如何梳理部门职责

基于企业价值流程的部门职责分析天安TRUST顾问组2012年10月17日华脉咨询——中国成长型企业赢利平台建设咨询第一品牌目录部门职责梳理的方法部门使命梳理的方法部门关键职责撰写的方法部门的关键绩效领域分析部门的关键能力部门职责分析及职责梳理的目的部门职责分析的目的是明确部门在企业流程中的增值领域明确部门的关键增值活动明确部门所需要的核心能力明确部门所需要设置的职位部门职责分析的目的不是重新设计组织结构重新设计部门结构流程再造设计部门职责分析将为组织结构调整或流程再造提供重要的信息部门职责分析是职位分析与设置的基础部门职责分析将为人员配置提供重要信息部门职责、权限在组织设计中位居于核心位置；部门这一层次的职责最容易出现交叉、模糊；通过制作部门职责、权限的过程，去思考、学习，把工作职责弄清楚；部门职责、权限的梳理直接影响下一阶段的职位分析和评估、薪酬、考核等工作；明确部门职责，将组织压力层层传递下去；明确部门职责、权限，有利于提高管理人员责任意识、是管理工作规范化的要求；部门职责梳理的目的和作用部门职责分析的框架愿景战略组织结构职能和职能职责职位和职位职责流程部门使命、客户的主要需求和期望、部门关键职责、部门主要产出、部门关键绩效领域职位关键职责、主要产出和关键绩效领域、职位胜任能力要求战略模式—创造价值的方式组织结构、流程与战略模式的匹配部门在价值链中的职责输入：员工、材料、设备供应、信息外部零售商供应商

供应商部门A客户外部客户内部其它部门部门的各职能间

内部其它部門

增值流程增值流程增值流程输出：信息、产品报价、半成品结合部门基础职能和在关键流程中承担的职责，制定明晰的部门职责关键流程预算管理流程培训管理流程采购管理流程……部门职责基础职能财务管理职能人力资源管理职能……绩效管理流程营销管理职能示例例如：维护客户关系，以保持和提升公司在客户中的形象。是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合，它常常用行动加上行动的目标来加以表达。例如：批准……事项的权限是指为了保证职责的有效履行，必须具备的，对某事项进行决策的范围和程度。权限梳理部门职责基本框架：职责与权限职责例如：董事会秘书行政秘书是组织机构的基本单位，职位存在的目的是因为他们是落实组织使命的具体承担者，并为人与工作之间架设了桥梁。有时也称之为岗位。职位例如：总监、经理职务指承担某种工作的人被赋予的头衔，职位是对工作而言，职务是对人而言的。职务例如：管理类、技术类一组基本特征相同，但知识与技能水平要求、复杂性及职责不同的职位。部门职责梳理：部门的岗位设定职位类别五、部门职责说明书

部门职责说明书是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。实质分工与合作横向与纵向作用职责清晰以及职责的进一步分解六、职位设置职位设置原则职位设置原则一般性原则：应基于正常情况的考虑，不能基于例外情况。例如，90%情况下这个职位需要多少工作量，多少工作强度。因事设职原则：从“理清该做的事”开始，“以事定职、以职定人”。设置职位既要着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围划定职位，而不应因人设职；职位和人应是设置和配置的关系，而不能颠倒。整分合原则：在企业组织整体规划下应实现职位的明确分工，又在分工基础上有效地综合，使各职位职责明确又能上下左右之间同步协调，以发挥最大的企业效能。客户导向原则：应该满足特定的内部和外部顾客的需求。最少职位数原则：

既考虑到最大限度地节约人力成本，又要尽可能地缩短职位之间信息传递时间，提高组织的战斗力和市场竞争力。规范化原则：

职位名称及职责范围均应规范。对企业脑力劳动的职位规范不宜过细，应强调留有创新的余地。Do----部门需要做什么(主要职责描述)Deliver---完成该部门职责需要提供的成果(主要绩效成果描述)部门职责文档公司目标策略、成功要素、流程对员工的要求建立3D文档Display----完成部门职责需要积累的能力(主要能力描述)岗位职责文档Do----职位需要做什么(主要职责描述)Deliver---完成职责需要提供的成果(主要绩效成果描述)Display----完成职责需要的能力(主要能力描述)目录部门职责梳理的方法部门使命撰写的方法部门关键职责撰写的方法部门的关键绩效领域分析部门的关键能力部门宗旨/使命是:部门存在的目的/意义？对实现公司战略目标的作用？如果没有此部门存在，公司哪些重要目标无法实现？需要考虑一系列问题，如：部门的定位？如何支持推动实现公司战略目标的实现？公司领导对它的宗旨和存在价值是否达成共识？本部门的存在与其它部门的关联？为实现部门的宗旨可得到什么样的支持或可能存在什么样的障碍？明确部门宗旨/使命客户期望分析与部门宗旨陈述客户

（内部、外部）贵部门当前了解的客户需求确证后的客户需求客户需求满足的衡量标准部门宗旨该表格旨在明确各部门的客户及其对于部门的关键期望，并准确判断满足客户期望的衡量标准有哪些。作出这些分析将帮助部门明确其在公司的流程中的关键增值领域。将客户期望进行汇总，提炼，总结出对于部门宗旨的整体陈述。客户需求举例分析（举例）客户

（内部、外部）贵部门当前了解的客户需求确证后的客户需求客户需求满足的衡量标准市场部、研发部反馈有关客户对于产品和营销方式的需求？需求反馈的准确性和及时性高层领导实现销售额增长目标？销售额目标达成率部门宗旨根据公司的发展战略，建立和完善销售体系和模式，管理和监督经销商，提高销售队伍的竞争能力，以确保公司销售目标的实现。部门宗旨(举例)生产部市场部财务部根据公司发展规划与要求，开展市场调研，策划和发展客户关系及媒介关系，进行营销团队建设，以确保公司市场营销活动能够支持公司业务开展的需要。根据公司经营管理和业务发展需要，制定财务政策，实施会计监督和财务管理，进行财务数据分析，以提高公司财务管理水平。根据公司发展战略规划，建立、发展和维护正常的生产系统，协调制造部门的生产秩序，利用新技术、新工艺提高生产效率，以确保生产目标按时保质保量完成。方针框架动词目的，即部门存在意义动词部门宗旨的变化原人力资源部宗旨。公司需求的转变专业化：公司高层和各部门更加专注于各自特定的职责，而人力资源的策划和实施由专业的人力资源部门／人才全面管理，人力资源部门成为各部门的战略伙伴满足员工需求：在人才竞争日益激烈，人才对公司发展愈加重要的环境下，公司将满足员工需求作为公司的一项宗旨提高效率／建立学习型组织：建设注重效率、注重学习和能力培养的企业文化，建立以该目的匹配的组织结构和信息交流体系新人力资源部宗旨部门宗旨的转变部门定位的转变执行型、事务型、操作型战略型、决策型、主动型依据公司领导及各部门的需求，进行人才招聘和人员培训，管理人才档案，实施年度绩效考核，确定和发放员工薪酬福利，以保证公司人事工作的正常进行根据公司发展战略规划，全面策划和实施公司人力资源发展战略，包括人才招聘，人员发展／培训，绩效考核和薪酬福利工作，以满足公司员工需求，并确保公司的人力资源能够支持公司战略发展的需要。目录部门职责梳理的方法部门使命撰写的方法部门关键职责撰写的方法部门的关键绩效领域分析部门的关键能力部门关键增值活动分析分析部门关键活动包含：关键输入关键活动关键产出需要考虑一系列问题，如：为成功实现该部门的定位和宗旨，该部门所进行的关键活动是什么？其活动的产出是什么？它需要什么输入(如信息)？这些输入来自的什么地方？公司其他哪些部门影响了这些活动？反之，这些活动对其他部门/客户的影响是什么？产出的接收者是谁(客户)？

部门主要职责分析框架增加价值的关键活动供应商部门客户输出：服务、产品、信息谁是客户?投入：设备、材料、信息

关键输出

客户

部门主要职责:从部门主要的输出看需要的关键活动部门主要工作流程是哪些?部门增加价值的工作活动是哪些?为更好地提交这些输出,部门需要增加哪些目前没有从事的工作活动?

部门关键活动分析(举例一：审计部)主要流程其他增值活动可以增加小结:从公司层面分析部门职责—公司职责矩阵主要流程或职能主要任务部门1部门2部门3部门…..XXXXXXXXP—主要责任S—支持XXXXXXXXSP—主要责任XXXXXXXXSP—主要责任XXXXXXXXXXXXXXXXPP部门主要职责:部门职责与其他部门是如何关联的?重叠?接口不畅?完成部门职责需要其他部门提供什么投入或支持?期望其他部门能够增加什么职责使提升公司竞争力?职责遗漏?公司竞争力是否在部门的职责中落实?目录部门职责梳理的方法部门使命撰写的方法部门关键职责撰写的方法部门的关键绩效领域分析部门的关键能力分析部门关键绩效领域分析部门关键绩效领域需要考虑一系列问题，如：根据对工作流程的分析，关键职责的主要输出是什么？主要输出的接收者是谁？他们有什么样的需求和期望？部门如何达到及满足其需求与期望？相应的关键结果领域和评估指标是什么(KPI)？设立关键绩效领域设立关键绩效领域必须：目的是：重点分明均衡有战略前瞻性可实施可追踪简单易行一致性具有意义衡量关键绩效整合各个方面专注于实现远景和日常管理控制基于可获得的信息可进行评估以管理绩效简单明了对各经营单位有指导意义对创造股东价值有紧密相关性关键绩效领域设计程序关键绩效领域公司目标跨部门合作个人职责公司的主要经营目标是什么？我如何对公司目标的实现作出贡献？在公司的核心流程中，与我合作的其他部门对我的期望与要求？我应如何满足他们的期望与要求？在公司的核心流程中，我参与了哪些关键步骤，在这些步骤中，我负有何种职责？如何知道我很好履行了我的职责？部门职责与考核指标(举例)生产部销售部市场部财务部制定并组织实施生产计划完善生产系统，优化生产流程，发展和使用新工艺与其他部门协调，保证供应链的顺畅制定、实施和协调销售计划管理客户关系实施售后服务进行市场调研，并根据调研结果制定公司产品／市场发展战略总体规划公司客户资源的发展全面规划公司产品／品牌的市场营销、促销活动制定公司财务政策、财务管理办法、会计核算制度制定公司年度财务计划，确保年度财务工作的有序开展实施年度会计决算与财务分析工作，为领导决策提供有效依据生产计划的达成生产系统的优化生产效率的提高销售计划的完成提高客户满意度售后服务的质量市场调研的质量客户定位的准确性提升公司产品／品牌价值政策、制度的合理性与可行性财务计划与公司发展战略协调一致财务分析的严谨性与准确性关键职责关键考核领域目录部门职责梳理的方法部