第一章 单证概述

国际商务单证实务

DocumentsforInternationalBusiness贺娉婷Mobileailbox:amilyhe@163.com第一章外贸单证概述

学习目标思考练习主要内容本章小结知识目标·理解外贸单证的含义与作用；·熟悉外贸单证的分类；·了解外贸单证工作的意义。技能目标·掌握外贸单证工作的基本要求；·熟悉外贸单证工作人员的素质要求。第一节外贸单证的含义与分类

第二节外贸单证工作的意义

导入案例与知识点睛第三节外贸单证工作的要求

【导入案例】

某外贸公司与澳大利亚客商签订一份销售合同，目的港为悉尼。由于单证员疏忽，制单时误填为墨尔本，以致进口货物到达该地。该外贸公司在负责将货物完好运抵悉尼后，根据对方要求赔偿了货物迟交的经济损失数十万元人民币。国际贸易表现为商品和资金的双向交流，买方需要得到货物，而卖方需要收到货款。但是，由于通常情况下，买卖双方地理位置相隔较远，货物的交易不可能完全在双方的监控之下完成，那么就需要一套能代替货物交易的具有法律效力的单据文件，以这些单据文件即所谓的单证来实现货物与货款的交流。因此，从贸易合同签订之日起，直到货物装运，再到进口提货的整个过程，每个环节都需要具备相应的单证，所有的单证又都涉及单证的缮制、审核、处理、交接和传递过程，以此满足企业、银行、保险、运输、商检、海关以及相关政府机构的多种需要。可以说，国际贸易单证是所有国际贸易交易的核心，它是贸易双方能顺利进行交易的不可缺少的凭证。

一笔国际贸易业务，从合同的签订到贸易的完成，除了买卖双方外，还要有两国海关、商检机构、银行、保险公司、运输公司等多个单位的共同参与，要经历签订合同、装运货物、提货、结算等一系列环节。由于商品资金的单证化，国际贸易实务大都是以单证交流的形式来实现的。单证既是买卖双方收付货款的凭证，也是进出口贸易不可缺少的手段，单证工作贯穿于国际贸易合同履行的全过程。

二、外贸单证的分类一、外贸单证的含义第一节外贸单证的含义与分类

所谓外贸单证，就是指在国际贸易活动中所使用的各种单据、文件和证书，它是国际贸易中的支付、运输、保险、商检、结汇等流程所需要出具或取得的书面和电子文件。常见的单证有发票、提单、保险单等。单证一般情况下是指单据与信用证，也称为狭义的单证；广义的单证则指各类贸易文件和进出口业务凭据。有人统计，各国在贸易中使用的单证多达10000种以上。一、外贸单证的含义Documents

单证工作是随着国际贸易的发展而发展的。货币出现之前，贸易活动体现为“物物交换”；货币出现后，贸易活动体现为以“商品—货币—商品”为主要模式的现金结算，但是在国际贸易中这种结算方式存在很大的缺陷；随着国际贸易活动的不断发展，单证交易逐渐成为主要的结算方式。国际贸易货物的单证化，使得商品买卖可以通过单证交换实现，进而货物的买卖可以转化为单证的买卖，货物与货币的交换可以转化为单证与货款的交换。在当今的国际贸易中，所有的交易方式下买卖双方都会发生单证交换。单证与货款的对流原则已经成为国际贸易中商品买卖支付的一般原则，商品交换单证化为国际贸易商品的货权让渡和转移提供了极大的便利性和安全性。

二、单证在国际贸易中的重要性Importanceofforeigntradedocuments国际贸易又被形象地称为“单证贸易”，足见单证在国际贸易中的重要性。在使用信用证结算中，单证的重要尤为突出。1顺利结汇Foreignexchangesettlement2履行合同Contractexecution3政策性强PolicySensitivity

4企业经济效益Companyprofit单证案例案例一我某进出口公司出口德国一批涤棉漂白棉床单，信用证规定面料的纱支密度为30s×30s78×65，该公司实际交付的床单符合该规格，但缮制商业发票时，该公司的单证员误将每平方英寸密度78×65打成78×56，单据到国外后遭到开证行拒付。因为进口商在收到该批船前样时，认为床单面料的手感较硬，白度不好，不易销售，早有毁约意图，正苦于没有借口，恰巧发现发票上的一字之差，所以拒付货款。最后几经周折我进出口公司不得不以低价转卖其他客户，损失惨重。你作为公司的单证员从中应吸取什么教训?（纱支：指每克纱的长度，即支数越高纱线越细，均匀度越好，反之也就是支数越低纱线越粗。纱支标记为"S"。30S以上称为高支纱，(20S-30S)为中支纱，20S以下为低支纱。密度：指织品的经纬密度总和，也可以分开表示，如：200根纱/1平方英寸，它的经向为110根纱，纬向为90根纱，也可以用110*90来表示。）

案例二

我某大型生产企业出口一批机床到埃及，机床型号为“BIZ一12”，数量10台，每台单价为5500美元CIF亚历山大港，合同总金额为55000美元。货物出口后，我企业顺利地制单结汇。可一个月后我企业突然收到进口商的传真，告知该批货物已经抵达亚历山大港，在报关时被海关查出我方单据上的机床型号与机床上实际的型号不符，海关已扣留该批货物。若要提货则每台机床要被罚款5000美元，要求我企业立即电汇该笔罚款否则向我方提出更大的索赔。后来经过多次交涉，最后由我企业电汇4000美元罚款才了结此案。你作为公司的单证员从中体会到什么?案例三3．我某公司生产的产品商标为“黄河牌”，习惯意译为“YellowRiverBrand”，而日本客户开来的信用证却音译为“HuangHeBrand”，单证员在缮制单据时仍按习惯打成“YellowRiverBrand”，单据缮制完毕后审单时发现了信用证音译为“HuangHeBrand”，由于临近交单期匆匆修改单据，但遗漏产地证中货物描述部分的“YellowRiverBrand”没有更改，最后单据到日本开证行因单单不符遭拒付。鉴于该产品当时市场销路很好，最后进口商要求降价10％结束此案。你作为公司的单证员从中悟出了什么?今后工作又该如何改进?案例四1978年3月，美国Beyene公司向也门阿拉伯共和国的MohammedSofan公司出口一批货物，信用证支付。美国公司于1979年5月装运货物后，将信用证项下要求的单据提交银行。银行在审单时发现，海运提单的“通知人”一栏为：“MohammedSoran”，与提单要求的“MohammedSofan”填错一个字母。于是银行以”单证不符”为由拒绝付款，Beyene公司认为，填错一个子目并非实质性错误，银行故意小题大做，遂向法院起诉，要求银行付款并承担由此给受益人造成的损失。但一审法院驳回了Beyene公司的诉讼请求。案例五

我国南京扬子石化国际贸易有限公司与新加坡策密恒得公司达成向其出口价值218万美元聚乙烯的合同，信用证支付。进口方新加坡公司通过瑞士银行新加坡分行开出“不可撤销即期信用证”。不料此时聚乙烯的国际行情下跌，新加坡公司在收到银行递交的单据提货后，以货物存在质量问题为由要求每吨降价200美元，否则拒绝付款。开证行也迟迟未向我议付行付款。在多次交涉无果的情况下，我国公司赴新加坡对瑞士银行新加坡分行提起诉讼，起诉理由有三条：1.扬子公司的向银行提交的单据不存在任何不符点；2.瑞士银行新加坡分行是在接受单据后11天才表示拒绝接受单据和拒付；3.根据《跟单信用证统一惯例》400号（国际商会当时尚未修订该惯例）的规定，银行应“尽早”审核单据并通知客户，且依新加坡的判例，拒绝接受单据应在3、4天内通知客户。由于我方起诉有理有据，最终新加坡高等法院判决我方胜诉。单证工作贯穿于国际贸易活动的每一个环节，涉及众多的相关部门，因此，外贸单证种类繁多，而且每一笔交易所需要的外贸单证也不尽相同，所以可以从不同的角度对其进行分类。二、外贸单证的分类（一）按照外贸单证的属性进行分类按照外贸单证属性的不同，国际商会在1995年1月1日起施行的《托收统一规则》（UniformRulesforCollection）中把单证分为金融单证和商业单证。（1）金融单证（financialdocuments）。金融单证具有货币的属性，它们有的直接代表货币，有的为货币的支付作出承诺或者作出有条件的保证。金融单证包括汇票（billofexchange）、本票（promissorynote）、支票（cheque）或其他用于取得付款或款项的单据。（2）商业单证（commercialdocuments）。商业单证具有商品的属性，它们有的代表商品，有的说明商品的包装内容，有的保证商品的质和量，有的为商品的输入输出提供必要的证明。商业单证包括商业发票（commercialinvoice）、装箱单证（packingdocuments）、运输单证（transportdocuments）、保险单证（insurancedocuments）和其他类似单证。（二）按照外贸单证的使用频率进行分类按照在国际贸易中使用频率的不同，可把外贸单证分为基本单证和附属单证。（1）基本单证（basicdocuments）。基本单证是指根据买卖合同的约定，出口商必须向有关方面提供的单证，包括发票、提单、保险单三大类。（2）附属单证（miscellaneousdocuments）。附属单证是指在某些特殊情况下，出口商应进口商的要求而特别提供的单证。附属单证又可以分为两类：一类是进口国官方要求提供的单证，包括领事发票、海关发票、检验检疫证书、产地证明、普惠制证书、出口证明、装船证明以及黑名单证明等；另一类是进口商要求提供的用以说明货物详细情况或者卖方需要履行的义务证明的单据，包括装箱单、重量单、规格单、装运通知、船公司证明书以及受益人证明书等。二、单证的分类：①依单证属性分商品属性单证：商业发票、提单、装箱单、保险单、商检证、产地证等货币属性单证：汇票、本票、支票等②依贸易双方所涉及的单证分进口单证：进口许可证、信用证、进口报关单、FOB项下的保单等出口单证：出口许可证、出口报关单、包装单据、出口货运单据、商品发票、保单、汇票、商检证、产地证等③依单证的性质和用途分金融单据：汇票、本票、支票或其它类似用以取得款项的凭证商业单据：商业发票货运单据：海运提单、不可转证海运单、租船合约提单、多式联运单、空运单等保险单据：保险单、预保单、保险证明等官方单据：海关发票、领事发票、原产地证明、商检证明等附属单据：包装单据（装箱单、尺码单、规格单等）受益人证明、寄单证明、寄样证明、装运通知、航程证明等第二节外贸单证工作的意义

二、外贸单证是履行合同的必要手段和证明

三、外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作

一、外贸单证是外贸结算的基本工具

四、外贸单证工作与企业经济效益密切相关

国际贸易中的商品买卖绝大部分采取凭单交货、凭单付款。尽管交易的是商品，但是买卖双方在交接货和结算过程中，绝大多数是以单证为依据的。例如，根据《UCP600》的规定，在信用证支付方式下，银行在履行付款义务时依据的是单据而不是相关货物、服务或其他行为，不管货物是否完整到达买方，只要出口商提供的单证符合规定，银行就应该按照规定执行付款责任。又如，根据《URC522》（ICCUniformRulesforCollectionsICCPublicationNo.522，国际商会托收统一规则）的规定，在托收方式下，进口商有资格以单据与合同要求不符为由拒绝付款。因此，正确缮制外贸单证，做好外贸单证工作，是安全结算的基本保证。一、外贸单证是外贸结算的基本工具简单地说，贸易合同的履行主要取决于买方的付款和卖方的交货，这在国内贸易中比较容易同时实现，即所谓“一手交钱，一手交货”。然而，在国际贸易中，由于买卖双方距离过远，货物与货款的同时对流很难实现，这就需要外贸单证充当履行合同的必要手段。二、外贸单证是履行合同的必要手段和证明

在国际贸易中，各种外贸单证都有其特定作用。对于买方来说，有关单证可以作为交易的会计凭证、货物出运的证明和货物在目的地通关的手段；对于卖方来说，有关单证可以作为交易的会计凭证、出运货物的收据和货物运输或检验的指示；对于运输公司来说，有关单证可以作为交易的会计凭证和货物具体运输的证明；对于银行来说，有关单证可以为它在收付款项时提供说明和记录工具；对于保险公司来说，有关单证可以作为风险评估、保险理赔的依据；对于国家管理机构来说，有关单证是其授权，统计商品、计算税费的依据。这些各具功能的单证，其签发、组合、交换和应用反映了合同履行的进程，也反映了买卖双方权责的发生、转移和终止。各个环节的多种外贸单证中，既有商业文件又有法定文件。由我国国家机关签发的有效凭证尤其是法定文件，在一定意义上代表国家，体现着我国的外贸方针和政策，所以这些单证必须符合我国外贸的有关法律制度，其他国家也是如此。而在国际贸易中，外贸单证必然要在国外流通，因此，在对商品进行不同管理的前提下，外贸单证就有可能会触犯两国之间的贸易协定，严重时会造成两国关系紧张。外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作，外贸单证人员在从事外贸单证工作时，除了要遵守国际贸易惯例以外，还要对贸易伙伴国的法律、风俗习惯有所了解，争取在做好商品买卖的同时，促进国家间关系的发展。三、外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作外贸单证工作在进出口企业的经营管理中是一个特别重要的环节，贯穿了企业的国际贸易活动全过程。在合同履行的每个阶段，都要有相应的单证出立、组合和流通，所有的出口业务管理问题都集中在单证上。外贸单证工作还涉及业务管理工作中很多具体的问题，因此，外贸单证工作对企业的经济效益影响非常大。提高外贸单证工作的质量，强化制单和审单工作，就会减少外贸单证工作的失误，增收节支，加速资金流转，就能在完成交易的同时保证企业的利益；否则，不仅会给贸易工作带来麻烦，增加工作成本，而且会给企业带来直接的经济损失或者其他方面的损失。四、外贸单证工作与企业经济效益密切相关第三节外贸单证工作的要求

一、外贸单证工作的基本要求

二、外贸单证工作人员的素质要求

在国际贸易活动中，外贸单证工作涉及面广、工作量大、时间性强且意义重大，不仅关系到买卖的顺利完成，还极大地影响到企业的经济效益，甚至影响到国际关系。因此，外贸单证工作千万不能随意，必须严格按照有关规定和要求完成。外贸单证工作的基本要求是“四个一致，五个要求”。“四个一致”是指“单单一致”“单证一致”“单货一致”和“单同一致”；“五个要求”是指缮制各种外贸单证，原则上应做到正确、完整、及时、简明和整洁。一、外贸单证工作的基本要求（一）四个一致在以信用证方式收取货款的交易中，银行对受益人的付款承诺是以单据的完整性和真实性为前提的，这就要求外贸单证必须坚持严格相符的原则，受益人提供的所有单据必须与信用证严格一致。而在银行托收业务中，虽然对于外贸单证的要求不如信用证业务那样严格，但如果不符合买卖合同的规定，进口商也有可能拒绝付款或延期付款。因此，在国际贸易活动中制作的外贸单证一定要尽量做到“单单一致”“单证一致”“单货一致”和“单同一致”。外贸单证的基本要求：

Basicrequirementsforforeigntradedocuments

单单相符Document-documentConformity

单证相符Document-certificateConformity

单货相符Document-goodsConformity

证同相符Certificate-contractConformity1.单单一致单单一致是指对于同一笔业务，全套单据中各种单据之间对应的栏目内容应该相互一致。例如，各类单据中的货物名称、数量、唛头、金额等要一致。此外，各个单据的出单日期等项目应该合乎逻辑。2.单证一致单证一致是指单据必须在表面上与信用证规定的相关条款内容一致。例如，信用证与各类单据共同记载的货物名称、数量、标记、单价、包装细节等应该严格一致。《UCP600》第十四条规定：“按照指定行事的被指定银行、保兑行（如有）以及开证行必须对提示的单据进行审核，并仅以单据为基础，以决定单据在表面上看来是否构成相符提示。”从严格相符的要求来看，四个一致中单证一致占首要地位。在实际的国际贸易业务中，由于单证不一致而遭到银行拒绝付款的事情经常发生。3.单货一致单货一致是指单据的内容与实际的交货相符。单货不一致容易造成所交货物与合同不相符，继而导致违约事件发生；同时，单货不一致也会在报关、检验时遇到麻烦。4.单同一致单同一致是指单据的内容应与合同的内容相一致。信用证是依照买卖合同开的，单同不一致很容易造成单证不一致，导致不能结算。（二）五个要求正确、完整、及时、简明和整洁。1.正确在制单工作的各项要求中，正确是最基本也是最重要的一条。外贸单证不正确就不能安全结汇，因为不管是在信用证条件下还是在托收条件下，若外贸单证不正确，卖方都有拒绝付款的权利。在其他环节中，外贸单证不正确也会产生不良后果，影响国际贸易的顺利进行。外贸单证的正确主要包含两个方面的内容：1要求各种单据必须相符，也就是“单单一致”“单证一致”“单货一致”和“单同一致”；2要求各种单据的缮制必须符合有关的国际惯例、法规的规定，符合进出口国的有关法令、条例的规定。

目前，各国银行开立的信用证绝大多数在证内注明按照《UCP600》解释和审核单证，除了信用证另有特殊规定外，银行均以此惯例作为审核单证的依据。一般情况下，如果受益人提交的单证与《UCP600》有抵触，就会被视为单证不符而遭到银行拒付。另外，还有一些国家的法规对外贸单证有特殊要求，而且大多在来证中加以规定。例如，墨西哥的所有外贸单证都需要手写签字，西班牙不允许发票、产地证、包装单以联合形式出具，等等。如果制单时出现这些特殊错误，也会遭到银行的拒付。2.完整外贸单证的完整包含两层含义：单证内容完整，单证种类和份数完整。单证内容完整是指单证本身的格式、栏目内容、文字、签章等的完整，这样单证的功能和作用才能得以体现，否则就不能构成有效文件。由出口商自行拟制的单证，项目一定不能遗漏；固定格式的单证，该填写的项目不能出现漏填、漏注、漏签等问题。例如，商业发票的首文部分必须包括发票名称、号码、日期、制作地点、信用证或合同号码、收货人或抬头人，本文部分必须包括唛头、货物描述、单价与总金额等。单证种类和份数完整是指成套单证群体意义上的完整。在国际贸易结算时，单证在通过银行议付或托收时，一般都是成套的、齐全的，而不是单一的，而且每一种单证都应该按照相关规定或要求的份数提供。无论是种类上还是份数上的欠缺，都属于单证的不完整，都会影响到贸易的正常进行。在实际的国际贸易业务中，由于外贸单证不完整而影响到贸易正常进行的事情经常发生。目前，有些国家和地区对外贸单证要求的所列条款日趋复杂，种类渐多，因此，在外贸单证的制作和审核工作中，必须密切注意、及时催办，防止遗漏和误期，以保证全套外贸单证的完整性和有效性。

3.及时在国际贸易中，外贸单证工作都有一定的时间要求。外贸单证对时间的要求主要包括两个方面：一是及时出单，二是及时交单。及时出单是指各种外贸单证的出单日期必须合理、可行，不能超过信用证规定的有效期限或商业活动中约定的合理日期。例如：海运提单的签发日期通常就是装运日期，这个日期不能晚于信用证规定的装运日期；装运通知书必须在货物装运后立即发出；等等。及时交单是指全套单据的交单日期应该及时、合理，不能超过信用证规定的有效期限或商业活动中约定的交单时间。例如，按照《UCP600》第六条规定，信用证必须规定一个交单的截止日期，该日期可以被理解为运输单据出单后21天内，但无论如何必须在信用证的有效期内，过期交单将会遭到银行拒付或者收取不符点费，给出口商带来损失。就企业内部而言，由于国际贸易是一项多环节的活动，外贸单证工作不及时将会产生连锁反应，轻则打乱工作秩序，影响相关部门的工作，重则导致严重的经济损失。4.简明外贸单证的内容应力求简洁明了。简化单证可以提高工作效率，减少工作失误。不同类型的单证，其内容的侧重点不同。例如，商业发票主要反映货物的情况，对于货物的名称、规格等要详细描述，其他部分则应该尽量简单。近年来，许多国家和组织正在研究贸易程序和单证的简化工作。例如，为了防止因为单证内容过于复杂而引起混淆，国际商会在《UCP600》中提出“银行应劝阻在信用证中列入过多的细节内容”并作出“非单证化条款银行不予处理”的规定。5.整洁外贸单证的整洁就是要求外贸单证的外观质量规整、清洁。首先，外贸单证格式的设计和缮制要力求标准化和规范化，内容排列要整齐，栏目布局要合理，主次项目要分明。要避免内容混淆，喧宾夺主。一份整洁的外贸单证能反映一个企业的业务水平；反之，则会给人以不真实的印象，甚至会影响到贸易活动的顺利进行。同时，在填写外贸单证时要字迹清晰、语言流畅、语法通顺，尽可能减少或杜绝差错涂改现象，即使允许修改的，也不能在单证上随意涂改和多次修改，以致影响单证效果。尤其是对于一些重要的单证如海运提单、汇票，以及单证的主要项目如金额、货物数量等不宜改动，如有差错应重新缮制。ICC:InternationalChamberofCommerce

国际商会UCP600:UniformCustomsandPracticeforDocumentaryCreditsV.600跟单信用证统一惯例与实务SWIFT:SocietyofWorldwideInterbankFinancialTelecommunication

环球同业银行金融电讯协会

在对外贸易结算业务中，根据销售合约缮制信用证条款，出具各种对外贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行收款的人员称为外贸单证工作人员。根据当前外贸单证工作的要求，外贸单证工作人员应具备以下几种素质：二、外贸单证工作人员的素质要求1.职业道德所谓职业道德，就是同人们的职业活动紧密相连的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，就是人们在职业活动中所遵守的行为规范的总和。由于单证工作的特殊性，外贸单证工作人员应具备以下几种职业道德：爱岗敬业，既要精业又要勤业，还要敬业；诚实守信；遵纪守法，照章办事；客观公正；服务客户，做到尽心服务；有奉献精神。2.专业知识作为一名外贸单证工作人员，在对外签订、履行合同的过程中，如果不了解相关的理论知识，就很容易出差错。要想做好本职工作，还要具备深厚的专业知识。具体来说，外贸单证工作人员要掌握以下几个方面的内容：（1）我国对外贸易工作的有关方针、政策和法律。（2）对外贸易的基本知识，支付方式、价格条件、各种运输方式和条款以及保险的基本知识。（3）国际结算和汇兑方面的知识，国际现行有关信用证和托收业务的惯例