企业档案管理业务培训

企业档案管理业务培训广州市档案局监督指导处苏桂凤

二0一八年四月首先，大家务必要有这样的观念：

1.档案工作绝对不是档案室或者档案员一个人的工作，而是全企业每个人都应该共同参与的工作。我们开展企业档案工作规范测评，也是以一个企业为测评对象，而不是对档案员自身的考核。2.档案员是一个管理者，而不仅仅是一个整理者，档案整理工作只是档案员工作的其中一个环节。2主要内容一、企业档案管理的文件依据——为什么？二、企业档案管理的基本要求——怎么做？三、制定文件材料归档范围和档案保管期限表——从何入手？2023/2/532023/2/54一、企业档案管理的文件依据（一）法律法规（二）工作规范（三）国际标准法律法规：1.《中华人民共和国档案法》2.《档案法实施办法》3.《广东省档案条例》4.《广州市档案管理规定》5.《档案管理违法违纪行为处分规定》——处罚工作规范：6.《企业档案工作规范》7.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》8.《广东省企业档案工作规范测评办法》9.《广州市执行〈归档文件整理规则〉实施细则》2023/2/55这里列一些本课件中会提到的主要文件依据：（一）法律法规1.法律：是由国家最高权力机关——全国人民代表大会及其常务委员会制定和审议通过的，由国家强制力来保证履行的档案工作的专门立法或法律规定。

《中华人民共和国档案法》，1990年11月19日国家档案局令第1号发布，1999年6月7日国家档案局令第5号重新发布，2016年11月7日全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议《关于修改<中华人民共和国对外贸易法>等十二部法律的决定》修正。2.行政法规：行政法规是由国务院制定的以宪法和法律为依据，其效力高于地方性法规、规章和有普遍约束力的行政决定、命令。

《档案法实施办法》，1990.11.19发布实施，1999.5.5修订，根据2017年3月1日国务院令第676号《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》再次修正。63.地方性法规：省、自治区、直辖市和国务院批准的较大的市等地方权力机关制发的地方性档案法规。

《广东省档案条例》，原《广东省档案管理规定》由广东省第十届人民大会常务委员会第三十三次会议于2007年7月27日修订为《广东省档案条例》。2007年9月1日施行。共42条。4.地方政府规章：人民政府批准的地方档案局制定的规范性文件。地方政府规章在本行政区域内有效，其效力低于法律、行政法规和地方性法规。

《广州市档案管理规定》，2008年4月15日市政府第13届第41次常务会议通过，自2008年7月1日起施行。2015年广州市人民政府令又有细微修改。共25条。75.法律法规中的相关条款

一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。（《档案法》第七条）

机关（含乡、镇）、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构（档案室）或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。（《档案法》第七条）对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（《档案法》第十条）

机关、团体、企事业单位和其他组织必须按国家规定，定期向同级档案馆移交档案。（《档案法》第十一条）8

6.档案管理违法违纪行为处分：2013年，中华人民共和国监察部联合人力资源和社会保障部、国家档案局发布了第30号令，就叫《档案管理违法违纪行为处分规定》。

其中有关条款：第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。第六条利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。9第七条

因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。

第八条

擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。10具体处罚：第二条有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。

第十九条有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。2023/2/512

（二）工作规范

1.《企业档案工作规范》（DA/T42-2009，2010年1月1日开始实施）

2.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，2013年2月1日起施行）3.《广东省企业档案工作规范测评办法》（粤档发〔2011〕24号）

4.《

广州市执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4号）2023/2/5135.工作规范中的部分条款2023/2/5142023/2/515《档案综合管理分类方案》和《文件归档范围和保管期限表》是档案管理的两个核心和基础文件，各单位必须作为基础性的工作认真做好！三纳入，四参加，四同时的真正含义，不是做制度。《企业档案工作规范》附件：附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表----注意是资料性，而非规范性附录附录B（资料性附录）表格样式----补充规范性引用文件中没有的表格（如：档案交接登记表、温湿度登记表、销毁清册、借阅档案登记表、档案利用效果登记表）6.对《广东省企业档案工作规范测评办法》的一些说明：

《测评办法》对评价结果分级定等，适当区分评价企业对档案工作的重视力度和保障条件，以及企业档案工作总体业务水平。这一创新设计，在省内外有关档案工作评价方式上属于首次。

广东省档案局认为，在《企业档案工作规范》的全面指引下，特别是总结本省多年来的档案监督和指导经验，企业档案工作是时候要在理念认知和业务实践上实现转型升级。这个转型升级突出有两点，一是要理清企业档案工作的体制与机制关系，二是要平衡组织管理与业务工作的关系。档案行政管理部门、企业领导、企业业务部门、企业档案部门等各方，都要充分认识到档案作为企业重要的信息资源和知识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益突出。企业应当通过加强对档案工作的组织领导和系统管理，从而带动和提升档案工作业务水平。

广东省档案局认为：一种评价方式，必须有良好的覆盖性，能适应大多数评价对象，能让企业感觉“有奔头”；同时也要有一定的高度指引性，使得企业必须通过适当的努力，才能获得相应的高标准评价。

《广东省档案工作规范测评办法》及《测评标准》，全面贯彻落实《企业档案工作规范》的要求，系统地对企业档案工作如何有序开展进行了规定和布置。

在《测评办法》的组织实施中，关于档案人员岗位核查、面向业务部门人员的现场问答等环节的具体考察方法是：如关于档案人员的配备，要查看企业人力资源部门确定的岗位分类说明或职位表，核实岗位设置及其定员情况；如档案工作机构的设立，要进而查看职能部门设置安排，而不仅仅凭着“一纸公文”的通知；再如面向业务部门人员的现场问答，则是直接检查了解企业员工对档案工作与业务活动的认知和实践情况。（三）

国际标准

1.ISO9001《质量管理体系要求》作为市场经济和国际贸易的产物，ISO9001《质量管理体系要求》是国际标准化组织在世界范围内推行最成功的标准之一。该标准1987年国际标准化组织发布第一版9000系列标准；2008年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出一点是，在此过程中，增加了多处对档案记录建立和管理维护的要求。说明在质量管理体系中档案记录的重要作用日益被重视。

国际标准化组织的管理专家指出，企业实施ISO有如下优势（Advantage）：

1）保持企业产品质量；2）规范企业供应商；3）有助企业市场竞争；4）降低企业风险；5）提高客户忠诚度；6）降低企业风险；7）领先对手18-24个月。2023/2/521

2.国际标准ISO15489.1《档案管理通则》

2001年，国际标准化组织颁布了国际标准ISO15489.1《档案管理通则》。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求

ISO15489.1《档案管理通则》第4章中特别明确指出了档案管理的收益：

1）以有序、高效、负责的方式开展业务活动；

2）以连贯的和公平的方式提供服务；

3）支持并记录方针的制定和管理的决策；

4）保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率；

5）方便业务活动在整个机构内的有效开展；

6）预防突发事变及灾害的发生，提供持续运作的可能；

7）满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求；

8）为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持；

9）保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来受益人的权利；

10）支持并记录当前与未来的研发活动、进展状况、取得的成绩以及历史研究活动；

11）提供事务活动、个人活动和文化活动的证据；

12）建立事务标识、个人标识和文化的标识；13）维护机构记忆、个人记忆或社会记忆。（一）公文办理要规范

（二）档案管理制度要健全

（三）档案的收集与归档渠道要顺畅

（四）档案整理要规范

（五）档案保管要保证安全

（六）档案利用要积极主动

（七）档案移交要手续完备

（八）档案鉴定与销毁要按规定程序定期开展2023/2/524二、企业档案管理的基本要求（一）公文办理要规范公文办理一般包括：收文：登记－分办－批办－承办－催办－办结－归档发文：拟稿－审核－签发－登记发文字号－用印－传递－归档

源头控制：归档工作应该由收文、发文的经办人员主动完成，方能确保归档的齐全完成。25（二）档案管理制度要健全2023/2/526制度一定要切合本企业的实际情况。（三）档案收集与归档渠道要顺畅1.明确收集归档范围凡在本企业各项活动中直接形成的对企业和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料要收集齐全。档案部门应该联合其他各部门共同制定《文件归档范围和档案保管期限表》，让企业每一个人明白自己在工作过程中产生的哪些属于归档范围。（包括非红头文件，包括涉密文件，等等，各部门不得设立档案私库）

2.明确归档职责企业应该建设良好的档案工作组织架构，明确各业务部门和档案部门的各自职责。2023/2/528监督指导职责

3.严把归档质量要求归档材料应是原件，能准确反映本单位党务活动、行政管理和其他各项活动的真实内容和历史过程。归档材料必须要素齐全完整，正文（签字、盖章）、附件、呈批表及相关的文件钧应作为一份文件归档；请示和批复也要一起归档，对于确实没有批复的请示件，应该移交档案室时做出相应的说明；业务档案必须应经过系统整理后移交归档。声像档案和实物档案必须由形成者按要求写好说明后移交档案室归档。纸质归档要注意打印质量和装订材料，电子归档要注意像素和归档格式，等等。294.了解涉密文件归档管理要求严把入口。收文单位对普发性不需办理的涉密文件不归档。

统一整理。在同一年度里，涉密文件和非涉密文件一起整理，统一编号。

实体管理。同一保管期限中，涉密文件集中排列在期限的最前或者最后边，单独装盒，并在档案盒背脊最下方标注“密件”字样。如档案库房不完全符合保密要求，应单独采用保密柜保管。305.疏通归档渠道2023/2/531（四）档案整理要规范各企业应该参照《广州市企业档案管理分类方案》（穗档[2010]22号）的格式，结合本单位的实际情况，制定适合本企业的《档案综合管理分类方案》，特别注意产品档案、业务档案的细分类要科学合理。

在档案的整理过程中，除了档号的编制方法和业务档案、产品档案的组卷原则是由每个企业自己制定的《档案综合管理分类方案》来个性化设置之外，其它各门类档案的整理中各个环节，包括拆钉、修整、装订、排列、编目、目录夹、装盒、档案盒的标识、排架等，国家和广州市档案行政管理部门都有标准和规范，各企业应该按照规范来执行。特别是属于国家档案馆进馆范围的单位，必须按照进馆标准进行整理。

身兼数职的档案员可以把档案整理工作外包。（五）档案保管要保证安全

1.档案用房档案用房的布局应遵循功能区分原则。标准布局：有条件的企业，办公室、阅览室和库房三分开。

2.档案设备与安全控制配备铁制装具及计算机、空调机、抽湿机、温湿度记录仪等设备，采取措施，满足温湿度控制和防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等“八防”档案保管技术要求。

3.档案工作人员应定期对档案保管的状况进行检查和清点，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，同时采取措施进行抢救。

4.运用先进的档案管理系统管理档案，实现文档一体化管理。档案信息化要与企业信息化同时规划、部署并推进。

5.定期完善档案管理全宗卷和统计台账。（六）档案利用要积极主动

档案室工作人员应熟悉室藏档案，为单位提供及时、有效的服务。首先，积极做好档案的提供利用工作（随着档案信息化建设的不断推进，逐步开展存量与增量档案的数字化工作，从而可以通过系统实现全文检索，提高利用效率）。其次，做好档案编研服务工作（全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇集、利用事例、专题介绍等）。（七）档案移交要手续完备

1.企业内部各部门应定期向档案部门或档案工作人员移交档案或目录，并办理移交手续。移交清册一式两份，一份由档案部门保存，一份档案形成部门自查。

2.配合档案馆的进馆计划定期向同级档案馆移交。

3.企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。（八）档案鉴定与销毁要按规定程序定期开展鉴定分为两个内容：归档鉴定和销毁鉴定。鉴定是为了平衡“保证档案齐全完整”和“缓解档案库房压力”的利器，责任重大。企业应成立档案鉴定小组，按规定对保管期满的档案进行鉴定。档案销毁时，鉴定小组应指定两人进行监销，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。（一）文件材料的归档范围的确定（二）期限表中文件材料的排列和组织（三）期限表中保管期限的处理（四）编制期限表时几个需要注意的问题2023/2/538三、制定文件归档范围和档案保管期

限表2023/2/539《文件归档范围和档案保管期限表》（以下简称《期限表》）是以条款或表格形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。参考：1.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件：“企业管理类档案保管期限表”（10号令）

2.

《企业档案工作规范》附录A“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”

（一）文件材料的归档范围的确定归档范围的确定就是要明确哪些文件材料必须归档（永久保管的），哪些应该归档（定期保管的），哪些可不归档。企业文件材料的主要归档范围包括：行政管理、经营管理、生产管理、党群管理。2023/2/5402023/2/5411、行政管理：

一是企业组织机构设置材料，

二是总经理办公会、党政联席议文件材料（会议记录、记要、决议、决定等）及博览会、论坛、学术会议材料,

三是文秘、劳资、人力资源、法律、外事公关、审计、机要、档案、保卫、社会保障、教育培训等工作形成的文件材料。2023/2/5422、经营管理：

一是董事会、监事会、股东会形成的文件（会议记录、纪要、报告、决议等），企业年度计划及中长期规划、经营决策、企业改革、公司上市等文件材料；

二是企业资金、税务等财务管理文件材料。

三是企业房产土地、投资、产权等资产管理文件材料；

四是企业资本变动、融资（股票）、物资管理、市场开发和营销、售后服务管理、合同管理、信誉管理（企业认证、达标的资格证书及商标等）、知识产权管理等文件材料。2023/2/5433、生产管理：

包括生产组织，质量管理，设备管理，能源管理，科技管理，计量、环保、标准和信息化管理，安全生产和消防等形成的文件材料。4、党群管理：

包括党、团组织，工会，女工，民主党派，民间团体，计生，纪检监察，宣传统战等工作形成的文件材料。

熟悉应归档文件材料的来源2023/2/5442023/2/545

熟悉不归档的文件材料：（1）上级普发性、不需办理的文件材料。（2）未定稿文件；（3）重份文件及机关内部门往来文件；（4）未生效的合同、协议、单据；（5）没有查考利用价值的事务性、临时性文件；（6）公司以外单位交换来的材料（为参考目的从各方面收集的文件）容易遗漏的内容：（1）无相应纸质或确实无法输出纸质的电子文件（2）资本经营工作文件材料（3）客户管理工作文件材料（4）保密管理文件材料（密件）（5）风险和内控管理工作文件材料……2023/2/546（二）《期限表》中文件材料的排列和组织