司办主管管理模块

司办主管管理模块第一章管理的基础第一节管理的基本概念管理的基本概念主管的工作，不在于借个人力量以求达成目标，而在于凝聚下属及相关人员的总体力量，创造能使下属专心完成工作任务、激发下属能力与意愿的条件，让下属达成工作目标，籍以实现总体和本部门的目的、目标。主管应是上级的最佳辅助者，当工作中出现问题时，主管不是将问题推给上级，而应分析问题，思考解决方案，使上级只要对此方案作出是或否的判断。管理是将人、财、物、时间、信息、系统、客户、市场、组织关系等所有经营资源作经济、有效率、有效果的运用，以达成组织的目的或目标。主管的职责敏锐的解读环绕在经营、部门及组织的环境变化；为使经营目标、方针、战略正确，而收集并提供各项信息；针对经营目标，制订本部门的目标及策略，积极提供建议；积极努力，使经营目标反应于本身的管理活动上；积极主动的要求幕僚部门的建议与协助；根据组织的实况与业绩，进行工作上的改善与改革；经常与其他部门或上级主管保持沟通与协调；及时报告工作的进展情况，使上级能正确掌握状况；塑造启发性环境，使下属能感受到提升自己能力的意义；培训能力不足的下属；佣条建立雅使华下属斤能具有工作跳意愿的人性楼化环境；法言慰主管垄本身负责各寺项工作的决毙策，并指挥蝴其执行；牲主管冬的基本心态姑骑达成窝目标的意愿据剖突破仍框架，打破崇现状灿同效率泥意识役械科学耽的方法拒以健全绞的判断格使使命归感宰组织运弄作氏的原则监洽洽公司的买组织形态及定组织架构映职能型部门林组织己特征：依据留制造、技术宇、销售、财坊务及人事管撞理等不同职塘能而区分的抛部门组织，束不仅符合专芳业化的需求各，且易获得永最大利益，碧尤其是在中源央集权式的爷管理控制下猛，更能发挥互其优点。问题点：誉随着规模的腹扩大，控制存的范围受限以制，而组织瓦多阶层化时菊，容易发生盏沟通障碍及梦决策缓慢等叙问题；翻职能不同的鲁部门较难设茅定共通目标白，且难以具株体化的分担谅职务及掌握肺企业目标，篮容易陷入成捧为个别职能流部门单独目会标的状况。略因此，职能召部门的业务块评估，不易奋以公司整体亦的观点观察判，各个部门欠的责任追究御也较困难；兼职能部门彼损此间容易发蓄生本位主义岭和职能部门承间协调不畅坊等问题；来在此结果影添响下，具有瓣整体经营观遥点者仅限于风高阶经营层遥的人员，凡办属职能部门付间的协调性瓣工作床，最后均推桌至经营层处薄理，因而增赴加高层人员剖的负担，分巨散了高层人胖员策略性决墙策的精力。洗公司组织架火构（图）壁分公司/办木事处/联络扛处的组织形毛态及组织架醉构束分公司：戚直线幕僚组晃织优点：洁直线唯系统可得到宅幕僚的忠告栋和建议，故思可专注于本谅身主要业务毕上；由可保持组织笨整体方针的贯一贯性；票尊重幕僚的由建议及协助堆可避免独断彩专行之倾向正；判直线部门活戏动的实际情差形，可透过莫幕僚进行客鱼观的评估；缺点：州有时幕僚的虾行为过当，籍发生越权之辣事；暂直线系统有铅时过分依赖倍幕僚，或有招时反而不运纲用幕僚；添幕僚有时成仆为对实际工乏作并无助益咬的空谈家；柄分公司组织章架构（图）逢办事处/联奖络处：直线铅组织次督优点：应每人的权限药及责任均十疯分明确；拨命令迅速、旬彻底，不易宽发生错误；雹规律及秩序骗易于遵守；指经营上无须猎庞大的经费或；缺点：怪横向的联络放及协调不够柱充分；良直线系统主军管，需负担尘不同性质的局业务颗直线系统主付管，责任的想负担易过重同；内办事处/联材络处组织架畜构（图）趟组织运懒作木四原则么职务的确定傍：明确组织袋内的所有成思员斑隶属于何单夫位，由何人海指挥，担负撞何种职责，暖并使周围人仗员充分尊重拿其职责；吃职务意识的徒形成：由人公所形成的组稍织中的个人监，莫不期待仙受到上司的山适当指导及罚鼓励，护因此而形成衬的职务意识玩，成为激起奏达成组织目择标意愿的主站要因素，因速此，毛主管允应坚持与含下属惊的相互沟通趴，实施适当澡的管理；辛职务认知的使统一：为达弦成共同目标舒，烟主管迫须充分与铺下属贷交换意见，摇以统一认识吹，并使助下属誉形成坚定的态职务意识；裹自主与创造粉的发挥：砖主管浙应授权给展下属驴，使狡下属涂有发挥创意受的机会，并按多给访下属桐自由裁量的消余地，使其构能充分发挥肿自己的能力向；岗位职责赖责任：分配那于该职位的剥工作谁，职务内容舟；胜职责：对职埋务执行结果席所负责任；秧权限：该职验务在组织内皂，可以公开森执行的权力宣，或以此为级依据的权力刃；从（附司办各愈岗位两书）授权塌分辨自身工花作必须保留慧的部分，与寄可授权部分俯，对可授权抽部分尽量给察予授权；中授权时，应级充分掌握欲恭授权的疑下属饰的能力、态菌度，而做相琴符合的授权冲；庆授权内容，密尤其针对工先作成果，应咬与挣下属优充分确认；桨授权后，尽普可能认可筛下属炼的自由裁量宜权；赠对已授权的刑工作，诸主管消仍然负有责往任；航人事权、财届权不可授权煤；尘司办业务的患管理目标目标金字塔集团使命集团目标齐安洽公司目木标挠销售公司目坊标司办目标飞个人目标/傅经销商目标壶目标制订原次则慧（SMAR饥T原则）碗S夺栏pecif尽ic傍徒逃具体三的，有针对持性的狱M妈絮easur纵able蜡锁辈美可以衡量的百A腿重mbiti震ous盆重笼羞有进取心的岗R桨株ealis现tic延熔铜佣希实际可行的蛋T泛挂imed朝迟什团往有时间/期尽限的齿目标设定的州基本考量市场规模嘉产品在市场利之占有率孝剑产品在市场笔之成长机会烈掏竞品的市场严活动标客户数季节指数贱区域性差异节称新产品上市叙促销企图心陡目标管理：看比较去年同期婆前三个月趋腐势竞品比较距司办目标设阴定的流程及年度预算：慕每年10月宣份，由营销纱中心制订次尽年各产品单投项全年目标户，销售公司旗将营销中心奔目标分解至尝司办的全年忆整体目标，点司办根据此孕目标分解至谊分月、分品杂项目标并反弄馈逐级反馈戒；出月度目标：中每月20日绕，司办主管扫根据淡旺季晶指数、本区格域特性及司分办月度营销当计划（驻区赞企划拟订）丹针对次月的丘年度预算作萝出合理性分隔配，并于当惭天将业务次昼月个人目标浇反馈至营销愚人事部，且唱于每月25闭日后之月会鞋中分配至业味务个人蓬（业务个人涂目标之和必顶须等同司办式月度目标）叔；丘经销商年度轿目标：经销弊商年度合约闻签订时间为顿每年3月2法6日，钥签订期限为壳本年度3月肆26日至次斩年3月25火日；司办主跳管根据司办翁全年预算，档综合考虑区举域特性、营捡销投入、人右力配置等因孙素，制订经完销商分月、骗分品项目标脆，并于合同灾中确定；蹄经销商月度柿目标：每月桑25日前，视司办主管根英据目标制订拐原则及上述双各项考量因情素将次月司倘办整体目标骑合理调整、蹲分解至各经姨销商处，并孤以文本传真碌确认剂（不可低于范年度合约中早签订之目标协）购；身目标管理项远目耀销售（AB拒C城市达标幻指标）达成率铺货率……市场定期拜访客户关系促销执行同业动态店头执行不良品…….脾帐款（销管牢文件：应收颂帐款管理）应收帐款逾期帐款坏帐……报表业务报表看板专案追踪表……计划鱼计划制定的册程序明确目标午确定什么是炼问题所在；哀所欲达成的召目标；偿区分阶段目位标与最终目级标；榆考量投入/曲产生。掌握事实历描绘全貌、发抓住要因、距不疏漏、不能做无用功；滨运用雄“晓5w2H经”发，汇集重点饿事实。瞧针对事实做伟考量趣有无遗漏，刊相互间的关酷联如何；际整理、区分猾、评估、推肺断；因列出计划架酷构。穴制订计划方睁案拨制订若干备爪选方案；杜运用叙“盒5w2H牵”伪法则；尺列出计划执摊行日程表；角列出检查进积度的方法。计划的决定令正确性、经希济性、迅速椒性、容易性筑、安全性；始符合目标、更方针；络决断和实施犯的时机。泉司办计划的区种类工作计划彼月计划协—全上月工作总餐结及下月工特作计划，并炕列出异常状察况（附月计裳划表）；赖惑传递案范围：片区赶经理，销售伐公司销售部籍，部门内部蜓（每月28稻日前）。甜周计划穿—属上周工作总遮结及下周工牧作计划，并膜列出异常状鱼况（附周计杀划表）；暖辱传递宏范围：片区球经理，部门冷内部（每周穴六）。搬日计划颈—胀时间管理，老以重要性、唤紧急性为坐难标，计划当核天工作（坐御标图）。主销售计划（杰附销管文件惕）营销计划月提报营销方案工作分配匆工作分配的界原则伶使公司和主管鸡的意图能让唤下属找正确的理解海，接受，且迎有意愿积极筐地去行动；刻用自己的话觉，充分了解颜公司上级的哈意图及泼下属辨所具有的条叨件，实际情裂况以分配，慨不可借上级钥之名菠“很虎假虎威勒”净或北“栽照本宣科宽”留，不可规避距责任；扒避免茧下属持的关切与意猛愿，引起梁下属标接受挑战的希举意愿，如唇可在司/办疲内部发起工纺作竞争和相宁互挑战等；奴鼓励、信赖租、期待的心坟态，并使避下属轧了解。已工作分配的醉方式心命令叔—本情况紧急、辫特殊，必须今严格管制时冈，据主管需担负佣命令内容的骗一切责任，玉原则上，呀下属创不得另行提想出建议或加港上自己的判久断；加请托饱—仇一般状况，去给予增下属佛部分自由裁缝量的余地，六下属吹亦对请托内祥容负有相当择责任，显下属振可提出个人摇建议以及运治用自己的创途意；中征询泥—重培养敲下属殃，使其产生柱强烈意愿及碰责任感，万与粘下属框站在同一起箱点上；么暗示循—序能力强，主挽动工作的满下属族，启发其积趋极态度，朗下属瞎对此内容承轧担责任，街使拍下属做了解执行事颗项的工作概躬要，以期自撇动自发的执反行；艘征求洲—丝不可勉强，法超出原职务毒范围，有危线险性的工作诊时，捞主管对内容环担负一切责晨任且需率先炎带头。控制控制的流程链控制是援指为达成目陪标，透过计堤划、标准与夏绩效间的比奋较和研讨后股，所采取的张措施，预估贱可能会发生瞧的问题，预克先采取处置顺的方法。仗观察：惹调查、测试勺、检讨及接谢收工作进程说报告，为控释制的前置手毯段，需有敏秩锐的问题意辜识与慎重对闸待；腐评估：她招待状况与烧计划，标准眠的对比，及际原因的探究则，针对事实诸状况作考量抄；悉修正、壶指导：修正拴错误，排除食阻碍，完善热条件，指导危工作。垒二、控制不桑足或过当热1、控束制不足或过铅当的原因：姜控制手吓段使用频率除过多，过少共；舱限制、午指导过于专舱制、放任；脖沟通不很足；蓄主管的摇不安与意志尘动摇；弓主管对油计划的松懈辈，标准了解陈不足；霸主管的茅观察力迟钝拆；鱼主管对梳下属硬不信任。尽2、控鬼制不足的表渡现欢踢下属君违反规定；在工作延躲迟；演工作效身率降低；驻浪费、铃勉强。浓3、控制过递当的表现彻降低类下属邪的自主性，古积极性；辈主管接显收的信息减早少，没有申蹄诉或提案；观缺乏朝符气，阳奉阴表违；唱工作流众于表面，形消式；声掩饰错果误；章对上司错反感，只讲挖表面好听的氧话；幸成为依取赖型的旁下属符。录司/办主管甲的控制工具蛾与轿下属笑的沟通龄认真的态度别，注意倾听榜；督区别事实与此意见；锈不要让主观闯偏见先入为撒主；筑确认模糊不痒清的地方；州表达对反下属榴辛劳的勉励眉；乐确实掌握问蚁题点所在；葬按结论、理交由、过程、瓦意见的顺序阿听取。伤业务报表（其见报表管理长）摔看板（看板险相关文件）毯协同作业（降见销管文件御）险工作稽核（米见销管文件如）嗓下属炼的自我控制狡让苹下属面参与计划拟刻定，接纳其境意见想法；恋工作推跳动状况的变宜化及对应，朵与琴下属即充分沟通；柏下达命屑令时让惩下属抬正确了解；服扩大授散权，让苏下属瑞有自主权；牌中间单珍位评估；欠培育有芹能力，责任拣心高，问题们意识高的索下属愧。协调协调的意义荡原则上躬任何工作，贼如在事前制学订完善的计痕划，做合理紫的工作分配斑，采取必要义的控制措施棕，则工作必西能按既定计午划顺利进行无，然而，实伯际上目前主垦管的大多时铁间都花费在版上述以外的疯工作上。妖为找出侄部门内部、坡部门之间、短上下级间对践工作的方向园、方针以及员处理方法与判任务分配等亡观点的一致侄，或为外部税单位的协助平与合作所进书行的沟通，仔因实施方法伪的不同，对泊工作效率影懂响颇大，此嘱类管理活动潜称为因“乎协调块”迷。浮协调，戴带给部门作牵业富有弹性溉及机动性是屑主管不可或宣缺的重要手森段。坛司/办主管井的协调工作令沟通耕—而一定的沟通坝方法心理准备滚确定沟通目存的怪分析问题所费在句分析对方，至预估对方的疾态度器事先听取相馒关人员意见醒选择适当的认时机与场地惨让对方产生唐好感峡表示诚恳亲胜切的态度筒尽量与对方锈站在共同的伞基础上朱以建设性的场心态钳接纳正当事纵实与正确意遭见盾考注意倾社听瑞术不受对脉方的观点，刷立场拘束鹅绣保持公墓正的态度轰仔细听出对岁方的想法及酷信息爷适当地发问乳—营5w2H哪不草率表示锋认同，冷静凭思考对方所冻提意见的理江由梨不宜急辩，孙不贸然否定戚或批评缘避免盛气凌众人或卑躬屈趴膝的态度闹争取对方的炊赞同阐明理由泳互相确认问乞题的关键评针对提案分腊析利害及影壮响第意见对立或匠结论方向及穷目的与我方我方案偏离时蓬对事实再确索认收归纳整理彼圾此意见保持冷静粪保留重新对初话的机会易接受上级的湖指点畜2、会屈议（附销管胃文件、会议死管理办法）执追窃①跪主持会议的演程序投丧会播议的准备：殖准备好必要舞的资料及数桌据文招清刻谈预先通知柏与会人员会按议议程饺著导临入议题：介中绍议题，并们说明相关背封景及数据。侦互引丝发意见：利锣用发问方式图引起与会人炊员针对议题汽的讨论意见掀。揭欧导垂向结论：就涌与会人员发杂表的意见与拖资讯进行归留纳、分析、洗将有助于解甘决问题的意敢见、观点加凝以确认。巨仙归练纳要点：针般对会议整体盖讨论结果加难以摘要整理离，并做重点困回顾。览氧茄②手主持会议的兄要点访游会议储所需的各项历准备均已齐池全劲阔会议叠按预定时间结举行错小请每记一位与会人感员都发表意晃见，不使任辆何人袖手旁背观，顺利推粥动议程聋基自然盘诱导与会人葵员讨论葬祝讨论千始终不背离歇主题，并逐政渐导向目标粉柜会议播过程中，不生强行说数或雅使用自我本竭位的言词泉啊诱导垄与会人员倾晒听别人的意同见赛察始终型本着公平立锈场，同等砌对待与会人柜员扎糕参会珠人员发问时艺，不立即作毛答，以便于形全体与会者晴共同思考需特讨论私时，言词简纤单扼要程丢经常淘留意作摘要喜归纳矛舰有效定利用白板及怀图表狭咐重要粒事项无遗漏须疮与会亏人员共同归姨纳，完成结舒论蔑抹按预扁定时间结束律会议俘3、公共关隆系协调（见呜销管文件）玉鹅刮寄胞第三章蛙下属甲的培育拖主管是闯否称职，主公要是依据其今下属萌的工作成果荐来评估，培晃育善下属芽，提高其工水作能力，是且主管责无旁淋贷的责任。梦综前所慢述的目标、悔计划、工作疫分配、控制昨、协调等功今能，皆在于元促使哪下属肢能做到自主闷计划、自主获决定、自我好控制等。案主管的葵一切管理行及为，从本质布上讲，皆属旷于培育夕下属谅的范畴。酷主管培危育披下属棕的首要任何组就是：使之笋具备与现行绢工作直接有忍关的知识技乱能和态度。猜长期展扎望，需将怕下属喇个人的生涯酸规划与组织柔目标相切合鲜，纳入培育减计划，培育邻出符合未来促需求的策下属忆。窃茅个人能力的抵培育球培育依下属味，最重要的集是主管于工勇作场所，以枣工作本身为轨教材，实施兄培育。延主管不野是企图教该下属芝会什么，而瑞是先使伟下属鸭从内心产生摸自我提高的艘欲望，唯有闻下属义本人具有学僚习的意愿，念培育才能奏近效。插主管需拴认清究下属洒当前所面临而的问题是什融么，才能引豪发他的兴趣辣与关心，让屠下属虑面对工作与状责任、困难拦与障碍、培荡育其成为人着才，是培育箱下属剥的根本。继一、新员工统的接待与指果导愁1、迎李接新员工的而准备凳题查阅其所拥贝有的资格、榴经历及教育铺训练记录蛾碌准备该岗位筑两书愤摔准备培训材尽料及用具背2、态锹度亲切集径自我介绍冬友使其心情放凯轻松胞电引导其发问片3、表示对颤其个人的关荐心传对其骄经历，所关终心事项的面肥谈剪薪资艳福利制度，便公司各项规肤定的说明算4、说明其捎工作内容传岗位惠两书培训衬5、介绍给禽部门同事竟请同计事给予新员像工帮助和指棍导，简要说茄明各同事工委作内容腔入职培训（钳飞翔工程：诊新员工培训队部分）醋专人辅导追示踪洗指定专人为臂其导怀欲对其学习，文工作进度追莲踪剩定时面谈，经鼓励益二、日常工照作中的培育胶1、发斧掘哈下属涨成长的可能受性并激发其帝动机趣颤通过直接的志指导与接触捷，掌握籍下属彻的个性与才杂能燃兵通过京下属倡的自我分析词和评估，掌堪握其意愿和悄需求叙织交办挑战性斥的目标与工章作，让猴下属仪展现潜能齿她唤起疮下属份自我成长的巨自觉意识蔬2、协缎助揪下属播提高工作能垄力师铅主管以身作屯则鼠—讨讲给他听，陷做给他看，法让他做做看亚。梳怒个别指导，廉与除下属什面谈其职涯穴规划、生涯祸规划，说出筛自己的规划暗让他参考，反交办需自我蝶提高的工作富。淡久让晓下属跳自我评估，风并告之其主耕管评估的结料果。多3、提公供机会让路下属茂发挥自己的喊能力爷筋职务轮调及毯组织改革则您授权，强化址其责任顾赤让其担任内队容充实之职丛务顷4、使迁下属咸感受到完成映工作的成就别感掌纷绩效考核与甩其工作成果琴直接有关陆网运用公司相坝关制度进行方奖惩。味下属统的自我启发灿自我启发意路愿强烈的剑下属喊其特征雹将被赋予的璃机会和工作躺，认为是自程我成长的一程步桃了解自己的蠢能力，明确打的自我认识抽不归咎于别腥人或环境段有明确的人蛛生目标，生闹涯规划宝不拘泥于自逝己的想法与纹经验，积极勾接受他人的蚂意见与想法雀缺乏自我启激发意愿的容下属拾其特征攀缺乏上进心由，满足于现马状狱对自己的能烫力过份自信镇或茫然无知蜻受过挫折，墓成为退缩的贿想法赤没有生涯规瓶划泰对环境不满沈，认为自己椅没有问题，浅责任在于他握人齐主管对于轮下属代自我启发的夏协助臂尽可能提供纤信息帐指导读书，饱推荐好书弱引介给上级偶主管吼奖励、协助呜其自我学习劝给予参加公斧司培训的机朝会讯让他自己思忌考人生目标走，生涯规划蔑部门内部其罩工作经验的辈共享雕部门内部培钞训，让其准沿备课件并做墙讲师祸下属郊培育实务（比相关文件）会议40+2协同作业团体活动具鲁久无邻平第二节团假队能力的培档育归组织是具个人组成的伯集合体，因戴此主管首先步需提高断下属黄个人的能力尤，同时加以修引导，以提赌高组织的效奉率。症个人能烈力受到团体危的鼓励，经妇常会发挥出禁超出原有能掩力以上的情描形，这是团烧体的力量提沿高了组织的鞭能力，即识“尝组织综合能士力的激发株”觉。创所谓塘“醉组织的综合徒力量劫”屈，指该组织谈具有的综合名能力，是达字成组织目标维必备的解决造问题的能力侮，状况适应溪能力，这种啄能力是由组勇织的成员朝揭向组织目标严，相互分担澡职责，充满监意愿，相互嚼推动才能产谈生。陵为此，光“呢启发性的环秘境状”董是所有管理吩活动的基础晋。恩一、组织效茧率的提高可1、何勾事为对象（春组织效率化拦的对象）场库职务本身、肢职务执行的吴方法路壁工作场所人纱际关系芦掏工作场所团颠体间相互关主系凡冒组织整体经抢营政策均2、如挽何效率化（高组织效率化每的方法）婆①禾变更组织结殃构或程序因章素的方法睁引进新街的作业方式沿规则、秘制度变更少岗位、怕组织变更成②招改变组织成弟员的内涵及粮人际关系的革方法手组织成妹员态度及想半法的变动畜组织成保员人际关系播变动证组织效暖率化矩阵在鼠庙仓斥状组织品效率化对象既职务下个人相互关维系背团体相互关斑系距经营政策泻组织的结构袭性程序面怕A登B固C投D娃组织成员人葛性面皱E析F晒G纯H组织效率化方法筝A：责宝任明确化格B：职聋务功能的相讨互依赖关系不，项目小组素C：部复门间纠葛处壁理滥D：决独策系统、组都织明确化裤E：授振权叶F：塑粱造启发性环育境，小团体北活动的活性浙化桐G：协佳调的有效化旧H：共职识形成，主抛管人格磨练旬二、组织内想小团体的对逝应览1、小钻团体的类型音抢两三人型：浪意气相投的脚两三人结合除爱齐零小团体内部饿彼此相互合倾作，外部可序能形成对立蹈例星型：核心尝人物影响，敲若干人所形扛成虫萍网状型：两她三人型的复羡杂化、相互带交织，因无陈核心人物，淹易瓦解洪聪对立型：两亚个团体彼此异对立，缺乏垦团队精神，将工作中易出现问题穷酷孤立型：离慨群独处的人木物，易成问佩题人物，对治团队造成不溉良影响声2、小没团体的对应往方法假垒主管的态度道：引起多数仙下属现共同的反应梁，并持续存酒