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文档简介
精优达内部培训培训人:XXX如何正确发工作邮件目前一页\总数二十四页\编于四点前言对任何员工来说,写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度,也是代表公司的形象。希望此文档能对大家有所帮助。目前二页\总数二十四页\编于四点邮件的送出Part1邮件主题Part2邮件内容Part3结尾署名Part4主要内容回复邮件的技巧Part5目前三页\总数二十四页\编于四点Part1邮件的送出目前四页\总数二十四页\编于四点1)To的人:你所沟通的对象;直接关联人;跟此事有直接联系的人;上下游任务接口的人。
2)CC的人:指希望让他知道这事,但是跟他并无直接责任关系。通常对方会是你的直属领导,或者是你To的人的直属领导,也有可能是横跨部门但是不跟此任务直接相关却希望他知晓的人。
3)BCC的人:指想让特定的人知道,但又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心,若被BCC的人没仔细看回了邮件,这是令人尴尬的事,所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。
1.邮件的送出:目前五页\总数二十四页\编于四点1.2邮件的送出---Forward(转发)转发邮件要突出信息
在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。目前六页\总数二十四页\编于四点Part2邮件主题目前七页\总数二十四页\编于四点2.邮件主题(邮件标题)主题要提纲挈领,方便看邮件的人一目了然的知道这是哪一方面的邮件。关于主题有以下几方面需要注意:a.一定不要空白标题,这是很失礼的。b.标题要简单,不宜冗长,要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含糊不清的标题(如王先生收),也不要用胡乱无实际内容的主题(如“嘿”,或者是“收着”)c.一封信尽可能只针对一个主题,可适当用大写字母或特殊字符来突出标题,但应适度,特别是不要随便使用“紧急”之类的字眼。d.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。e.最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。目前八页\总数二十四页\编于四点Part3邮件内容目前九页\总数二十四页\编于四点
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。关于格式,称呼是第一行顶格写。3.1邮件内容之称呼与问候目前十页\总数二十四页\编于四点3.2邮件内容之称呼与问候邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。
关于格式,称呼是第一行顶格写。目前十一页\总数二十四页\编于四点3.3邮件内容之邮件正文11.Email正文要简明扼要,行文通顺
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。目前十二页\总数二十四页\编于四点3.3邮件内容之邮件正文22.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。目前十三页\总数二十四页\编于四点3.3邮件内容之邮件正文34.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺拼写,是否有错误。目前十四页\总数二十四页\编于四点3.3邮件内容之邮件正文46.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。目前十五页\总数二十四页\编于四点Part4结尾署名目前十六页\总数二十四页\编于四点4.1结尾署名署名对于对外联系人员其实非常重要,因为它包含着个人信息,比如名字、职称、部门、电话、邮箱、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。
署名也是代表公司身份,所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。目前十七页\总数二十四页\编于四点KEENYODA签名模板陈某某│某某部电话真机–mail:;企业QQ:28511400XX地址:深圳市光明新区新健兴科技工业园B5栋6楼邮编:518101网站:
深圳市精优达科技有限公司准确感知世界/TOUCHTHEWORLDACCURATELY目前十八页\总数二十四页\编于四点Part5回复邮件的技巧目前十九页\总数二十四页\编于四点5.1回复邮件的技巧1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。目前二十页\总数二十四页\编于四点5.2回复邮件的技巧2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。
目前二十一页\总数二十四页\编于四点5.3回复邮件的技巧4.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
目前二十二页\总数二十四页\编于四点5.4回复邮件的技巧5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行
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