公司管理制度-会议室管理规定

PAGE1公司管理制度会议室管理规定目的为规范玉海有限公司（以下简称公司）会议室的管理，确保充分利用场地资源，做好会议后勤服务工作，特制定本规定。适用范围本规定适用于公司TDCQ产业园各会议室的管理，其他各驻外机构可参照执行。会议室分类及管理责任划分3.1公司会议室为公司举行会议、接待来宾的场所。3.2为方便管理，会议室分为公司级会议室与区域级会议室，公司级会议室主要用于以下会议：3.2.1公司副总经理以上领导主持或参加的会议；3.2.2有重要来宾参加的会议；3.2.3其它经公司领导批准的会议。3.2.4区域级会议室主要用于各区域自行组织的会议或公司内其它区域申请使用的会议。3.3公司会议室根据就近原则指定管理责任单位（见附件1：《会议室管理责任与设施情况一览表》）。各会议室管理责任单位须指定会议室管理员，负责会议室的日常管理，包括会议室会前准备、过程服务、会后检查，会议室设备、设施管理及会议室环境卫生、电气、门窗、钥匙等安全管理。并对会议室管理的整体效果负责。3.4行政事务部负责指定会议室预订受理员，负责公司各会议室的预订受理，并对会议室的使用进行监督检查。4会议室使用管理4.1会议室预订4.1.1各单位使用会议室，需提前登录玉海内部网，在确定无冲突的情况下，通过TDCQ-OA提交“会议室预约申请”，经会议室预订受理员审核、批准后，方可使用。特殊情况下，如临时召集的会议或在原约定的时间内不能结束的会议，申请人需通知会议室管理员和会议室预订受理员，在不与其它会议室使用申请相冲突的情况下，通过TDCQ-OA补填“会议室预约申请”。4.1.1.1会议室在会议正式召开前五天内（含五天）预订有效，超过五天，系统将自动覆盖会议室预订信息，会议室使用申请人需另行通知会议室管理员与会议室预订受理员。4.1.1.2会议室使用申请人在填写会议室使用申请时，须注明会议主题与会议室使用的相关要求，如会议需使用的投影，重要来宾参加的会议需配置的水果、点心等（提供水果、点心应提前一天申请），填写完毕后立即通知会议室管理员与会议室预订受理员，以便及时审批。4.1.2各单位因故取消会议或活动，会议室使用申请人必须登录玉海内部网取消会议室预订，以方便其他单位使用。4.1.3会议室预订如出现冲突，会议室预订受理员原则上根据预订时间的“先后顺序”审批。重要会议需协调已被预订的会议室，由会议室使用申请人做好相关协调工作，并通知会议室预订受理员。4.1.4外单位借用会议室，需经公司主管安全保密领导同意，在确定无会议室使用冲突的情况下，由行政事务部办理预订。4.2会议室使用4.2.1会议室使用前，主办单位应根据会议需要，提前做好横幅、座位牌的准备及摆放等工作；需进行投影、VCD播放等工作的，应提前对设备进行调试、检查，以确保正常运行。4.2.2如有外单位人员参加的会议，会议室管理员或会议主办单位应做好茶水或瓶装水等服务跟进，原则上不向公司内部人员提供茶水、瓶装水，内部会议超过三小时方可提供矿泉水。会议续水间隔时间可视季节气候而定，一般情况下，夏、秋季为20分钟，春、冬季为30分钟。4.2.3使用过程中，主办单位须爱护会议室的设施，保持会议室的清洁。任何单位和个人不得将会议室的桌椅、音响设备、投影设备、茶具等私自移出会议室。4.2.4会议结束后，主办单位应及时进行会后整理，包括清理会议桌面、拆除横幅等，以确保下次会议的正常使用。5会议管理员职责要求5.1会议室预订受理员职责5.1.1会议室预订受理员应及时受理会议室使用申请，并按会议重要程度、缓急情况、出席人员情况等合理安排会议室。5.1.1.1上班期间必须随时关注会议室预订情况，在确定预订填写规范且无冲突的情况下，在会议室申请提交后的一小时内必须完成审批。5.1.1.2如因故离开岗位，需安排他人予以代理。5.2会议室管理员职责5.2.1会议室管理员在会议室使用前应根据会议要求做好开门、开灯、室温调控等相关准备工作。5.2.2会议室使用过程中，积极协助主办单位做好会议过程服务。5.2.3会议室未使用时，会议室管理员必须上锁，使用完毕，督促保洁人员做好会议室的保洁，并按以下第6点要求做好会议室设备设施的检查、维护管理。5.3其它5.3.1凡公司的重要会议或接待须穿着公司制服上班。5.3.2会议服务手势规范，使用文明礼貌用语，做到“微笑服务”。5.3.3恪守职业道德加强6会议室设备设施检查、维护6.1会议室实行“日检、月检、季检”相结合的检查监督方式，即会议室管理员负责每日对会议室的门、窗、灯、会议用品等常用设施进行检查；负责每月对会议桌椅、投影、音响等设备设施进行常规性检查；负责每季督促会议系统管理员对公司重要会议室设备使用状态进行全面检查，并做好检查记录（见附件2：《会议室检查表》）。6.2会议室如设有时钟，会议室管理员每周须至少一次对会议室时钟进行校对，如出现时间误差应及时进行更正，并做好登记记录（见附件3：《时钟校对登记表》）6.3会议室管理员在日常检查过程中如发现异常应立即向行政事务部报修，并通知会议室预订受理员。7违规处理7.1根据“谁主管，谁负责”原则，对会议室管理失职所造成的会议效果受到影响，视情节严重程度，分别对相关人员给予批评教育或建议扣除当月部分绩效工资等处理。8附则8.1本规定自发布之日起实施，原相关规定废止。8.2本规定由行政事务部负责解释、执行与修订。8.3附件8.3.1会议室管理责任与设施情况一览表8.3.2会议室检查表样式8.3.3时钟校对登记表样式8.4支持文件8.4.1《会议系统管理制度（试行）》批准：审核：撰写：发布日期：年月日发至：公司管理团队成员、各单位TDCQ产业园研发大楼会议室（Ａ）设备设施一览表楼层门牌号会议室名称实用面积（M2）容纳人数设施、配备备注会议桌(M）凳子数量窗帘灯光空调投影音响麦克风激光笔白板白板笔白板刷磁贴责任人一楼61.5304.5*1.531手动√√————√√√46304.5*1.530手动√√————√√√二楼40.5203.8*1.516手动√√———————20195————————————三楼42303.8*1.529手动√√————√√√152.8907.5*2.474手动√√—√√————900301-301自动√√√√√√√√√四楼42304.5*1.523手动√√———————61.5304.5*1.530手动√√———————五楼48.8304.5*1.526手动√√———————115.6758.8*2.291自动√√√√√√√√TDCQ产业园制造大楼（Ｂ）会议室设备设施一览表楼层门牌号会议室名称实用面积（M2）约容纳人数设施、配备备注会议桌(M）凳子数量窗帘灯光空调投影音响麦克风激光笔白板白板笔白板刷磁贴责任人一楼2525手动√√———————三楼3030手动√√————√√√四楼2626手动√√———————六楼7777手动√√————√√√TDCQ产业园事业部大楼（Ｃ）会议室设备设施一览表楼层门牌号会议室名称实用面积（M2）容纳人数设施、配备备注会议桌(M）凳子数量窗帘灯光空调投影音响麦克风激光笔白板白板笔白板刷磁贴责任人三楼手动√√√———√√√五楼手动√√√———√√√附件2：2.1《会议室检查表》式样会议室检查表会议室地址检查时间空调灯光异常情况1日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决2日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决3日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决4日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决5日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决6日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决7日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决8日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决9日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决10日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决11日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决12日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决13日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决14日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决15日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决16日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决17日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决18日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决19日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决20日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决21日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决22日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决23日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决24日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决25日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决26日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决27日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决28日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决29日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决30日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□已解决□未解决31日□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□正常□异常□