设备物资采购管理办法

设备物资采购管理办法----7174aea4-7164-11ec-8b3a-7cb59b590d7d第一条为加强公司（以下简称公司）设备物资采购（以下简称采购）管理，规范设备物资采购程序，发挥整体优势，降低采购成本，根据采购管理办法及局有关要求，制定本办法。第二条设备、材料采购管理原则（一）采购管理是生产经营管理的重要内容，目标是建立全公司完备的采购管理体系，内部规范采购行为，外部管好供应商,使公司整体利益最大化，达到保障供应、保证质量、降低成本、防止腐败的目的。（二）建立全公司统一的设备物资采购管理制度，按局、公司、项目三级实行分级、分散、责任制管理。公司采购管理体系的建立包括八个要素：组织机构、管理人员、统一的采购管理体系、统一的采购操作流程、统一的集中采购目录、统一的供应商网络、，统一的设备材料编码和统一的采购管理信息平台。（三）设备物资采购实行决策与执行分离，采购计划制定、供应商选择、价格决策、合同签订等环节应避免一人操作。公司主管部门、项目部要保存完整的采购记录，包括书面或电子资料。（四）公司每年结合局下发的指标，向项目部下达年度目标设备物资集中采购绩效考核指标，逐步提高采购集中度、采购主体和采购方式的比例。第三条公司监督项目部对分散采购的设备、材料实行限价管理，逐步评估材料的价差和数量差异。第四条集中采购是采购的组织方式之一，是采购管理的重要手段。公司选择对生产经营成本、质量和安全有重大影响的设备物资实行集中采购，对此参照局设备物资集中采购目录（附件1，以下简称集采目录），并建立相应的供应商网络。第五条本办法是公司采购管理的基本制度，适用于公司及项目的采购管理。各项目可根据本办法制定具体实施细则。第二章组织机构及职责第六条组织（一）采购管理按照统一领导、分级管理的原则，实行三级管理，一级为局，二级为公司，三级为项目经理部。（二）该局物资装备部负责该局的采购管理。公司和项目经理部设立物资设备部，配备专职人员，负责各自的采购管理工作。（一）公司对上是采购管理的执行部门，对下是采购管理的管理部门，主要职责如下：1.贯彻执行局采购管理办法和操作规程，制定公司设备材料采购管理办法和具体实施细则，并组织实施。2.推动公司和项目部采购管理机构和专业队伍建设；负责公司物资采购人员培训工作。3.根据局发展战略和公司生产经营需要，制定设备物资采购管理和年度经营计划，并组织实施。4.负责物资采购统计、组织、监督招标工作。5.参与局内集中招标采购工作，制定公司集中招标采购目录，并按局办法组织实施。6.负责公司设备物资供应商网络的建设、评审、推广和管理，并组织向上级推荐优秀供应商；负责与供应商之间重要沟通与监督服务。7.组织收集和完善公司设备材料综合管理信息系统。8.负责采购的计划管理和采购统计资料的收集、汇总、审核及上报。9.指导、检查、监督、考核项目部的采购管理工作。10.负责落实公司设备物资采购管理的其他有关要求。11、承担领导交办的其他任务。（二）项目经理部是采购管理的具体执行部门，主要职责如下：1.在公司管理体系框架下，制定本项目的采购管理办法；贯彻执行公司的采购管理办法和操作规程，并具体实施。2.建立部门采购管理机构和专业队伍。3.参与公司组织的集中招标采购；做好项目设备材料采购的计划管理和上报工作。4.负责本项目集中采购、分散限价设备物资采购及零采工作；建立供应商名录、设备物资限价数据库。5.做好设备材料采购统计工作。按照上级规定的设备材料采购统计制度，准确、及时、全面地编制和报送设备材料采购统计报表。6.负责项目经理部设备物资供应商网络的建设和管理，对供应商进行评价，并组织向上级推荐。7.编制并报告采购计划。8.负责落实公司设备物资采购管理的其他有关要求。9.承担领导交办的其他任务。第三章采购总体要求第八条为加强采购管理，规范采购行为，公司制定了统一的《采购管理操作流程》（附件2），各级采购经理按照《采购管理操作流程》实施采购。第九条采购决策与执行要分离，采购计划的编制、供应商的选择、价格决策等环节不许一人操作，采购合同需由法定代表人或授权代理人签订。采购记录保存完整，包括书面或电子资料，确保采购过程的可追溯性。第十二条在满足相关管理规定的前提下，公司和项目部可以根据局方的集中采购目录，扩大设备材料集中采购的种类和范围。第四章采购权限第1三条采购权分为三种：（一）符合下列条件的由局组织集中招标采购1.钢材、水泥、沥青采购量1000吨以上，其他各类材料采购量100万元以上。2.单台20万元（含）以上车辆、单台30万元（含）以上设备。（二）本公司的采购权限是指超出本局采购权限或受本局委托的采购。（三）项目部采购权限为局、公司采购权限以外的采购。1.限价自购。对不在招标采购目录内、不符合招标采购条件的设备、材料，项目部根据市场调查情况上报所需采购材料的限价清单，并按照公司批准的设备材料采购限额自行采购。当价格超过限额时，项目部应逐级上报公司主管部门审批。2.批复采购。对在招标采购目录内的设备物资由于特殊原因不能采取招标采购时，必须上报采购实施方案，由公司主管部门审批后项目部自行采购，必要时由公司主管部门组织或参与采购。3.对不在招标采购目录内但符合招标采购条件的非主要设备、材料，由项目部组织招标采购。采购前，项目部必须首先上报设备、材料的名称、规格、数量和预计采购总额。第五章采购方式第十四条采购方式是指各单位获取生产经营所需设备、材料的方式和方法，主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等（附件3）。采购方式的选择和使用直接影响采购的效率和效果。各单位应在公开、公平、公正的基础上，结合采购设备材料的特点、市场环境和需求特点，选择和确定采购方式。第十五条招标采购分为公开招标采购和邀请招标采购。（一）公开招标采购是指以招标公告的形式邀请未指定的供应商投标的采购方式。如果业主要求，如散装材料，应通过公开招标采购。（二）邀请招标采购是指以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。业主无要求的大宗物资及设备，使用邀请招标的方式采购。第十六条竞争性谈判采购是指组织谈判小组按照规定程序与一个或多个合格供应商进行谈判，确定合作供应商的采购方式。如果招标后没有供应商招标，且技术复杂，招标时间不能满足现场使用要求，可采用竞争性谈判采购。第十七条询价采购指按照规定的程序，邀请至少三家符合条件的供应商进行一次或多次报价，确定供应商的采购方式。对货物规格、标准统一，现货资源充足且价格变化幅度小的零星采购，可以采取询价采购。第十八条有条件的，公司应当组织各项目部进行统一招标采购。招标结果确定后，按采购权限签订设备及周转材料采购合同，项目部签订材料采购合同。第六章采购管理第1九条采购计划。设备材料采购实行计划管理，计划准确及时。（一）采购计划是根据需用计划，结合内部资源和市场供求状况等对采购做出的预见性安排，采购计划必须经领导审批后方可实施。（二）采购计划应在上月末编制，并力求准确。准备工作应以需求计划为基础，平衡内部资源。采购计划的内容包括设备材料名称、规格型号、质量标准、数量要求交货时间、交货地点、采购方式等内容。（三）根据局或公司集中采购的采购计划，项目应在使用前30天上报公司。第二十条采购价格。采购价格确定是采购管理的重要环节，价格的高低直接影响降本增效的效果。（一）公司与项目部成立询价小组，建立市场调研、采购成本分析和比价机制；采购时，应首先选择一般纳税人供应商，并根据最佳性价比、最低综合总成本和利润最大化的采购成本定价原则进行价格决策。项目应收集整理设备材料的历史采购信息，并将设备材料的限价数据及时上报公司主管部门，以便公司建立采购限价数据库并在全公司共享。（三）局与相关专业网站建立信息业务联系，为公司和项目提供信息联系。公司和项目要充分利用这些信息联系和中国交建信息平台发布的市场行情、当期价格信息和行业研究报告等，为公司、项目部价格决策提供帮助。（四）公司通过集团和局平台与相关供应商进行高端合作。双方签署战略合作协议，确定价格机制，以便公司的子公司能够购享受优惠服务。第二十一条采购合同。采购合同是供需双方协商一致，明确双方权利义务的法律文件。合同双方受法律保护和监督，并承担相应责任。（一）采购实行严格的合同管理，各级采购者负责签订与履行合同。设备物资采购合同应统一归口公司物资设备部，按照限价、限量、统一编码，局、公司相关要求申报、审批。（二）采购合同的主要条款包括：设备材料的品种、规格、数量；质量和包装；价格和结算方式；交货时间、地点和交货方式；验收方法；违约责任；变更和终止合同的条件等。（三）采购采用书面形式签订合同。合同文本采用局下发的合同版本格式，局未下发合同文本格式的，可参考使用国家、地方工商管理部门的合同范本。（四）采购合同的内容应与采购计划的内容一致，术语和含义应明确，以确保采购的设备和材料满足质量、数量和按时供应的要求。（五）采购合同订立生效后应严格履行。在合同履行过程中，如出现不能履行或不能完全履行的情况，应采取紧急措施减少损失。（六）采购合同的变更、解除和争议解决应采用书面形式，并履行必要的审批手续；如果涉及法律事项，必须经法律批准（七）采购合同档案管理按局和公司档案管理规定执行。第二十二条采购验收。采购验收是检验采购合同履行情况，保证采购质量的关键环节，也是考核评价供应商的重要依据。（一）采购验收主要包括实物验收和相关材料的验收。实物验收主要是对采购的设备、材料进行质量、数量验收。（二）项目部要加强采购验收管理，严格执行验收有关规定，确保所采购设备物资的质量、数量以及相关资料符合采购合同要求，验收资料应按要求妥善保管，及时归档。验收出现问题时，项目部应及时联系供应商解决，并视情况逐级上报。第二十三条结算与支付。设备、材料验收完成并完善相应手续后，按合同办理结算手续，设备、材料的结算应符合公司相关规定。设备和材料的付款由采购单位负责，付款应符合财务审批程序。第二十四条采购统计。采购数据统计是公司采购管理和生产经营管理的重要内容。（一）公司建立采购统计管理制度，进行采购统计；（二）项目应严格落实采购统计工作要求，建立设备物资采购统计的原始记录、月度对账、台账制度。项目部采购统计报表应于每月21日前报公司物资设备部，报表应做到及时准确，不得虚报、瞒报、拒报、拖延、漏报，不得伪造、篡改。第七章供应商管理第二十五条供应商管理是采购管理的重要组成部分。加强供应商管理，为供应商设置基本条件，利用中交信息平台建立供应商网络，为项目部创造良好的采购环境。第二十六条公司供应商来源（一）中国交建的供应商；（二）局级选择的供应商；（三）公司根据生产经营需要和行业及区域布局选择供应商；（四）项目部根据供应商的基本条件和业绩情况择优推荐，公司审核、然后报局审批通过的供应商。第二十七条公司配合局方实施供应商准入审核、日常管理、动态考核和退出机制（供应商管理办法（试行）另行发布）。（一）准入审核包括按照公司的需求和规定的流程审核供应商的基本条件（在注册资本金、垫付能力、合作信誉、是否为一般纳税人等方面）；（二）日常管理包括及时掌握供应商基本信息，记录供应商不良合作情况，转发国家有关部门和行业对供应商的监督督检查结果等；（三）动态评估包括供应商合作绩效统计、绩效评估、诚信和商业道德遵守情况；（四）供应商出现不良合作行为，视情节轻重上报局，在局内通报或解除合作关系、禁止合作。第二十八条与供应商合作的原则是双方建立长期、稳定、互利的合作关系，以获取供应商的资源和服务优势。第二十九条对合作业绩突出且在本行业和所在区域技术领先、有规模的大型生产商或经销商，根据高端合作的方针，公司与其签订战略合作协议，发展成为战略供应商。公司设备物资主要向战略供应商采购，以达到保障供应、保证质量、降低成本、防止腐败的目的。第三十条公司设备材料供应商网络采用中交集采平台进行信息管理。供应商网络能够满足公司选择供应商的需要，并通过信息共享供应商资源。建立基于物料供应商网络的战略供应商网络。物资供应商网络由局方和公司共同建设，公司物资装备部负责与局方主管部门和公司项目部联系。第三十一条局内部的物资供应企业，属合格供应商，纳入供货商管理。内部供应商也要与外部供应商一起参与市场化竞争，在同等条件下，可优先获得中标机会。第八章监督检查和绩效考核第三十二条公司物资设备部负责采购管理制度执行情况的检查，发现问题及时处理，督促整改。第三十三条纪检监察部门负责监督设备、材料采购的纪律和守法情况。每个项目都可以通过信息系统等方式向公司反映采购中的问题。通知全公司存在突出问题的单位，根据情节轻重，对项目负责人处以3000-5000元的罚款，对相关责任人处以1000-2000元的罚款；如有受贿行为，将移交有关部门处理。第三十四条设备物资采购管理工作纳入公司对各项目综合考评，与绩效挂钩。每年由公司物资设备部结合局考核内容和工作需要提出考核指标。考核内容主要包括组织机构及队伍建设、信息报送及工作配合情况、廉洁自律以及电子化采购、采购集中度、采购主体、采购方式、降本增效的提升等。第三十五条本办法由公司物资