OA协同管理系统解决方案

协同提升效率管理创造价值

——OA协同管理系统解决方案主讲：OA高级咨询顾问***公司简介企业对协同应用的需求分析OA协同平台解决方案OA协同平台应用价值如何实施目录实现OA最核心、最基础的应用：

业务流转：收/发文、汇报、合同等各种审批事项的业务协作与办理

信息共享：规章制度、业务资料、共享信息资源集中存储、统一管理

沟通管理：电子邮件、手机短信、通讯录、会议协作等多种沟通工具

事务管理：办公用品、车辆使用、会议室资源、图书资料等资源管理知识沉淀：文件资料、业务信息、电子邮件等在企业集中沉淀、利用满足个性化需求：与业务系统的集成，如人力资源管理系统的应用集成等。实现总部与分支机构在业务、沟通、信息交流的一体化办公平台。需求分析公司简介企业对协同应用的需求分析OA协同平台解决方案如何实施目录协同平台的建设目标1构建信息共享平台实现集团内部信息资源的沉淀、共享、学习、应用和创新，形成集团统一的文档资料库。2构建公文管理平台以工作流为核心，结合公文管理规范，实现文件的流转、审批、归档、统计、催办督办等应用。3构建事务处理平台以工作流为核心，结合企业各类办事规范，实现企业各类事项的申请及审批工作。5构建互动沟通平台建立员工沟通平台，包括电子邮件、实时通讯、手机短信专题交流社区、网络问卷调查，使企业内部通信与信息交流快捷流畅。4构建内部管理平台对领导日程、工作计划、会议管理、请假出差、接待安排、民意调查、用车管理等。有形效益开源节流无形效益提高员工生产力提高内部流程运转效率提高产品的知识附加值降低办公用品成本降低同等任务成本降低员工流动率，提高员工满意度提高团队工作有效性实现知识的有效积累加大知识信息共享程度和重利用率缩短内部流程运转周期提高内部流程运作质量提高对内部流程的监督能力效益分析协同平台应用价值办公桌面公文管理行政管理知识管理业务集成沟通交流企业协同平台企业文化流程管理协同平台典型应用个性化门户网站管理平台企业文化平台1（一）企业文化平台——企业文化如何体现？管理者——我的企业如何留住员工?我的企业怎样才能有企业文化?如何传播企业文化？

员工——我应该选择什么样的企业?我喜欢在什么样的企业里快乐工作?企业企业企业企业企业企业企业打破企业内外部信息的孤岛，真正开始跨平台、跨地域、无障碍的接触。加强企业员工的感情沟通，缩小了人与人之间的距离，强化交流，增强企业凝聚力。构建和谐的企业文化平台，让员工感知企业文化、体验企业文化、融入企业文化。企业文化1.通知公告2.新闻发布3.大事记4.电子刊物5.员工社区6.投票调查（一）企业文化平台

“谁拥有文化优势，谁就拥有竞争优势、效益优势和发展优势，谁就是强者。”个性化门门户网站站管理平平台公文管理理平台2（二）公公文管理理——流流程优化化管理企业管理理改革的的适应能能力流程透明明、督查查督办面向非专专业人士士模拟手工工操作规范和完完善流程程管理，，建立透透明、实实时的管管理机制制。通过简单单易用的的表单和和工作流流图形化化设计工工具，满满足企业业管理中中的个性性化流程程需求。。稿纸模板板承办单+文件红头模板板公文交换换来文登记内部交换换签收单公文交换换平台外部交换换拟文单+文件正正文分发拟文审核复核签发套红头用印阅件办件修改留痕痕手写批注注文档清稿稿文件签批批电子盖章章正文套红红头送文单发文管理理收文管理理归档拟办督办、催催办承办办复归档文件传阅（二）公公文管理理——收收&发文文流程收发文正正式的文文件下达达和传送送，代表表企业内内部战略略和政策策的正式式下发如何统一一监控及及动态跟跟进事务务办理过过程、进进行实时时查询、、统计及及分析?如何与企企业管理理咨询结结合，将将流程梳梳理、流流程执行行真正落落地？流程管理理1.可视化流流程设计计2.流程程监控3.电子子签名签签章4.痕迹迹保留5.版本本控制6.查询询统计7.绩效效考核8.流程程优化（二）公公文管理理——收收&发文文流程以工作流流为核心心，结合合公文管管理规范范，实现现发文、、收文、、签报、、呈批文文、请示示报告等等各类文文件的拟拟稿、审审批、归归档、统统计、催催办督办办、公文文交换等等应用。。个性化门门户网站站管理平平台工作流管管理平台台3（三）工工作流管管理管理问题题如何规范范集团及及下属企企业收发发文流程程？如何规范范集团及及下属企企业费用用审批流流程？如何统一一监控及及动态跟跟进事务务办理过过程？管理策略略统一的工工作流平平台灵活的业业务流程程管理策策略：分分配、引引用、新新建办公流程程财务流程程人事流程程业务流程程其他流程程统一的工工作流管管理平台台跨公司流流程定义义根据角色色定义工工作流参参与者灵活设置置流程流流转的方方向无线应用用事务驱动动工作流程监控控流程统计计分析流程优化化与业务性能能改进工作流应应用示例例审批表单单+审审批流流程+审批批授权签审后的的审批表表单+审审批意见见+监控控与分析析表单定义义流程定义义协同审批批实时跟踪踪查询统计报表表建立制度度执行制度度工作流应应用示例例审批结果审批意见流程规范范执行过程程记录存档档设备采购申请申请流程授权存档调用填写发送申请申请人审核是否符合管理规范审批意见审批人流程规范范、管理理规范轻轻松执行行，在线线跟踪追追溯工作流应应用示例例完全灵活活自定义义各类业业务流程程，适应应企业管管理需要要行政流程程接待申请请订票申请请名片印刷刷设备维护护用印申请请………人事流程程加班申请请请假申请请出差申请请员工聘用用转正申请请………财务流程程业务流程程借款审批批费用报销销款项支付付预算申报报支票领用用………合同审批批投诉受理理项目立项项督查预警警施工检查查………个性化门门户网站站管理平平台知识管理理平台4如何通过过有效的的知识管管理提高高工作的的效率？？如何将知知识转化化为企业业的核心心能力？？工作前希望共享前人的知识工作后希望将知识积累下来重复利用工作中希望可以快速查询和获取想要知识知识转化化周期知识中心文件归档档直接引入入审核发布布个人知识库邮件推荐给门户发布到收文管理各类工作流交流论坛发文管理历史文档知识收集集知识推荐荐知识收集集、发布布、推荐荐知识利用用过程对组织内内外的知知识进行行有效的的获取、、沉淀、、共享、、应用、、学习和和创新。。通过多途途径的方方式来积积累知识识和共享享知识，，使人与与知识紧紧密结合合，保证证能够在在最需要要的时间间将最需需要的知知识传送送给最需需要的人人。知识管理理平台要要成为员员工成长长的阶梯梯、知识识传承的的纽带、、企业沉沉淀的无无形资产产。知识管理理1.多维维知识分分类2.构建建知识地地图3.知识识查询利利用4.知识识发布/审核5.知识识订阅6.多级级安全控控制（四）知知识管理理多组织全宗管管理，满足集集团化管理需需求档案规则自定定义，满足个个性化管理需需求档案报表自定定义，满足专专业档案部门门的管理需求求文书档案、合合同档案、会会计档案、基基建档案、声声像档案、科科研档案、设设备档案..档案管理1.全宗管理理2.多级数据据权限3.档案著录录4.鉴定销毁毁5.查询利用用6.组卷拆卷卷7.档案借阅阅8.统计报表表（四）知识管管理个性化门户网网站管理平台台沟通交流平台台5多少极少

掌握的信息信息递减信息递减1、企业的信信息沟通根据据组织结构的的层次性不断断递减。2、疲于会议议，电话的沟沟通，占用太太多时间，丧丧失市场先先机。3、企业缺乏乏沟通，执行行力差，员工工疲于揣摩领领导心思。4、沟通不畅畅导致领导决决策失误将企企业引向危险险地带。……沟通不畅容易易造成信息流流失和信息盲盲区畅通的沟通交交流平台，解解决企业在沟沟通中不及时时、不协同、、不互动的情情况。将重要沟通记记录进行保留留并转化为知知识库，形成成企业的重要要资产和无形形财富。沟通交流1.手机短信信2.BBS论论坛3.电子邮件件4.RTX会会话5.视频会议议6.在线消息息7.通讯录录（五）沟通交交流平台个性化门户网网站管理平台台行政资源管理理6行政资源管理理会议室管理、、会议申请、、会议通知应答答、会议纪要要图书管理新书推荐、书书库管理、借借阅管理、入入库登记办公用品管理理分类管理、入入库管理、库库存盘点、领领用管理，费费用统计车辆管理车辆分类管理理、出车登记记、维修记录录、费用查询询统计会议管理（六）行政资资源管理会议资源管理理：对会议室室配备及使用用情况进行实实时，在线预预订会议室。。会议通知发布布：以即时消消息、手机短短信、电子邮邮件等多种方方式进行会议议提醒。会议计划召集集：确定会议议主题，召集集与会人员，，反馈参与信信息等。会议纪要：会会议组织部门门可以形成会会议纪要、会会议决议等内内容。会议管理1.会议室管管理2.会议室预预约3.会议召集集4.与会应答答5.会议纪要要6.会议查询询会议管理按分支机构进进行不同库房房的管理对各部门和个个人采购自动动生成采购计计划资源检测，能能够判断资源源使用状态并并进行提示对物品使用情情况进行跟踪踪，形成按部部门、个人、、物品的费用用分摊统计报报表易耗品管理1.库房管理理2.入库登记记3.领用/借借用4.物品盘点点5.领用统计计6.费用核算算统计办公用品管理理用车预约申请请、审批、维维修管理，轻轻松实现车辆辆调度、费用用、驾驶员的的管理在线查询车辆辆在库、外出出情况监控车辆维护护费、油费等等情况对车辆产生费费用进行统计计，有效统计计部门用车费费用统计、车车辆出车情况况统计等车辆管理1.车队管理理2.车辆登记记3.出车预约约4.派车/归归车5.维修保养养6.费用管理理7.驾驶员管管理8.统计报表表车辆管理对图书室、图图书分类进行行统一管理对图书信息进进行登记，实实现图书在线线借阅、归还还管理对图书借阅信信息进行统计计，快速了解解图书利用情情况。图书管理1.图书室管管理2.图书入库库3.图书借阅阅4.遗失登记记5.归还登记记6.新书推荐荐图书管理公司简介企业对协同应应用的需求分分析OA协同平台台解决方案如何实施目录四种类型的双双方合作模式式我们愿成为贵贵单位信息化化建设的长期期合作伙伴，，依托五十万万家客户的实实践经验，提提供专业、细细心的实施服服务。服务体系-先先进、成熟的的实施保障体体系标准化实施管管理体系实施标准化工具CPMP（顾问项目管管理平台）CDMS（顾问文档管管理系统）一套工具是指指《金蝶实施施标准化工具具》二个平台是指指CPMP、、CDMS实实施管理平台台“一套工具、、二个平台””是实施业业务的基础管管理工具，是是项目管理成成熟度的重要要体现，也是是确保项目成成功交付的保保障体系。实施服务保障障体系Tools工具企业应用评价价模型规划设计指导导手册金手指六步实实施法经典案例库系统优化工具具行业知识库企业管理方法法库企业应用效果果分析People人集团管理团队队、业务专家家企业管理咨询询专家总部研发中心心资源优秀的实施顾顾问信息技术专业业工程师系统支持专业业团队Method方法法实施方法论项目实施推进进策略项目管理和技技术方案项目实施组织织1、实施组织织分为金蝶方方案和中金岭岭南方2、各方分为为项目领导组组和负责人，，以及项目工工作组和负责责人3、金蝶项目目组需再设专专家组确保在在关键问题环环节得以会商商信息化领导小小组项目管理组项目管理委员员会客户方实施方项目监理委员员会专家小组系统实施组技术开发组运营维护组IT保障组客户方：IT部成立专专门的技术管理小组金蝶：以系统集成专家带队配备技术小组项目计划质量管理文档管理客户经理需求分析业务规划协同平台组项目管理组客户管理平台台组二次开发组接口开发系统部署呼叫中心组区域服务组行政组客户方：成立专职项目小组质量控制组客户方：成立质量控制监理团队，金蝶专家提供监理技术支持项目实施进度度与计划2008.8———2008.102008.11——2009.0312第二阶段（全集团推广广）第一阶段：（总部及试点点单位）项目实施进度度与计划坚持循序渐进进的原则：““先局部，，后全面”，，即先在集团团进行试运行行的基础上，，总结经验，，然后进行全全面推广。坚持稳定优先先、培训考试试、真实模拟拟原则每一阶段的实实施质量保障障时间项目进程实施规划业务流程梳理总体规划及实施行业应用案例分享实施策略制定信息系统实现实施总结目标规划交付调研分析项目准备蓝图设计系统实现验收交付管理制度制定价值时间1、项目准备备2、蓝图设计计3、系统实现现4、验收交付付5、运行维护护6、评估优化化建立项目团队队制定正确的实实施战略降低实施风险险全面优化业务务流程系统实现方案案固化并规范流流程将管理制度落落地管理水平明显显提升员工士气焕然然一新持续改善，快快速解决问题系统稳定运行行,分享成功功经验优化并扩大应应用成果持续提升价值值实施价值体现现100%90%80%70%50%30%公司简介企业对协同应应用的需求分分析OA协同平台台解决方案如何实施案例目录案例分析———赢家服饰企业概况赢家服饰创立立于1994年，是一家家具有独特的的品牌文化理理念、先进的的研发设计中中心、现代化化的生产基地地、健全的营营销服务系统统、高效的物物流配送和网网络管理体系系的知名时尚尚服饰公司，，是深圳服装装行业的著名名企业。员工工2000多多人，4个品品牌事业部、、1个制衣工工厂、300余家销售门门店。拥有4个女装装品牌，包括括NAERSI-娜尔思思-、Koradior-珂莱蒂尔尔-、NEXY.CO-奈蔻-、G.PRASIA-金葩葩莎案例分析———赢家服饰企业概况赢家服饰已经经应用了ERP系统、金金碟K3财务务系统、RTX即时通讯讯工具等应用用软件。随着全国销售售网点的迅速速扩张，管理理部门也随即即增多，且地地域分布较广广，存在信息息沟通不畅，，工作环节不不透明、管控控和执行力难难于高效运行行，信息、知知识存在“孤孤岛现象”，，难于在整个个公司范围内内按照一定权权限共享的诸诸多问题。赢家服饰将OA系统的选选型及实施为为“领导工程程”，成立了了项目专项小小组，项目从从酝酿、调研研、计划、选选型历经近三三年的时间，，对市场上的的主流OA产产品进行过充充分的评估。。金蝶协同办办公管理系统统从产品功能能、专业实施施能力、持续续开发支持、、售后服务等等，都能很好好满足赢家服服饰公司提出出的总体要求求，成为此项项目的产品及及服务供应商商。案例分析———赢家服饰应用效果以总部核心部部门、一个生生产厂、一个个品牌事业部部和一个区域域事业部（办办事处）为调调查研究对象象，整理、分分析、优化具具有行业特点点的企业内部部办公管理流流程、知识中中心分类体系系。案例分析———赢家服饰应用效果提供服饰设计计、平面喷绘绘、印刷品设设计的设计申申请、审批流流程，并将审审批完成的图图像资料归档档到知识中心心管理起来提供销售终端端从网点的设设立申请、装装修设计、销销售计划调整整、销售周报报、月报以及及销售服务环环节的申请审审批，实现真真正意义上的的跨地域、分分布式的办公公管理。喷绘制作申请请流程印刷品设计申申请流程印刷品采购申申请流程区域印刷品申申购流程自营卖场设计计申请流程加盟卖场设计计申请流程新店开立可行行性报告审批批流程自营新店开立立合同申请，，商品、物料料申请准备流流程加盟店柜装修修设计申请流流程加盟商返款、、扣款申请流流程区域销售计划划制定审批流流程区域销售指标标申请调整审审批流程区域店柜促销销活动审批流流程自营区域残次次品申请退货货流程区域服装内购购、丢失申请请办理流程店柜续签合同同审批流程区域店柜装修修设计申请流流程场外特卖活动动奖励申请流流程案例分析———赢家服饰应用效果赢家服饰已在在公司范围内内全面推行““财务会计核核算管理”工工作，公司在在总部部门、、工厂、各个个品牌事业部部、区域事业业部进行收、、支核算管理理。通过工作流将将各类费用（（包括各区域域公司商场店店、柜费用））报销审批流流程的应用。。审批办结的费费用按照部门门、PL科目目、报销类型型进行年度、、月度的分摊摊，分摊数据据保存到数据据度，最终形形成PL费用用分摊报表（（经营利益计计划表）。实现总部、各各品牌事业部部、区域事业业部（办事处处）、生产厂厂、销售门店店，对劳务费费用、管理费费用、业务费费用、市场活活动费用等各各类费用报销销环节的流程程审批、费用用分摊以及按按照部门、财财务科目、时时间划分的各各类费用分摊摊和收入的统统计报表功能能。公司管理者及及时地了解、、掌控公司、、部门的收支支动态，提供供第一手决策策参考资料。。费用报销审批批PL科目管理理商场费用录入入经营费用自由由分摊表报表汇总查询询/打印案例分析———振业集团应用情况2005年正正式运行，集集团员工每天天都使用OA系统；与金蝶财务、、人力资源、、售楼系统、、商业智能系系统等应用系系统实现了用用户信息及应应用集成；部门经理以上上领导干部，，配备动态密密码卡及指纹纹认证鼠标，，在外出差时时，也要求登登录OA系统统办公；集团总部以外外的单位（工工程部、项目目部、售楼处处等），都以以VPN方式式连接到OA系统。应用情况目前收文处理理、发文管理理、办公用品品领用、用车车申请、公章章使用申请、、车辆费用审审批、一般事事务审批、费费用报销、合合同款支付、、工程款支付付、产权报告告、会议、合合同会签、法法律文件审批批等近六十个个流程审批事事项，全部通通过OA系统统的工作流来来处理；费用报销、费费用支付、工工程款支付等等申请通过领领导审批后，，成本会计制制单人员审核核并选择科目目后，可将数数据自动生成成凭证并转入入财务系统中中。集团总部部以外的单位位（工程部、、项目部、售售楼处等），，都以VPN方式连接到到OA系统。。振业集团