会务组织与服务

第二讲

会议组织与服务学习任务学习目标：习得本模块的内容之后，要求学生了解会议发展现状，熟知会议操作流程，掌握会议工作要点，能够完整的组织会议，并提供现场服务。任务：组织一次小规模会议，并提供现场服务。实践任务一、组织一次会议，并提供相关服务会议前：1、提交会议策划书，经审批合格方可组织。会议中：1、组织会议并提供服务。2、提交会议服务手册等相关材料。会议后：1、会议客户回访，会议效果评估2、提交会议客户评价表，总结报告。课前准备1、分小组班级学生48人，分为4各小组，每个小组12人。2、会场布置全班为了方便小组研讨，采用讨论式场地布置。 第二讲会议组织与服务任务一：3分钟一组各小组成立一家会展服务公司。要求：1、公司名称、标识。2、公司的宗旨或者口号。3、公司的组织机构：先预设一名领导者，一名秘书。下设：接待部、协调部、营销部外联部、旅游部等（注意，不可过庞杂）4、课堂上领导者公布公司详情，宣布成立！5、上交公司资料，涵括以上内容和名单。信签纸或者A4纸。第二讲会议组织与服务熟悉了解会议业-----掌握会议的内涵-------会议的申办------会议的策划------会议的组织------会议现场服务------会后总结评估会议与会议业章首案例威斯特伐利亚会议----最早的国际会议威斯特伐利亚，即今德国的北莱茵-威斯特法伦州，位于德国的北部。这次会议被公认为使欧洲最早的一次国际会议。1643年“三十年战争”参战各国为了恢复欧洲和平，而在威斯特伐利亚召开会议结束战争。会议上法国和瑞典巩固了战场上所取得的成果，取得了与神圣罗马帝国同等的地位。他开创了用国际会议形式解决国际争端，结束战争的先例，并肯定了国家主权原则，标志着近代国际关系史和近代欧洲外交史的开端，对后世国际关系产生了深远的影响。会议与会议业案例分析：什么是会议？会议具备什么样的特征？会议通常的理解就是“聚众议事”。众：三个人以上。（两个人）聚众：主持人、议事规则聚众议事：共同关心的话题和希望表达的意愿聚与散：临时性的活动。会议：一定时空内，为达到一定目的所进行的有组织的交流沟通或商议事项的集体活动。会议与会议业会议的特征：（1）目的性：会议目标（2）组织性：策划、流程、规则等有序（3）集体性：群体行为（3人以上）（4）交流信息：过程后集中（5）口头交流：主要方式（书面、音像、手语等式辅助手段或特殊方式）会议与会议业国际会议协会ICCA国际大会及会议协会，简称ICCA，创建于1963年，是全球国际会议最主要的机构组织之一，是会务业最为全球化的组织。ICCA在全球拥有80个成员国家，其首要目标是通过对实际操作方法的评估以促使旅游业大量地融入日益增长的国际会议市场，同时为他们对相关市场的经营管理交流实际的信息。作为会议产业的领导组织，ICCA为所有会员提供最优质的组织服务，为所有会员间的信息交流提供便利，为所有会员最大限度地发展提供商业机会，并根据客户的期望值提高和促进专业水准。目前，我国有30家单位加入ICCA。会议与会议业业国际协会联盟盟UIA1907年，，国际协会联联盟（UIA）在比利时首都布鲁塞尔成立，至今仍仍为汇集国际际组织各类信信息的中心。。每两年召开一一次，会员不不超过250个。会议与会议业业国际专业会议议组织者协会会IAPCO国际专业会议议组织者协会会（TheInternationalAssociationofProfessionalCongressOrganizers，简称IAPCO））是会议组织织者和国际性性会议管理人人员的专业协协会，创立于于1968年年，总部在英英国伦敦，目目前拥有29个国家的80名成员员，这些成员员有公司的，，也有个人的的。协会的目的在在于制定高等等级的专业化化标准，在组组会方面保持持高专业化的的水准；协助助PCO[1]获取技能以及及组织会议所所需的专长；；倡导参会者者寻求PCO的协助；调调研专业组织织者面临的问问题，并使之之得以解决。。IAPCO作作为一个卓越越的标志已广广泛被客户及及会议行业认认可，成为国国际性活动，，特别是会议议组织方面的的全球性品牌牌。会议与会议业业会议产业委员员会CIC1949会会议联络委员员会2000会会议产业委员员会会议与会议业业会议专业工作作者国际联盟盟MPIMPI(MeetingProfessionalInternational),即““国际会议工工作者联盟””于1972年在美国达达拉斯成立，，是会议专业业工作者的全全球性组织，，拥有70多多个分会，会会员超过2.4万名，分分布在60多多个国家，均均为会展项目目策划、开发发和运作方面面的专家、学学者和企业家家等。MPI为会议产业业从业者提供供了一个相互互学习、交流流和合作的平平台。会议与会议业业国际会议中心心协会国际会议中心心协会（AssociationInternationaldesPlalisdeCongres，简称AIPC）于1958年成成立于罗马，，为非营利组组织，目前有有来自世界49个国家和和地区的160个国际会会议中心会员员。我国北京京国际会议中中心、香港会会议和展览中中心、台湾地地区台北国际际会议中心都都是其会员。。AIPC主要要宗旨是：为为结合全世界界会议中心资资源，通过会会员间的交流流，交换有关关会议管理、、会议技术、、会议沟通以以及会议新需需求等信息，，向提供会员员有关会议管管理和顾问服服务；通过会会员间主管的的交流，提升升有关会议硬硬件管理与营营运、财务运运作、组织与与员工发展、、行销与客户户管理和环保保诉求等相关关议题的水准准。协会在行行业术语的释释义方面，统统计数据方面面以及国际会会议等其它方方面起着非常常重要的作用用。AIPC每年年都要在世界界上不同地方方举行年会和和委员大会，，来自全球各各地的人士互互相讨论行业业议题并交换换意见。会议与会议业业国际会议发展展欧洲和美国是是世界会议产产业最发达的的两大地区。。瑞士是一个个只有700万人口的内内陆小国，可可平均每年举举办的国际会会议超过2000个，每每年因会议而而吸引的外国国游客超过3000万人人；法国一年年至少要办700多个国国际会议，其其中巴黎就占占400多个个，会议每年年为巴黎带来来7亿多美元元的经济收入入；美国更是是占联合国之之地利，国际际会议连绵不不断。亚洲地区的日日本、香港、、新加坡则是是会议旅游市市场近年来发发展较快的国国家和地区，，特别是香港港已成为亚洲洲会议产业““大哥大”。。会议与会议业业我国会议业伴随着我国国国际声望的提提高，从1990我国第第一次举办亚亚运会，中国国举办国际会会议呈上升趋趋势，有一定定的发展空间间和潜力。不足：专业协协会刚刚成立立，有待发展展；专业定义义尚无标准；；基础设施欠欠缺，质量不不好，品牌极极少，专业性性不强，竞争争激烈。---发展的的初步阶段会议与会议业业发展态势分析析1、规模不大大，1000以内95%；时间短，，5----4；赞助商商少；区域性性会议明显。。2、安全问题题、危机管理理焦点3、专业化操操作4、资源共享享5、举办地特特色6、亚太地区区发展迅速第二部分会会议的内涵涵一、会议的构构成会议的主题会议主办者会议方式会议时间会议地点会议参加者第三届亚洲财财富论坛亚亚洲财富的——可持续增长长“亚洲财富论论坛第三届（（中国）年会会”将于12月17日-18日在北北京隆重举行行，大会将携携手世界500强企业总总裁/副总裁裁、亚洲500强企业总总裁/副总裁裁、亚洲各国国500强企企业以及各国国政府领导人人等千余人相相聚北京，共共阅亚洲财富富走势，共创创共享2010年亚洲财财富盛宴。通通过深度剖析析缔造亚洲财财富的真实案案例，给你呈呈现一幅2010亚洲财财富全景图！！见附件1：亚亚洲财富论坛坛二、会议的内内涵二、会议的分分类1、按照举办办单位或举办办机构划分:（1）公司类类会议:公司司类会议规模模大小不一，，小到几个人人，大到上千千人。（2）协会类类会议：协会会类会议在会会议市场中同同样占有相当当重要的位置置。（3）其他组组织会议：二、会议的内内涵2、按会议规规模划分根据会议的规规模即参加会会议的人数的的多少，可将将会议分为小小型会议、中中型会议、大大型会议及特特大型会议。。小型会议：出出席的人数少少则几人，多多则几十人，，但是不超过过100人；；中型会议：出出席人数在100-1000人之间间；大型会议：出出席人数在1000-10000人人之间；特大型会议：：人数在10000人以以上，例如节节日聚会、庆庆祝大会等。。二、会议的内内涵3、按照会议议的性质和内内容划分年会、大会(convention)专业会议(conference)：研讨、讲讲座、论坛日常议会：日日常会议和例例会二、会议的内内涵4、按照会议议活动特征划划分商务性会议度假型会议展销型会议文化交流型会会议专业学术型会会议政治型会议培训型会议二、会议的内内涵5、按照会议议的地域和影影响力划分国际会议国内会议区域性会议地区性会议二、会议的内内涵6、按照会议议方式划分现场会展示会或演示示会电话会议电话会议电视电话会议议广播会议网络会议座谈会茶话会招待性宴会二、会议的内内涵7、举办时间间和特点划分分定期会议非定期会议二、会议的内内涵8、会议阶段段和程序预备会议正式会议非正式会议二、会议的内内涵9、是否盈利利营利性会议非营利性会议议二、会议的内内涵10、行业或或者会议的主主题医学、科学、、教育、农业业、环境、工工业、能源、、管理、文化化、艺术、体体育、建筑、、安全等类别别。三、会议的申申办会议召开的前前提，是能够够得到相关行行业和部门的的支持和审批批。我们这里所说说的申办过程程，是国际会会议的申办过过程。国际会议比较较有代表性，，同时，申办办过程也比较较标准和严格格，对于其他他会议申办也也极具参考价价值。三、会议的申申办韩国国际会议议申办韩国济州国际际会议中心从从2003年年3月开馆到到2005年年8月，先后后举办了联合合国环境规划划署特别会议议、亚太旅游游协会年会及及亚洲开发银银行年会等142个会议议及活动。除除岛内参加者者外，共有95094人人（外国人1197）访访问济州岛，，由此带来的的航空、住宿宿、购物、旅旅游及交通等等直接经济效效益达到1005.92亿韩元（8750万美美元），同时时，间接效益益达到946.25亿韩韩元（9680万美元）），因此，除除创造就业岗岗位外，共带带来2000亿韩元的经经济效益。三、会议的申申办方式：轮流主办：会会员国轮流主主办地区性轮流主主办竞标主办三、会议的申申办程序拟定竞标计划划书------各竞标环境和和因素分析提出正式申请请宣传发动与筹筹备接待考察人员员投票表决三、会议的申申办办会人的职业业素质1、能吃苦，，强烈的服务务意识2、专业知识识和业务能力力3、综合协调调与沟通4、有责任心心5、创新意识识四、会议的策策划任务二：策划划一个主题会会议要求：根据实实际情况，结结合现有条件件，策划一次次主题会议。。作业：提交一一份会议策划划书。四、会议的策策划（一）成立一一个策划小组组（二）进行会会议策划，并并撰写会议策策划书1、会议的宗宗旨或目标：：为什么开会会？举例：博鳌亚洲论坛坛：21世纪纪是亚洲的世世纪，世界旅旅游中心逐渐渐东移，是亚亚洲旅游业面面临竞争、合合作的新的发发展格局，诸诸多问题如资资源互补、客客源互流、环环境建设、合合作方式等都都成为亚洲各各国所关心。。论坛的举办办将为各国旅旅游业搭起一一个增进了解解、探讨问题题、共谋发展展的平台。香山科学会议议的宗旨是：：创造宽松学学术交流环境境，弘扬学术术民主风气，，面向科学前前沿，面向未未来，促进学学科交叉与融融合，推进整整体综合性研研究，启迪创创新思维，促促进知识创新新。四、会议的策策划2、会议的名名称简短、易读、、易记并容易易引起关注所属机构名称称：联合国大大会、红十字字大会所属的集团：：英国联邦首首脑会议，欧欧佩克部长会会议所在地区：非非洲国家首脑脑会议，亚太太区域和平会会议、旧金山山会议所属专业或者者职业：世界界林业会议、、世界建筑师师会议突出的国际问问题：世界人人口会议，联联合国最不发发达国家会议议社会主张或政政治运动：世世界佛教徒大大会、世界反反对各族隔离离行动大会等四、会议的策策划3、会议类型型确定类型和形形式四、会议的策策划4、会议的主主题和议题精确、简明、、有号召力，，引人注目1995北京京第四届妇女女大会：以行行动谋求平等等、发展与和和平；2001年上上海APEC：新世纪，，新挑战，参参与合作促促进共同发发展2005北京京《财富》论论坛：中国和和新的亚洲世世纪四、会议的策策划5、会议规模模与层次会议总人数及及动用的人力力资源目标、效果、、效率、场地地、成本四、会议的策策划6、会议参加加者精心选择，保保证实现会议议目的四、会议的策策划7、会议的时时间什么时候会期多长四、会议的策策划8、会议地点点举办地场所四、会议的策策划9、会议议程程日程及活动安安排四、会议的策策划10、策划发言策划：主主要方式会议宣传推广广、公关策划划：会议预算：成成本9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。02:36:3802:36:3802:3612/31/20222:36:38AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2202:36:3802:36Dec-2231-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。02:36:3802:36:3802:36Saturday,December31,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2202:36:3802:36:38December31,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。31十二二月20222:36:38上上午02:36:3812月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月222:36上上午12月-2202:36December31,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/312:36:3802:36:3831December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。2:36:38上上午2:36上上午午02:36:3812月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。02:36:3802:36:3802:3612/31/20222:36:38AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2202:36:3802:36Dec-2231-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。02:36:3802:36:3802:36Saturday,December31,202213、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2202:36:3802:36:38December31,202214、意志坚强强的人能把把世界放在在手中像泥泥块一样任任意揉捏。。31十二二月20222:36:38上上午02:36:3812月-2215、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荆荆门门九九派派通通。。。。。十二二月月222:36上上午午12月月-2202:36December31,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/312:36:3802:36:3831December202217、空