用友NC集团财务管理信息化项目规划建议中册

用友集团NC管理信息化项目规划方案《中册》用友股份软件有限公司目录一、NC集团管理信息化现状及需求分析 请购单、采购计划管理：包括维护请购单、审批请购单、审批请购单（可维护数量）、查询请购单的执行状态（请购资金预算、执行明细、执行统计）。采购订单管理：包括设置订单状态、维护订单、修订订单、补货订单、集中订单、审批订单、关闭订单、维护订单状态（输出、对方确认、发货、装运、报关、出关等状态）、订单查询统计（订单明细、订单统计、订单修正记录、订单执行明细、订单执行汇总、在途订单查询、供应商催货函、业务跟踪表、项目跟踪表、集中订单执行情况、订单付款执行情况查询等）。采购合同管理：包括主要的采购合同，合同状态，大宗原料的优质优价管理、合同大事记、合同变更、冻结等，详见合同管理。到货管理：包括维护到货单、审批到货单、检验到货单、到货单查询统计（存货统计表、供应商统计表、到货明细表、日到货计划表、退货明细表等）、退货理由定义。质量异议处理：对采购的质量异议处理，包括退货、让步接收等，系统提供追溯功能，同时作为采购计划、采购合同和供应商考核的依据。采购发票：包括维护发票、审批发票、采购发票查询统计（明细查询、统计查询、进项发票抵扣明细表）。采购结算：包括成本要素定义、采购结算（支持自动结算、手工结算、无发票结算、异存货结算、费用结算、销售发票结算、VMI结算—VMI暂估处理、VMI结算、VMI费用结算等）、暂估处理（暂估处理、期初暂估维护）、维护结算单、采购成本分析（采购成本明细、采购成本统计）。采购查询：包括综合日报、排行分析（供应商采购排行分析、存货采购排行分析）、暂估查询（供应商暂估余额表、供应商暂估明细账、暂估月统计、采购价格差异表）、分析考核（采购货龄分析、采购对比分析、业务员部门考核表）。采购价格管理：采购价格系统可以帮助企业及时了解原材料的价格波动，选择最佳供应商，并对采购价格进行实时控制，以降低采购成本。通过采购询价、报价、比价，帮助采购人员选择最佳供应商和采购策略，有效地降低采购成本。进行采购价格的分析，为采购成本的控制提供依据。采购价格系统包括：采购询价、查询统计、价格分析三个部分。查询模版定制：包括请购单生成采购订单、请购单生成委外订单、请购单生成询价单、采购订单生成到货单、委外订单生成到货单、到货单生成采购入库单、到货单生成委外入库单、采购订单生成采购发票、委外订单生成采购发票、采购入库单生成采购发票、委外入库单生成采购发票、期初采购入库单生成采购发票、供应商比价查询模版的定制。采购系统与周边产品接口关系主要接口说明：1、与合同管理：采购订单可以严格按照采购合同来执行，同时系统将采购订单的执行状态信息时时反应在合同执行情况表，可以随时查询合同数量、金额；订单数量、金额；发票数量金额等详细信息。2、与销售管理：通过流程配置，可以通过销售订单生成采购申请；通过业务协同，根据集团企业一方销售订单可以生成另一方的采购订单；受托代销业务中根据受托代销存货的销售发票进行采购结算。3、与物流管理：通过再订购点的设置，对于采用再订购点订货的货物，可以在库存量下降到再订购点以下时，直接驱动采购管理，形成请购单；对于采购管理中的所有采购订单的执行，在到货、检验后形成采购入库单，办理入库业务；可以要求供应商根据货物的入库情况明细，开具采购发票；借入转采购业务中可以根据借入单生成采购订单；VMI业务中可以根据VMI汇总纪录进行暂估和采购结算。4、与供应商管理：采购管理系统为供应商管理提供评估的数据基础；供应商管理为采购系统提供业务基础信息：供应商的有效采购价格、存货主供应商、发货提前期、装运提前期、供应商是否冻结、供应商评估结果等信息。5、与质量管理：如果启用了质量管理系统，在采购到货检验环节，通过“报检”即可将需要检验的存货信息传到质量管理系统，进行质量检验处理。6、与应付管理：采购发票审核后直接生成一张应付单，传到应付管理系统；无发票结算后形成应付，传到应付系统。7、与存货核算：在采购管理系统中通过采购发票和采购入库单进行匹配，进行采购结算，确定存货的入库成本。系统自动将采购结算的结果传存货核算，形成存货入库成本。费用结算或暂估的单到补差处理后，会生成存货成本调整单调整存货的入库成本。8、与委外加工：请购类型为外包代料、工序外协的请购单可形成委外订单；可以在采购管理系统中，根据委外订单收货；在采购管理系统中，根据委外订单开票。目前NC集团的方案，采购系统主要涉及与采购合同、库存存货、应付等业务模块的接口关系。通过业务流程调研与分析，将采购业务模块与NC集团的采购业务流程进行客户化设置，使系统更适用于NC集团对采购管理的需要和要求。5.1.4大宗原料采购管理解决方案大宗原料的消耗数量和金额惊人，以一个产值100亿的企业为例，就有60～70亿左右的资金以大宗原料的形态流转，每天就有1500万的资金，每分钟就有1万元的资金在流转，这就对大宗原料的合同环节、到货环节、磅称计量环节、质检环节要求非常高，核算、确认的工作量巨大，每一个品位，磅称的每一位数字的偏差，一年累积下来就将是一个非常惊人的数字！同时大宗原料的合同一般是长期，“随行就市”的价格，原料的采购又受市场、季节、运输等多种外部因素的影响，所以大宗原料的管理是管理的重点之一。用友ERP大宗原料管理解决方案特点采购合同价格“随行就市”，采购计划依据生产排产计划、库存水平（库存水平综合考虑季节、市场、运输等因素调节安全库存量），直接生成采购订单（即送货通知单），供应商的每一批到货，都与合同和送货通知相对应；应用如下图所示：到货预报、实际过磅计量环节，系统可以与地磅、轨道衡等计量器具接口，将计量的“皮重”、“毛重”进行自动提取并进行“净重”的自动计量，可进行任意维度的查询，信息系统直接进入ERP系统数据库，如下图所示：质检采购、密封、送检、化验、结果反馈密封环节，是保密环节的重点，也是管理难度较大的地方，目前NC集团已经较好地解决了这个问题，我们仅侧重于对质量结果的反馈过程，具体质量内容将在质量管理部分详细解释，此部分仅就大宗原料质量控制环节做一简单解释，如图所示：对于到货计量、化验后的原料，系统可以自动匹配相应的合同单号、到货单号、磅单号、化验单号，按检验的实际品位、净重和合同约定，自动进行“依质定价”结算：“优质优价”结算经果经过审核后，系统可以直接根据结算数据进行发票金额确认和自动生成系统发票，并将结算结果直接自动传递到财务进行应付账确认或预付账冲销。其中，采购人员参照入库单维护采购发票：数量取自入库单数量，价格取自价格结算单价格；不参照结算单是因为经常有很多的例外（如让步接收、规模加价）是因为原材料供应紧张，供应越多，价格越高，系统发票与实物发票也不是一一对应；财务人员审核发票可通过单据联查，查到相应入库单、订单、合同等进行审核。界面见下图：采购结算节点自动结算，存货核算系统进行成本计算，系统自动把精粉成本写到入库成本单和存货明细帐上，同时实时精粉采购会计凭证传递到会计平台：发票审核后，系统同时生成业务应付单将数据传递到应付货款管理模块，审批后实时的应付供应商货款的会计凭证传递到会计平台：系统根据预设的会计模板，对应业务会对应入账科目，发生的业务系统会在会计平台上自动生成凭证，由会计进行相应确认、审核处理，可以直接生成财务总账明细账：系统应用效果业务全部一体化自动处理，各环节单据完全自动参照生成，无需人工汇总；采购订单执行、货到验收过磅、质检，发票取得和付款计划的生成受采购计划的制约；可针对同一供应商的预付款、送货数量、送货质量、结算金额，预付或应付余额直接查询，并可实现溯源追查；对供应商、采购价格、采购员、采购质量、交货期等进行全面考核，使采购透明化合理化；采购付款严格按合同及其他因素控制；对物资采购质量管理和控制，采购质量对产品质量和产品成本影响很直接，在本系统中，采购到货后，会生成报检单传递给质量管理系统；质量管理系统对报检单形成记录有详细理化指标的质量检验单。并将合格或不合格结果反馈给报检单。本系统支持质量检验单与DCS质量系统的自动接口，实时获取检验对象的理化指标，使数据更准确，完全避免人为的因素影响。面向市场及客户进行排产，使采购面向客户生产，采购、库存、各分厂生产高度协同，以提高企业经营效率和效益；生产部门、供销处、各分厂准确地掌握原料实时库存，制定较为精细的月度采购计划及供货进度，同时便于对大宗原材料库存的管理；资金预算与付款管理：支持特殊情况下先付款，包括无订单先（预）付款，根据采购订单的付款条件和实际完成情况自动生成付款计划,并可对付款计划进行自动排序，支持将付款业务纳入现金预算的管理，并进行跟踪管理和预警提示，可根据采购订单统计发生的付款记录，支持预付款与结算金额的差异处理，请购资金预算，将系统中现有的请购单按付款方式中推算出来的时间，在时间轴上展开，对采购资金作一个展望，有利于采购单位预先做出资金安排。与备品备件管理流程相比，大宗原料的采购最大的效益在于以合适的价格在适当的时间采购得到品质最佳的原料，准确地根据合同、磅单、质检结果进行依质定价核算，减小误差；清晰地掌握各单位的消耗量、实际库存量、送货进度，在保障生产的正常开展的同时，结大宗物资采购与库存优化管理。在采购科室进行市场信息收集、供应商考核、交易历史、履约率、质量历史等全面信息的掌握下，合理选择最佳供应商，发展战略采购，避免生产、采购受市场价格波动影响，从而保障生产正常进行，以低成本、高质量的大宗原料保证企业的正常运营。5.1.5物资采购库存解决方案结合行业管理的一般业务流程，基于集中采购、集中库存和集中配送应用方案，可以包括除大宗原料外的其他各业务处室涉及的计划、采购业务，用友ERP综合类物资管理解决方案特点各公司使用单位根据各月指标与需求量，制定各部门的备件计划上报，并可以对所提交的计划随时进行跟踪查询采购执行状态；系统自动将需求计划与库存实际存量进行抵减，自动生成采购计划，并可以在权限范围内手工输入、调整采购计划，最后生成可下达的采购计划，自动传递到相应采购业务员进行相应询价、比价过程，同时系统可以提供针对每种存货、每个供应商的交易历史记录，可以优化与供应商的战略采购关系；对于询价、比价记录，系统将进行记录，对于采购价格审批流程，可以在系统中自动传递到相应领导进行处理，避免了原先工作方式下，领导审批只见数字，不见业务的情况，同时领导可以针对每一价格明细，可以查询其他几家的报价和记录：经领导审批后的价格生效，交易也可以开始，采购人员将对比价结果中标厂家签订采购合同（或下定单），由供应厂商开始在规定时间把规定数量的货物送到指定的地点，这就是采购订单，相当于供货通知：货物送到后，有些物资需要使用部门进行到货验收，结果包括合格、不合格降级接收、不合格退货等，仓库根据到货验收情况办理入库手续，这时使用单位可以对所需要物资进行领料使用，但一定是在计划范围内的物资，特殊情况可不与计划匹配：系统应用效果对采购物资种类指定采购科室及采购业务员，采购计划自动分配到相关采购人员；各种经常采购物资指定首选供应商、备选供应商，显示历史采购价格，对于供应商的变化要求有明确的理由；通过NC管理系统的供应商的评价体系，可以更好地开展供应商选择，通过对历史交易的查询与比质比价，确定供应商；采购业务科室确定供应商和价格等因素后，科室的采购计划在系统中实现自动报批、领导审核，提高准确性与工作效率；各使用部门通过系统了解库存现存量情况、月度计划物资的计划执行状态及执行情况；需求计划、采购计划、科室采购计划、采购入库、付款计划、结算付款等业务单据参照生成，且相互控制，提供全程的采购执行追踪机制；库存部门对于各部门的需求计划通过自动汇总、参照实时库存及库存展望来提出采购计划，提高采购计划的准确性及合理性，从而进行库存的优化，提高库存周转率；采购单位通过接收系统自动传递的采购计划，采购计划部门