外贸公司工作管理流程

Word第第页外贸公司工作管理流程一、外贸业务部的定性及定位

一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。

首先，直接同客人的接触使它始终处于工作的前沿，部门对于市场的改变及客户的要求有很深化的了解，工作繁琐而又要求细心。

其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的表达，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在表达着整个公司的文化。

再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通沟通间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析讨论后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能敏捷处理事情，做事仔细负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同看法(无论好的或坏的)，对于突发大事的发生，要能冷静处理，有沟通力量，工作协调力量，工作组织力量及能承受工作压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作，相互协调，工作任务安排明确，工作要有序，坚持根据规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避开引起问题的发生，争取制造一种活泼，轻松的工作环境气氛，但在工作上又不失其严谨的一面。

外贸部门有其特别性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为基础的`。在工作中要能同本公司其它部门进行主动有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

二、外贸业务部门的工作流程

(一)、外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理支配来完成的。各个环节之间要支配认真。工作不能断层，

(二)、内部的沟通主要是与其它部门的协作，包括，选购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通沟通的方式来完成工作任务的转达，帮助生产部，选购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的

工作支配。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

(三)、外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用肯定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1)样办单：(SAMPLEFORM)。样办在业务中有着不行忽视的重要性，假如客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写肯定要标明全部的客人要求详情。样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后根据样办生产大货。

订单落实后，如有条件(公司主见)，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，依据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供应商生产。

2)、报价单：(QUOTATIONFORM)，同客人面谈时，价格可以立刻确定，但在业务联系中许多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品全部详情，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。

3)、形式发票：(ProformaInvoiceorP/I)，这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明全部合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。

4)、本钱分析单，(COSTANALYSEFORM)。在报价阶段，业务员要做好本询价的本钱分析(也许)，在订单确认后要重新进行具体的本钱分析，假如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可立刻操作。这里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以立刻操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于5%，则需要征求总经理的同意。由于客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟识程度等不同对低于常规利润的订单需要进行评估。

5)、生产加工单：(ASSEMBLINGFORM)。在订单确认后，要依据同客户所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的详细要求。每个详情都要有注明。特殊是交货期及对质量的掌握。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些订单的业务员再次向其它部门讲解订单具体要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参与，做到再次对订单的核对，如跟单(选购对订单理解有所偏差时可准时指出)。

6)、选购单：(PURCHASEORDER或P/O)，这里主要指依据订单要求选购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求选购单简洁明白，对配件要求要具体讲明。质量要求及交货期。特殊注明质量要求及交货期。选购单要经主管审核后再传真给供应商。每次传真的选购单要求供应商签回作实。

7)、验货报表(INSPECTIONFORM)，公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检，包括对配件的检查，中期验货及最终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请准时通知主管或经理，以便准时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的状况，主管也有责任询问每张订单的状况。

8)、财务跟踪单：(ACCOUNTFOLLOW-UPFORM)。公司要求会计部门要有明确的订单财务记录。

包括：

1)订单订金/尾款具体的记录。

2)各订单配件的帐款项明细资料。

9)、装箱单：(PACKINGLIST)。每张订单要依据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种示意形式。

10)、其它文件：外贸部可能要接解到的文件还有：信誉证(LetterofCreditorL/C),提单，C/O产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，答应证(配额)等。

11)、公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE,包括此张订单涉及到的全部资料,供应商状况和配件。

拓展：

外贸业务员的日常工作流程全梳理

外贸的基本流程：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。

我们将其简洁划分为询盘签单、通关运输、交单结汇三大部分，依据这三大部分我就可以将一个外贸业务员的日常工作流程依据外贸操作流程做如下梳理：

一、询盘签单阶段

1.客户询盘：收到新的询盘，对客户进行背景调查，准时与客户建立沟通，解决客户的问题和需求，对客户了解越多，成交的可能性就越有把握。

2.报价：依据与客户沟通的内容，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过ProformaInvoice给客户做正式报价。

3.完成签单：双方沟通确认后，外贸业务员会收到客户正式的选购订单文件PurchaseOrder。

4.确认交货期：订单确认后，业务员要准时告知工厂订单详情，并要求工厂支配生产打算，将生产打算和交货期同频给客户，保证双方信息同步。

5.完成业务审批：业务员收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目照实填写。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知：

业务员在确定交货期后，满意以下状况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

假如是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信誉证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应马上请客人改证；假如是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；假如是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

二、通关运输阶段

1.验货：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。假如客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前假如客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间。

2.预备文件：工厂供应的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。

3.商检：假如是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明产品的出口口岸和商检要求，并供应出口合同，发票等商检所需资料。

4.租船订仓：

〔1〕假如跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。尽早与货代联系，在交货期两周前向货运公司发出书面定仓通知〔INGORDER〕，通常在开船一周前可拿到定仓纸。

〔2〕假如是由卖方支付运费，应尽早确认货运公司或船公司，开船前两周书面定仓。

〔3〕假如货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

5.支配拖柜：

〔1〕货物做好并验货通过后，托付拖车公司提柜，装柜。给拖车公司发送以下资料：定仓确认书/放柜纸，公司，定仓号，拖柜托付书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

〔2〕给工厂发送装车资料，包括：上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

〔3〕拿到精确货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

6.托付报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，托付出口报关及做商检通关换单。托付报关时，应供应一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

7.获得运输文件：最迟在开船后两天内，要将提单补料内容发送给船运公司或货运代理；催促船公司尽快出提单样板及运费账单；准时支付运杂费，付款后通知船公司准时取得提单等运输文件。

8.预备其他文件：包括商业发票、FORMA原产地证书、一般原产地证、装运通知及装箱单。

三、交单结汇