基金管理有限公司合同管理办法

X基金管理有限公司合同管理办法第一章总则第一条为加强合同管理，防范风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》、《证券投资基金公司管理办法》等相关法律、法规、规章的规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。第二条本办法所称的合同是指公司作为一方当事人与其他民事法律关系主体所签订各类合同以及其他具有合同性质的意向书、协议、备忘录等规范性文件。第三条劳动合同、公募基金及特定客户资产管理计划相关合同由公司其他相关管理制度规范，不适用本办法中相关规定。第四条本办法所称的合同管理是指公司对所签订的合同进行意向接触、资信调查、商务谈判、合同的拟定、上报、审查、签订、登记、归档、履行、变更、解除、纠纷处理及监督等全过程的管理。第五条合同管理的基本原则：（一）分级管理原则；（二）归口管理原则；（三）会签、审核责任制原则；（四）签订权、执行权分离原则。第二章合同管理机构及其职责第六条合同实行统一管理，分级负责的管理制度，形成对合同的起草、审核、会签、订立、履行全过程的管理体系。第七条公司各部门及各分支机构（区域办事机构）应设立部门合同管理员，具体负责本部门合同的日常管理工作。合同管理员的基本职责是：（一）负责本部门或分支机构（区域办事机构）合同文本的校对审核与交付归档工作；（二）负责本部门合同报审过程中的管理与反馈沟通；（三）负责跟进合同履行情况，协助合同承办人员做好合同履行工作；（四）负责就本部门合同事宜与其他部门的对接工作；（五）建立本部门的合同管理台账，对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等情况进行登记；（六）负责对尚未交综合管理部归档的合同进行归档整理，对标的类别、标的名称、双方当事人全称、标的金额和数量、交付期限、谈判记录、执行记录、欠交数量等情况进行登记；（七）负责汇总分析报送有关合同管理情况的统计资料。第八条合同报审部门是合同报送归档的责任部门，监察稽核部门是合同审核管理的责任部门，综合管理部为合同档案的管理责任部门。第九条合同报审部门的管理职责（一）负责与合同相对方接触谈判、拟定合同；并对合同相对方进行资信、背景审查与风险评估；（二）负责将本部门承办的合同交由合同审核部门进行审查；（三）负责对合同内容进行解释说明；（四）负责将签订后的正本及相关资料交综合管理部归档；（五）负责本部门合同执行过程中的纠纷处理。第十条监察稽核部的合同审核管理职责（一）负责审核合同相对方资料是否齐全；审核合同要件是否完整；审核合同的合法合规性；评估合同的法律合规风险状况；（二）负责将审核结果告知报审部门；（三）负责本公司格式合同的制定和审批；（四）负责将合同的执行情况纳入年度稽核工作中；（五）负责合同违约的仲裁、应诉、执行工作。第十一条综合管理部合同档案管理职责（一）负责公司合同档案统一管理工作；（二）负责对全公司合同的编号、归档、统计工作；（三）负责对公司授权委托书的管理存档工作。第三章合同的授权委托管理第十二条公司或公司分支机构（区域办事机构）签订的合同，应当由法定代表人或其他委托代理人签订。委托代理人签订合同的，应当由法定代表人签发授权委托书，在授权委托书中明确委托代理的权限和期限，以及是否可以转委托等事项，并加盖公司公章。第十三条公司法定代表人决定委托代理人及其代理事项和代理权限，并签署《X基金管理有限公司法人授权委托书》（以下简称“《法人授权委托书》”，见附件1）。第十四条《法人授权委托书》的被授权人员，应当自觉遵守国家法律政策、遵守公司各项规章制度，在授权委托范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。第十五条委托代理人职责：（一）委托代理人在代理事项范围内负责谈判、签订合同，应维护公司利益，不应违规、越权或消极推诿；（二）对需报请上级领导批准的合同，办理相关流程，提出本人意见，并对本人意见负责；（三）对所签订合同的全面履行具体负责，发现问题及时上报。第十六条《法人授权委托书》应妥善保管，防止遗失，不得将其转借他人或用作其他用途；委托代理人工作变动时，应将仍在授权期限内的《法人授权委托书》交回综合管理部。综合管理部负责每年第一季度复核《法人授权委托书》，报公司批准后，由公司法定代表人根据情况分别做出维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及收回《法人授权委托书》等决定。《法人授权委托书》存根留存于综合管理部。第十七条经公司法定代表人书面同意，方可出具加盖印章的空白合同业务介绍信和空白授权（委托）书。第四章合同拟定上报签订管理第十八条公司各部门及各分支机构（区域办事机构）与合同相对方接触谈判及合同的拟定由本部门负责人或委派专人负责。第十九条订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻公平公正、平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第二十条凡以公司、分支机构（区域办事机构）名义对外发生经济活动的，应以书面形式签订合同。报审部门对合同的真实性、准确性、可行性负责。第二十一条有以下情况之一可以不签订书面形式合同。（一）零星购买日常办公用的低值易耗品等能及时结清的业务；（二）公司法定代表人授权不需签订书面合同且不属于重大合同的。第二十二条订立合同前，报审部门必须就对方的经营资格、资信进行了解，对对方的履约能力进行尽职调查，将相关资料在本部门存档，并将与原件核对无误的资信资料与合同文本一起提交审核流程。合同经办人在对方资信资料上注明“与原件核对一致”并签字。第二十三条报审部门在提交合同审核流程时，除合同文本以外，还应提交以下文件：（一）合同送审说明（说明签订目的、主要内容、履约情况等，以及其他须在送审说明中说明的情况）；（二）对方资格证明（对方为自然人，应提交身份证明；对方为法人，则应提交营业执照、组织机构代码证等信息）；（三）资质证明（证明对方具有签约、履约能力所必须的文件）；（四）法定代表人签字的法定代表人身份证明书或授权委托书；（五）工程合同需提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防工程的许可证书和资质证书；（六）广告合同需提供从事广告代理资质的法律文件；（七）房屋租赁合同需提供租赁许可证明文件或房屋所有权证明文件和消防合格证明文件；（八）房屋购买合同需提供房屋所有权证明文件；（九）监察稽核部认为需要提交的其他材料；若不能提供相关材料，报审部门须在送审说明中说明情况，并由报审部门负责人签字后开始报送流程，公司批准后方可盖章。第二十四条合同的主要条款包括合同签订主体的名称、住所地、联系方式，合同标的、数量、质量、价格、金额、报酬、税费、支付方式、履约地点、方式、期限、合同有效期、违约责任、争议解决方式等条款。具体内容应以《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规为依据。第二十五条合同的主要条款必须符合下列要求：（一）合同主体名称、住所等信息，应清晰、完整，与资信资料上的内容一致；（二）合同的主要条款必须齐备，合理，合法，表述清晰；（三）合同用语应明确、规范，无文字错误，表述无歧义；（四）合同必须明确签订时间和地点；（五）合同的相关附件应完整的附在合同之后，并在合同正文中说明附件的内容和效力；（六）合同标的应具有唯一性、准确性，能够清楚界定其权利义务。详细约定标的物的规格、型号、商标、产地、等级、服务内容等内容，对无法以文字描述的应附图像说明；（七）数量应采用国家标准的计量单位，无法确定数量的应约定数量的确定方式；（八）合同标的物的质量应按国家标准、部门行业标准或企业标准注明，无上述标准的应按照行业惯例等能够描述其主要质量标准的方式注明，凭样品支付的应约定样品的质量标准并封存样品；（九）价款、报酬和税费的支付方式、条件和期限约定应具体、明确，采用折扣形式的应注明实际价款，采用非现金方式支付的应将银行账号信息填写完整；（十）合同履行地点、方式和期限应具体、明确，合同谈判时应力争对公司有利的约定；（十一）技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；（十二）无形资产类合同标的应是国家监管部门允许销售的产品，核心交易结算类软件合同应有确保信息安全的条款；（十三）订立依法可以设定担保或对对方履约能力没有把握的合同，应当要求对方依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保并依法办理登记手续；对方提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或自然人。对保证人的主体资格和清偿债务能力要进行仔细、完整、准确的审查；（十四）履约期限长、金额较大和重要的合同应当约定合同双方的联系制度；（十五）合同应根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，对违约责任作适当约定。第二十六条合同文本上的空白处须在提交审核流程前填写完整，若有特殊事由，暂时无法确定空白处内容的，须在送审说明中说明情况；若空白处内容无须填写的，应直接划掉；涉及选项的，应填写选项序号。第二十七条合同中的争议解决条款，优先选择诉讼方式；原则上约定公司、分支机构（区域办事机构）所在地法院作为管辖法院。第二十八条公司有标准制式合同的，应优先使用公司的标准制式合同。第二十九条合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分，合同双方履行合同过程中的各种书面往来信函、文件（包括传真、图表、单据、确认书、对账单）也是合同的组成部分。第三十条合同双方为非法定代表人签字，需提供其有效授权委托书。由于特殊原因对方不能提供授权委托书的，报审部门经办人必须在《加盖印章审批表》备注栏写明原因，部门负责人和分管领导签署“同意”并签名（不能补签）后，方可盖章。第五章合同审核管理第三十一条报审部门负责制作合同报批文本、填写《合同、协议审核表》（见附件2），连同合同及相关材料，按照《合同、协议审核表》所示流程在合同拟签订日前七个工作日送交有关部门审核。第三十二条监察稽核部、督察长负责对合同的合法性、合规性进行把关，出具明确、具体的法律风险审核意见，并由部门审核人员、负责人签字确认。财务管理部、财务总监负责对合同标的的价格、金额、税费、支付方式等以及银行转账条款，对服务类合同的收入与支出的进度、金额配比程度以及预算进行审核把关。其他相关部门及分管领导负责对合同中涉及本部门工作或职责范围的条款内容进行把关。综合管理部及分管领导负责对合同审核意见的修改进行协调、督办，负责对合同流转的时限进行协调、催办。第三十三条合同审核人员独立出具法律审核意见。如遇重大疑难问题应报告部门负责人，部门负责人组织相关人员商讨后再出具法律意见。合同审核人员收到合同文本及相关材料后应尽快审核并主动了解合同相关情况，原则上在一个工作日内审核完毕。合同审核人员应按审慎、负责原则签署具体的审核意见，对不同意见应明确签署同意何种意见，不得笼统签署“同意”、“原则同意”等意见。第三十四条审核部门建议修改合同条款的，由报审部门与对方进行沟通，并按审核意见进行修改；对于对方不同意修改，而公司或分支机构（区域办事机构）因业务需要不得不签署的合同，由报审部门在送审说明中说明情况，并经报审部门负责人和分管领导签字同意后，合同审核流程方可继续进行。第三十五条对于特殊行业（如银行、保险、税务、电信、社保、住房公积金等）制定的格式合同，审核部门提出意见要求修改而对方不同意的情况下，由报审部门负责人在送审说明中签字同意后，合同审核流程方可继续进行。第三十六条合同中关于履行日期的约定，应当考虑到合同审核需要的时间，将日期确定在合同预计审批通过的一定时间以后，或直接约定履行日期为合同签订后的某个时间点，以避免合同违约。第三十七条监察稽核部审核通过的合同应加盖法律审核专用章，两页以上的合同应加盖骑缝章。第三十八条报审部门在加盖法律审核专用章后提供合同原件的，须在审批表备注栏注明“提交原件与审核流程上最终审核通过的文件一致”，并由经办人及部门负责人签字。第六章合同用印管理第三十九条报审部门申请用印，按照《X基金管理有限公司印章管理办法》的相关规定执行。综合管理部为公司合同用印的管理部门，对合同的形式要件完整性、齐全性负责。用印前印章保管人应核对以下内容：（一）印章保管人应对加盖印章审批表上签署情况予以核对。在逐级审核过程中被否决或提出异议的，该文件予以退回，不予加盖印章，待意见一致通过后重新提交；（二）印章保管人应对合同内容的形式要件予以核对，保证合同内容和附件的完整性和齐全性。由法定代表人或委托代理人签字并注明合同签订日期后，方可用印。第四十条除银行类、上报交易所、上报证监会等特殊要求的合同，原则要求所有公司签订的合同加盖公司合同专用章。装修、租赁、采购、会议、保安保洁等合同必须使用公司合同专用章。由于特殊原因合同需要加盖公司公章，报审部门必须在送审说明中详细写明原因，公司批准后方可盖章。以分支机构（区域办事机构）名义签订的合同、协议加盖分支机构（区域办事机构）公章。第四十一条所有合同需加盖法律审核骑缝章后，方可用印。特殊情况，不加盖骑缝章的，需分管领导签字说明并经公司批准。第四十二条公司合同均须加盖骑缝章。禁止在手写合同或内容填写不全的合同上加盖公司印章。第四十三条审批流转结束后，由综合管理部档案管理人员确认并进行统一编号。第四十四条合同签署后，由合同报审部门负责履行，按要求对合同履行情况进行登记，并连同所有附件资料建立合同目录清单，原则上于合同签订三个工作日内送交公司综合管理部存档。第七章合同档案管理第四十五条领取盖章后的合同时，各部门领取人需在公司综合管理部《合同类文件收文、取文登记表》（见附件3）上以工整笔体登记领取人姓名及领取时间。第四十六条若合同双方均已盖章完毕，留一份原件由综合管理部存档，其余原件领走；若公司单方面先盖章，复印一份交由综合管理部留存后方可取走盖章合同，待对方签署完毕后由合同使用部门将合同及附件、清单目录及时交监察稽核部再次对合同签字、印章的法律主体是否符合要求进行审核，审核通过再次加盖法律审核章后，交报综合管理部并签字确认归还。第四十七条综合管理部根据《合同类文件收文、取文登记表》，建立公司合同电子台账，做到手工登记表与合同电子台账信息一致，及时维护更新。第四十八条合同报审部门、审核部门及有关使用部门要负责留存好合同复印件以备日常使用，合同复印件纳入部门档案管理，专人保管，人员调整要做好档案交接工作。公司综合管理部存档的各类公司档案，原则上不得随便借阅复印。确因特殊情况需要借阅复印的，要详细说明原因，严格履行档案借阅复印审批手续。第四十九条各部门及分支机构（区域办事机构）要指定专人，负责保管部门签署的合同，并建立部门合同管理手工台账和电子台账，格式见《X基金管理有限公司XX部门合同管理登记表》（见附件4）。“X基金管理有限公司XX部门合同管理登记表”纳入公司档案管理。每季度末，各部门及分支机构（区域办事机构）将部门合同台账电子版报综合管理部，每年度末，各部门及分支机构（区域办事机构）将部门合同台账电子版及合同台账手工版复印件交综合管理部存档。第五十条各部门及分支机构（区域办事机构）合同台账管理人要及时维护合同台账，录入、修改合同执行的最新状态。部门负责人要定期检查合同台账的登记情况，确保合同管理规范、执行有效。第五十一条综合管理部按季度对各部门及分支机构（区域办事机构）上报的合同电子台账进行核对，了解合同执行情况，若发现异常情况，及时向公司报告。第五十二条各部门及分支机构（区域办事机构）应以季度为单位，定期组织人员，对签署的合同进行清查，与部门合同管理登记表进行核对，发现遗漏，及时补充完善。第五十三条合同原件作为公司重要档案，各部门必须及时归还综合管理部存档。每季度末必须归还上季度签署的全部合同原件，每年3月31日为上年度已签署合同原件的最后归还日期。综合管理部根据合同领取登记记录，以季度为单位整理各部门及分支机构（区域办事机构）未还的合同原件，并发出追缴通知书，督导归还。对于未还数量较大、时间较长的部门，可提请监察稽核部对该部门进行专项稽核。第八章合同的履行第五十四条合同履行涉及多个部门的，应当由合同报审部门牵头，各部门密切配合。第五十五条合同履行过程中相关的书面签证、收发货单据、结算文件、往来信函、文书、传真等均为合同的有效组成部分，在收到对方的上述资料后，应及时处理并制定对策，责任部门负责人签注具体意见，经分管领导审批后执行。上述相关资料随合同正本妥善保存。第五十六条合同生效后，应当全面履行合同，如出现不能履行的情形应当及时采取补救措施，减少损失或与对方协商变更或解除合同。第五十七条在合同履行过程中发现如下问题，合同经办部门和承办人员应及时处理：（一）发现合同内容存在缺陷，无法操作，应及时报告分管领导和监察稽核部；（二）发生合同收款或付款延迟的，应当在应收或应付期限届满后，七日内通知分管领导、财务管理部和监察稽核部，并说明理由和拟采取措施；（三）履约条件发生变化，可能发生不能履行或不能全面履行合同的情形，应当及时与对方进行协商，采取补救措施，并将相关情况报告分管领导和监察稽核部；（四）发现合同相对方有其他不履行或不完全履行合同行为的，合同经办人员除督促对方继续履行外，应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报分管领导和监察稽核部。（五）分管领导和监察稽核部接到报告后，应当认真分析、提出应对措施，上报总裁办公会研究，并将处置结果报董事长批准。第五十八条当合同不能履行时，与合同相对方签订《终止协议》。第五十九条在常年合同特别是采购合同履行过程中，合同经办人员及财务人员应定期与合同相对方对账，确认债权债务。第六十条合同履行过程中合同相对方发生合并、分立、改制或其他重大事项以及公司或对方的合同经办人员发生变动时，应当及时对账，确认合同效力及双方债权债务。第六十一条合同经办部门应根据以下原则妥善处理来往函电：（一）为履行合同发给或回复对方函电的内容应局限于履约的通知和提示对方履行义务，未经授权任何承办部门和经办人员均无权作出有违合同的行为；（二）对方发来函电的内容，落款对象及其身份、地址和事件应仔细分析，发现异常及时报告；（三）往来函电及其封皮，邮戳应妥善保管。第六十二条遇不可抗力影响合同的履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据；在对方提出因不可抗力影响其履行时，应当及时要求其提交有效的证明文件，及时收集有关证据，同时积极采取补救措施，减少损失。类似不能履行或不能完全履行的书面通知应经监察稽核部审查后才能发出，否则由发出人员承担因此给公司造成的经济损失。第九章合同的变更、中止、解除与撤销第六十三条需要变更、中止、解除或撤销合同的，应从维护本公司合法权益出发，慎重决定变更、中止、解除、撤销或继续履行，并按公司规定办理相关手续。禁止私自变更、中止、解除或撤销合同。第六十四条需要变更、中止、解除或撤销的合同，视同签订新的合同，应按本办法的规定，重新报送审核。第六十五条合同签订后需变更的，应当及时以书面形式通知对方当事人并进行协商，双方形成一致意见后，正式签订变更合同的书面协议，变更合同的协议在批准之前，原合同仍有效，应继续履行，特殊情况双方一致同意的例外。第六十六条合同期限届满，各方未就合同续期达成一致的，合同自行失效。第六十七条合同的变更、解除应注意以下事项：（一）主体变更、应征得合同各方书面同意；（二）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；（三）经上级主管机关审批的合同，所达成的变更、解除协议应报原审批机关审批；（四）经公证的合同，所达成的变更、解除协议应报原公证、鉴定机关备案。第十章合同纠纷处理第六十八条合同履行部门在合同履行过程中与对方发生纠纷的，应及时书面报告分管领导、督察长和监察稽核部。第六十九条公司领导指派监察稽核部参与解决纠纷的，合同履行部门应及时向监察稽核部提供下列证据：（一）合同文本原件（包括补充协议、合同附件等）；（二）合同履行的有关证明文件（如交货证明、付款证明、质量证明、验收证明等）；（三）合同标的质量标准、样品或鉴定报告；（四）其它与处理纠纷有关的材料。第七十条合同履行部门在纠纷发生后，应当立即制定应对方案，报公司领导审批。监察稽核部根据公司领导的审批意见，协助合同履行部门解决纠纷。第七十一条监察稽核部办理的仲裁、诉讼和执行案件，涉及的相关部门应当积极配合。第七十二条监察稽核部根据公司安排和授权具体实施法律纠纷解决方案的工作。第十一章合同稽核管理第七十三条合同规范管理纳入监察稽核部对各部门常规稽核检查的项目，检查结果将纳入部门及部门负责人年度考核。第十二章罚则第七十四条合同报审、使用部门违反第二十二条、第二十三条的规定，对部门负责人、经办人提出批评，要求整改，给公司造成损失的，根据公司相关规定给予相应处罚。合同报审、使用部门未按规定及时交报合同及附件、清单目录，第一次，进行批评，第二次，进行警告，第三次，调离原工作岗位。合同报审、使用部门逾期未全部归还合同原件，公司将给予内部通报批评，并暂停发放该部门负责人绩效工资等。合同报审、使用部门违反第四十九条、第五十条规定，根据公司相关规定对部门给予相应处罚。情节严重的部门负责人、责任人不能评先评优。第七十五条合同审核人员未尽职审核，给公司造成损失的，根据公司相关规定给予相应处罚。第七十六条综合管理部盖章人员违反第三十九条的规定，给公司造成损失的，根据公司相关规定给予相应处罚。综合管理部档案管理人员没有妥善保存合同，根据公司相关规定给予相应处罚。第十三章附则第七十七条本办法由公司总裁办公会负责解释。第七十八条本办法自发布之日起施行。附件：1.X基金管理有限公司法人授权委托书2.合同、协议审核表（监察稽核部合同、协议建议表）3.合同类文件收文、取文登记表4.X基金管理有限公司XX部门合同管理登记表

附件1X基金管理有限公司法人授权委托书现委托作为我方的委托代理人，委托权限如下：。201X年第号授权委托书委托单位：X基金管理有限公司公司地址：北京市东城区建国门内大街28号X金融中心A座3层法定代表人姓名：受托人姓名：职务：委托事项：现委托作为我方的委托代理人，委托权限如下：。该被授权人员不得再转授权以上授权和委托。本授权委托书有效期自签署之日起至合同签署完毕止。委托单位（公章）：法定代表人（签字）年月日

附件2合同、协议审核表表号：审核[201X]-001编号：HG/1X-000合同编号：填表日期：年月日报审部门填写合同名称：合同金额：合同标的：合同履行期限：付款条件提报材料预算立项：□是□否；招投标：□是□否报审部门对立项及招标等进行确认，对提报材料的准确性、真实性、完整性负责。根据《合同管理办法》第二十二条至第二十五条规定由报审部门填写本项下内容。合同预算、立项材料、说明、合同文本及附件，对方资质材料，招投标文件，其他：合同相对方营业执照信息主体名称：法定代表人：成立日期：营业执照号码：注册资本：主营业务：报审部门报审部门：业务经办人：电话：合同管理员审查意见：

签名：日期：部门负责人审查意见：

签名：日期：财务管理部意见财务风险提示：具体评估办法见合同管理办法第三十二条规定。结论：□通过□不通过审核人签字：日期：监察稽核部意见合同是否合法合规，符合公司流程：□是□否合同条款完整、规范性、合法性及准确性审查，合同文本存在法律风险评