秘书岗前培训课件-秘书实务

秘书实务千里之行，始于足下……追寻成功者的脚步，你会发现，他们往往是从普通的秘书职业启程……秘书实务课程的性质1，文秘方向的基础课；2，……专业主干课；3，……专业必修课；4，取得秘书资格证的重要基础课程；5，实践性较强的课程；6，最为强调团队合作精神的课程；秘书实务的内容文书制写与处理档案管理信息工作会议组织通讯工作接待工作信访工作日程安排与差旅事宜协调与督查工作办公室日常事务秘书自我设计和发展临时交办事项关于团队合作精神1，本课程要求正式上课前分好小组；2，分组原则上一般以寝室为单位；3，各小组选出临时小组长一人；4，小组长工作职责是临时召集本组同学课堂讨论、分工处理作业。为方便评讲，请各小组长安排专人将作业制成WORD文档（若能制成PPT更好），发送至xuxu@；5，无故迟交作业或不交作业的小组，该次成绩计0分；6，团队合作精神既是完成作业、获得平时成绩的重要保障，也是本门课程要求训练的一项内容。毕业生李俐来到一家旅游公司面试，公司的人事主管问了她这样几个问题：

第一题

老总的照片

这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。

小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：

a.这是总经理要的，我不知道！

b.我可以告诉你，但你不能对别人说。

c.拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。

d、对不起，我暂时不能说。

e、你问那么多干什么？

请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。李俐的回答：d。

本题的关键坚持原则，但又不能狐假虎威。

第二题

副总的私生活

公司有位年富力强的副总姓马，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但另一方面，在公司内部中也不时能听到一些有关他的风流韵事。

这天，总经理问秘书：“近来公司好像有人在议论马总，作为公司秘书，你常去他的办公室，是否知道一些情况？”

事情是这样的：几天前，马总把秘书叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我现在马上要准备出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给秘书一张写着门牌号码的纸条。

秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪较大的员工在身后又特地关照秘书：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”秘书当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。

根据马总的纸条，秘书在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给秘书开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”

总经理问的就是这件事。那么，对于总经理的询问，秘书应该怎样回答？

李俐的回答：说出事情的真相：“几天前，马总让我去王府井某某商店首饰柜台取一包东西，送给住在亚运村的一位年轻女士，那女士收到东西后说：‘谢谢马哥！’”本题的关键既不添枝，也不加叶，如实向上司汇报，这是秘书的天职。

第三题

常委会的“温度表”

人到中年的赵秘书担负着县委常委会的记录工作，和已经升任为县委县政府的部长、局长的一些同事比，没有什么实权，但他能参加一个县的最高决策会议，还是令人刮目相看的。赵秘书当然深知保密工作的重要性，一般情况下，他对不该说的重大机密还是能做到守口如瓶的。但他有一个弱点——虚荣心强，有时爱显摆自己，还好讲所谓义气。有时向他打听县委常委会情况的人，只要几句好话一说，高帽子一戴，他就有点把持不住了，时不时地会用暗示性的语言泄露一些消息。比如常委会决定提拔此人，他就会说一句“准备请客吧”，

要是调动、处分某人，他会说情况不太好，这实际上是说出了常委会的决定。虽然这些事不一定都是国家机密，但都有一定的办事程序，有一定的保密期。随便泄露，很可能会给工作造成被动，甚至不良后果。于是。一些人给赵秘书起了个外号，叫“温度表”，意思是从他身上能看出常委会的有关情况。县委领导发现这个问题后，为了对工作和他本人负责，及时给他调换了工作。赵秘书为何被调换了工作岗位，从赵秘书身上，你得到什么启示？

本题的关键秘书的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：

secret→secretary。

公司的人事主管对李俐的表现非常满意，李俐顺利地通过面试。上班的第一天，公司人事部赵经理就递了一份试用期用工合同在她的面前：临时劳动合同甲方：风光旅游有限责任公司乙方：甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方有关规定执行：一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切规章制度。二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议，需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同协商一致后，可签订正式劳动合同。三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。

甲方：风光旅游有限责任公司（章）乙方：年月日李俐仔细看过后，没发现有什么问题，很快就签了字，交了上去，自此，她的三个月试用期开始了。第一章

秘书培训总经理办公室：李总：“李俐啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的内容、职责、作用等，当然是很简单的，重点是要讲一下秘书的素质，你是秘书专业毕业的，这个讲话稿就由你来起草吧！”李俐：“好的，李总！”秘书办公室：李俐第一次接受李总的任务，可是一定要做好的哦！经过思考，她终于拟定了要写的内容：1，秘书是什么；2，秘书做什么；3，公司秘书的作用；4，公司秘书的职责；5，上司的标准；6，秘书的素质。一、秘书是什么首先我们不妨来看一个这样的例子。

下个星期要开董事会了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司作决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人骑瞎马，而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话通知一下……

从这个例子可以看出，作为公司的秘书主要有两项工作，一项工作就是协助上司收集决策所需的信息。有了正确的信息，上司在决策过程中还要有一个平和的心态，所以，秘书的另一项工作就是帮上司排除在他决策过程中的各种干扰。上司也是人，他们的情绪也容易受外界的影响。如果没有一个平和的心态，就很难保证决策的正确。

秘书是什么？秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人。

二、秘书做什么

秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司的总经理办公室已经工作了2年，顶头上司是公司副总，美籍华人，负责公司销售。

8：40到达自己的办公室

8：45打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品

9：00上司到办公室

9：15为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人

9：30有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复

9：45邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人

10：00接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等等

10：30接待客人，给客人沏茶等11：40上司外出，将上司交待的文件打完

12：00午休

13：00回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等

13：10上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用

14：00根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件

14：30招待客人，给沏茶

15：25回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）

15：30为公司司务会准备咖啡

16：00

帮总经理办公室主任的信写好之后，写好信封，并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司

17：30上司出门办事，整理未完成的文件

18：00下班

除此以外，秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、打扫秘书办公室、给会议准备茶水等。微软与露宝的故事微软的总裁比尔·盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正是他的秘书……三、秘书的作用

从上面的例子可以看出，给领导配备秘书就是协助他们处理一些日常杂事，减少他们在决策过程中受到的干扰。领导人在处理各种问题的过程中，都常常被迫作出各种明确的决策，而这些决策都伴随着相应的责任风险。如果没有人帮助他们排除决策过程中受到的干扰，那他们的决策就不一定能做到科学而且及时。

当一个公司的规模还不大的时候，企业领导人的决策风险往往容易被人们忽视；随着它们的规模的逐渐扩大，领导人在决策过程中的责任风险会愈来愈明显。

秘书在公司运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多企业里，公司内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，公司运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，就有可能造成整个公司运行的混乱。比如，秘书为了个人目的晚传“圣旨”甚至假传“圣旨”，就有可能损害整个公司的利益。四、秘书的职责范围

在实际工作中，许多秘书从为上司出谋划策，到帮上司接送上幼儿园的孩子，似乎什么都要管，俨然一个“管家婆”，因此一些秘书对此颇有微词。那么，到底有哪些工作是秘书应该做的，哪些事情不应划入秘书工作的职责范围呢？不仅在那些管理水平较高的企业，就是在现在的各种秘书学教科书中，也似乎是仁者见仁，智者见智。

从“秘书是为上司创造最佳决策环境的人”这个定义出发，对秘书的职责范围进行划分不是一件很难的事。

上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。从这个角度出发，秘书的职责范围可以划分为这几类：a.整理办公室

b.收集信息

c.上司的保健五、上司的标准看起来舒心在身边放心用起来省心毛泽东选秘书的标准

1962年3月25日，毛泽东致信时任中共中央总书记的邓小平等同志，就为其选调秘书的问题提出了一些具体要求。信的全文如下：小平、尚昆、冷西同志：林克下放，我这里缺少一个替我看国际资料的人，也没有人帮我读英文了。因此，请你们替我从新华社国际部编辑及翻译同志们中，找一位适当的人。①年龄不要太大，②有过翻译英语新闻一段经验，③聪明、诚实、有朝气、有造就为理论干部可能的，④性格较温和，说话不堪刺耳，⑤英文程度有中等水平，⑥只是试用，如不行，仍回原职，⑦能保守机密。此外，我这里的两位秘书，①文化政治水平低，②不能向我提意见，③此人最好是在地方群众工作中有过实际经验，④如能找到，也要讲明试用，不行另换他人。至于“收发”性质的秘书，有一个够了，可以减去一人。以上两事，请你们费心一办为盼。毛泽东

三月二十五日领导评测秘书二十题在领导者的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K·亚力克·麦肯齐在其所著的《时间管理》一书中，提出20道评测题目：1．秘书知道你在组织中的职权范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标相结合？2．假如你离开机关3～4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？4．如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？5．他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？8.他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍然平静得像平常那样继续工作？11．他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的秘密资料委托给他吗？12．他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你本单位及与你个人事务有关的出版物？13．他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得的？14．他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或讨论、参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的顾客，或者你的行业？15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并象你一样把它准确地告诉别人？16．他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？17．他是否象管理者那样，必要时将自己未作完的工作委托给别人，并督促他人完成？18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？20．在协调员工工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？从文员到总经理

文洁长相平平，默默无闻，是一家房地产公司办公室的文员。虽然她工作的地方与老板的办公室之间隔着一块大玻璃，但她很少向那边多看一眼。她总是低头忙于打不完的材料，只有埋头苦干才有立足公司的资本。一年后，公司资金有些紧张，员工工资发不出了，人们纷纷跳槽，最后总经理办公室就剩下她一人了。她要打字，接听电话，为老板整理文件等。一天，文洁对精神不佳的老板问到，您认为您的公司就要垮掉了吗？老板说，没有，但目前确实很困难。于是她直截了当说，既然没有垮，您就不该这样消沉，现在许多公司都面临资金短缺的问题，我们可以想办法走出困境。公司不是有一个公寓的项目，我们可以试一试。她被派去搞那个项目。三个月后，那个位置不算太好的公寓基本都售出，她找回了3800万的资金。两年后她由部门经理提升为副总经理，又做成了几个大项目，为公司赚了600万。几年后，公司改为股份制公司，老板当了董事长，文洁升任为总经理。有人要她对公司的几百员工讲几句话，她说，我是一个很普通的人，但我为公司做事一心一意，从未打过自己的小算盘，所以有了一点成绩。希望大家珍惜我们的公司，共创光明的未来。历经四代的辅政元老

古代用人，历来都是一朝天子一朝臣。但三国的刘放和孙资却历经四代而不衰，当权者不疑，同事者不妒，终其一生而未离权臣之位。这在中国历史上不能不说是一个例外。汉末政治污浊，民不堪命。外有黄巾之起，内有董卓之乱。董卓诛后，朝政仍然颤乱，矜功争权，互相攻击，不可一日。曹操挟天子以令诸侯，置秘书令，典尚书奏事。秘书一词由此而起。公元205年，曹操任刘放为主簿记室，后与孙资具为秘书郎。曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘书为中书，任刘放为中书监，孙资为中书令，并加级晋爵，赐爵刘放关内侯，孙资关中侯；三年后又晋爵刘放魏寿亭侯，孙资关内侯。文帝死后，明帝曹睿于公元227年即位，尤见宠臣。故同加散骑常侍，晋爵刘放西乡侯，孙资乐阳亭侯。明帝死后齐王曹芳于公元240年即位，以刘放、孙资决定大谋，加官进爵几近于一身。直到嘉平二、三年，刘放、孙资相继逝世，分别晋敬侯、贞侯。刘放、孙资在辅政工作中有“四不”：一是能力高超而不自狂。二是品行卓越而不显。三是处世宽容而不偏。四是待人以诚而不虚。六、秘书的素质a.认真b.诚实c.保守秘密d.谦逊e.忍耐f.开朗g.自信特别注意礼貌

大庆油田的地址是如何泄露的

20世纪60年代初，我国大庆油田的地址属于国家秘密，这也成为一些西方国家的情报部门急于获取的重要情报，他们虽然花了很大气力但始终没能如愿以偿。没想到一家日本咨询公司却很轻松得到这个情报。一次，这家咨询公司得到了一份《人民画报》，上面登载了一张宣传铁人精神的照片。画面上的王进喜，肩扛钻机零件，顽强地跋涉在纷飞的大雪中。画面背景除了皑皑白雪之外，还一个半掩着的火车站标牌，“萨尔图”三个字隐约可见，画面的下部分人拉肩扛也要把钻机拉到井位。日本人通过对这一画面分析，认为：画面上王进喜头戴棉帽，顶着狂舞的雪片，如此大的雪只有在中国的西北和东北才有；从附近隐隐约约的“萨尔图”站分析，油田就在火车站附近。在此判断的基础上，他们还找到大量的日军侵华资料，并对一些关东军的残留人员进行了调查，终于得知“萨尔图”就在东北松嫩平原上一片人烟稀少的沼泽地带，从而确定了大庆油田的位置。

请仔细阅读下一材料后，试从秘书心理品质角度分析罗伯特作为秘书失败的原因及后果：

1865年4月，林肯总统饮弹身亡，副总统安德鲁·约翰逊成为新一任美国总统。两个月后，他把二儿子罗伯特·约翰逊带到华盛顿，让他担任总统秘书这一角色。总统很清楚自己儿子放纵的个性，但他希望白宫重要的工作能使他清醒过来。罗伯特最初几个月表现似乎还不错，他处理总统信件，携带总统的信前往国会和各个部门，他的略带稚气的微笑与总统的满脸严肃形成鲜明对照，令人感到愉快。但是，问题不久就出现了：1866年的新年招待会，由于罗伯特草率的安排而混乱不堪，引起人们的不满。紧接着，总统的一位劲敌来访白宫，看到罗伯特喝得酩酊大醉。不久流传开的说法却是：总统是个酒鬼。

罗伯特还喜欢结交水性扬花的女人，让一些不三不四的女人在白宫进进出出。新闻界对此大加渲染。一位评论家说：“白宫里的威士忌酒实在太多了，一些妓女在光天化日之下未经通报就走进私人秘书的办公室。”罗伯特的所作所为，使约翰逊总统很不光彩地离开的白宫。不久，年仅30岁的罗伯特在他出生的小镇上被放纵和酗酒夺去了年轻的生命……小知识：“国际行政管理者协会”和秘书节INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美