意，最迟第二天交文控受控发行。6.5文献受控发行6.5.1、文献编写部门填写《文献发放申请表》经部门经理审核后连同已评审OK的文献一并交给文控，文控确认文献与否符合受控规定并经体系工程师同意后发行，发现不符合的文献退回。6.5.2、文控根据发放份数复印、加盖“受控文献章”进行发放。6.5.3、文控接受到需下发的文献后，一般当日下午4点前提交的文献当日下发，紧急状况例外。6.5.4、各文献接受部门需指定文献接受人。文献接受人在接受文献时，经确认无误后方在《文献发放申请表》上签收；假如文献为修订发行，文控则当日必须回收旧版文献并将受控文献的分发或回收统一登记在《文献收发台账》中。6.6文献运行6.6.1、各部门收到文献后，在5个工作日内组织对本部门员工对进行内部培训，一般需在文献生效后7个工作日完毕培训，并按文献流程及规定执行。6.6.2、文献执行过程或审核过程发现文献有异议需修改时，则由文献编写部门提出申请并进行文献修订，重新评审、发行、培训。6.6.3、需每年对体系文献（技术部文献除外）评审一次。由体系工程师提前10个工作日将需要重新评审的文献提报并组织责任部门对文献进行评审，将评审成果记录在《文献评审表》上。6.7文献修订、回收、作废6.7.1、文献需要修订时，由文献编写部门填写《文献发放申请表》，按原文献审批程序同意后进行更改，并将更改或作废后的正稿的对应文献交至文控，由文控进行文献发行及旧版回收。6.7.2、文献作废由文献编制部门填写《文献作废申请表》经部门负责人审批、体系工程师确认后由文控进行回收。为便于追溯，文控保留作废文献原件一年，并在原文献上加盖“作废文献”盖以便识别，一年后进行销毁并记录在《文献销毁登记表》上。6.8文献借阅6.8.1、各部门有关工作人员因工作需要借阅文控室文献时需填写《文献借阅登记表》，经体系工程师确认后方可借阅（保密文献须获得总经理同意），不容许在文献上勾划、涂改等。6.9文献补发、外发申请6.9.1、文献因破损严重影响使用时，使用部门应填写《文献发放申请表》连同破损的文献一并提交到文控处办理更换手续。6.9.2、文献接受部门文献丢失或文献发放份数不够时，由需求部门填写《文献发放申请表》,经部门负责人审核,体系工程师同意后，文控进行补发。6.9.3、如客户或供应商提出需要我司提供有关技术原则时，申请人应填写《文献发放申请表》经管理者代表同意后，文献方可外发，必要时将文献转换成PDF或只读文档，外发文献不盖“受控盖”，发出后不再受控。6.10外来文献管理6.10.1、所有外来文献（包括电子档）文控需做好接受记录，登录在《文献目录清单》中。6.10.2、为便于区别外来文献，所有纸质档的外来文献需加盖“外来文献章”，如需受控发行的则加盖“外来文献章”的同步需加盖“受控文献”章，并按照5.5发行。6.10.3、研发部门接受到客户工程规范规定期，研发部门需对工程规范进行评审，评审时间不应超过两个工作周，必要时将文献规定转换成内部原则，并受控下发。6.10.4、品质部需建立并保持获证产品的档案，档案内容至少包括证书、试验汇报、工厂检查汇报、获证产品变更的申请和同意资料等。6.10.5、各部门接受到的外来文献原则上统一交由文控中心管理（特殊或机密性文献可提出由本部门自行建立《文献目录清单》进行管理）。6.10.6、外来文献至少每隔一年由归口部门对文献的有效性进行审核并确认与否需更新或作废。