演示稿内审实务

《船舶安全管理体系内部审核》

中国船级社福州分社

2010年1月

《船舶安全管理体系内部审核》

*审核的概念一、安全管理体系内部审核二、内部审核的准备三、公司内部审核的实施四、船舶现场审核五、审核的跟踪和监督六、内部审核员

审核的概念审核:为获得证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核准则—用作依据的一组方针、程序或要求。审核证据—经验证的事实陈述或与审核有关的其他信息的记录。审核发现—将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。审核结论

—审核组考虑了审核目标和所有发现后得出的最终审核结果。审核的概念第一方审核 第一方审核是指组织自身进行审核，以证实其管理能使体系有效地工作。第一方审核的理由:─安全保证标准的要求─管理所用的控制机制─在外部机构发现不符合之前纠正它们─可以使管理成为改进工作的最有用和最强大的工具。

为了达到上述目的，内部安全管理体系审核应采取同外部机构进行审核时极为相似的方式（建议）。审核的概念审核过程的各阶段工作审核准备主要包括下列活动：

—编制审核计划

—对SMS文件并进行审查

—准备审核检查表

—召开审前准备会，明确审核分工和职责一、安全管理体系内部审核1、安全管理体系审核为了确定安全管理体系活动及其有关结果是否符合ISM规则和体系文件的要求，安全管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻和执行并适合于达到安全和防污染目标的系统的、独立的检查

2、内部审核

由本公司的内审员或由公司聘请的经过培训的适任人员对本公司岸基部门和船舶的安全管理体系实施的审核。一、安全管理体系内部审核3.外部审核由主管机关或主管机关认可的机构(如船级社)对公司/船舶的安全管理体系所实施的审核.

包括:*初次审核*DOC年度审核*SMC中间审核*换证审核*附加审核*临时审核内部审核和外部审核的区别(见附表)一、安全管理体系内部审核4.内部审核的目的*使公司SMS满足ISM规则或其它约定文件的要求;*作为一个重要的管理手段;*为外部审核做准备;*作为一种自我改进的机制.一、安全管理体系内部审核5.内部审核的依据*ISM规则*公司安全管理手册*公司程序文件/操作文件*船旗国政府/主管机关相关的法律、法规*适用的公约、规范等一、安全管理体系内部审核6.内部审核的特征系统性独立性符合性有效性适合性一、安全管理体系内部审核7.内部审核的策划*领导重视是做好内审的关键*指定人员要亲自抓内审工作*内审的具体工作需要一个职能部门来管理*要组建一枝合格的内部审核员队伍*内审需要一套正规的程序一、安全管理体系内部审核8.内部审核的步骤*确定任务*审核准备*现场审核*编写审核报告*跟踪和验证

二、内部审核的准备内审准备工作

1.制定审核计划

2.组建内部审核组

3.调阅相关文件

4.编制内审检查表

5.通知受审核部门并约定具体时间二、内部审核的准备1.制定审核计划

*年度审核工作计划内部安全管理体系审核一般应编制一份年度计划，确定每月对哪几个部门/要素或船舶进行审核，逐月展开，尽量覆盖所有的部门和船舶.年度审核工作计划应由最高领导层批准实施。附:审核工作计划举例二、内部审核的准备*内部审核计划的内容

--审核目的和范围

--审核依据

--审核员的工作分配

--时间、地点和受审核的部门

--审核报告审核计划通常由审核组长负责编制，指定人员审核批准。审核计划应制定得灵活使之能够根据审核过程中得到的信息加以修改和更有效地利用资源。附:审核计划举例二、内部审核的准备2.组建内部审核组*在进行内审前，指定人员应指定审核组长和审核员组成审核组*对审核组的要求审核组长要有资格、对被审部门业务熟悉又无直接的责任关系、具有审核经验、组织能力强审核员也要有资格、对被审部门无直接的责任关系且了解该部门业务、具有协调能力又能被受审核部门接受*内审组以2-3人为宜

*分配任务,明确分工二、内部审核的准备3.调阅相关文件*与受审核部门的职责有关的公司文件*上次内审报告及不合格的情况*近期报告的事故、险情、PSC检查等*公司新生效的SMS文件和其他文件*对该部门工作有影响的且近期已生效或即将生效的公约、规范等二、内部审核的准备4.编制内审检查表*审核表的作用

--明确与审核目标有关的样本

--促使现场审核规范化

--保持审核目标和审核进度

--减少重复和不必要的工作量

--树立专业化的审核员形象

--作为内审记录存档二、内部审核的准备*检查表的设计

--对照ISM规则和公司体系文件要求

--突出受审核部门的主要职能

--选择典型的安全和防污染活动

--注意抽样的代表性

--具有可操性并在时间上留有余地二、内部审核的准备*检查表的使用

--注意场景切忌照本宣科

--要把检查表的提示转化为自己的语言

--要把观察到的问题简要记录在检查表上

--要光明正大,不要怕受审核方看到你的检查表以及在上面的记录二、内部审核的准备5.通知受审核部门并约定具体时间在开始审核前召开内审组预备会*审核组成员互相沟通、熟悉*确认是否有回避的需要*明确分工,必要时调整*提前进入角色*检查审核准备工作情况*宣布应该注意的事项三、公司内部审核的实施审核步骤—首次会议，组长主持—审核实施，按审核日程安排进行—审核组内部会议，交流审核发现，确定不符合—记录审核发现，开列不符合报告—汇总分析并对受审核方体系的符合性进行评价—末次会议，宣布审核结果---编写审核报告三、公司内部审核的实施1.首次会议的内容双方人员介绍重申审核目的和范围确认审核计划、澄清不明确的内容简要说明审核方法和程序确定需要的联络人员三、公司内部审核的实施2.审核实施A审核组长应控制审核全过程

(1)控制审核计划，不宜随意改动。

(2)控制审核进度，使审核有序进行。

(3)控制气氛;(4)控制客观性；

(5)控制审核结果。三、公司内部审核的实施B、要相信样本C、选择样本要有代表性，应由审核员随机抽样。D、要使用检查表E、要从问题的各种表现形式去找客观证据。F、与被审方负责人共同确认事实三、公司内部审核的实施G审核的路径和方法(1)自上而下和自下而上的方法(2)正向和逆向的审核方法(3)按要素审核和按部门审核的方法三、公司内部审核的实施H审核技巧少讲、多看、多问、多听选择正确的对象提问正确地提出问题封闭式问题和开启式问题相结合提问与索看相结合注意观察易被遗忘的角落创造一个良好的审核气氛三、公司内部审核的实施3.审核组内部会议现场审核是审核员按照审核计划分部门寻找客观证据的过程,各部门审核完成后审核组成员应汇聚起来在审核组范围内就审核发现进行交流,汇总审核发现,确定对被审核部门的总体印象,决定是否开具不合格并拟就审核结论三、公司内部审核的实施4.记录审核发现，开列不符合报告

在审核中如发现不合格项，就应编写不合格记录,但对拟开列的不合格审核员应注意要有有力的审核发现来支持并保存好审核记录，以作为开列不符合项的证据三、公司内部审核的实施A不合格的定义和类型不合格-----指表明不满足ISM规则要求的有客观证据的观察结果。严重不合格-----对人身或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，要求立即采取纠正措施的不合格。此外，严重不合格还包括对ISM规则的要求缺乏有效和系统的实施。三、公司内部审核的实施B不合格的分类:(1)系统性不合格安全管理体系文件与有关的法律、法规、公约等的要求不符或文件的规定与实际运作相矛盾。

(2)实施性不合格未按文件的规定实施，即文件虽然有规定，但不按规定去做。

(3)效果性不合格文件是符合要求的，也实施了，但实施不够认真或某些偶发原因而导致效果未能达到规定的要求三、公司内部审核的实施

C.不合格的判定原则

(1)以安全管理手册、程序文件和操作文件为依据，以ISM规则为准绳，在不合格陈述中，应能阐述不合格事实不符合手册、程序文件的哪一条规定，进而指出不符合ISM规则的哪一条款。

(2)就近不就远在判定不符合ISM规则的哪一条款时，应就近不就远，例如:如果发现与船舶和设备等有关的损坏、不足、故障、缺陷未予报告，则应判其不符合ISM规则的10.2.2款，而不应判其不符合ISM规则的9.1款。

(3)超出ISM规则强制要求而不满足公司规定的目标和要求的不合格的判定。三、公司内部审核的实施

D观察项如果审核组认为有些存在的问题虽构不上不合格，但又认为有必要提出来要求被审方加以改进和完善，这时，可以写成书面的观察报告，以观察项的形式提交被审方。三、公司内部审核的实施

E不合格记录的内容和格式不合格记录应有下述内容:(1)受审部门及负责人的姓名；

(2)审核员姓名；

(3)不符合条款；

(4)不合格事实陈述；

(5)不合格类型；

(6)建议采取的纠正措施及完成日期；

(7)纠正措施完成情况及验证。三、公司内部审核的实施5、审核结果的汇总分析和评价在末次会议前，审核组内部将若干不合格，记录按规则条款汇总填写不合格汇总表，找出不合格存在的重点部门和主要要素以便对审核发表结论性意见，对受审部门的安全管理工作给予一个总体评价，便于受审方找以改进和完善安全管理体系和实施纠正措施的主次方向。━━考虑到公司部门审核一般多按部门审核的路线进行，该汇总表所显示的是每个部门不合格分布情况以及哪些要素发现的不合格的数量，从而找出安全管理体系的薄弱环节。总结部门的安全管理体系运行取得的成绩和存在的不足，对成绩加以肯定，并指出存在的问题，以便安全管理体系不断地得到改进。汇总表的格式三、公司内部审核的实施6、末次会议现场审核的上述工作完成后，召开末次会议。末次会议由审核组长主持，参加者应签到。末次会议应有记录并保存归档。三、公司内部审核的实施在末次会议上，审核组长应说明不合格的数量和分类，并按重要程度依次宣读这些不合格记录，并要求部门负责人确认不合格事实(在不合格记录上签字)和尽快提出纠正措施计划。为了避免在末次会议上审核组与受审部门对不合格争论不休，应在会前及时沟通。如争论确实难于协调，只能提请指定人员解决。在末次会议上审核组长还应就受审部门在确保体系的有效运行，实现安全管理目标的有效性方面提出审核结论。该结论应概括地总结部门在体系运行中的成绩和存在的不足之处。末次会议结束后，现场审核就告完成。三、公司内部审核的实施7、编写审核报告和资料归档审核报告是说明审核结果的正式文件，应由审核组长亲自或在审核组长指导下编写。审核报告应如实地反映审核情况，审核报告应有审核组长签名。

---审核报告应包括的内容:三、公司内部审核的实施(1)审核的目的和范围。如果是按预定的年度计划进行的例行内审，则目的一栏可简单地写明“例行审核”，如为特殊情况下的附加审核则应详述目的、范围；

(2)审核组成员和受审部门名称；

(3)审核的依据；如规则、管理手册等；

(4)审核的日期；

(5)不合格情况(全部不合格记录作为附件附在审核报告后)；

(6)安全管理体系运行的有效性的结论性意见；

(7)审核报告的发放；内审报告应经指定人员批准后发至有关的领导和部门三、公司内部审核的实施--审核归档至此，内部审核的现场审核已结束，为形成内审的完整记录，应将内审中形成的所有文件统一整理并归档保存，其中应包括:(1)内审计划表

(2)审核日程表，现场审核会议签到表

(3)内审检查表及支持性背景材料

(4)不合格记录

(5)不合格汇总表

(6)内部审核报告

(7)实施纠正措施及验证报告

(8)港口国投拆报告(副本)，安全管理体系变化情况报告(如有时)(9)保持观察项目(如有时四、船舶现场审核船舶现场审核与公司现场审核的方法和步骤是一样的，审核前也需编写审核计划、编制检查表、应有独立的审核报告，应选择有船上工作经历的内审员。现场审核时应关注船舶的现状（包括应急设备）、船员对其岗位职责范围内的操作（包括设备操作）熟悉情况、应变部署情况等。内审时发生的各种记录在船上也应保存一份五、审核的跟踪及监督一、纠正措施及其验证

1、纠正措施的提出审核组在审核中发现不合格项时，除要求受审部门负责人确认不合格事实外，还要求他们分析造成不合格的原因，有的放矢地提出纠正措施。五、审核的跟踪及监督2、纠正措施的认可受审部门负责人提出的纠正措施应经过审核组的认可。经过认可的纠正措施如牵涉到多个部门需要时，指定人员还需加以协调，经认可后的纠正措施正式成立，即纠正措施建议变为正式的措施计划。五、审核的跟踪及监督3、纠正措施的实施内审对纠正措施计划的实施期限一般为15天，也有些单位规定的期限长一些，一般情况下，纠正措施完成的期限为15-30天，具体的期限可由审核组长根据纠正措施实施的难易程度灵活掌握。五、审核的跟踪及监督4、纠正措施的跟踪和验证

(1)纠正措施跟踪的作用在内审中发现的不合格，审核组会对这些不合格提出纠正措施的要求，并要求受审方制订纠正措施计划，并加以实施，审核组还应对不合格的纠正措施进行跟踪，其作用在于:五、审核的跟踪及监督其作用在于:A、使受审方对已产生的不合格进行清理和总结，为过去出现的问题划上句号，防止后续的安全和防污染活动受到其影响。

B、通过纠正措施的跟踪，使被审方重视纠正措施的实施，促使受审方认真分析原因，从而避免再发生类似的不合格，进而促进SMS的有效运行。五、审核的跟踪及监督⑵纠正措施的验证审核组应对纠正措施实施情况进行跟踪，即关心和过问纠正措施完成情况，纠正措施完成后，审核员应对纠正措施完成情况进行验证五、审核的跟踪及监督验证内容包括:A纠正措施是否按规定日期完成?B纠正措施中的各项措施是否都完成?C完成后的效果如何?D实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥为保存?E如引起程序修改，是否按文件控制程序进行?五、审核的跟踪及监督如果某些效果要更长时间才能体现，可留作问题待下一次例行审核时再检查。经审核员验证并认为措施计划确已完成后，在不合格记录验证栏中签字，这项不合格就算得到了纠正。五、审核的跟踪及监督二汇总分析纠正措施计划完成情况内审结果应体现在不合格的纠正上，所以对不合格纠正完成情况的统计分析也很重要。从中可以看出各部门的负责人及最高领导层对纠正措施的态度。五、审核的跟踪及监督三内部审核年度总结报告年度审核工作计划（包括跟踪和监督）完成后，指定人员应就工作计划完成的情况作出一份总结性报告上报总经理，并作为公司管理评审的一项输入。

五、审核的跟踪及监督总结报告的内容：编制工作计划的简要介绍；何时开始本年度的第一个内审，何时结束最后一个内审；内审不合格汇总表及其说明；统计分析公司在哪些方面存在什么问题；哪个部门或哪些船舶存在什么问题；为解决这些问题建议采取什么措施；是否需要对公司SMS进行改进；下一年度内部审核的构想。至此一个完整的公司内审才能划上一个句号。六、内部审核员1、内审员的基本要求受过正规的教育，具有大专以上的学历；具有持证高级船员的经历或航运公司管理的经历；能够正确执行有关审核的程序，熟悉相应的公约、法规、规则、指南和标准；具有较强的组织管理和综合评价能力；实事求是、坚持原则、遵守保密原则；受过安全管理体系审核的培训并得到公司最高管理者的聘