工程项目监理资料管理

监理资料的管理

工程监理资料的重要性工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和延期、索赔、合同争议及违约事件的有效凭证，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。监理资料是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作，是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。加强监理资料管理，不仅可以促进项目监理的规范化管理，而且可以督促施工单位按照施工进度及时做好资料报验工作。当然，搞好工程监理资料管理也是一种对监理单位自我保护、自我宣传的有效手段。

（一）监理资料的管理

监理资料的管理一、监理资料一律要求用黑色碳素笔书写；二、监理资料要求一式多份，项目监理部留置两份，分别装订后，报建设单位一份，公司存档各一份；（竣工后需报送城建档案馆的需三份）三、监理资料要真实、完整、编制及时，同时必须字迹清楚、书写整齐、签字齐全；四、监理资料的分类编目应按时间先后顺序以阿拉伯数字分别编写；五、监理资料的分类编目应按时间先后顺序以阿拉伯数字分别编写；六、公司资料员定期或不定期对监理资料进行检查或抽查，并提出整改意见，限期整改；七、每次考核时，资料员对整改情况进行检查，不按期整改公司将按照相关规定处罚；八、工程竣工初验前一周，各专业监理工程师应按公司监理资料分类要求进行自查，并经总监理工程师审核后，报公司存档。

（二）监理资料的分类1、甲方提供前期资料2、监理单位前期资料3、施工单位前期报审资料4、工程报验资料5、测量放线报验资料6、见证取样资料7、质量保证资料8、进度控制、投资控制及合同管理

监理资料按以下要求分类；9、监理工程师通知单及回执10、监理工作联系单11、会议纪要12、监理日志13、监理月报14、旁站监理资料15、安全监理资料16、其它资料17、工程经济签证、设计变更

一、甲方提供前期资料1、甲甲方方提提供供前前期期资资料料包括括的主主要要内内容容1）工工程程项项目目计计划划批批文文2）工工程程项项目目报报建建表表3）规规划划许许可可证证4）地地质质勘勘察察报报告告5）规规划划部部门门放放线线单单6）质质监监委委托托手手续续7）安安监监委委托托手手续续8）中中标标通通知知书书9）施施工工合合同同10）施施工工许许可可证证11）施施工工图图设设计计审审查查审审批批文文件件12）施施工工图图纸纸13）消消防防部部门门的的审审批批手手续续14）园园林林部部门门的的（（绿绿色色图图章章））15）其他有有关部门门的批准准手续。。2、项目监监理部常常出现的的问题及及规范做做法：甲方提供供前期资资料收集集不及时时、不齐齐全，下下发监理理工作联联系单不不及时。。

（监监理委托托合同签签订后，，工程正正式开工工前，项项目监理理部应及及时向建建设单位位下发监监理工作作联系单单，要求求建设单单位及时时提供前前期资料料，若甲甲方前期期手续办办理不及及时，应应再次下下发监理理工作联联系单，，要求甲甲方及时时办理前前期手续续。下发发监理工工作联系系单时除除了要甲甲方代表表收发文文本上签签字外，，一定还还要在项项目部存存档那份份联系单单上签字字。）样表二、监理单单位前期期资料1、监理单位前期资料料包括的的主要内内容（1）中标通通知书及及监理委委托合同同复印件件（2）业主授授权委托托书（3）监理单单位资质质证书、、营业执执照复印印件（4）总监任任命书及及授权书书（5）总监代代表授权权书（6）项目监监理部监监理人员员名单（7）监理人人员监理理注册证证、执业业资格证证、上岗岗证、职职称证复复印件（8）监理实实施细则则（分专专业）（9）其它有有关的资资料2、项目监监理部常常出现的的问题及及规范做做法：1）未将中中标通知知书及监监理合同同复印件件放在现现场。（（要求复复印件加加盖公章章放在现现场备查查）2）现场无无业主授授权委托托书。（（一般在在召开第第一次工工地会议议前由我我们出好好找甲方方盖章，，此授权权委托书书要在第第一次工工地会议议上由甲甲方宣读读）3）未将监监理单位位资质证证书、营营业执照照复印件件放在现现场，或或放在现现场的复复印件未未加盖单单位公章章。（每每个新开开工项目目监理部部将公司司资质证证书、营营业执照照复印件件加盖单单位公章章放在现现场）4）监理人人员证件件复印件件未加盖盖单位公公章，证证件不全全，人员员变更变变更手续续办理不不及时。。A、项目部部所有人人员证件件复印件件加盖单单位公章章放现场场。B、总监变变更要由由公司出出红头文文件，并并附变更更后总监监相应证证件复印印件。报报建设单单位需请请甲方在在变更文文件上签签字同意意。C、其它监监理人员员变更由由项目监监理部出出相应的的资料。。并附变变更后专专业监理理工程师师或监理理员的相相应证件件复印件件5）监理规规划项目目监理部部经常出出现的问问题：监理规划划编制、审审批栏签签字混乱乱，落款款不正确确。（监监理规划划的编制制栏由总总监签字字，审批批由公司司总工签签字，监监理规划划的落款款应为公公司不应应为项目目监理部部）6）监理实实施细则则项目监监理部经经常出现现的问题题：A、编制不不及时。。（应在在开工前前编制完完成或本本专业工工程开始始施工前前编制完完成）B、在套用用公司现现有版本本时，专专业监理理工程师师未根据据本工程程的实际际情况进进行修改改和补充充。C、编制、、审核栏栏签字不不规范，，落款不不正确。。（监理实施细则则编制栏由本专专业监理理工程师师签字，，审核栏栏由总监监签字，，监理细细则的落落款应为为项目监监理部））三、施工单单位前期期报审资资料施工单位位前期报报审资料料包括的的主要内内容1、施工组组织设计计（方案案）报审审资料2、工程开开工/复工报审审资料3、施工单单位资质质及人员员资格报报审资料料4、分包单单位资格格报审资资料5、主要施施工机械械设备/计量设备备报审资资料6、试验室室资质报报审资料料1、施工组组织设计计（方案案）报审审资料项目部经经常出现现的问题题及规范范做法：1）施工组组织设计计及报审审表未加加盖施工工单位公公章。（（施工组组织设计计要加盖盖施工单单位公章章，专项项施工方方案可盖盖项目部部章）2）编制、、审核、、审批栏栏签字不不正确。。（施工工组织设设计编制制由施工工单位项目技术负责责人签字字，审核核由项目目经理签签字、审审批由施施工单位位总工程程师签字字；专项项施工方方案编制制由施工工单位项项目技术术负责人人签字，，审核由由项目经经理签字字）3）施工组组织设计计报审日日期有误误。（施工组织织设计的的报审日日期应在在开工前前，最迟迟不能迟迟于开工工日期。）4）专业业监理及及总监理理工程师师审查意意见签署署规范。5）第一一次报审审不合格格，监理理未在报审表表上签署署审查意意见，或或签署审审查意见见后自己己不留底底。不及时要要求施工工单位再再次报审审。（施施工单位位报审施施工组织织设计（（方案））不符合合要求，，专业监监理要及及时签署署审查意意见后将将报审表表留存一一份，其其余将资资料返回回施工单单位，要要求施工工单位重重新报审审，并规规定重新新报审的的时间。。）6）专项施施工方案案报审不不及时、、不全面面。（专项施工工方案主主要包括括：临电电、应急急救援预预案、起起重机械械设备自自身的安安装、拆拆卸、土土方开挖挖和降水水工程、、基坑支支护工程程、脚手手架工程程、钢筋筋工程、、模板工工程、砼砼工程、、起重吊吊装工程程、建筑筑节能工工程、建建筑幕墙墙安装工工程、钢钢结构、、网架和和索膜结结构安装装工程、、预应力力工程及及采用新新技术、、新工艺艺、新材材料、新新设备及及尚无相相关技术术标准的的危险性性较大的的分部分分项工程程等工程程专项施施工方案案等）（（报审时时间应在在每个专专项工程程施工前前）2、工程开开工/复工报审审资料项目部经经常出现现的问题题及规范范做法：：1）开工报报审附的的证明文文件不全全。（开工报审审后附的的证明文文件除开开工报告告外，还还应包括括施工现现场质量量检查记记录表、、工程概概况表）2）开工报报审表总总监理工工程师签签署意见见不规范范。（总监理工工程师签签署意见见规范用用语见表表B1-1）3）下发工工程暂停停令后，，无复工工报审表表及复工工报告。（复工报审审资料和和工程暂暂停令是是对应的的，有一一份工程程暂停令令就要有有一份复复工报审审资料，，特别是是冬季停停工的项项目，施施工单位位上报停停工报告告，总监监理工程程师除了了在停工工报告上上签字外外，要及及时下发发工程暂暂停令）3、施工工单位位资质质及人人员资资格报报审资资料1）旧版和和新版版资料料管理理规程程中都都没有有相应应的表表格，，可按按开工工报审审表进进行相相应修修改。2）报审审表后后附的的资料料包括括：施施工单单位营营业执执照、、资质质证书书、安安全生生产许许可证证、现现场管管理人人员及及特殊殊工种种名单单及上上岗证证复印印件（（所有有复印印件加加盖公公章））3）样表如如下：4、分包包单位位资格格报审审资料料项目部部经常常出现现的问问题及及规范范做法法：1）分包包单位位资质质材料料报审审不全全（主要包包括分分包单单位的的营业业执照照、资资质证证书、、特殊殊行业业施工工许可可证、、外地地进宁宁企业业备案案表及及拟进进场管管理人人员及及特殊殊工种种上岗岗证）2）分包包单位位业绩绩资料料报审审不全全（要求上上报分分包单单位已已完类类似工工程业业绩））3）承包包单位位章错错盖、、名称称填错错（报审表表的施施工单单位应应为总总包单单位，，不是是盖分分包单单位的的章，，项目目经理理签字字也应应是总总包单单位项项目经经理））此处的的分包包不只只包括括工程程分包包也包包括劳劳务分分包。。5、主要要施工工机械械设备备/计量设设备报报审资资料项目部部经常常出现现的问问题及及规范范做法法：1）进场场设备备报验验不全全A、施工工机械械设备备主要要是指指垂直直运输输机械械（如如塔吊吊、人人货两两用梯梯、升升降机机、吊吊篮等等）搅搅拌及及输送送机械械（如如搅拌拌机、、泵车车）、、钢筋筋加工工及连连接设设备（（钢筋筋弯曲曲机、、调直直机、、电焊焊机等等）；；B、计量量设备备主要要是指指台称称、水水准仪仪、经经纬仪仪、全全站仪仪、钢钢卷尺尺2）附件件内容容不全全A、塔吊吊、人人货两两用梯梯、升升降机机、吊吊篮等等进场场报验验要有有安监监部门门的备备案准准用手手续。。报验验单上上专业业监理理的签签字日日期也也应在在安监监部门门备案案准用用日期期之后后。若若备案案手续续未下下来，，施工工单位位已使使用的的，监监理工工程师师应及及时下下发监监理工工程师师通知知单禁禁止施施工单单位使使用。。）B、台称称、水水准仪仪、经经纬仪仪、全全站仪仪、钢钢卷尺尺进场场报验验要附附法定定检测测部门门的校校验证证明，，校验验证明明要在在有效效期内内。C、其它它设备备进场场要有有清单单或合合格证证。6、试验室资格报审资资料项目部经常常出现的问问题及规范范做法：1）专业监理理签署意见见不规范（（应按附件件内容逐条条审核填写写审核意见见）2）试验室提供资资料不全（（应按附件件内容要求求提供）3）法定计量量部门对试试验室出具具的计量检检定证明过过了有效期期（在施工工过程中发发现检定证证明即将有有效期时，，应及时要要求施工单单位提供实实验室新检检定证明））四、工程报验验资料1、隐蔽工程程、检验批批、分项、、分部工程程报验资料料1）新版资料料管理规程程与旧版有有了很大改改变，由过过去的一张张表格变成成了现在两两张表格。。旧版资料料管理规程程隐蔽工程程、检验批批、分项、、分部工程程报验单是是同一张表表2）新版资料料管理规程程中分成了了分项工程报报验单和分部工程报报验单3）表格如下下项目部经常常出现的问问题及规范范做法1）检验批质量量验收记录录表易出现现多评、少少评、错评评现象2）检验批、、分项工程程质量验收收记录表专专业监理签签署意见不不规范；（主控项目目：合格，，一般项目目：符合要要求，验收收意见：同意验收）3）隐蔽工程程、检验批批、分部工工程报验资资料报验不不及时（要要求资料应应与工程同同步进行））2、单位工程程竣工验收收资料1）旧版资料料规程中叫叫《工程竣工报报验单》（B1-20）2）新版资料料规程中叫叫《单位工程竣竣工报验单单》（B1-10）3）内容没什什么大的变变化。4）表格如下下：五、质量保证证资料1、材料、构构配件进场场报验资料料工程实体所所使用的材材料、构配配件进场报报验要填写写《工程材料/构配件/设备报审表表》（B1-12），同时附附相应的合合格证、试试验报告等等质量证明明文件。表格如下：：项目部经常常出现的问问题及规范范做法：1）材料报验验日期超前前。（有的的材料进场场日期、送送检日期和和报告日期期是不一致致的，报验验日期应在在报告日期期后或同天天）2）钢筋进场场报验时，，试验报告上代代表批量超超过质量证证明文件上上的批量。。（试验报告上代代表批量不不能超过质质量证明文文件上批量量，且最大大不能超过过60T）3）水泥进场场报验时，，3天和28天资料报验验不全。（（水泥进场场报验资料料不仅要提提供3天试验报告告和出厂合合格证，28天后还要提提供28天试验报告告和出厂合合格证，特特别是28天的合格证证。）4）商品砼进进场未填进进场材料报报验单，28天资料收集集不及时、、不齐全。（商砼进进场按原材材料进行报报验，进场场材料核验验单不能将将商砼中各各种原材料料单独进行行报验。只只填商砼，，标号，进进场数量，，使用部位位。商砼28天资料主要要包括商砼砼出厂合格格证、试块块28天报告、水水泥28天报告和合合格证）5）装饰阶段段材料报验验不及时（大部分工工程基础、、主体工程程施工阶段段施工单位位都能及时时进行材料料报验，但但一到了工工程后期材材料报验就就不是很积积极，各位位监理在以以后的工作作中要加强强这方面的的工作，及及时进行收收集。）除了材料及及构配件进进场报验资资料外，我我们需要收收集的质保保资料还包包括以下几几种（这几种资料料只要求将将报告收齐齐即可，不不需要求施施工单位填填写报验单单）1、土方（或或砂夹石））回填压实实度报告2、砂浆、砼砼配合比单单3、砂浆、砼砼强度报告告单4、钢筋焊接接、机械连连接报告单单5、各种安全全及功能检检测记录六、见证取样样资料1、见证取样样资料包括括的内容（重点）1）见证取样样计划2）见证取样样备案书3）见证取样样授权委托托书4）见证取样样人员上岗岗证复印件件（加盖公司公公章）5）建设工程程见证取样样试验汇总总表6）见证取样样记录7）见证取样样报告8）见证取样样材料报验验单9）见证取样样材料出厂厂合格证项目部经常常出现的问问题及规范范做法：1）见证取样样计划编制制简单，内内容不全。。旧版资料管管理规程无无见证取样样计划的相相应表格，，新版资料管管理规程中中给出了见见证取样计计划的表格格：但给出出的见证取取样内容还还不是很全全面。在编制见证证取样计划划时除按新新版资料管管理规程规规定内容进进行编制外外，还要综综合考虑国国家规定的的见证取样样范围及本本工程实际际情况进行行编制。2）见证取样授授权书由公公司授权。3）见证取样样记录和报报告收集不不及时、不不齐全。（（一份见证证记录对应应一份报告告，有时施施工单位因因资金原因因不能将见见证取样报报告及时取取回，监理理要及时收收集见证记记录）4）见证取取样的原原材无材料报报验资料料，（凡凡对进场场的原材材料进行行见证取取样除了了要收集集见证取取样记录录和报告告外，还还要收集集材料报报验单、、材料进进场核验验单、材材料出厂厂证明文文件）七、测量放线报报验资料项目部经经常出现现的问题题及规范范做法1）报验部部位不全全本表除用用于报验验基础开开挖前定定位放线线记录、、还包括括基槽验验线记录录、基础础部位各各构件的的定位放放线记录录及每层层、每段段定位放放线记录录。2）样表如如下：八、进度度、投资资控制、、合同管管理资料料1、施工单单位报送送的总进进度计划划及月进进度计划划要填表表B1-16施工进度度计划（（调整计计划）报报审表。。（部分分项目这这部分资资料未收收集，各各项目监监理部要要及时收收集这部部分资料料）2、依据《施工合同同》的相关规规定，施施工单位位每月填填报的《工程款支支付申请请表》（B1-8）。经项项目监理理部审核核后，填填写的《工程款支支付证书书》（B2-4）。（只只有甲方方授权进进行投资资控制的的项目有有这部分分资料））3、若工程程发生需需建设单单位承担担的延期期事件，，施工单单位提出出了工期期索赔，，填写《工程延期期报审表表》（B1-10），报项项目监理理部审核核确认。4、施工单单位填写写的《费用索赔赔申请表表》（B-11），项目目监理部部按《施工合同同》的规定，，审核后后，填写写的《费用索赔赔审批表表》（B2-5）。九、监理理工程师师通知单单及回执执项目部经经常出现现的问题题及规范范做法：：1、通知单单回执不不及时（（监理下发通知单应应要求施施工单位位限期整整改）2、质量通通知单与与安全通通知单未未分开。。（监理理通知单单安全方方面与质质量方面面要分开开编号，，分别存存放）十、监理工工作联系系单新的资料管理理规程中中的《工作联系系单》（B3-1）此表为各方通用用表。十一、会议议纪要1、会议纪纪要包括括1）第一次工工地会议议纪要2）工地例会会纪要3）其它专题题会议纪纪要等2、项目部部经常出出现的问问题及规规范做法法：第一次工工地会议议与工地地例会概概念不清清，会议议纪要整整理不规规范。落落款与会会签栏不不正确。。第一次工工地会议议：工程项目目开工前前，由建建设单位位主持召召开的会会议。工地例会会由项目监监理机构构主持的的，在工工程实施施过程中中针对工工程质量量、安全、进度、投资、合合同管理理等事宜宜定期召召开的、、由有关关单位参参加的会会议。第一次工工地会议议落款为为各参加加单位，要加盖公公章，会会签人员员为各与与会单位位负责人人。十二、监理理日志监理日志志记录内内容简单部分监理人人员监理理日志记记录内容容都简单单，不是太认真真，都觉觉得没内内容可记记，监理日志记记录内容容简单的的问题关关键在于于监理人人员的工工作态度度。其实实监理日日志可记记的内容容很多，，下面是是新版资资料管理理规程中中规定监监理日志志应记录录的主要要内容：：监理日志志应记录录的主要要内容1）施工过过程巡视视检查和和旁站监监理、见见证取样样；2）施工测测量放线线、工程程报验、、材料报报验；3）施工单单位资料料报审及及审核结结果；4）施工图图交接、、工程变变更的有有关事项项；5）所发监监理通知知（书面面或口头头）的主主要内容容及签发发和接收收人；6）建设单单位、施施工单位位提出的的有关事事宜及处处理意见见7）工地会会议议定定的有关关事项及及协调确确定的有有关问题题。8）工程质质量事故故（缺陷陷）及处处理方案案；9）异常情情况（可可能引发发索赔的的事件））及对施施工的影影响情况况。10）设计人人员到工工地处理理、交接接的有关关事宜；；11）质量监监督人员员、有关关领导来来工地检检查、指指导工作作情况及及有关指