第八章企业信息管理与安全

第八章企业信息管理与安全学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂【学习目标】一、知识（一）掌握企业信息收集的基本原则（二）掌握企业信息收集的基本方法（三）掌握企业信息存储的基本方法（四）掌握企业信息安全管理的基本方法二、技能（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息（二）能够处理外来和本企业产生的文书（三）能够办理文书立卷和归档【职场经验】安全问题分析到底是如何泄密的呢？操作打印机不当导致泄密！打印机不会中毒、不会被黑，哪有泄密渠道？给打印机加纸后，机器立刻运转起来，一份严格保密的试卷被打印出来……该公司邀请驻地保密专家为员工进行专题辅导现在多数打印机、复印机都像电脑一样有硬盘，存储或临时存储所处理的资料，而涉密横幅刻字、图片喷绘等随意到地方制作，更容易造成泄密。【职场忠告】防范硬件泄密基本的方法涉密资料不能通过接入网络的共享打印机来打印电脑与打印机之间不能选用无线连接方式硬件维修要清除硬盘数据并送到指定的有保密资质的维修点保密单位要尽量购买没有硬盘的打印机、复印机、传真机等等。（一）能够进入企业信息数据库存储和提取信息（二）能够处理外来和本企业产生的文书（三）能够办理文书立卷和归档主要内容第一节企业信息收集与传输第二节信息的归档

第三节信息的保密和安全第一节企业信息收集与传输一、信息收集二、信息传输三、进入数据库存储和提取信息四、企业文件收发管理

一、信息收集（一）信息收集基本原则1.准确性原则2.全面性原则3.时效性原则（二）信息收集基本方法1.调查法2.观察法3.实验方法4.文献检索5.网络信息收集二、信息传输信息传输是从一端将命令或状态信息经信道传送到另一端，并被对方所接收。包括传送和接收。信息传输包括时间上和空间上的传输。企业信息传输使用最多的方法是将信息制作成文本，然后通过纸质的（如公文）、电子的（如电子邮件）、口头的（如演讲稿）形式传输给接收方。三、进入数据库存储和提取信息（一）进入数据库（二）存储信息（三）提取信息四、企企业文文件收收发管管理（一））发文文管理理包括：：草拟拟、审审核、、签发发、复复核、、用印印、登登记、、分发发等程程序。。（二））收文文管理理包括：：签收收、登登记、、审核核、拟拟办、、批办办、承承办、、催办办、反反馈等等。（一））发文文管理理1.草拟公公文2．公文文审核核3.公文签签发严格按按制度度规定定的签签发权权限签签发公公文，，签批批人应应当明明确签签署意意见，，并签签署姓姓名和和时间间。4.公文复复核、、登记记①公文文复核核是为为了防防止遗遗漏和和疏乎乎大意意，确确保成成文的的质量量。②发文文登记记就是是把文文件的的基本本信息息在印印制前前登记记下来来，以以便于于查阅阅利用用。5.发文的的用印印印章是是代表表企业业职权权的一一种凭凭证和和标志志。公公文加加盖了了印章章，才才能产产生相相应的的效力力。6.发文的的分送送（二））收文文管理理1.签收、、登记记2.审核3.拟办4.承办5.反馈【本节节任务务训练练】一、制制作收收文簿簿和发发文簿簿。二、收收到一一个上上级的的函，，是关关于2013年年度工工资上上调的的70号文文件，，请你你做收收文处处理。。三、起起草关关于国国庆节节放假假的通通知，，与组组员合合作完完成发发出这这些文文件，，操作作这个个工作作过程程，将将文件件登记记到收收文簿簿、发发文薄薄。第二节信信息的的归档一、信息息归档的的作用二、信息息归档方方法三、跟踪踪文档四、档案案部门五、档案案目录六、档案案立卷一、信息息归档的的作用提供利用用历史佐证证。二、信息息归档方方法手工存储储计算机化化三、跟踪踪文档应记录该该文档的的去向，，使其他他用户能能迅速找找到该文文档。（1）文文档借出出日志借出日期文档名借出人部门归还日期签名2011.2.4健康和安全文档韩明奇产品98.3.4韩明奇2011.3.4亚洲进口商赵恒武销售2011.3.5购物中心孙华销售98.3.5孙华跟踪卡标签部分突出于文件夹表面，以易看到、取出和检查借出日期文件名借出人部门归还日期签名2011.2.4健康和安全文档韩明奇产品98.3.4韩明奇2011.3.4亚洲进口商赵恒武销售2011.3.5购物中心孙华销售98.3.5孙华（2）跟跟踪卡四、档案案部门1.集中化归归档的优优点①使用更好好的设备备；②更有效地地使用空空间，因因为省去去了每一一个部门门中的存存储空间间；③培训过的的专业管管理人员员能消除除归档错错误，迅迅速提取取文档；；④能使用统统一的标标准化分分类系统统；⑤能制定和和实施标标准化程程序进行行存储检检索；⑥统一标准准的归档档监督，，保证保保留准确确的跟踪踪记录；；⑦减少各部部门内的的文件重重复。2.集中化归归档的缺缺点①机密性难难以保证证；②文档不像像在自己己办公室室中一样样使用方方便；③因为文档档需花时时间提取取或传递递，可能能引起工工作延迟迟；④标准化的的分类系系统可能能满足不不了不同同部门的的不同需需要。五、档案案目录手检目录录和机检检目录卷内目录录案卷目录录分类目录录全宗文件件目录六、档案案立卷（一）文文书立卷卷的方法法（二）公公文立卷卷归档的的步骤【本节任任务训练练】一、根据据存储纸纸面文件件的方法法，练习习保存纸纸质档案案。在档档案上贴贴上标签签，制作作归档案案卷目录录表。二、到附附近的档档案室参参观，写写一份不不少于600字字的参观观总结。。三、收集集《档案案法》、、《档案案管理工工作规定定》等文文件，了了解其内内容。第三节信信息的的保密和和安全一、商业业秘密的的范畴二、常见见的泄密密途径与与对策三、主要要数据保保护原则则四、计算算机安全全措施五、文档档的安全全措施六、特定定类型信信息的保保密和安安全七、如何何防范工工作人员员的泄密密问题案例：信信息的价价值泄密案件件分析--矛头指向向新产品品创意设设计师李李木子窃贼被抓抓，新时时代室内内装饰公公司商业业泄密案案大白于于天下知识产权权得到了了法律维维护窃贼和竞竞争对手手都受到到了应有有的惩罚罚李木子沉沉冤昭雪雪新时代如如愿以偿偿的拿到到了施工工委托书书一、商业业秘密的的范畴（一）非非公开性性（二）价价值性（三）保保密性二、常见见的泄密密途径与与对策计算机网网络—设置密码码，经常常更改客户—加强防范范措施供应商--合作单位位--文件管理理—设置查阅阅权限、、加锁学术交流流—客人参观观--不可“知知无不言言言无不不尽”招聘信息息展览会三、主要要数据保保护原则则1．信息的的获得和和处理应应正当合合法。2．保存数数据的目目的必须须合法，，并在数数据使用用者准入入登记入入口说明明该目的的。3．信息只只供这些些目的使使用，并并且只对对登记入入口处所所指明的的用户开开放。4．信息必必须充足足、相关关，并且且对保存存的目的的来说不不过多。。5．信息必必须准确确，应为为登记目目的所必必需，因因此信息息必须定定期更新新。6．信息必必须根据据登记目目的需要要的时间间长短来来保存。。7．信息必必须能由由相关人人访问，，相关人人也拥有有以及自自行修改改和清除除数据的的权力。。8．必须有有适当的的安全措措施。无论何种种原因，，若计算算机中保保存的信信息被非非法使用用，那么么个人有有权利控控告单位位。四、计算算机安全全措施1.显示器应应放置在在来访者者或过路路人看不不到屏幕幕的地方方。2.如果来访访者走近近时，或或迅速滚滚动页面面，或将将亮度旋旋钮关小小，或关关闭显示示器，或或保存你你的工作作成果并并退出程程序。3.不要在周周围留下下保密的的打印材材料，如如遇到打打印机故故障时，，要先清清除电脑脑中的打打印文件件才能送送修。4.如果有人人索取信信息，在在提交信信息之前前，应向向你的上上级核对对无误。。5.计算机可可以安装装警报系系统，警警告可能能的窃贼贼。6.每一个使使用者应应该有自自己的ID识别码，，以决定定特定工工作人员员的访问问级别。。除了ID，用户还还可以有有密码。。7.密码必须须保密，，经常更更换，要要记住不不要写下下来，并并使用独独创的而而不是显显而易见见的词。。8.如果怀疑疑一张磁磁盘带有有病毒，，必须进进行查毒毒。如果果发现病病毒，磁磁盘必须须进行杀杀毒。因因此工作作时必须须经常保保持备份份。备份份和原件件存储在在安全的的地方，，永远不不要留在在桌子上上。磁盘盘不能保保存在过过热和过过冷的地地方。9.绝对不不要在在你的的机器器上安安装借借来的的程序序。10.计算机机禁止止远程程控制制。五、文文档的的安全全措施施1.资料应应立即即归档档，不不应该该留在在桌子子上。。2.文件柜柜应锁锁好，，当工工作人人员离离开办办公室室时，，应锁锁上办办公室室的门门和办办公桌桌的抽抽屉。。3.复印完完成后后，应应从复复印机机的玻玻璃板板上拿拿走原原件。。4.职工在在参加加工作作时即即应被被告知知：不不能与与其他他工作作人员员、客客户、、用户户、朋朋友或或亲属属讨论论本单单位的的业务务。5.信息、、文件件只应应发放放给被被授权权的工工作人人员，，并要要求签签收。。6.用邮件件发送送保密密信息息，无无论是是向外外部还还是内内部，，永远远都要要用封封口的的信封封，并并要标标记““秘密密”或或“保保密””。7.为了确确保安安全，，一些些非常常保密密的信信息可可以由由工作作人员员亲自自送交交收件件人。。8.当传真真保密密信息息的时时候，，应保保证接接收设设备有有保密密功能能，如如果没没有，，在发发传真真之前前打电电话给给收件件人，，使对对方等等候在在传真真机旁旁收取取。9.应陪同同来访访者到到他们们要见见的工工作人人员处处。10.收取电电子邮邮件使使用单单独的的密码码。11.不再需需要的的保密密文档档应当当粉碎碎。12.文档应应保存存在防防火柜柜中。。13保密文文档在在办公公室之之间传传递时时，应应始终终放在在文件件夹中中携带带，以以防纸纸页落落下。。六、特特定类类型信信息的的保密密和安安全人事档档案财务信信息产品和和服务务信息息客户详详情七、如如何防防范工工作人人员的的泄密密问题题（一））技术术方法法（二））分割割条块块，稀稀释机机密（三））绝密密文件件的使使用需需要有有法人人代表表进行行审批批（四））注重重细节节管理理（五））健全全制度度，依依法维维权【本节节任务务训练练】列出四四项可可能泄泄密的的事例例，讨讨论防防止信信息泄泄密的的方法法。【实践践课堂堂】一、任任务模模块（一））米尼尼培训训中心心档案案室，，一摞摞上一一年形形成的的档案案材料料。根根据本本企业业档案案管理理办法法的规规定，，档案案管理理人员员，应应对这这些档档案资资料进进行整整理、、立卷卷、归归档。。（二））几张张学生生考试试成绩绩等待待录入入。二、目目的和和要求求目的:培养和和检验验企业业信息息的查查找、、提取取和存存储的的职业业能力力.要求:掌握与与以下下职业业能力力相关关的知知识和和操作作要领领：1．利用用现有有的各各种方方法存存储和和检索索信息息。2．尽快快将信信息存存储在在适当当位置置。3．更新新记录录表明明信息息已被被存储储。4．查找找对方方要求求查找找的信信息。。5．有能能力对对已经经借出出的信信息（（资料料）能能够清清楚、、准确确地提提供去去向。。6．确认认丢失失或过过期未未还的