采购控制管理程序文件

采购控制管理程序文件流程采购文件的编制与审批应按照公司内部审批流程进行，确保采购活动合规、规范。4.5供方调查与选定采购部应根据采购目标，对供方进行调查和筛选，选定符合公司要求的供方，并建立供方库。4.6价格管理采购部应根据市场行情和供方情况，合理制定采购价格，确保采购物料的合理性和经济性。4.7物料验证和代用管理采购部应对采购的物料进行验证，确保物料的质量和适用性。同时，采购部应根据实际情况，合理使用代用物料，确保生产不受影响。4.8合同、订单管理采购部应根据采购文件编制合同或订单，明确双方权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。5总结本程序的实施，将有助于规范公司的采购活动，提高采购效率和质量，降低采购成本，达到公司经营目标。同时，各部门应按照程序要求，认真履行职责，确保采购活动的顺利进行。4.4.1确认计划及请购报表的提出由生产工程部（业务部）负责，审核并报总经理审批。4.4.2样品索样单和新品物料请购单的审核由生产工程部负责人进行。4.4.3零星物料请购单的审核由使用部门负责人进行，报总经理审批。4.4.4订单的审批权限：a)单个合同（订单）采购金额超过人民币壹仟元的，由采购部负责人及总经理联合审批。b)固定资产部分由采购部负责人及总经理联合审批。4.5供方的调查与选定4.5.1为保证物料的质量和确保料源，生产部和采购部应对经常采购的物料，评定其供方的设备规模、生产能力、质保能力，建立供方档案。4.5.2供方选择原则：a)具有营业执照，一般纳税人认定；b)质量、价格、交货及服务等条件良好；c)原则上优先选用具有ISO9000质保体系、产能符合配套要求、新品开发能力强及财务体系健全的供方；d)商誉良好。4.5.3供方的选定：a)采购部应广泛采购商源或接受推荐的供方。b)认定合格的供方的物料，且其质量体系评定合格，进入《合格供方手册》，作为批量采购的对象。c)供方提供的物料出现质量异常，应在指定期限内回复改善，如无法达到，则采购部有权取消其合格供方的资格。d)认定部门可向供方提供质保方面的指导。4.6采购工作的实施4.6.1生产工程部、人事行政部、市场部各单位应在各自授权责任范围内根据生产、业务等需要，向采购部提出采购需求，包括需要采购物料的项目名称、规格型号、数量等。4.6.2采购部根据采购需求，编制采购计划，明确采购信息，订立采购合同（订单），包括确定的供方、所采购物料的项目名称、规格型号、数量、单价、运输方式、验收标准等。4.6.3采购人员应在采购合同（订单）审批后开始采购工作。在生产急需等特殊情况下，可在合格供方范围内紧急组织进货应急使用，然后补签采购合同（订单）。4.6.4若属分批交货者，采购员应在采购合同（订单）上分别写明交货数量及交货日期、交货地点。4.6.5采购人员于订购作业完成后，因特殊事项变更者，应及时以函、电方式与供方商洽谈变更订货行为，必要时由对方书面确认。4.6.6物料到货后，采购员应将采购单交给仓库管理员核对入库数量、验证情况，符合要求后采购员方可办理付款手续。4.7交货期管理b)研发质量部负责认定报告的分发和变更控制，而供方则由采购部通知。在订单管理方面，订单应包括物料名称、型号规格、企业编号、厂家、单价、数量、交货期、质量标准、验收标准、包装方式、运输方式、付款条件等完整的交易条件和规范准确的描述。如果注明验收标准，则进货将按照技术协议或物料认定报告或双方认可的规格书验收。采购订单应该一式五联，其中两联按授权原则审批签定后生效，供需双方各保存一份原稿，一联分送财务部。订单或采购合同正本在采购部保存，保存期为三年。4.12合格供方手册的管理4.12.1合格供方手册的主要内容应包括物料的企业名称、地址、材料类别和评定依据。附录A采购过程控制流程图制定生产计划：生产/业务部采购合同或采购订单订单审批：编制订单采购部，业务部经理，总经理采购政策、需求紧急度，供方配套能力及等级，价格异动否？询价、比价：采购部确认计划及请购报表：物料需求计划生产部/业务部编制采购计划：采购部报价审批电脑记录更改决定采购方式：采购部分配订购量：采购部OK？发出订单：采购员交货动态管理：采购员，理货工厂仓库退、换货检验合格否？让步接收否？入库重检重收结束合格？附录B零星采购过程控制流程图物料请购单提出申请使用部门审批控制部门询价、比价：采购部供应商核对规格报审表替代价格合理？确定供方：采购部编制订单：采购部生产工程/业务部总经理订单审批OK发出订单：采购员收货交验：仓库合格检验不合格退货：供方入库：仓库附录C固定资产采购过程控制流程图年度经营计划大纲已批准的立项请购使用单位审批控制部门议标、招标商务技术交流方案论证、方案拟订报审表生产工程，业务部门，采购部，总经理采购可行性报告会签、审批OK？编制合同、技术附件合同审批确认生效合同执行状态管理是否免税？交货动态管理到货报关、检疫开箱清点、记录到货情况安装、调试最终验收，开具验收合格证书单证提供免税批文。该批文是免税的必要证明文件，必须在进口商品时提供。如果没有该批文，将无法享受免税政策。提供免税批文的方法有两种：一是向当地税务部门申请，二是通过贸易公司代办。在申请时，应提供必要的证明材料，如企业注册证明、进