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文档简介

物流收货部文档管理第一节收货资料档案管理一、档案管理的对象1、所有已收货已录入的订货验收单、退换货订单、赠品订货验收单，定单交接表，订货验收单登记表，录入单据交接表等。2、所有收货工作中用完的登记本，定单交接表，订货验收登记表等。二、档案管理的要求1、各类单据的汇总(1)每天食品生鲜，百货的订货验收单要按照收货日期的顺序排列，附在订货验收清单后，退货单也按照退货日期的顺序排列，附在退货清单后。(2)在档案袋内的摆放次序依次为：订货验收清单、订货单和订货验收单、收货汇总表。(3)赠品订货验收单、标签打印清单、换货单：每晚汇总装订并在其档案袋上注明日期、张数。(4)标签打印申请单：每日晚汇总装订并在其档案袋上注明日期、自用、外用、数量等。(5)换货申请单：每晚汇总装订并在其档案袋上注明日期张数。（6）各类更正单：每晚汇总装订并在其档案袋上注明日期、种类、单数、所更正的订单号码、收货号码等（即在档案袋上做每日更正单的汇总表。2、档案袋内单据摆放顺序：各种表格按日期顺序排放。3、档案柜中的档案袋按日期的顺序摆放。4、档案袋上粘贴标签要规范、整齐。粘贴位置：档案袋的左上角。粘贴内容：订货验收单号码、E1期、页数、分类等。供应商查单：必须出示供应商号码、订货单号、订货验收单号等。任何人员不得动用收货部电脑进行资料查询。5、各登记本需存档：按类别、日期保存。三、查单注意事项楼面主管级以上人员查单，须经收货部经理同意后才能查单。供应商查单必须出示供应商编码、订货单号订货验收单号等。任何人员不得动用收货部电脑进行资料查询。四、票据的保管及销毁日期所有单据的保管时间为两年，单据保管日期到了以后由内勤填写单据销毁清册，经部门经理同意后在防损员、内勤人员、审核员的监督下进行销毁。第二节收发文件管理规定为了规范本部门内部收发文件的管理程序，保证文件及时和安全传达各个小组，现制定物流收货部收发文件管理制度。一、收到文件管理当收到各个部门通知的文件，应先将此文件审阅交由部门经理下达工作安排，然后由负责此项工作人员按照经理指示分发各组负责人签字、下发、传达。若此文件只属于部门管理者传阅的文件则由部门经理组织学习传达，文员记录此次会议内容。内部人员在收到文件后，应认真领会文件精神，按公司管理规定、通知来执行，如有不懂可以直接询问上一级领导。3部门的文件应按问题重要性进行分类，对具有时间期限的紧急问题在传阅完毕后，应统一填写销毁清册。一年后由部门经理审批后统一销魂毁。对有关公司管理规定、制度等文件应按问题及年度分类存档，于以保管。1.4若部门工作人员须查阅有关文件，应填写文件查阅审批单,由部门主管签字，交给文员于以查阅。公司的内部文件不得以任何形式向外传阅和泄露，如若发现按照公司有关规定于以处理。二、签发文件管理本部门若有文件下发各部组，应由拟稿人将此文送到内勤处，由内勤阅完修改后交于部门经理审阅签发，盖章。此文件的复印及发送由内勤完成。签发文件的书写格式应按公司文件管理规范执行，文件的字体应工整、干净。文件签发时应有时间，姓名及部

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