天安地产原始记录管理制度

天安地产原始记录管理制度1.引言天安地产是一家以房地产开发与经营为主要业务的公司，凭借多年来的良好信誉和丰富经验，在房地产行业中取得了较高的声誉。为了规范公司的内部管理，提高工作效率和信息安全性，制定了天安地产原始记录管理制度。2.目的与范围该制度的目的是确保天安地产的原始记录能够被有效地管理和保护，以确保其真实性、完整性和可追溯性。本制度适用于天安地产全体员工和涉及原始记录管理的相关部门。3.定义原始记录：指天安地产在业务活动中产生的一切文档、数据和信息资料，包括但不限于合同、报告、会议纪要、往来信函、电子邮件、口头指示等。原始记录管理：指对原始记录进行分类、存储、传递、使用、保护和销毁的一系列管理活动。原始记录管理员：指负责原始记录管理的专门人员。4.原始记录的分类与归档天安地产的原始记录应根据内容和形式进行分类，并按照一定的归档规则进行管理。4.1内容分类根据原始记录的内容，可以将其分为以下几类：-合同类：包括购房合同、租赁合同、劳动合同等。-报告类：包括财务报告、市场调研报告、竞争对手分析报告等。-会议记录类：包括会议纪要、会议录音等。-信函类：包括往来信件、电子邮件等。-口头指示类：包括口头授权、口头指示等。4.2形式分类根据原始记录的形式，可以将其分为以下几类：-纸质文档：以纸质形式存在的原始记录。-电子文档：以电子形式存在的原始记录，如电子表格、电子文档等。4.3归档规则为了方便管理和检索，天安地产制定了以下归档规则：-所有原始记录必须按照分类和形式进行编号，编号原则与保密级别相结合。-纸质文档应存放在密封的文件柜或保险柜中，且必须标明存放位置和借阅记录。-电子文档应存放在经过加密和权限设置的电脑文件夹中。5.原始记录的存储与保护为了确保原始记录的安全性和可靠性，天安地产采取了一系列措施来进行存储与保护。5.1存储场所纸质文档应存放在防火、防潮、防尘的存储场所中，并定期进行巡检和整理。电子文档应存放在经过安全认证的服务器或云存储服务中，确保防火墙和安全策略的有效运行。5.2存储备份为了防止原始记录的丢失或损坏，天安地产规定进行定期的存储备份，包括但不限于以下措施：-将纸质文档进行复印，并将复印件存放在不同地点的备份存储区域。-对电子文档进行定期备份，并将备份数据存放在安全的离线设备中。5.3访问控制天安地产制定了原始记录的访问权限管理规则，对不同级别的员工设置了相应的权限，并记录每次访问的相关信息。未经授权的人员不得随意存取和更改原始记录。5.4保密措施天安地产对于属于商业机密的原始记录，制定了保密措施，限制员工在公司内部和外部的传递和使用。离职员工必须归还所有原始记录，并在离职前进行相关保密协议的签署。6.原始记录的传递与使用天安地产的原始记录在传递和使用过程中，需要遵循以下规定和要求：6.1传递规定原始记录的传递必须经过授权，并且有相应的传递记录，包括传递时间、传递人员等信息。传递过程中应采取相应的保密措施，确保原始记录的安全性。6.2使用要求员工在使用原始记录时，必须遵守相关规定和流程，不得超出授权范围。原始记录使用后，应及时归还或存档，不得擅自保留或使用。7.原始记录的销毁与清理为了避免不必要的存储和安全风险，天安地产对于无效或过期的原始记录进行相应的销毁和清理。7.1销毁时机纸质文档的销毁时机应根据公司规定的保留期限进行，超过保留期限的纸质文档应立即进行销毁。电子文档的销毁时机应根据公司规定的保留期限进行，超过保留期限的电子文档应按照规定销毁。7.2销毁方式纸质文档应通过专门的文件销毁机构进行碎纸或焚烧等方式进行销毁。电子文档应采取安全可靠的方式进行永久删除，并进行相关的数据销毁证明。7.3销毁记录天安地产建立了原始记录销毁记录，包括销毁时间、责任人、销毁方式等信息，以备查考。8.监督与改进为了保证该制度的实施和有效性，天安地产建立了监督和改进机制：8.1监督机制定期对原始记录管理情况进行监督检查，发现问题及时纠正并进行整改。任何员工对违规行为有权举报，并有保障不受任何打压。8.2改进措施根据监督检查结果和员工反馈，不断改进原始记录管理制度，并进行相关的培训和宣传，提高员工的意识和遵守程度。9.总结天安地产原始记录管理制度的实施，能够