第三章计划与供应商选择

第3章采购计划与供应商选择3.3采购预算的编制3.4供应商选择3.5供应商关系管理2023/4/1113.3采购预算的编制资金是有限的；合理分配有限的资金，以提高效率；预算要与企业的计划保持一致；不能过长(占用)，不能过短(供给不及时)。采购预算的概念及编制原则采购预算是一种以货币和数量表示的采购计划，它实现了采购计划的具体化，为采购资金的控制提供了明确的标准，有利于采购资金控制活动的开展；预算会影响资源的分配，事实上它正是一种在相互竞争的需求中分配资源的工具，因此，它常常使部门的预算失真；一方面,某些部门为了提高其在企业内的地位，获得更多的资源和人员，会夸大其词，将预算做大，从而掌控更多的人力、财力和物力，而这些在一定程度上也代表了权力和地位；另一方面，由于预算考虑的是不确定的未来，每一个部门主管都很明白那些不在其控制范围之内的外在因素，如环境变化、消费者偏好的改变等常常会影响甚至决定预算的最终成败，而管理者很有可能会根据预算与实际数据的比较来评定部门或者是个人的业绩。需要科学的行为方法来缓和资金的竞争和悲观的倾向。预算的作用保障战略计划和作业计划的执行，确保组织向良好的方向发展；协调组织经营资源；在部门之间合理安排有限资金，保证资金分配的效率；通过审批和拨款过程以及差异分析控制支出；将目前的收入和支出与预算的收入和支出相比较，对企业的财务状况进行监控。编制采购预算的原则实事求是编制采购预算积极稳妥、留有余地编制采购预算：不盲目提高或消极压低预算，为适应市场的变化，留有余地(例：装修房子)；比质比价编制采购预算多供应商；比质量，价格，信誉等方面，优先安排；大宗物资采用招标采购。采购预算的种类根据时间的长短，可以将预算分为长期预算(一年以上，固定资产，规划性质，战略意义)和短期预算（执行预算）；根据预算所涉及的范围，可以将预算分为全面预算和分类预算；总预算根据其内容的不同分为财务预算、专门决策预算(某一项目)和业务预算三类；根据预算方式的不同可分为控制材料成本的预算(采购材料和工具的预算)和控制采购部门成本的预算。采购预算的编制步骤及注意事项编制采购预算的影响因素：物料标准成本的设定：在编制采购预算时，因为将来拟购物料的价格不容易预测，所以多以标准成本替代；生产效率：生产效率的高低将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差；预期价格：在编制采购预算时，经常需要对物料价格涨跌幅度、市场景气度、汇率变动情况等加以预测，因为个人主观判断与事实的变化常有差距，常会造成采购预算的偏差。采购预算的编制步骤及注意事项采购部门中涉及的预算有：原材料预算；MRO(Maintenance,RepairandOperations)预算:有关办公室用品、电脑设备、维修服务等非生产所需物料的预算；资产预算：主要指固定资产以及后期维修和使用的预算；采购费（采购过程中发生的费用，包括工资，差旅费，通讯费等）用预算。采购预算的编制步骤审查企业以及部门的战略目标。采购预算的最终日的是为了保证企业采购目标的实现，企业在编制采购预算前，首先要审视本部门和企业总体的目标，以确保它们之间的相互协调。制订明确的工作计划。采购管理者必须了解本部门的业务活动，制订出详细的计划表，从而确定部门实施这些活动所需要的资源。确定所需的资源。有了详细的工作计划表，采购管理者就可以对支出作出切合实际的估计，从而确定为了实现目标所需要的人力、物力和财力资源。采购预算的编制步骤提出准确的预算数字。采购预算应当保证最高准确性。要实现最高准确性，可以通过以往的经验来推断，也可以借助数学工具和统计资料进行科学的分析和计算；汇总。汇总各分部门、各分单元的预算。最初的预算总是来自每个分单元，经过层层提交、汇总，最后形成总预算；提交预算。采购预算通常是由采购部门汇同其他部门共同编制的，采购预算编制后要提交企业财务部门及相关管理部门，为企业资金筹集和管理决策提供支持。预算编制的方法概率预算：在编制预算过程中，涉及的变量较多，如业务量、价格、成本等。企业管理者不可能在编制预算时就十分精确地预见到这些因素在将来会发生何种变化，以及变化到何种程度，而只能大体上估计出它们发生变化的可能性(即概率)，从而近似地判断出各种因素的变化趋势、范围和结果，然后，对各种变量进行调整，计算其可能值的大小。这种利用概率(即可能性的大小)来编制的预算，即为概率预算；概率预算必须根据不同的情况来编制，大体上可分为以下两种情况：(1)销售量的变动与成本的变动没有直接联系：这时，只要利用各自的概率分别计算销售收入、变动成本、固定成本的期望值，然后即可直接计算利润的期望值。(2)销售量的变动与成本的变动有直接联系：这时，需要用计算联合概率的方法来计算利润的期望值。零基预算：零基预算是指在编制预算时，对于所有的预算项目均不考虑以往的情况，一切以零为起点，从实际出发研究、分析未来一定期间生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急，如实确定每项预算是否有支出的必要和支出数额大小的一种预算编制方法；零基预算的编制方法大致上可以分为以下三步：组织员工拟定预算目标；对每一费用项目进行成本-收益分析；分配资金、事实预算。零基预算的优点是不受基期实际数的束缚，一切费用预算额以零为起点，从工作内容需要出发，发挥企业各级管理人员的主观能动性，重新考虑每项预算支出的必要性及规模，并对资源进行有序分配，使预算更符合实际，充分调动企业各级管理人员的积极性和创造性，促进各级管理人员精打细算、量力而行，把有限的资金切实用到最需要的地方，以保证整个企业的良性循环，提高整体的经济效益。缺点：一切支出均以零为起点来进行分析、研究，因而工作量太大；把许许多多不同性质的业务按照其重要性排出一张次序表来，也决非易事，其中不可避免地也会带有某些主观随意性。弹性预算：弹性预算是在编制预算时，考虑到计划期间的各种可能变动因素的影响，编制出一套能适应多种业务量的预算。这种预算需要随着业务量的变化而作出相应的调整，具有伸缩性，因此称作弹性预算或变动预算；编制弹性预算，首先要确定在计划期内业务量的可能变化范围。其次，要根据成本形态，将计划期内的费用划分为变动费用和固定费用。弹性预算一般用于编制弹性成本预算和弹性利润预算。弹性利润预算是对计划期内各种可能的销售收入所能实现的利润所作的预算，它以弹性成本预算为基础。滚动预算：又称连续预算，其主要特点是预算期随着时间的推移而自行延伸，始终保持一定的期限(通常为一年)。2007年度预算第一季度第二季度第三季度预算调整和修订因素预算与实际对比客观条件变化经营方针调整第二季度第三季度第四季度2007年度预算2008年度预算第一季度滚动预算的理论根据是：企业的生产经营活动是延续不断的，因此，预算也应该全面地反映这一延续不断的过程；另外，人们对未来客观事物的认识也是由表及里、由粗到细的过程，预算要适应人们对客观事物的认识。变化是永恒的！！！滚动预算的优点是：能保持预算的完整性和连续性，可从动态预算中把握企业的未来；预算在执行过程中可以结合客观情况，对预算不断调整与修订，使预算与实际情况能更好地适应，有利于充分发挥预算的指导与控制作用；预算期始终保持四个季度或12个月，使得企业经营管理人员能经常保持一种整体的、全盘的经营思想，保证企业各项工作有条不亲地进行。3.4供应商选择案例1：某超市因为急需要一批产品进行销售，所以未对一家自己长久合作的供应商的产品进行质量检查就直接放进卖场，结果出了质量问题，造成了经济损失。请大家思考，这家超市有哪些工作没有做好，导致了损失的产生？怎样做能避免这样的损失？由这个案例可以看出，供应商的好坏，直接影响着一个企业的正常运行，因此，供应商选择与管理显得十分重要。供应商是指可以为企业生产提供原材料、设备、工具及其他资源的企业。供应商，可以是生产企业，也可以是流通企业。所谓供应商管理（广义），就是对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性的管理工作的总称。其中，了解是基础，选择、开发、控制是手段，使用是目的。供应商的概念：2023/4/111.资源市场调查调查的内容资源市场规模、容量和性质资源市场的环境资源市场供应商的情况分析的内容性质特点发展趋势规模水平调查的内容商品市场调查商品市场的规模、容量、性质；相关商品市场的经营环境；相关商品市场各个供应商情况如何；供应商调查蒙自市的手机用户有多少；消费者构成（学生、工人、白领……）；用户更换手机频率；消费者对手机品牌偏好；手机市场需求量是否持续增长；本地连锁店供应量能否满足市场需求；现有竞争者（本地手机连锁店）有哪些；潜在竞争者（如网店）带来的问题；各连锁店商品质量、价格、信用、服务等情况的比较；…………经营手机连锁店的……2023/4/112.供应商初步调查初步调查的目的：了解供应商的一般情况。初步调查的特点初步调查的方法供应商分析的主要内容3.供应商调查的方法问卷调查实地观察文献调查公司基本情况名称地址营业执照号注册资本联系人部门、职务电话传真E-mail信用度产品情况产品名称规格价格质量可供数量市场份额运输方式运输时间运输费用备注图书、报纸、杂志、广播、电视、网络等企业基本情况名称

地址

营业执照号

注册资本

联系人

部门、职务

电话

传真

E-mail

信用度

产品情况产品名规格价格质量可供量市场份额

运输方式

运输时间

运输费用

备注

供应商卡片思考如何寻找潜在供应商？如何对潜在供应商进行资格审查？供应商分析的主要内容商品市场调查供应商调查商品的适应性；供应商的经营实力；供应商的信用度；供应商的管理水平；供应商的地理交通情况；经营手机连锁店的……供应商类型（总代理商、经销商……）供应商提供商品种类（手机、平板电脑、配件……）供应商提供商品的品牌（三星、苹果、htc、诺基亚、小米……）供应商提供商品的规格、价格、质量、售后交易合作方式（经销、代销、联营）供应商公司规模（注册资金、员工人数、成长经历、荣誉史、管理水平……）2023/4/113.供应商深入调查深入调查的方法供应商调查问卷供应商实地调查供应商证明人深入调查的时机准备发展成紧密关系的供应商关键零部件产品的供应商供应风险大的瓶颈类产品的供应商2023/4/114.供应商选择的过程产品定位模型供应商选择标准供应商评估供应商谈判供应商选定供应商签约2023/4/11产品定位模型日常型杠杆型瓶颈型关键型2023/4/11供应商选择标准（除资信以外的四项基本指标）质量成本交付服务2023/4/11供应商评估的关键要素指标体系的设置原则基本能力指标其他能力指标供应商意愿评价供应商评价模型2023/4/11供应商评估的关键要素指标体系的设置原则系统全面性原则简明科学性原则稳定可比性原则灵活可操作性原则2023/4/11供应商评估的关键要素基本能力指标质量指标产出特性指标：为客户（注：流程产出的接收者统称为客户，包括外部客户和内部客户）提供产出的具体标准，如产品外观达到何种标准。产出符合性指标：百万机会不良品率或百万机会差错率；合格率等。产出稳定性指标：变差、均值、过程能力等。质量成本（CostofPoorQuality;COPQ）：如质量问题带来的损失。过程性能指标：如过程能力指数、过程性能指数、首次通过率、返工返修率、质量问题重发率等。2023/4/11供应商评估的关键要素基本能力指标成本指标单价和总价单位小时服务费率：适用于服务类产品获取成本：采购部门为采购该产品而付出的成本，如办公成本、差旅费等。运营成本：该产品要正常运作还需的能源、管理类支出。处置成本：报废时需要处置而额外付出必要成本，如果有残值，可能成本为负。2023/4/11供应商评估的关键要素基本能力指标交付指标交付时间、地点的可靠性：一段时间内有多少次是及时按约定地点交付的。交付数量或品种准确性：交付的某品种的数量占所需数量的百分比，交付的品种数占所需品种数的百分比。运输方式、包装方式等2023/4/11供应商评估的关键要素基本能力指标服务指标服务水平售后服务顾客抱怨解决时间顾客抱怨满意处理比率数量柔性时间柔性2023/4/11供应商评估的关键要素其他能力指标技术、工程与制造能力供应商组织内部管理能力供应商信誉与财务状况稳定性供应商员工的状况供应商的位置供应商存货政策健康、安全、环境状况（HSE）2023/4/11供应商评估的关键要素供应商意愿评价边缘型供应商盘剥型供应商发展型供应商核心型供应商2023/4/11供应商评估的关键要素供应商评价模型（如图）能力评价积极性评价总体评价2023/4/115.供应商选择的方法比较以下几种方法的特点直观判断法采购成本比较法评分法招标采购法协商选择的方法供应商评价的方法

1）直观判断法

直观判断法属于定性选择方法。

主要根据征询和调查所得的资料并结合个人的分析判断。

常用于选择企业非主要原材料的供应商。

2）采购成本比较法3）评分法评分法扩展：线性权重法

线性权重法是目前供应商定量选择最常使用的方法；

基本原理是给每个选择标准分配一个权重；

每个供应商的定量选择结果为该供应商各项准则的得分和相应准则的权重的乘积的和。评定结果4）招标选择5）协商选择方法案例：小李采购记小李是菜市场卖鱼的个体户，每次进货大概能卖出400斤左右的鱼，而且逢年过节鱼的销量会大些。以下，以小李为采购鱼例，阐述分析小李是怎样选择供应商的。老张批鱼中心王家养鱼场付家养鱼场供应商选择说到供应商的选择，小李在卖鱼初期进行了再三考虑，最后觉得有三种渠道的供应商还比较靠谱，他们分别是右图中的三种，并对其进行详细的比较分析。地址规模信誉度质量运输方式运输时间运输费用价格老张批鱼中心距离35公里城里1/4卖的鱼从此处批发老板和善讲信用，信誉度高新鲜，基本无死鱼，大小合适装卸专业，基本无死鱼。40分钟左右每次350元左右一般价格王家养鱼场距离15公里按需捕捞，水域大，每次产量上千斤。信誉好，可以1.5元/斤的价格回购死鱼提前一天捕捞，鱼比较好。装卸水平不如批鱼中心，但死鱼较少。20分钟左右每次120元左右一般价格，长期合作每斤可优惠2-3毛付家养鱼场距离7公里每次产量600斤，但多数时候为养殖期，捕鱼期少，过节量增。较前面两家，信誉度次之。当日凌晨捕捞，鱼很新鲜。装卸差，影响鱼的存活。10分钟左右每次100元左右一般价格采购分析重点从这几方面比较：鱼的质量成本（鱼的质量受运输装卸的影响）供货力服务信誉度以下是小李的供应商选择和管理：小李的供应商选择：平常，400斤鱼都从王家养殖场采购，形成长期合作的关系，这样价格方面也有不少优惠。节日期间，鱼的销售量较平日有所增加，但增量也不是特别多，大概100斤以内，这时付家养鱼场往往成为第二供应商，距离近，这时采购成本相对也较低，采购也方便。过年期间，鱼的销售量较平日大很多，然而又不是产鱼的季节，周边的供应量满足不了需求，这时小李通常都会去县城老张批鱼中心采购，补足供货。2023/4/116.选择供应商时应注意的问题自制与外包采购国内采购与国外采购直接采购与间接采购供应商的规模开发新供应商与培养已有供应商

案例分析供应商选择——低报价还是可靠性？爱丽丝是库艾特克有限公司的一个分公司的采购代表，她和她的伙伴们负责公司中价值20，000美元的原材料采购。其中管形材料是一种标准材料，如果不符合规格会引起设备故障并造成昂贵的组装线停工。金森是库艾特克有限公司现有的供应商，是过去十年来库艾特克有限公司的供应商之一。对爱丽丝而言是一个值得信赖的供应商伙伴，因为金森公司在产品质量方面值得信赖、送货承诺方面也做的很好。在对于交付承诺与实际接收的历史记录中，只有一次产品退回的记录。在现代采购理念中，许多系统正在逐渐的减少库存。一般都会选择离厂房很近的供应商，以尽量短的时间间隔直接把