第一章进出口交易磋商

第一章

进出口交易磋商(第一讲)九江学院商学院进出口业务实训第一章进出口交易磋商第一页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（一）、清楚(Clearness)清楚地表达出自己的意图，对相关细节的描述要做到逻辑明确、条理清楚。如：多义词的使用We

are

glad

to

inform

you

that

we

have

placedthe

sum

to

your

credit.（帐户）

Our

usual

terms

of

payment

is

by

letter

ofcredit.（信用证）Copyright

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University进出口业务实训（二）、简要（Conciseness）去除陈词滥调尽量采用短句简单的词和清楚的表达方式如：Please

be

advised

that

our

new

address

is

------Our

new

address

isUnder

separate

cover

------

separately第五页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（三）、礼貌(courtesy)·

1采用对方立场(you

attitude)对方立场是指在写信时要从对方的立场来分析和考虑问题,了解对方的处境,始终以客户为中心,关心客户的利益。如:我方立场:We

allow

2%discount

forcash

payment.对方立场:You

earn

2%discount

forcash

payment.第六页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（三）、礼貌(courtesy)·

2运用积极肯定的语气试比较:1）.

We

feel

sure

that

you

will

be

entirely

satisfied

at

tprices

we

quoted

previously.2）.

We

do

not

believe

you

wi

l

have

any

cause

fordi

satisfaction

at

the

prices

we

quoted

previously.前一个句子因为采用了积极肯定的语气,无形中增加了客户对你的信任,而且在一定程度上兼顾了“简洁明了”这一原则。Copyright

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University进出口业务实训（三）、礼貌(courtesy)·

当我们不能满足客户的某种要求时，采用正面的语气还可能缓解客户的失望情绪,并给客户留下好的影响,这将有利于今后业务的发展。如:1）.

Perhaps

next

time

we

can

send

you

whatyou

required.2）.

We

can

not

serve

you

this

time.第八页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（三）、礼貌(courtesy)·

在有些情况下,简洁和礼貌会发生冲突。比如,在提出希望或要求时,通常采用“Wewould

appreciate

it

if…”而不是“Pls…”直提出问题。另外,采用“We

are

not

in

a

position

to…”又比“We

can

not…”在语气上更加缓和。为此,作者建议应该遵循礼貌优先原则,但是也不能为了礼貌去采用一些过于陈腐的表达。第九页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训二、商务信函的布局七个主要组成部分：信头日期信内名称和地址称呼信的正文表示敬意的结束写信人的职位和签名第十页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（一）信头内容包括：写信人的公司名称地址电话传真第十一页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（二）日期·

日期按照日、月、年的顺序缮制。如：

1st

March

2006，或1

March

2006也可以表示为：March

1st，2006，或

March

1，2006用数字表示日期（例如12/10/2006）是不得体的，容易引起误解。因为在英国这个日期是指2006年10月12日；美国以及某些国家则是指2006年12月10日。Copyright

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University第十二页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（三）信内名称和地址英文信函的地址一般有以下几个部分：1、公司名称；2、门牌号和街道名；3、城市名；4、州、县名和邮政编码；5、国家名。如果知道对方是某部门的主管人员，就用他的头衔把信写给他。如：The

Sales

ManagerThe

Eagle

Press

Co.,Ltd.24

South

BankBriminghamAlabamaU.S.A.(美国的阿拉巴马州北部有个城市叫Brimingham，英格兰中部也有个城市叫

Brimingham)。第十三页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（四）称呼业务信函惯用的表示敬意的词是DearSir/Dear

Sirs/Gentlemen。如果不能确定阅读信件的是男士还是女士的话，一般用Dear

Madam

or

Sir。第十四页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（五）信的正文应该用浅显易懂的语言来写信，因此：1、书信要简要、清楚、礼貌，符合语法规则，并有针对性；2、分段要正确，每段仅限一个主题；3、避免使用难懂的商业行话。Copyright

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University第十五页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（六）表示敬意的结束·

一般有：

Yours

faithfullyYours

sincerelyYours

trulyCopyright

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University第十六页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训(七)写信人的职位和签名·

签名是写信人的签名或是他所代表的公司的名称。签名要用墨水笔写在表示敬语的结尾下面。一般不用橡皮图章。Copyright

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University第十七页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训三、建交信函的构成三部分构成：开头部分介绍部分结尾部分Copyright

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University第十八页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训（一）开头部分包括说明如何取得对方的资料、说明去信的目的。获取对方信息的渠道很多：驻外商务参赞、商会、银行、同业行会、广告、互联网、交易会等。如：We

learned

from

XXXX

that

you

areinterested

in

XXXX.We

are

writing

to

you

to

establishbusiness

relations

with

you.Copyright

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University第十九页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（二）介绍部分介绍自己的公司基本情况、产品，以引起对方的兴趣。如：We

specialize

in

producing

textiles.第二十页，共二十四页。九江学院

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University进出口业务实训（三）结尾部分·

包括期盼对方回音、下单或告知意见并表示敬意的语句。如：Looking

forward

to

receiving

yourearly

reply.Hope

to

hear

from

you

soon.We

shall

be

highly

appreciated

if

youcan

assist

us

in

this

respect.第二十一页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训四、分析信函范例·

1、We

learned

from

XXXX

that

you

areinterested

in

XXXX.··

We

knew/obtained

your

name

andaddress

from

XXX.Through

the

introduction

of

XXX,

we

know

yourname

and

address.2、be

in

the

market

for:对……有需求3、fall

into

one’s

business

scope:在……经营范围之内4、enter

into

business

relations:establishCopyright

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University第二十二页，共二十四页。九江学院

商学院进出口业务实训四、分析信函范例5、deal

in:

经营

specialize

in:

专营6、meet

one’s

interest:符合某人的利益/要求7、We

are

looking

forward

to

receiving

yourearly

reply.Looking

forward

to

receiving

your

early

reply

withmuch

interest.Hope

to

hear

from

you

soon.Your