部门职能优化指导课件

目录部门职能相关概念介绍部门职能梳理的方法和要求部门职能操作流程和时间安排目录部门职能相关概念介绍1部门职能梳理的定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化以业务为出发点，理清各部门的横向关系和纵向关系，明确各部门定位；协助各部门明确核心职能，引导管理人员实施专业、规范的管理方式，并将部门职能作为规范化精细化管理的起点。前提定义部门职能梳理的定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需2为什么进行职能梳理职能处室1职能处室2职能处室3职能处室4职能处室20纵向层级权限划分合理横向部门职能分工明确二级单位1二级单2二级单位3二级单位12车间n员工员工员工副总经理总经理副总经理车间1员工员工员工层级一层级二层级三12为什么进行职能梳理职能处室1职能处室2职能处室3职能处室4职3战略、组织、岗位关系公司战略组织架构岗位角色角色职责职责职责任务任务任务知识、技能、经验、教育任务任务任务任务任务任务综合素质知识、技能、经验、教育综合素质知识、技能、经验、教育综合素质部门职能价值链流程正确地做事做正确的事战略、组织、岗位关系公司战略组织架构岗位角色角色职责职责职责4部门职能优化方法一：价值链分析法。

公司价值链，明确从公司各部门的职能定位和需要加强的职能示意主价值链决策监督辅价值链企业文化人力资源管理财务管理战略管理/经营计划行政后勤质量管理采购仓储物流原料加工部件生产组装产品设计工艺技术生产计划与协调现场作业管理现场技术服务设备管理与维护外销直销加盟电子商务部门职能优化方法一：价值链分析法。

公司价值链，明确从公司各5部门职能优化方法二：标竿职能对比法。

对比外部企业的最佳实践来分析职能示意人力资源战略/政策招聘和甄选薪酬管理福利管理绩效管理培训与开发人力资源管理信息化人力资源管理专业能力和队伍人力资源规划能力素质模型人才储备与培养人力成本管理岗位或组织管理人事管理职业生涯管理123456789101112131516知识管理14成熟的人力资源管理体系主要包括以上功能本企业标杆企业比照某标杆企业人力资源管理的最佳实践部门职能优化方法二：标竿职能对比法。

对比外部企业的最佳实践6根据战略的要求和标杆对照，确定各部门核心职能市场营销部市场推广项目管理制定公司整体市场推广计划，并组织实施；负责公司广告、促销、市场政策的方案和实施；参与公司产品定价工作。负责整个项目的全程管理，确保项目各项工作能够有机地协调和配合制定项目阶段性目标和项目总体控制计划，划分各阶段目标主要工作内容和工作量负责项目成本控制工作，保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用依据项目具体实施计划，负责总部各部门与子公司工作人员的协调工作负责项目实施过程中与客户的沟通工作，保持信息畅通销售管理负责销售资料统计与分析，制定年度销售计划负责公司的售前、售中和售后管理工作承担销售方案的研究工作，并提出改进建议负责公司产品投标工作管理公司的销售合同，负责合同的审核、签订等工作负责客户档案资料的建立与运用，改善及维护客户关系，进行客户关系管理工作负责销售技术支持工作示意根据战略的要求和标杆对照，确定各部门核心职能市场营销部市场推7部门职能梳理的维度之一——纵向的职能分解

一级职能（部门定位）

二级职能

三级职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作的部门职能梳理的维度之一——纵向的职能分解一级职能8部门职能梳理（示例）——一、二级职能一级职能二级职能三级职能人力资源管理人力资源规划岗位管理招聘管理薪酬管理绩效管理培训管理员工职业发展员工关系人事管理部门职能梳理（示例）——一、二级职能一级职能二级职能三级9职能梳理维度之二——PDCA管理循环法分解三级职能P------PLAN计划/规划/制度通过调查研究进行现状分析，找出存在的问题；找出存在的问题后，分析产生问题的各种影响因素；从问题的主要影响因素来着手解决问题；

制定工作计划和相关管理制度。C------CHECK检查

根据计划的要求检查实际执行结果；根据检查结果进行总结，把成功的经验和失败的教训总结出来，对原有的制度和标准进行修正，巩固已经取得的成绩。A------ACTION&LEARNING改善措施及学习提出这一循环尚未解决的遗留问题，并将其转到下一循环。D------DO实施

计划的执行职能梳理维度之二——PDCA管理循环法分解三级职能P---10PDCA分析法示例一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控人力资源管理人力资源规划岗位管理招聘管理薪酬管理制定与完善公司薪酬福利制度编制公司年度薪资总额计划编制员工薪资、津贴表计算与发放公司本部员工的薪酬办理员工的法定福利办理新进员工、考核结果、人事异动后的薪资调整配合有关外部管理部门提供员工薪酬数据监督、指导下属控股公司薪酬福利的计算与发放工作根据薪资计划，控制各部门人员编制和薪资总额绩效管理培训管理员工职业发展员工关系人事管理PDCA分析法示例一级职能二级三级职能计划/规则组织/实施协11部门职能撰写要求一级职能编写要求：用名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能，例如人力资源管理、质量管理、财务管理。二级职能编写要求：用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能，例如预算管理、薪酬管理、供应商管理。三级职能编写要求：用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词+事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确权责，避免歧义。具体可参见《规范动词表》。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。部门职能撰写要求一级职能编写要求：用名词性短语概括本部门的本12三级部门职能描述的典型错误—职能描述不够明细某公司销售部部门职能1.保证按时、按量完成公司下达的销售任务；修改前修改后1.产品销售管理1）拟定公司年度、季度销售目标，报总工程师；2）汇总客户需求，拟定月度生产建议计划，报总工程师；3）拟定公司价格政策，报销售副总审批；4）联系客户，洽谈业务，签订合同；5）承担销售回款任务；6）协调财务部门开具发票；7）协调财务部门核销退税工作；8）筛选并确定产品销售的承运方；9）督促供应部库房发货，跟踪货物运输情况；10）配合提供上级有关单位需要的公司销售情况信息；职能描述过于笼统三级部门职能描述的典型错误—职能描述不够明细某公司销售部部门13部门职能描述的典型错误—部门职能与工作要求混淆2.保证产品批次内颜色均一、保证成品水分、PH、黑点等各项检测指标合格3.按照车间要求结合生产进度组织员工进行中洗、大清洗、级别更换清洗4.保证洁净区沉降菌、浮游菌、尘埃粒子、表面微生物等各种检测达到要求......典型错误示例一1.设备、管道、玻璃、墙面等卫生责任到人，并随时检查2.卫生检查结果与员工奖金挂钩3.严格卫生交接班制度，使卫生状态处于良性循环......1.对本工位设备的保养、维护责任落实到人，保证设备正常、高效运转......1.制定岗位生产考核指标，并与职工奖金挂钩，实行多劳多得制度。2.考核结果做到公平、公正、公开，对事不对人......ûûûû典型错误示例二典型错误示例三典型错误示例四部门职能描述的典型错误—部门职能与工作要求混淆2.保证产品批14部门职能描述的典型错误—使用程度副词1.用心辅导新员工工作，使其在规定时间内正式上岗......典型错误实例一5.做好车间相关技术信息的收集和反馈工作

1）调查其它厂家生产技术水平

2）分析国内外先进生产工艺

3）反馈车间工艺问题6.抓好车间技术队伍建设，做好操作人员的技术培训和提高工作

1）拟定车间职工培训计划

2）筹备职工考评，以对培训做出效果评价

3）收集职工的技术合理化建议......典型错误示例二ûû部门职能描述的典型错误—使用程度副词1.用心辅导新员工工15三级部门职能描述的典型错误--动词使用不当4.合理化建议，节能降耗

1）提出合理化建议

2）组织实施合理化建议......典型错误实例一2.负责土盐生产进度和生产收率

1）审核并整理岗位批生产记录，并对收率统计汇总；

2）填写岗位原辅材料申请表，确保正常生产3.负责土盐中间体和成品质量

1）指导并监督岗位人员工艺操作及参数控制；

2）指导并监督岗位人员对异常情况及时处理......典型错误示例二ûû缺少行为动词要使用规范化的动词，避免使用模糊化的动词，如：“负责”、“处理”等，以明确权责，避免歧义三级部门职能描述的典型错误--动词使用不当4.合理化建议，节16部门职能描述规范用语的常见动词示例针对制度、方案、计划等文件编制制定拟定审核转呈转交提交呈报下达备案存档提出意见针对信息、资料调查研究整理分析归纳总结提供汇报反馈转达通知发布维护管理决策或设定目标批准采纳建立制定规划决定准备指导教导授权委派调整安排授权授予检查取消撤销考查鉴定启动革新安置指定创立决策创办计划规划执行管理达成增进评估衡量评定评价审核找出设定执行维护监控取得认同指明改善提高赢得吸引限制确保建设撰写达成统筹制定构思控制雇佣保证标准化估计训练推动促进防止跟进支配监督监控改善解释证实管控回顾修改选择加强部门职能描述规范用语的常见动词示例针对制度、方案、计划等文件17示例：部门职能梳理表一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控生产管理产品生产管理1）拟定和完善公司有关生产管理方面的规章制度2）拟定年度生产计划3）制定并下达月度生产计划1）组织实施每周生产调度会2）组织月度各产品的成本分析会并形成纪要，监督检查成本控制措施的实施情况3）收集并统计各生产车间的每日生产情况，编制生产日报表4）编制集团公司要求上报的生产报表5）组织工艺改进方案的实施6）根据销售公司要求，拟定现有产品的包装变更方案，报质保部审核1）协调各生产车间的生产进度2）联系营销部和供应部，就生产情况与其进行沟通3）配合质保部进行生产部和各生产车间质量管理体系的日常运行检查4）协调公司外部的电、汽、水的生产保障1）监督和检查公司有关生产管理方面的规章制度的执行情况2）监督和控制动力车间对各生产车间的压缩空气、水、电、汽的生产保障情况3）监督工艺改进方案的实施情况和效果4）审核水、电、汽的生产用量并办理水、汽的结算安全管理建立和完善本部门安全生产管理制度1）承担本部门新员工入职的部门级安全培训2）组织本部门员工的安全培训和考试1）配合有关部门进行安全检查2）配合安防办进行安全管理工作无工艺技术管理......示例：部门职能梳理表一级二级三级职能计划/规则组织/实施协调18示例：部门职能梳理（梳理后）1.产品生产管理1）拟定和完善公司有关生产管理方面的规章制度2）拟定年度生产计划3）制定并下达月度生产计划4）组织实施每周生产调度会5）组织月度各产品的成本分析会并形成纪要，监督检查成本控制措施的实施情况6）收集并统计各生产车间的每日生产情况，编制生产日报表7）编制集团公司要求上报的生产报表8）组织工艺改进方案的实施9）根据销售公司要求，拟定现有产品的包装变更方案，报质保部审核10）协调各生产车间的生产进度11）联系营销部和供应部，就生产情况与其进行沟通12）配合质保部进行生产部和各生产车间质量管理体系的日常运行检查13）协调公司外部的电、汽、水的生产保障14）监督和检查公司有关生产管理方面的规章制度的执行情况15）监督和控制动力车间对各生产车间的压缩空气、水、电、汽的生产保障情况16）监督工艺改进方案的实施情况和效果17）审核水、电、汽的生产用量并办理水、汽的结算2.安全管理1）建立和完善本部门安全生产管理制度2）承担本部门新员工入职的部门级安全培训3）组织本部门员工的安全培训和考试4）配合有关部门进行安全检查5）配合安防办进行安全管理工作3.工艺技术管理......4.设备管理......示例：部门职能梳理（梳理后）1.产品生产管理19清晰部门职能梳理可以避免以下常见问题示意甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档流程或权限设计问题导致职能遗漏或者职能虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职能虚位清晰部门职能梳理可以避免以下常见问题示意甲乙两个属同层次部门20部门职能梳理中发现的问题

须填写《部门职能存在问题汇总表》问题具体描述本部门应该设置而目前未设置的职能123本部门应该取消或不应该本部门承担的职能123与本部门职能有交叉重叠的部门及职能123与本部门职能划分不清晰的部门及职能123部门职能划分存在的其他问题123部门职能梳理中发现的问题

须填写《部门职能存在问题汇总表》问21部门定位填写要求依据……做……以达到……­目的举例：1、某公司财务部定位

依据国家有关财经法律法规、公司战略规划对财务管理工作的要求，组织开展公司预算管理、资金管理、财务分析、税务管理等工作，为实现公司战略目标提供有效的财务保障。2、某公司安全环保部定位依据国家环境、职业健康和安全法律法规和公司安全生产目标，承担公司职业健康环境体系制度建立、安全生产管理、职业健康管理、环境保护管理、劳动保护用品管理、安全培训、5S管理等职能，为公司生产提供可靠的安全保障。3、某公司安装部定位

依据公司总体发展目标和战略规划对安装工作的要求，开展产品的安装施工和报检验收工作，完成项目交机，保证合同的按时、高质量完成。

部门定位填写要求依据……22部门职能梳理主要流程人事行政部备案与部门负责人及公司总经理沟通确认《部门职能说明书》修改各部门《部门职能说明书》（初稿）各部门负责人撰写《部门职能梳理表》和《部门职能存在问题汇总表》，并在此基础上撰写《部门职能说明书》（初稿）学习部门职能梳理相关知识部门职能梳理基本知识各部门根据目前的职能，立足现实着眼未来，进行本部门部门职能梳理人事行政部备案项目组根据各部门提交的《部门职能梳理表》、《部门职能存在问题汇总表》对《部门职能说明书》（初稿）进行修改，明确职能定位修改后的《部门职能说明书》与部门负责人进行沟通研讨后，由公司总经理最终审核确认部门职能梳理主要流程人事行政部备案与部门负责人及公司总经理沟23部门职能提交文件要求和时间安排

文件提交方式：1