金蝶K3-ERP系统作业流程ERP系统岗位责任规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档K/3ERP系统作业流程及岗位责任管理制度第一章 总则第一条 为范公司企业资源规划（以下简称K/3ERP）系的管理，特制定本制度。第二条 K/3ERP系统各位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条 K/3ERP系统各位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI标考核体系。第四条 我司ERP统分为系统设置管理销售管理采购管理仓存管理车间生产管理、计划管理财务管理七大类模块每个模块对应一个部门主管为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理工程部工程部经理资料组文员资料组组长销售管理生管部生管部主管销售数据处理员生管部主管采购管理采购部采购部主管采购单据处理员采购部主管仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管车间管理生产部生产部经理生产流程控制员生产部经理计划管理生管部生管部主管计划管理员生管部主管任务管理员财务管理财务部财务部主管总账管理员财务部主管成本管理员存货核算员应收管理员应付管理员固定资产管理员系统维护IT部IT部经/统工程师第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工师及公司领导层组成对整个ERP项目的施负总责其中项目领导小组由副总经理任组长各部门经理组成项目领导小组对项目的实施负领导责任通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。ERP系统工师（项目经理）负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题为项目的实施提供技术支持和保障提供系统二次开发；第六条各门主管是本模块的部门负责人负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范说明本模块主要业务流程各流程操作步骤各进程操作方法以及操作注意事项和常见问题解答用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册如不解决再系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条 ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者对上层数据如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作并跟踪问题解决情况直至数据正确同时做好自己这部分数据为下层操作人员提供服务解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条P系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点同时避免账号被他人使用如因此而造成数据错误视为其本人失误并承当一切后果。第十二条ERP系统各级关人员，均应严格遵守本规则各项规定。第二章 岗位说明第十三条统设置管理模块（工程部）（一）系统设置管理模块—工程部经理主要职责：1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、审核并签字确认本模块所有作为K/3系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文、单位换算系统文件等；3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；4、对于物料数据表中的物料属（自制外购缺省仓库财务科目提前期生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；6、协助做好KPI考核工作；（二、系设置数据--资料组组长1、负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据；（三、系设置管理--资料组文员主要职责：1、负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案以及其他用户确认的物料数据文件输入修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；2、负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入修改各项物料不同单位间的换算系数；3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；4、保证数据的及时性准确性当有新的编码以及换算系统改变时及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；5、当收到采购部生产部生管部的物料数据错误置疑通（邮件书面后应在提出置疑部门要求的时间内查清情况如确有错误应及时纠正如无误应通知各部门，并说明情况；6、负责根据系统数据提供员签发的M层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；7、保证物料BOM与实际工清单的一致性在收到清单或工艺修改书面通知后及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；9、新产品的完整父BOM子BOM在到数据提供员提供的完整数据后必须在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控；K/3工作流程：1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入K3系统——本人检查确认——反馈给数据提供人员审核确认——列印受控2、系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码物料名称细的物料规格物料属性物料所属仓库自制件来源提前期物料的生产类型物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；3、系统提供员提供的物料BOM单必须构完整最层子项物料必须为外购件自制件物料必须有一个或以上BOM存，物料父BOM和子BOM嵌套.内容括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；4、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；系统业务功能名称：础资料——物料、计量单位、BOM护、工程变更合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部第十四条售管理模块（生产管理部）（一、销管理模块—生管部主管主要职责：1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；2、制定发布完善销售管理基础数据增加修改流程正常销售处理流程销售退货处理流程、编写处理流程图；3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件包括客户编码客户资料、运输提前期文件等；4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；5、指导监督销售数据管理员销售订单处理员的工作检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；（二、销数据管理员主要职责：1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；3、每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；4、如发现物料数据客户资料不正确或有疑问应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；5、保证数据的及时性准确性所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；6、跟踪订单执行情况监督催促下游环节及时处理订单以免延误并及时将情况反馈给部主管；K/3工作流程：1、收到部门主管提供的销售单——销售订单K/3系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；系统业务功能名称：础资料——客户、销售订单处理合作部门：工程部、财务部第十五条划管理模块（生产管理部）（一、计数据管理员(——)主要职责：1、负责计运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；2、负责检计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；3负责依部门主管签发的月生产计划产品生产的优先顺序物料库存情况制定合理的采购申请单，并在当天通知采购部门；4负责定运行MRP料需求运算可以每两个工作日进行一次计算前应检查销售订单物料BOM是否有漏或错误的如发现问题必须马上向工程部门销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP算；5计划有变动时及时调整并维护重运行MRP物料需求划并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；6当收到游采购部生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；系统业务功能名称：物料需求计划——方案设置、物料需求计划——RP计算、采购管理——采购申请；合作部门：工程部、物流部、采购部（二、生任务管理员（——）主要职责：1、根据计划数据管理员MRP计算生成生产任务单负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；4、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决5、因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新；系统业务功能名称：产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单合作部门：工程部、生产管理部K/3工作流程：1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算——调整审核生成的采购申请单——通知采购部门；2、检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备料；第十六条购管理模块（采购部）（一、采管理模块--采购部主管主要职责：1、负责制采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；3、负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图；4、提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。5、分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查供应商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现错误及时指导纠正；6、追踪采订单执行情况，发现问题及时指导纠正；7、协助好KPI考工作。（二、采订单处理员主要职责：1、负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；2、对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；3、负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；4、当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发；5、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时关闭；6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；7、如发现本层采购订单委外加工单有错误马上更正并以书面通知物流及财务部；K/3工作流程：1、收到签发采购申请单——录入K/3购订单——审核列印订单——传送物流财务；2、根据生产管理部MRP成的委外加工单——调整并下达委外加工单；系统业务功能名称：购管理——订单处理、采购管理——采购申请，委外加工管理合作部门：生产管理部、物流部、财务部第十七条库管理模块（物流部）（一、仓管理模块—物流部主管主要职责：1、负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2、负责制定完善仓储数据增加修改流程出入库控制流程库存事务处理流程仓库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件包括仓库资料库存调整原因、库存事务处理权限文件等；4、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；5、负责分配指导监督仓储数据管理员的工作确保库存数据的准确确保出入库控制的及时性和准确性；6、协助做好KPI考核工作。（二、仓数据管理员主要职责：1、根据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；2、在接到采购部门签字确认后的采购订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货单后，当天输入采购收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其他入库单，并确认审核、列印交财务部；3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确认审核、列印交财务部门；4、在接到经生产或其他使用部门签字确认的生产投料单退料单物料领用通知后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；5、接到生产管理部门签发的发货通知单后，一个小时内输入销售出库单，并确认审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；6、如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；7、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；8、如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产投料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。9、在接到经各有关部门签字确认的车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作及时准确；10、以上项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性；11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据管理员提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料找出原因记录备案并报告部门主管；12照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；系统业务功能名称：存管理——入库、出库、调拨、盘点合作部门：生产部、采购部、生产管理部、财务部第十八条间管理模块（生产部）（一、生管理模块—生产部经理主要职责：1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心，工艺流程文件等基础数据；2、负责制定完善基础数据增加修改处理流程工序计划流程编写发布更新流程图；3、传送经计划管理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工计划执行情况，发现错误及时与计划部沟通，共同解决指导纠正；4、确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行情况；5、分配指导监督生产流程控制员的工作及工作结果包括生产订单原材料领用、成品入库的正确性和及时性；6、协助做好KPI考核工作。（二、生流程控制员主要职责：1、负责根据生产管理部门签发的生产任务单进行工序排程；2、根据成品入库交接单输入产品入库数量报告完成生产任务单完成系统产品入库；3、在生产任务单报告完成后，反冲原材料；4、以上操作应及时进行准确不能因自身的延误影响产品库存产品入库和销售发货；5、定时对比车间实际库存与系统库存发现错误及时报告部门主管必要时申请库存事务盘点处理；6、在执行过程中如发现物料清单物料编码仓库库存等有问题时应及时上报部门主管，或及时通知相关部门，如发现没有得到及时解决应上报项目组采取措施；7、每天及时校对材料领用数量成品入库数量工序派工单执行进度情况如发现错误应及时找出原因记录备案，并及时纠正。（三、车数据管理员主要职责：1、负责根据生产任务单输入、更新工序计划单，并正派或倒排计划单后审核确认；2、根据排产的计划单录入工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心；3、在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员根据实际使用情况完成物料退库；4、如发现物料基础数据仓储基础数据不正确或有疑问应及时通知相关人员如没有得到解决应书面向项目组反应不能知错不报将错就错进一步造成下层结果错误；5、定期提供派工执行进度表工序汇报明细表工序在制品统计表月工序执行统计表给生产部门主管，便于生产主管控制整个生产进度；6、所有操作要及时、准确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。系统业务功能名称：间管理、生产任务管理、仓库管理合作部门：生产技术部、物流部、生产管理部第十九条务管理模块（财务部）（一、总管理员—财务部主管主要职责：1、负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT部相关人解决问题；5、提出财务管理报表规划；6、针对实施过程中出现的问题结合K/3的特提出合适的财务解决方案并能促进该方案的顺利执行；7、就生产采购销售过程中的问题提出意见与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；8、维护更新部门操作手册。（三、成控制员主要职责：1、制定公司成本核算管理制度；2、维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；3、及时过帐生产事务处理并检查集成结果；4、及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；5、指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。（四、应账款管理员主要职责：1、负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；2、及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；3、每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4、月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；5、及时检查收货记录处理后数据集成的正确性及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；6、检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。（五、应账款管理员主要职责：1、负责审核结算单的单价扣点金额等发现错误及时通知销售订单处理员并指导纠正；2、及时打印销售发票，间隔期不超过1天；3、及时处理已交货的销售订单；4、过账集成销售数据至财务子系统；5、及时处理应收账款根据客户汇款输入客户回款并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结发票管理销售更正处理保证客户余额的准确性；6、每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；7、如发现财务基础数据不正确或有疑问应及时通知财务数据管理员如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。系统业务功能：总帐报表、应收款管理、应付款管理、固定资产管理合作部门：生产管理部、采购部、物流部、生产部第二十条统管理（一、ERP工程师主要职责：1、负责系统权限分配；2、负责系统日常管理维护和备（见K/3日维护操作手册计算机系统维护及备份操作手册；3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；4、协助其它部门主管制定各种方案、制度；5、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；6、根据管理需要进行系统二次开发；第三章 危机预防及应急处理办法第二十一条数据备份IT部必须定进行相关数据备份每天做一次增量备份每星期做一次完整备份每月一次归档备份并验证备份数据的正确性完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。第二十二条IT部定期查服务器等关键设备运行情况做好运行日志记录发现问题要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全；第二十三条在发生系统故障或突发事件发生时IT部必须第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失IT部必须据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。第二十四条各相关职能部门在收到IT部故障或发事件通知后必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排手工解决与系统有关单据处理待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第二十五条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,别是不能让生产线停工待料然后由IT部门头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。第四章 奖惩办法第二十六条各岗位以一百分为基数进行考核终得分为ERP考核分数乘以ERP考占KPI考核的权重的值。第二十七条各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣10。第二十八条各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分。第二十九条各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5。第三十条各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分。第三十一条各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员按《ERP问题处理流程》提出的问题进行处理而导致错误延续或扩散的，每次扣5分。第三十二条由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关的处理原则、方案而导致系统不能正常运行的，每次扣5分。第三十三条对所有被处罚当事人的直接领导按以上系统的50％处罚。第三十四条建立激励机制，针对各用户的工作情况由项目组分别设立一个激励基数，与年终奖挂钩，以此激励大家的积极性和责任感。ERP系统单据处理时限单据名称责任部门单据输入单据审核备注责任人时限责任人时限销售订单生管部易启明5分钟/张3分钟/张系统内有BOM资料之前题BOM单工程部王丹2小时/套1小时/套工程变更单工程部王丹1小时/套0.5小时/套物料编码工程部王丹5分钟/条3分钟/条MRP运算生管部陈金定20分钟/次采购申请单生管部陈金定30分钟/张5分钟/张采购订单采购部汪雪娟5分钟/张3分钟/张外购入库单物流部林国珠5分钟/张3分钟/张其他入库单物流部林国珠5分钟/张3分钟/张委外加工生产任务单采购部汪学娟5分钟/张3分钟/张委外加工出库单生管部张敏5分钟/张3分钟/张委外加工入库单物流部林国珠5分钟/张3分钟/张生产投料单生管部张敏5分钟/张3分钟/张生产领料单物流部杨淑芬5分钟/张3分钟/张其他出库单物流部杨淑芬5分钟/张3分钟/张发货通知单生管部易启明5分/张3分钟/张销售出库单物流部杨淑芬5分钟/张3分钟/张产品入库单生产部覃柳碧5分钟/张3分钟/张生产物料报废单生产部覃柳碧5分钟/张3分钟/张盘点表物流部林国珠杨淑芬1工作日3分钟/张盘盈入库单物流部林国珠5分钟/张3分钟/张盘亏毁损单物流部杨淑芬5分钟/张3分钟/张调拨单物流部林国珠5分钟/张3分钟/张精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档备案登记号：ERP系统管理制度文件编号：版次：受控状态：密级：编制/日期：校对/日期：审核/日期：目录：第一章总则 0第二章内容 1第三章ERP系统资料修改流程 3第四章惩罚办法 6第五章修订 8第一章总则第一条：为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，有效实施信息化，特制定本制度。第二条：ERP系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、销售、财务、质量进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。第三条：ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第四条：ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司考核体系。第五条：信管部，作为ERP系统的管理部门，负责协调各项关系，为项目的实施提供资源保障。各部门负责人对本部门数据录入的准确性和及时性负责，和信管部一起，对整个ERP项目实施负总责。第二章内容第一条：我公司ERP系统分为采购、销售、应收应付、存货系统、生产管理、受托加工、委托加工、质量管理、成本管理及集成帐务、固定资产等模块。第二条：信管部结合各部门情况制定出各模块操作规范并说明各模块主要业务流程、各流程操作步骤和方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第三条：操作人员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册（软件帮助——在软件使用界面按F1键），如不能解决，应及时通知信管部人员解决。第四条：信管部负责解决操作用户提出的与系统有关的所有问题并将问题、需求分门别类的收集、归档、统计、分析，建立起可行的知识体系。第五条：ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都既是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。第六条：ERP系统各岗位人员应保管好自己的帐号及密码，不得将自己的帐号及密码透露给他人使用。第七条：ERP系统操作人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块端口。第八条：各岗位操作人员都必须按自己所属岗位执行ERP相关操作，制单人员与审核人员要求不能为同一人。一）制单人员管理规定：1、制单人员应在指定的时间认真、实时编制单据，编制过程中要细心，并对自己所编制单据进行自检，保证单据的准确性和及时性；2、制单人员权限发生变动时，申请人填写《ERP用户权限申请表》，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP系统中进行更改。二）审核人员管理规定：l、审核人员严格按《ERP制单任务及工时统计、检查内容》对制单人员所编单据进行实时审核，并对自己的审核工作负责，如发现制单人员数据录入错误，应及时调整错误数据，避免错误数据影响到下游工作部门。2、审核人员权限发生变动时，申请人填写《ERP用户权限申请表》，交总经理及公司领导审批后，信管部的管理员在ERP系统中进行更改。第九条：手工单据管理要求：1、手工单允许使用的情况；1）当打印机出现故障、停电、网络不通或打印模板出错导致不能正常打印领料单、采购收货单、进仓单时，应及时通知信管部，由信管部确认修复所需时间，如当时不能解决可先使用手工单据，但单据上需要信管部人员签字确认。同时信管部应在两小时内解决非硬件性故障并通知打印人员进行打印，将手工单据附于手工单后，并在打印单据上填写相应的手工单据号。2）非正常工作时间因设备出现紧急维修所产生的采购，应电话请示公司总经理，经批准后，方可先由相关人员手工记录其采购、入库及领用过程，并12小时内通知相关部门核实情况，经确认后在ERP系统中补录单据并打印，同时将手工单据与打印单据一一对应并在打印单据上填写手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP单据。2、手工单据使用的流程：在允许填写手工单据的情况下，相关部门负责人应安排相应的人员填写手工单据，相应的审核人员审核签字后方可执行下一步操作。如该工作影响下游工作在ERP系统中的执行，下游工作部门应同样先以手工单据进行处理，此类单据应于12小时内在ERP系统补录完成。同时将手工单据附于打印单据后，并在打印单据上填写相应的手工单据号，同时通知下游岗位补录ERP单据。3、手工单填写要求及规范：手工单应经具相应权限审核人签字确认，所有单据必须按ERP设定的岗位填写完整，如果不符合要求，即：若出现制单人（录入用户）与部门主管（审核用户）为同一人的情况，下游人员拒绝执行并通知信管部人员，同时由此引发的责任由单据审核人员负责。4、若制单／审核中有一个环节的人员不在岗或两个环节的人员均不在岗，则由该部门负责人指定该部门相应的制单／审核人员。5、若部门负责人无法指定相应的临时操作人员，则由该部门负责人同意后，方可开具手工单，该部门的相关人员在回岗后应将该手工单于12小时内录入ERP系统，并将手工单附于补录的打印单后。第十条：调整数据管理要求：1、物料清单的定额调整：应由工艺人员做好调整后的物料清单经由部门经理报总经理审批后，信管部的人员方可根据该调整更改ERP系统内的物料清单。2、收发存的误差调整：在财务核对后找出相应的差距经由部门经理报公司领导审批后，信管部的人员方可在ERP系统内进行调整。（必须确认为非人为错误造成的差距）第十一条：反审核单据管理要求：1、制单人员完成操作后，审核人员进行审核时发现错误，可及时在部门内删除该错误数据进行重新制单，或要求制单人更正。2、审核人员完成审核进入下游单据时，下游单据人员发现该单据出现错误，则应及时要求其上游单据的编制和审核人员立即更正，并说明相关的原因。第三章ERP系统资料修改流程ERP系统资料的修改应严格按照以下流程图有序进行，基本分为权限修改、货品资料修改、往来单位修改。申请人填写相应的申请表后，由其所在部门负责人签字确认，经逐级审批后，方可交信管部的人员执行；若发生紧急情况急需修改系统资料，相关人员应及时电话请示主管领导，并在于12小时内及时补填办以上手续；ERP管理员未接到主管领导的紧急通知或审批过的申请表不得随意修改系统资料，若随意修改，造成后果及损失一律由其本人承担。领取申请表填写申请信息确认执行结果领取申请表填写申请信息确认执行结果管理员执行部门负责人意见总经理审核表格归档1、流程说明（包括修改货品资料、往来单位资料、操作员权限的增加或减少）l）本人提出申请，到信管部领取ERP申请表。2）本人在申请表中填写申请信息，其中包含部门、申请人、申请日期、申请详情等。3）部门负责人意见4）总经理审核意见5）公司领导批准意见6）管理员执行7）申请人确认执行结果8）信管部将该表格统一编号并归档。2、附表表3-1ERP用户权限申请表编号:____________申请人信息申请人新进员工□已过试用期□未过试用期用户名在职员工□岗位变动□非岗位变动部门岗位/职务模块名称单据/报表浏览编辑审核备注审批流程申请人：信息管理部：总经理：部门负责人：完成情况ERP管理员：申请人确认:备注:1、本表格的申请流程请参照系统资料修改流程说明。2、本表中数据内容请填写详细，便于有效执行。表3-2ERP往来单位变动申请表编号：____________申请人信息申请人部门变动类别□新增□修改清沟单编号往来单位简称往来单位类型往来单位全称地址联系人联系方式开户银行银行帐号备注往来单位编号■供应商□客户■供应商□客户审批流程申请人：总经理：部门负责人：公司领导：信息管理部：完成情况ERP管理员：申请人确认：备注:1、本表格的申请流程请参照系统资料修改流程说明。2、本表中数据内容请填写详细