时间管理培训课件

1时间管理培训部门：人事行政中心

困惑你有过吗？忙了一天，但不知道自己做了什么许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张茫的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场5课程大纲

一、时间管理认知；二、时间分析；三、时间管理法则四、如何有效利用时间6

希望通过本课程学习，能达到以下：

掌握制定有效工作计划的方法和过程科学的分配时间减少浪费时间现象241学会制定SMART工作计划37小故事分享一、非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会。如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要“快如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。二、你从故事中获得了什么样的启示？8小故事分享一、值二万五千美金的时间管理秘笈。美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯·

舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维·李咨询求助。近半个小时的交流中，前20分钟艾维·李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁理查斯·舒瓦普几十项要做的工作。此时，艾维·李请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，且每天都这样做：每天一开始，请你全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以次类推……艾维·李认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他请伯利恒总裁理查斯·

舒瓦普自己先按此方法试行，并建议他：“若您9小故事分享在坚持使用后，认为它有效，可将此法推行至您的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。如果您或您公司的每一位员工，每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生产力的事情，假以时日，可以想象，会有什么成就？”一年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。五年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。查斯·

舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”二、你从故事中获得了什么样的启示？10时间管理

Time Management一时间管理认知11一、对时间管理的认知－时间的特性：1、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。2、无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样能被积蓄储藏，不论你愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们也无法节流。3、无法取代：任何一项工作都有赖于时间的堆砌，时间是任何活动不可缺少的资源，具有不可替代性。4、时间无法失而复得：时间一旦丧失则会永远丧失，金钱花了尚可赚回，但时间若挥霍了，任何人都无法挽回。12二、什么是时间管理：1、时间管理：就是如何将时间很好的组织起来去完成组织（部门）的使命（目标）。说明：时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间凡事不能要求完美，但要讲求效率。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

2、时间管理的目的：时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作达到“三效",即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。13时间管理

Time Management二、时间分析14一、对工作时间类型分析确定事件你的时间流向到哪里去了？15二、从工作时间类型分析确定事件突发事件你的时间流向到哪里去了？确定事件16二、从工作时间类型分析确定事件突发事件确定事件琐碎事件你的时间流向到哪里去了？突发事件确定事件17二、从工作时间类型分析浪费琐碎事件突发事件确定事件你的时间流向到哪里去了？18二、从时间损失分析设定目标方面的时间损失制定计划方面的时间损失作出决定方面的时间损失在工作组织方面的时间损失工作开始时的时间损失每日安排上的时间损失在信息和沟通方面的时间损失19三、从耗时因素分析

外在因素耗时的类型：电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等。外在因素耗时的类型：

计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。20时间管理

Time Management三时间管理法则211、时间管理法则：杜拉克时间管理法——记录时间（分析时间浪费在什么地方）；——管理时间（减少用于非生产性需求的时间）；——集中时间（在整段时间内的工作效率这大于在分散时段的工作效率之和。222、时间管理法则：艾维利时间管理法6件事法则：1天中选择6件最重要的事情，而且是这1天最需要完成的6件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大多数精力都放到这6件事情上；232、时间管理法则：艾维利时间管理法要事法则：选择好6件事后，先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的5件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这6件事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时候，都是在做当时最重要最紧急的事情；244、时间管理法则：艾维利时间管理法15分钟法则：以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成，只要我们每天下班前抽出15分钟做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人们总是在说“一日之际在于晨”，现在更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”，就来源于此。253、时间管理法则：日程表时间管理法“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”264、时间管理法则：二八时间管理法20:80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，也叫巴莱多定律；用20:80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做。用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；80%的结果源于20%的努力。279、时间管理法则：优先矩阵（四D原则）Doitnow重要紧急M1M3M4DeleteDelegateDoitlaterM2289、时间管理法则：重要紧急避免M2缩小M2重要，非紧急M1重要，紧急M3非重要，紧急M4非重要非紧急29某天清晨，张三在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他准时于九点整走进办公室。但他并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划在九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，时间又过了十分钟。这是他略感不自在，因为他已自食诺言。不过报纸毕竟是精神食粮，也是重要的沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上也一样要看。这样一开脱，心也就放宽了。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息怒气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，刚费心思处理了投诉电话，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，若头脑不清醒，则难以完成，于是他毫不犹豫地应邀加入，便在那前言不搭后语地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始“正式工作了”——拟定预算。可是，一看表，乖乖，已经十点四十五了！距离十一点的部门例会只剩下十五分钟。他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天算了。

30鹰是世界上寿命最长的鸟类,一生的年龄可达70岁.可是很少有人知道,要活这么长的寿命,在其生命的中期必须做出艰难却重要的决定.因为鹰活到40岁的时候,它的爪子开始老化,无法有效地抓住猎物；它的喙变得又长又弯,翅膀也越加沉重,飞翔十分吃力.这时,它只有两种选择：一是等待死亡；二是重整后再生.

选择重整后再生的鹰,要经过一个痛苦更新的过程.它首先要努力地飞到山顶,在悬崖筑巢,在那里渡过漫长而又痛苦的150天.这段时间,要用力将又长又弯的喙击打岩石,直到完全脱落,然后等候新的喙长出来；再用长出的新喙将指甲一根一根地拔出来；新指甲长出来后,再将羽毛一片一片地拔掉.待新的羽毛长出后,鹰又可以翱翔于广阔的天空,续走后30年的生命旅程.31一位富翁买了一幢豪华的别墅。从他住进去的那天起，每天下班回来，他总看见有个人从他的花园里扛走一只箱子，装上卡车拉走。

他来不及叫喊，那人就走了。这一天他决定开车去追。那辆卡车走得很慢，最后停在城郊的峡谷旁。

陌生人把箱子卸下来扔进了山谷。富豪下车后，发现山谷里已经堆满了箱子，规格式样都差不多。

他走过去问：“刚才我看见你从我家扛走一只箱子，箱子里装的是什么？这一堆箱子又是干什么用的？”

那人打量了他一番，微微一笑说：“你家还有许多箱子要运走，你不知道？这些箱子都是你虚度的日子。”

“什么日子？”

“你虚度的日子。”

“我虚度的日子。”

“对。你白白浪费掉的时光、虚度的年华。你朝夕盼望美好的时光，但美好时光到来后，你又干了些什么呢？你过来瞧，它们个个完美无缺，根本没有用，不过现在……”

富豪走过来，顺手打开了一个箱子。

箱子里有一条暮秋时节的道路。他的未婚妻踏着落叶慢慢走着。

他打开第二个箱子，里面是一间病房。他的弟弟躺在病床上等他回去。

他打开第三只箱子，原来是他那所老房子。他那条忠实的狗卧在栅栏门口眼巴巴地望着门外，已经等了他两年，骨瘦如柴。富豪感到心口绞疼起来。陌生人像审判官一样，一动不动地站在一旁。富豪痛苦地说：“先生，请你让我取回这三只箱子，我求求您。我有钱，您要多少都行。”陌生人做了个根本不可能的手势，意思是说：“太迟了，已经无法挽回。”说罢，那人和箱子一起消失了。

点睛：

这个寓言故事告诉我们时间会在不知不觉的时候溜走，而当你觉醒时，已经晚了。所以，你要善于利用每一天的时间，提高人生的效率和质量。时间弥足珍贵，我们不能绝对地延长寿命，但可以通过善用时间的好习惯，来相对地将生命延长。这样就等于增加了生活的“密度”，扩充了有限的生命内涵。

人们之所以会浪费时间，就在于他们没有想到自己是时间的主人，没有养成善于利用时间的好习惯。而这种习惯是一个人做人、做事、做学问的根本。但你若没有这一良好的习惯，经常地浪费时间，消耗生命，其结果则是难以想象的。

现代商界中，与人洽谈生意，都希望利用最短时间产生最大效力。有无数大银行、大公司的经理以及高级职员，经过多年经验都养成了善用时间的习惯。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、刻苦耐劳的大事业家，多是沉默寡言而办事迅速敏捷的人，他们所说出来的话，句句都是确切而有效的放矢的。他们从不在无谓的事情上面多耗费一点一滴的时间。32时间管理

Time Management突发情况处理33突发情况有哪些职责内紧急/重要程度职责外马上处理暂缓处理34减少突发情况发生努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式35减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度缩短计划外时间36时间管理

Time Management根除拖延37狮子型考拉型紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心你属于哪种行为模式？38拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子39拖延的代价浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑40动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。解决拖延的秘诀---唯一的办法就是去做它41与拖延决战承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己42时间管理Time Management桌面整洁43管理好书桌才能管理好时间建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉44活动文件的处理信息资料存档待送出文件待办文件备忘档案夹分级处理ABC45文件处理原则每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件46时间管理Time Management锦囊妙计47充分利用记事本

待办琐事物品清单让脑子空下来，装更有创造性的事情48善用零星时间

通勤时间旅途时间等候时间不要随便打发你的零星时间49背包原则将同类的事情尽可能成批量处理

琐事也有琐事的处理方式50逆势操作当别人不去做的时候我就去做每天读一点没有人读的东西每天想一些没有人想的事情51时间管理Time Management降龙十八掌521、掌控每天—被牵着鼻子走生活就象马戏团，有训兽师也有动物。改变原有思维，找到正确的行动方法。积极的努力行动，掌控到每天每时。静下心来思考，更有耐心的分析。每天做有效规划，要有次序和条理。一次只认真做好一件事，不急于求成。532、确定目标—穷于应付把目标写下来，写下要做的事。写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多。目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。543、实事求是—盲目乐观承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。少做过多的承诺，不要盲目乐观。不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。554、制定计划—贸然行动拖拉和冒进的现象：有人马上行动——踌躇不决者易败，有人不慌不忙——欲速则不达。应该制定计划。对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。565、决不拖拉—不紧不慢繁杂的任务、工作过重、压力太大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理、目标模糊、时间不够、精力不够、常被打断…克服拖拉的办法：分割任务、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成奖励，正面强化。及早开始、自我激励、精神放松。576、管理表单—眉毛胡子一把抓周计划报表和日计划报表，计划适量。计划工作细节，要快速、及时、随手记录，一日之计在于晨？不断回顾周计划表，每天做调整增减。你无法完成所有计划的事情，留有余地。把周计划表时刻带在身上，理智应对。中午是期限，保持工作生活的平衡。休息片刻，适当调整，90分钟注意力。587、有效规划—随心所欲注重聚焦于重要任务，首先完成。围绕要项工作安排，分批处理小任务，不要让干扰和突发事件主宰你。不要工作得太晚。及早开始，按时下班。周一的早晨最重要，不要安排见面或电话会议。合理安排。598、轻重有别—急事急办分清轻重缓急的次序辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间短的事件聚焦于目标和价值609、沟通细节——粗枝大叶接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等控制任务流，向交通警察学习写下任务，圈出最后期限，信守承诺发布任务时的多媒介使用、反馈确认保持适当的进度追踪控制6110、专心致志—多头并举多头并举的结果是目标分散，效率低下，会弄糟几件事情，好象电脑死机聚焦于目标不放松，离现实越近在一英寸的地方深挖一英里多头任务并举时思考：接收的原因，重要程度，征求老板意见。6211、合理分配—加班加点一日之计在于晨，一年之计在于春？检查日表中的任务，再统筹协调安排。能否最好利用时间？是否合适的时间完成合适的任务？分析分类任务：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、类似合并的？上午是可以取得最大工作效益的时机。6312、清理桌面—先工作后整理只保留近期文件，要专注于当前的文件：正在处理和未来四周内需要使用的文件清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念归类文具于一起，足够一月使用6413、办公室5S—乱成一堆整理、整顿、清扫、