全区会务服务工作经验交流材料

全区会务服务工作经验交流材料全区会务服务工作经验交流材料会议是各级行政机关贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式，是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。目前XX区政府会议中心共有五个会议室，其中可容纳260人的大会议室1个，可容纳90人的中会议室2个，可容纳40人的小会议室2个。在过去的一年里，这五个会议室共接待各类会议1092场次，接待与会人数约4.2万人。自中央“八项规定”出台以来，全区会务服务工作面临越来越多的变化和挑战，会务服务中心作为机关事务局下属会务服务保障职能科室，在局内各科室和区内各部门的大力支持与配合下，以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨务实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后各个环节，有力地确保了会务意图的全面实现，会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏，现将我们的主要做法总结如下：一、狠抓队伍建设，全面优化人员素质1、加强培训，提高业务能力。一场严谨有序的会议如同一盘棋局，需要每个工作人员的密切配合。为此加强服务人员业务知识培训，制订计划进行串岗培训尤为重要。如中心只有一名音响师，一旦遇上多个会议室同时有会议的情况，音响师难免会顾此失彼，因此在日常工作中要求会务服务人员学习简单的音控操作，拾遗补缺，以保障每个会议的顺利召开。同时要求负责清洁的工作人员学习会务服务相关业务知识，在会议室爆满情况下，顶岗为会务服务人员做好茶水供应工作。2、加强考核，建立激励机制。研究制订工作人员量化考核办法，充分调动全体工作人员的积极性。因会务服务中心岗位特殊，经常要加班加点，如有些会议要延续到中午12点半或者傍晚6点半才结束；有些上午召开的视频会议，工作人员要在7点前到位进行视频调试；有些特殊会议需要在晚上及周末时间召开，如遇紧急会议，甚至要在半夜或凌晨召开，这就需要会务服务人员加班加点、到岗到位。为此，中心内部建立了一套会务服务制度，形成用制度管人、按制度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。二、强化服务意识，不断提升办会质量1、主动作为，会前准备抓“牢”。凡事预则立，不预则废。做好会务工作必须要有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上来说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。在日常工作中，中心努力按照与会者要求布置会场，对领导交办的任务及时协调、综合权衡、通盘考虑、周密安排，做到精益求精，确保所有的会议正常举行。由于会议主题多元化，会场的布置也随之千变万化，为此不管大会小会都坚持提前布置会场，便于妥善应对可能出现的错漏或突发情况。一是根据会议的类型及参会人数提前布置好会场，如座谈会、协调会需把座位摆放成“回”或“U”字行；学习会、工作部署会则需把座位摆排成课堂式。为满足各种会议的需求，会务服务大会议室及一号会议室基本上是每天一小搬，两天一大搬。二是提前同广告公司联系制作适合会场大小、场景的会标，会标体现会议的主题并悬挂在合适位置。根据参会人员名单，合理安排与会人员的会场座次，座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复、出错等。如遇大型会议，还要将座区图摆放在会场入口醒目位置，并在会场入口设立签到席。三是提前打扫好会场卫生，会议开始前在会场内摆放好杯具，备好茶水，主席台还要摆放小毛巾等等。四是提前对音响设备进行调试，检查设备运行状况，根据会议的需求还要提前调试投影，准备无线话筒等等，如遇视频会议，还要协助机要、应急部门做好视频调试。2、勤俭办会，会议经费抓“紧”。一是本着“节俭办会”的原则，根据会议所需，确要安排工作餐的，一律按照标准安排自助餐。二是为进一步有效整合利用现有资源，节约会议经费，我中心对原有的几千份桌签进行了分类整理，以各单位首字声母为代表进行分类，建立目录方便查找，并设立桌签自取区，大大提高了工作效率。三是提倡节能环保办会，减少一次性纸杯的使用，除大型会议外，其它会议茶水供应一律使用陶瓷杯，同时配备四个消毒柜，由专人进行管理。3、严谨务实，后勤保障抓“实”。正所谓“台上一分钟，台下十年功”，一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。为保证各项会议高质量完成，我中心充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发状况，也能及时妥善地应对。一是按照全面周到的原则，每次接到大型活动后勤保障任务，及时按照会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，详细制定后勤保障方案，根据会议规格高低、参会人数及日程长短等设立相应工作小组，明确工作职责，会务服务工作涉及到的环节颇多，每个环节都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况，确保落实到位、责任到人。二是做好工作对接及会前查验。按照“会务工作无小事”的要求，对上汇报好，对外联系好，对内沟通好，全力以赴做好各项服务。为确保会务组织不出差错，重要会议都要进行会场布置查验和对接情况查验，如区内大型会议，由于涉及的会场较多，会务服务人员需等到酒店布置完全部会场后再进行会场查验。为了确保工作不出现任何疏漏，会务服务人员时常要忙到下半夜。三是对一些大型的重要活动相关资料进行总结归档，如各类活动的后勤保障方案，会议指南及会务工作流程中涉及到的座位表、就餐安排、房间安排等及时收集整理归档，便于为今后同类会议提供参考借鉴。三、细化服务内容，提升服务品质1、改善硬件，创建良好的会务环境。一是由于区会务服务中心外墙漏水，二号、三号会议室及接待室内墙渗水脱落，并产生大面积霉斑，严重影响美观及会议室的正常使用。中心在节省经费又不影响会议室正常使用的情况下，利用十一长假及周末分批对各会议室内墙进行了改造。二是因我市天气春秋季多雨，中心特购置雨伞架及雨伞袋机，避免雨天中心大厅因雨伞滴水导致潮湿路滑,确保与会者安全。三是因现场会需求，配置了60套无线发射接收系统。由于现场会参会人数较多，环境嘈杂，往往达不到预期效果。与会者佩戴无线接收系统后，在100米范围内都能接收到信号，听清楚现场介绍，大大提高了现场会的办会质量及预期效果。四是部分陶瓷杯使用时间过久，在高温消毒的过程中出现缺口等破损现象，为此中心在多方比价后及时更换陶瓷杯具，并采购多层清洁推车，避免陶瓷杯因碰撞产生破损。2、优化服务，提升会务服务品质。小事成就大事，细节成就完美，中心除做好正常会务保障外，还细化了服务内容，做到每个细节细致入微、有条不紊，使与会者满意。一是会议开始前，协助会议主办单位做好入场引导工作，并维持好会场秩序，当主席台领导入座后，及时关闭会场大门。二是会议开始后，安排负责人员留守会场，提醒服务人员定时供应茶水，关注会场内音响、灯光、室温等情况，便于处理各种突发状况，一旦发现问题可以迅速补救。三是会议结束后，先检查每个座位是否有遗落的物品，若有则根据座位牌进行物品登记，主动联系会议主办方或失主，及时归还失物。对遗落的会议普发资料均进行碎纸处理，