表达力与简报技巧

表達力與簡報技巧段美峰2013.12.12大綱表達力概論業務應具備的表達力書面報告簡報技巧條列式報告一頁報告(OPR)報告文筆的基本原則簡報技巧成功簡報三要素簡報發表技巧卡內基技巧-魔術方程式22013.05.01v1r0表達力概論表達力(expressiveness)將心中的思想藉語言文字或行為的方式傳遞給別人瞭解的能耐表達力類型口頭書面二者結合32013.05.01v1r0業務應具備的表達力-書面報告方式優點缺點口頭1.能觀察收訊者的反應2.能立即得到回饋3.有機會補充闡述及舉例說明4.可以用聲音和姿勢來加強5.能確定溝通是否成功6.有助於建立共識與共鳴7.有助於改善人際關係8.可以多媒體呈現1.通常口說無憑(除非錄音)2.效率較低3.不能與太多人雙向溝通4.有時因情緒而說錯話5.言多必失6.對拙於言詞者不利7.偏向囉唆，大多數人不會言簡意賅書面1.可留下紀錄及憑證2.需對許多人溝通時比較快3.需多人溝通時比較經濟4.可逼使溝通者簡潔5.可利用副本照會有關人員6.結構性表達較佳1.無法立即得到回饋2.缺乏感情3.對文字表達較差者而言是大苦差事4.如果太簡潔，表達可能不足；如果太長篇大論，又可能沒有人看。口頭表達和書面表達之利弊42013.05.01v1r0何謂業務報告一切有關業務活動的文書資料，可以在單位、人員之間傳遞訊息，並做為記錄留存52013.05.01v1r0業務報告的作用傳遞訊息跨區域、跨部門、跨時間協助決策不只dotherightthing(效能)同時也能協助dothethingright(效率)經驗累積企業永續經營，必須靠長期累積的報告掌握商機了解企業發展的動態，靠日積月累的報告62013.05.01v1r0報告恐懼症！為何環境因素接受的是填鴨式教育時代因素聲光多媒體盛行，拉長了人與文字的距離能力因素缺乏知識(input)，又拙於表達(output)治療報告恐懼症培養閱讀習慣由模擬讀者的角色開始，閱讀書信、雜誌、短文、報紙累積點滴記錄善用零碎時間，一有構思到就記下72013.05.01v1r0報告的型態以長度區分長、短篇，頁數多需作目錄以時間區分定期、不定期以形式區分正式、非正式『正式』重形式，

『非正式』重傳達以組織權責區分垂直部門或平行部門以性質區分『訊息』用於告知客觀事實，『分析』用於歸納分析成有用資訊以對象區分公司內、公司外82013.05.01v1r0注意報告對象大多數人撰寫報告時，容易陷入以自我為中心撰寫但業務須注意以讀者(客戶)為中心同事夥伴主管高階外部客戶92013.05.01v1r0讀者導向的報告以讀者的需求為考量要將焦點放在『讀者需要知道什麼』不是『我所知道的是什麼』段落的主旨要明白表達將訴求分段落表達注意內容的邏輯關係報告內互相間需結構緊密而相連須與訴求重點相關掌握讀者關注的重點吃東西要對味，寫報告也是一樣避免文不對題充分掌握事實，不可急就章偷懶馬虎的心態要不得102013.05.01v1r0書面報告的格式文章式效率式起：對題目作引言承：延續主旨加深加寬轉：敘述轉折或不同的觀點合：全文總結結：全文主要結論本：本文參：參考資料文章式與效率式報告之比較文章式：傳統模式效率式：結、本、參112013.05.01v1r0案例討論：解析文章式與效率式報告近幾年來辦公室自動化系統蔚為風尚，同業中已有52.8%採用，由於此系統能增加企業運作的效率、提昇企業形象，故本公司跟進自動化的行列，實屬當務之急近期與理石公司洽談的結果，認為該公司產品品質精良，比其他同類型公司的產品好用。而在售後服務方面，理石公司的保固期也比較長雖然如此，但理石公司的產品價格甚高，若全數購買，將超出預算的百分之三十在充分的考慮後，決定不購買理石公司的產品，將轉與其他公司洽商，預計在十月底以前會有結果122013.05.01v1r0起承轉合起近幾年來辦公室自動化系統蔚為風尚，同業中已有52.8%採用，由於此系統能增加企業運作的效率、提昇企業形象，故本公司跟進自動化的行列，實屬當務之急承

近期與理石公司洽談的結果，認為該公司產品品質精良，比其他同類型公司的產品好用。而在售後服務方面，理石公司的保固期也比較長轉雖然如此，但理石公司的產品價格甚高，若全數購買，將超出預算的百分之三十合在充分的考慮後，決定不購買理石公司的產品，將轉與其他公司洽商，預計在十月底以前會有結果鳳頭豬肚豹尾132013.05.01v1r0結本參結：全文主要結論本：本文參：參考資料結在充分的考慮後，決定不購買理石公司的辦公室自動化系統，將轉與家能、鎮旦公司洽商，預計在十月底以前會有結果本由於價格因素的考慮，若全數採購理石公司的產品，將超出預算的百分之三十。因此不再與理石公司洽商當初考慮理石公司，實由於其產品品質為同行之冠，保固期也較其他廠牌為長。但預算超出太多，將影響公司整體預算的運作參各供應商報價單142013.05.01v1r0條列式報告條列式報告係指將要報告的內容逐項條列條列式報告的優點容易撰寫便於增補或刪修內容便於排列組合便於閱讀及了解條列式報告的原則各項目排列要有一定的順序及邏輯關係標題、項目層要力求視覺上的清楚各項目的內容要儘量簡縮，過長就失去條列之意義一項目敘述一內容152013.05.01v1r0請將下列直敘式文章改寫為條列式今後，公司若要領先其他競爭對手，也就是要維持去年12%以上的成長率，直通良率須提升到90%以上，而除了傳統標籤之外，非傳統標籤之營業占比必須提高到30%。還有，為了開拓新的需求，必須加強市場力而且要節省人工來降低成本162013.05.01v1r0條列式今後，公司若要領先其他競爭對手，也就是要維持去年12%以上的成長率，必須做到：直通良率須提升到90以上除了傳統標籤之外，非傳統標籤之營業占比必須提高到30%為了開拓新的需要必須強化市場節省人工以降低成本172013.05.01v1r0一頁報告(OnePageReport-OPR)一頁報告高質量、快速的溝通領導更好地了解企業的運行現狀了解員工對企業的期望值做好管理結構的簡化182013.05.01v1r0一頁報告(OnePageReportOPR)隨着資訊科技的進步，我們遇到的困難再不是缺乏資訊，而是資訊泛濫，每天都有閱讀不完的報告，更致命的是，由於資訊太多，反而不能快速地從眾多資訊中發現問題，掌握機會一頁報告的理念就是把最重要的資訊整合於一頁之中，讀者可快速地暸解全盤內容192013.05.01v1r0OnePageReport的背景/重要性一份精簡的報告告別一味的重復性語言節約閱讀者與執行者的時間OPR的重要性在於它可幫助：做商業決策建立/強化人際關係影響大範圍的人銷售觀點/自己

啟發人才

202013.05.01v1r0OPR閱讀者如何閱讀細看/快讀閱讀瀏覽取得快速的印象取得對於重要性、急迫性及相關性的整體概念瞭解重要的相關資訊方便閱讀者的版面編排邏輯性的架構，容易尋找關鍵資訊以清楚及連慣性的前後敘述，完整的反映出事實並使用易於理解的詞彙與文句212013.05.01v1r0報告文筆的基本原則不要咬文嚼字要減少讀者在閱讀時的負擔避免雙重否定避免多餘的形容詞、副詞同義的重疊語句要刪除加入轉承語氣的字詞句子的邏輯關係要清楚222013.05.01v1r0不要咬文嚼字

百分之一二○的品質本公司對於產品和零件的要求，都設定為百分之一二○的品質保證。各位也許覺得納悶。因為要達到百分之百的水準，已經不太可能了。但是要求百分之百的品質，難免還有百分之一、二的不良品。比方說，二月份的生產目標，是夢幻型機種二千二百台、重型機車一萬台。但對顧客而言，任何一件產品，都不是全部的二干二百分之一，或是萬分之一，而是一分之一。每一件產品，都代表著本田公司的全部技術，和全部的研究。………一般都以為百分之九十九的合格率已經很了不起。但是，當這百分之一的不良品流到顧客手中時，就等於是百分之百的不良品呈現在顧客眼前。

<本田企業創始人本田宗一郎>

232013.05.01v1r0雙重的否定不適當用句較適當用句今天是不可能不下雨的今天會下雨你的計劃不是不好，也沒有可能不會有人用你的計劃很好，大家都會用242013.05.01v1r0多餘的形容詞副詞不適當用句較適當用句常常有的時候我會有時候我會根據以前我過去的經驗根據我過去的經驗十分鐘內的時間十分鐘內這項計劃可以很快的加速達成這計劃可以加速達成252013.05.01v1r0重複的語句不適當用句較適當用句陳課長坐轎車來我們公司，他是要來我們公司洽商的陳課長坐轎車前來洽商我們公司是位在東區的一家公司我們公司位在東區262013.05.01v1r0轉承的語句不適當用句較適當用句雖然奇億公司積極的爭取新產品的代理權，但仍不符合本公司的條件。可惜的是，雖然奇億公司積極的爭取新產品的代理權，但仍不符合本公司的條件。272013.05.01v1r0不夠具體的例子(語意模糊)地價上升『非常』強烈台商對大陸的投資『相當』可觀這件弊案『大體』解決了這件意外的傷亡『幾乎』沒有與對方達成『某種程度』的協議今年度為時三週的親子趣味競賽，是歷年來人數最多的一次，共吸引了三萬兩千餘名的觀眾。數據能將概念『具體化』，而如何將數據『意義化』，才是重要課題282013.05.01v1r0主詞、述詞的搭配主詞(subject)話題部分，是談述的主體(topic)「何人」、「何事」、「何物」述詞(predicate)針對主詞加以敘述「如何，怎麼樣」或「做甚麼」292013.05.01v1r0一再地重覆主詞一個主詞可以搭配好幾個述詞。在這種情況下，最容易犯的錯誤就是一再地重覆主詞萊登公司的產品銷量很高，每五個英國人，就有四個是用萊登的產品若與萊登公司合作，除了能分享萊登的知名度，同時也擁有萊登公司廣大的市場。每五個英國人，就有四個人用萊登公司的產品，銷售量十分可觀，本公司若與其合作，除了能分享『萊登』的知名度，同時也能擁有其廣大的市場。302013.05.01v1r0報告文筆的基本原則(續)注意區間用語例如30歲(含)以下注意專門用語例如MRP生產計畫流程(MPS/MRP)、TPM、MTP集團慣用語LED：LocalSupport在地支援、EarlyInvolvement早期參與、DesignIn指定設計F&B+A：特點、利益、應用事實與意見分開描述不要丟棄『無法解釋的事實』不要丟棄『意料外的事實』不要丟棄『與上司方針不同的事實』312013.05.01v1r0報告完成後的檢查重點題目、項目內容文意用字、用語錯別字留副本呈交報告的時機其他322013.05.01v1r0內容長篇的論文型報告是否從結論先寫結論是否清晰？『好、不好』『對、不對』是否清楚表明？如果是『再觀察』、『保留』，最大的原因是什麼他人主張和個人見解是否分開事實是否精純？有沒有摻入主觀意識332013.05.01v1r0文意一個段落、項目、或行列中，只能放入一個內容同一個項目段落，不要超過五行句子是不是太長，讓人喘不過氣來每個語句，不論誰讀都只能有一種解釋參考資料或引文，是否註明出處342013.05.01v1r0用字、用語有無錯漏字？像『衡宇股份公司』變成『衡宇股分公司』。由『股份公司』變成『分公司』，意思可差遠了不要有文言文的味道同樣的意思，不要用『換句話說』的遊戲方式，重覆了好幾遍避免不斷重覆的『所以……，所以……』『但是……，但是……』讀者不了解的專業術語要加上說明標點符號是否運用得宜352013.05.01v1r0不要寫錯別字錯別字會分散讀者的注意力常混淆的字須(Must)：事情的必行性、必要性。如『務須改善』、『使用須知』需(Need)：為滿足願望所必要的。如『需才殷切』、『極需修養』記：登載、寫下。如『記錄』、『記帳』紀：有年代重要性的事物如『紀念』、規矩法度如『風紀』、年歲如『年紀』362013.05.01v1r0留副本的必要性可留存自己的心血，日後可參考作成另一報告重要文件的憑證，以免被改或遺失上司在報告呈交後數天，問起相關事項時，不致遺忘面呈報告時，各看各的，效果較佳372013.05.01v1r0當面呈交報告的時機T(Time時間)評估氣象，不要在最煩的時刻雪上加霜O(Occasion場合)從容不迫，不要打擾正在進行中的商談P(Place地點)辦公室內，不要在匆匆的行進間設身處地思考：『假如你是上司，你希望你的部屬當面呈交報告的時機是什麼？』

382013.05.01v1r0其他字裏行間是否帶著情緒？語調太過激烈或消沉？三張以上的頁數必須打上頁碼表格是否給了編號參考資料要標上號碼和資料名392013.05.01v1r0成功簡報五個特質技巧知識誠意幽默感信心12345簡報技巧402013.05.01v1r0讀者三到聽©2009CymMetrik41成功簡報三要素內容簡報內容的研究與統整自行著手進行研究將資訊歸納為邏輯性的分類擬定大綱設計投影片的架構與圖像的強化著手準備製作投影片，並增加圖案、圖表與動畫發表將訊息用語言有效地傳遞出去掌握簡報會議的運作流程確知如何才能讓與會者接收到所要傳達的訊息422013.05.01v1r0發展內容-收集的細節資料：4PPurpose目的主題：簡報的訴求是什麼(What)？原因：為什麼要做簡報(Why)？People對象簡報的對象對主題的了解度對簡報的期待Point重點依據簡報的目的掌握想要產生的結果釐清簡報的重點所在Place場地空間大小、座位擺設、暖氣與空調、設備（螢幕、麥克風、演講臺、控制器等）、燈光效果、電源插座、上網連線、窗戶及窗簾你在這個場地中的位置在哪裡？是否易被干擾？簡報花費時間？432013.05.01v1r0大綱組成-三個告訴告訴他們，你將要告訴他們什麼？告訴他們，你要告訴他們什麼？告訴他們，你已經告訴他們什麼？©2009CymMetrik44設計簡報套用集團最新簡報版本EIP上有最新的版本須注意檔名規範頁首/頁尾活用各式素材豐富報告內容業務須有足夠的敏銳度，在日常的生活中搜集各式的素材452013.05.01v1r0簡報發表技巧關鍵十秒鐘三分鐘打動聽眾甜蜜點劇情編排結構式的簡報順序Q&A的應對技巧462013.05.01v1r0關鍵十秒鐘增強自信心別急著上台→調穩呼吸告訴自己四句話I’mthebest我以顧客為導向我的內容很有價值我要讓所有人都有收穫自信內容成功+=自信內容成功+=472013.05.01v1r0三分鐘打動聽眾甜蜜點改變聽眾心中優先等級蒐集資料進行需求分析不了解不能做簡報蒐集跟公司有關的資訊背景資料：願景、品質政策、年度目標…財報資料經營者背景蒐集跟聽的人有關的資訊聽眾是誰、他的背景及喜好、keyman是誰…蒐集跟場地有關的資訊場地、座位、佈置、站位…482013.05.01v1r0簡報時間控制總體時間控制(在25-30分鐘內)按客戶的排程彈性配合業務人員應掌握簡報的時間，從10分鐘講完到30分鐘講完，都必須會講，以便客戶臨時提出縮短或延長簡報時間一分鐘的簡報三十分鐘的簡報一小時的簡報八天的簡報492013.05.01v1r0簡報對象不同對象簡報側重點高層：正美集團