企业采购作业流程

Quality&Satisfy深圳德信诚经济咨询有限公司采购作业流程

★重点掌握●采购流程的环节及步骤●采购流程图●采购定单的制定过程●采购流程的优化方法★一般掌握●采购流程的注意点●进货管理●进货评价一、采购的基本流程采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。有些企业会制定明确而单独的采购流程说明书，有些企业则将有关流程,分散于各项采购作业规范当中。一般来讲，企业规模越大,采购金额越高,对流程设计越要重视而详细。第一节采购流程概述

采购的几个基本环节

（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护请购单请购单申请部门

统一编号

请购日期

需用日期

品名/规格/料号单位数量备注（用途、厂牌及参考单价等）预算额

遇有问题时通知到

特殊发送说明

申请人

说明:一式两份,原件送采购部门,申请者保留文件副本。采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善第二节采购订单

采购订单的定义

采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面采购订单

采购订单的内容到底有哪些呢?采购订单的使用对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7-9份副本。而在计算机化的条件下，将一份采购订单的副本送到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，这表明供应商已收到订单并同意订单的内容。用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。综合采采购订订单如果要要重复复地从从一个个供应应商那那里订订购一一种或或一组组商品品，采采购部部门就就可以以发出出综合合采购购订单单。这这是一一种开开放式式订单单，有有效期期为一一年，，包括括了重重复采采购的的一种种或一一组商商品。。如图图5-2-2所所示。。综合合订单单方便便了客客户，，使其其不必必一有有需求求就发发出采采购订订单。。在买买方同同供应应商订订立了了综合合订单单之后后，采采购一一种商商品只只需发发送常常规订订单就就可以以了。。买卖卖双方方已经经议定定了采采购合合同的的条件件。综综合订订单使使物料料发送送成为为买卖卖双方方之间间的常常规事事件。。采购订订单操操作规规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪订单准准备过过程示示意图图订单计划物料项目技术资料熟悉物料项目确认价格确认质量标准确认项目需求量制定订单说明书订单说明书估价单单_________公司估价单单号码码第号号年年月月日日下列物物品希希望符符合下下列条条件，，请惠惠送估估价单单。1、估估计单单提出出日期期月月日日2、接接受地地点公公司3、订订购后后日日交交货4、品品质构构造5、估估价有有效期期限采购科科印印选择供供应商商过程程示意意图查询采购环境计算供应商容量与供应商确认订单确认意向供应商发放订单说明书确认物料供应商签定订订单过过程示示意图图制作订单与供应商签订合同执行合同审批订单第三节节进进货货管理理与管管理评评价进货方方式（一)自提进货(二)供应商送货(三)委托外包进货自提进进货的的步骤骤货物清点环节管理包装、装卸、搬运上车管理运输环节管理中转环节的管理验收入库环节的管理供应商商送货货对采购购商来来说，，供应应商送送货是是一种种最简简单轻轻松的的采购购进货货管理理方式式。它它基本本上省省去了了整个个进货货管理理环节节，把把整个个进货货管理理的任任务以以及进进货途途中的的风险险都转转移给给了供供应商商，只只剩下下一个个入库库验收收环节节。而而入库库验收收也主主要是是供应应商和和保管管员之之间的的交接接，进进货员员最多多只提提供一一个简简单的的协助助而已已。委托外外包进进货委托外外包，，就是是把进进货管管理的的任务务和进进货途途中的的风险险都转转移给给第三三方物物流公公司。。它有有利于于发挥挥第三三方物物流公公司的的自主主处理理、联联合处处理和和系统统化处处理能能力，，提高高了物物流运运作效效率、、降低低了物物流运运作成成本。。进货管管理的的四大大基本本原则则(一)进货方式选择原则(二)安全第一原则(三)成本效益统一原则(四)总成本最低的原则进货管管理评评价物料的的采购购可以以从四四个方方面进进行评评价（一））质量量指标标（二））成本本指标标（三））供应应指标标（四））服务务指标标（一））质量量指标标（1））来料料合格格批次次率＝＝（合合格来来料批批次÷÷来料料总批批次））×100%（（最常常用））；（2））来料料抽检检缺陷陷率＝＝（抽抽检缺缺陷总总数÷÷抽检检样品品总数数）××100%；（3））来料料在线线报废废率＝＝［来来料总总报废废数（（含在在线生生产时时发现现的））÷来来料总总数］］×100%；；（4））来料料免检检率＝＝（来来料免免检的的种类类数÷÷该供供应商商供应应的产产品总总种类类数））×100%。。（二））成本本指标标（1））价格格水平平：往往往同同本公公司掌掌握的的市场场行情情比较较或者者根据据供应应商的的实际际成本本结构构及利利润率率进行行判断断；（2））报价价是否否及时时，报报价单单是否否客观观、具具体、、透明明（分分解成成原材材料费费用、、加工工费用用、包包装费费用、、运输输费用用、税税金、、利润润等以以及相相对应应的交交货与与付款款条件件）；；（3））降低低成本本的态态度及及行动动：是是否真真诚地地配合合本公公司或或主动动地开开展降降低成成本活活动，，制订订改进进计划划、实实施改改进行行动等等；（4））分享享降价价成果果：是是否将将降低低成本本的好好处也也让利利给顾顾客（（本公公司））；（5）付款款：是否积积极配合响响应本公司司提出的付付款条件要要求与办法法，开出付付款发票是是否准确、、及时、符符合有关财财税要求。。（三）供应应指标（1）准时时交货率＝＝（按时按按量交货的的实际批次次÷订单确确认的交货货总批次））×100%；（2）交货货周期：自自订单开出出之日到收收货之时的的时间长度度，常以天天为单位；；（3）订单单变化接受受率：是衡衡量供应商商对订单变变化灵活性性反应的一一个指标，，指在双方方确认的交交货周期中中供应商可可接受的订订单增加或或减少的比比率。订单变化接接受率＝（（订单增加加或减少的的交货数量量÷订单原原定的交货货数量）××100%。（四）服务务指标（1）反应应表现（2）沟通通手段（3）合作作态度（4）共同同改进（5）售后后服务（6）参与与开发（7）其它它支持第四节采采购流程程优化影响采购流流程的因素素供应商和品牌规格选择供应商签定合同重视价格管理机构采购流程的的优化方法法方法特征适用范围从使用者至采购部门的在线查询系统加快信息传输速度，方便使用者适用于低价值的采购需求面对使用者的采购卡为采购双方提供方便适用于低价值的采购需求通过互联网的电子采购商务方便、简洁，但同时也产生订货的安全及控制问题采购周期长或合作时间较长的采购综合采购订单合同使采购过程更为简洁、更为迅速采购周期长或合作时间较长的采购长期采购合同采购期限较长，采购较为稳定采购周期长或合作时间较长的采购、低价值的采购需求采购流程重新设计可以节约成本、涉及范围较广采购机构臃肿需要重新设计的采购电子数据交换系统支持企业间常用的商业单证和信息的电子交换数据交换系统良好的采购允许客户向供应商直接订货方便客户客户满意度要求较高的采购，客户联系供应商较为方便面对供应商的使用者在线订货系统方便客户有较好的