物业合同管理制度(4篇)

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名目第1篇物业合同管理工作程序第2篇z高校物业合同档案管理方法第3篇南油物业合同管理方法第4篇物业合同协议管理程序文件

【第1篇】物业合同管理工作程序

物业管理有限公司程序文件

--合同管理程序

1.目的

为合同的订立、履行、保管供应指引,降低法律风险,规范公司及各部门的合同管理。

2.范围

适用于公司或公司某部门作为一方当事人的全部合同和合同管理的各个阶段。

3.职责

3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。

3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。

3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。

4.方法和过程掌握

4.1合同的订立

4.1.1合同的订立应遵循以下原则:

4.1.1.1事前签订原则

全部合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行,不应未签合同即先行履行。

4.1.1.2合同审核原则

全部合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的状况下即擅自签订或者直接报签。采纳合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本,且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同,可作为本原则的例外。增加补充条款的,视为对合同条款的增加或者删减。

4.1.2合同内容

4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款:

a.当事人的名称或者姓名、住宅、电话;

b.标的;

c.数量;

d.质量;

e.价款或者酬劳;

f.履行期限、地点和方式:买卖合同以及其他涉及标的转让(全部权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,应尽量选择分期付款的方式。选购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年,以利于定期对其进行评估。

g.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、担当违约责任的方式等;

h.解决争议的方法。

4.1.2.2依据合同性质与客观需要,合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款:

a.工程合同、买卖合同等,在公司为付款方时,应有保修条款;

b.涉及学问产权(包括商业隐秘)的合同,应有保密条款和权利归属的条款;

c.涉及标的转让(全部权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同,应有验收条款和风险担当或转移条款。

4.1.2.3合同内容应详细、确定,能明确界定各方当事人的权利、义务;客观状况在签约时的确无法明确规定的,应规定能明确权利、义务的依据。

4.1.3合同的草拟

4.1.3.1合同由经办人员负责草拟,公司已制订并实施合同标准文本的,应采纳标准文本。

4.1.3.2采纳合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款,但必需履行合同报批手续。

4.1.3.3政府有关部门有强制性规定的,可采纳所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采纳合同标准文本的业务,应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。

4.1.4合同的报批

4.1.4.1合同报批前,经办部门须对对方的主体资格、履约力量、资信状况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查,并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。

4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批,各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改看法,经办人员依据修改看法整理出最终的合同文本。

4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同,审批程序可以有差异,但在合同范本有修改的状况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同,

必需经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本,由总经理办公室存入'合同范本库'。全部涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。

4.1.4.4各管理处可以依据实际需要,对b类合同的范本动议更改,填写《文件更改申请表》由部门经理签署看法后报品质部和法律人员审核,总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。

4.1.5合同的签署

4.1.5.1物业托付管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它选购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同,均以公司名义签订,加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订,加盖业务部门公章。

4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约,法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。

4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后,经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的,应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人托付的代理人)签字,然后报公司总经理办公室盖章,未明确加盖公章的,应尽量盖合同专用章。

4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管,除非公司法定代表人或者总经理签字同意,否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。条件允许的,每件合同应保证公司拥有两份原件。

4.1.5.5部门对外签订合同必需由部门经理签约,如经理出差、假休缘由应托付分管总经理助理签约,不允许向下授权。

4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客托付租赁协议,可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。

4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的,应避开我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。

4.2合同的履行

4.2.1合同订立之后,经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行赐予必要的帮助。

4.2.2经办人员应亲密关注合同的履行状况,根据合同规定准时行使我方的权利,全面履行我方的义务,特殊是对应收、应付款须准时报批结算,不得擅自延期履行。

4.2.3合同订立后,因客观条件发生变化需变更合同内容,或者对方提出变更要求的,经办人员应准时向部门经理请示,依照合同订立的有关程序办理报批,另行签

订合同或补充合同。

4.2.4合同订立后,对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的,或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的,需由经办人员根据合同订立的有关程序办理报批,另行签订合同或补充合同。

4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须准时向部门经理报告并知会公司相关部门,由公司相关部门协商并请示公司领导打算依法实行何种措施。

4.2.6合同的解除

4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不行抗力)需要解除合同的,参照合同订立的有关程序办理审批手续,合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.6.2合同一方当事人提出合同商定的解除合同条件成就,据此要求或通知或以其他方式解除合同的,经办人员应马上报部门经理并知会公司相关部门,以打算解约条件是否成就或解约方式是否有效。

4.3合同的保管

4.3.1合同保管应遵循下列原则

4.3.1.1准时归档原则;

4.3.1.2完整保存原件原则;

4.3.1.4便于查找原则。

4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容:

4.3.2.1合同(包括附件);

4.3.2.2合同评审的相关记录;

4.3.2.3合同订立与履行过程中的全部书面材料。

4.3.3合同保管部门

4.3.3.1公司业务部门在职权范围内,对以本部门名义签订的合同原件进行保管。

4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。

4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上,公司总经理办公室备份一份合同原件,业务部门保留一份影印件存档,其他由合同其他当事人和政府部门持有(详细份数依据合同当事人和需要报批部门数目确定)。

4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要,可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。

4.3.4合同的归档

4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料,除款项结算与收、付款等缘由而必需提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外,全部材料应在合同履行过程中作为合同附件准时妥当归档;并在发生纠纷需要法律人员帮助解决时,按要求将有关材料提交公司总经理办公室。

4.3.4.2与履行合同有关的材料必需提交给其他当事人且公司没有备份的,经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。

4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的全部合同,并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档,保证存档的合同内容完整,便于管理。

4.3.4.4全部合同均应永久保存。

4.3.5合同的使用登记

4.3.5.1合同在归档之后,公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请,并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅,须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。

4.3.5.2归还被调阅的合同时,合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失,并予登记,由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的状况,合同管理员应准时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。

4.3.6合同的保管形式

4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。

4.3.6.2为讨论和借鉴需要,绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时,由总经理办公室负责以电子文档形式存放,并设定访问权限。

4.3.7合同的保密

4.3.7.1各部门应依据合同的重要性,将不同性质和内容的合同划分适当的密级。

4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必需知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必需知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级,除为正常开展业务所需外,不得对外传播(集团内各公司之间的沟通除外)。

4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;全部有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。

4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。

4.4.公司总经理办公室可依据公司合同管理的需要,会同相关职能部门就公司某类合同管理制定详细实施方法。

5.质量记录表格

**wy7.2.2-z02-f1《合同登记表》

【第2篇】z高校物业合同档案管理方法

n高校物业公司合同档案管理方法

为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本方法。

一、本方法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应依据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。

三、合同文档的管理方法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规章:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-挨次号(三位)。示例:jykfb-202206-001(经营开发部2022年6月份第1号合同)

3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。

4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必需由办公室保管,承办部门只留存复印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明缘由,准时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。

8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特别状况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的平安。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以惩罚。

12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以惩罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部准时催、付款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完整,必需层次分明,符合其形成规律。如果合同发生变更,则合同编号不予转变。

3、合同文档移交时,必需编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

五、合同台账管理

1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采纳表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

4合同台帐应包括以下内容:

1)、合同名称;

2)、合同主体;

3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4)、合同履行状况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等状况)

6)、其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料:

1)、合同文本;

2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应供应的资料的复印件;自然人身份证复印件;

3)、对方托付代理人授权托付书及代理人身份证明;

4)、补充合同、会议纪要、往来函电;

5)、其他与合同有关的重要资料。

6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应准时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发觉程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应准时要求合同经办人员实行措施予以订正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、本方法由公司办公室负责解释。

本方法自颁布之日起执行。

【第3篇】南油物业合同管理方法

瑞海物业合同管理方法

为规范签订对外合同的相关管理工作,维护公司的整体利益,现将涉及合同签订的相关工作及程序做如下规定:

1合同签订的程序

1.1、起草合同。由合同涉及的部门或项目部负责起草合同内容。

1.2、合同的审核。

1.2.1将起草后的合同文本按公司《合同/协议流转单》的程序到公司相关部门流转,由相关部门对合同(外包方要求附有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章)签署看法。然后送交律师审核。

1.2.2依据律师审核看法和相关部门看法,拟定正式合同文本。然后将律师审核看法、相关部门签署过的《合同/协议流转单》、相关部门修改过的合同底稿及正式合同文本一同报公司总经理、董事长审批。

1.3、合同的签署。经公司总经理、董事长审批同意的合同先由乙方公司签字盖章,再由公司总经理签字(我方为乙方时,先后挨次视状况而定)。

1.4、上述程序完成后,到公司总经办盖章。

2、签订合同的管理

2.1、外包合同:要求供应外包公司有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章。

2.2、报总经理审批的正式合同文本中不得有空白项。

2.3、要求对方公司必需由法人或法人托付人(要求有法人托付书)签字并有签字日期。

2.4、总经办应检查合同符合上述要求后,再予以盖章。

2.5、总经办盖章后,公司留存两份正式合同(其中一份转交公司财务部)。项目部留存一份,交给对方公司一份(正式合同的总份数取决于对方公司需留存的份数,需在合同文本中注明)。

2.6、项目部对外经济合同一律盖公司章。特别状况,需事先报公司领导同意后盖项目部章。项目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。

2.7、对于有自动顺延商定的合同,公司默认为顺延,如解除合同,须由项目部书面通知公司。

2.8、要求项目部对外出租房屋的合同,必需收取押金、有律师审核看法,并写明日期、费用。同时,与乙方签订消防平安责任书作为合同附件。

2.9、连续性合同要提前做好相应预备工作,保证在时间上连续且不重叠。

2.10、各项目部需设专人妥当管理合同。

本规定适用于公司各部门、项目部,从即日起执行。

【第4篇】物业合同协议管理程序文件

物业程序文件:合同(协议)管理程序

1.目的

规范和指引公司各部门、管理处对各种合同(协议)的订立、变更、解除及保管,资金/选购的制定、审批流程。

2.范围

适用于公司各部门、管理处。

3.定义

公司合同分为a、b、c两类:

a类合同:是指为明确辖区物业管理责权力关系,与开发商、业主/业主委员会达成的书面商定。如业主公约、物业管理服务合同

b类合同:是指为猎取资源,与供方达成的业务书面商定及房产销售租赁业务的书面商定。如清洁服务合同、工程合同、物品选购合同、销售租赁合同。

c类合同:除a、b类以外的合同,包括公司、部门、管理处与内部班组签订的各种管理责任书、与政府相关部门,与职员签订的劳动用工合同等。

4.职责

部门/岗位工作职责

责任部门负责合同的草拟、初审及履行

品质管理部负责从品质保证进行审核

财务管理部负责对资金管理角度进行审核

办公室负责从法律风险角度、后勤资源保障角度、人力资源管理角度进行评审及公司合同的保管

总经理、财务负责人、分管负责人、管理处经理负责权限范围的合同审批

5.方法和过程掌握

5.1合同的订立

5.1.1合同的订立应遵循事先签订的原则,全部合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。

5.1.2公司全部格式化合同须在发布生效前进行评审。评审时填写相应的合同(协议)审批表,在公司内部网公布。

5.1.3单项选购/服务费用在2000元以上(含2000元)需与供方签订合同。

5.1.4下列合同签订前不需评审:

a.各部门与内部班组签订的各种管理责任书。

b.劳动用工合同

c.与政府相关部门签订的格式化合同

d.公司做为中介方的各类房屋托付、代理、租售合同。此类合同按相关租售业务管理规定订立。

5.1.3a类合同的订立

5.1.3.1未成立业主委员会之前

5.1.3.1.1《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)在项目确定物业管理招投标之前,应充分与地产公司进行沟通,并收集相关资料,在确定完全领悟开发商需求后,由公司法务人员草拟合同(参照国家、天津、集团示范文本)

5.1.3.1.2在项目招投标后,在中标通知书发出后2工作日日内公司法务人员完成《前期物业管理服务合同》拟定。之后2工作日内组织召开物业公司合同评审会,依据会议争论看法或建议进行修改,报物业公司内部汇签,一般状况下3工作日内完成汇签工作。

5.1.3.1.3物业公司内部汇签后,1工作日内上报地产公司,一周内完成地产公司内部汇签。如有修改看法,于2工作日内完成修改。

5.1.3.1.4在完成物业公司、地产公司汇签、修改后,马上上报集团物业管理部备案。

5.1.3.1.5《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)整个拟定、审核、签订工作需约30个工作日。

5.1.3.2成立业主委员会之后

5.1.3.2.1《物业管理服务合同》在业主会成立后或原服务合同到期前,由该管理处指定人员,充分与业主委员会人员进行沟通,在完全领悟业主需求后,拟定合同(参照国家、天津、集团示范文本)。

5.1.3.2.2合同上报审批流程参考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5

5.1.3.3a类合同拟制、审核、批准权限

合同名称拟制更改审核批准

《前期物业管理服务合同》法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/财务管理部经理/分管负责人/财务负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《业主公约》

(临时)法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/分管负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《物业管理服务合同》管理处指定人员/业主委员会管理处指定人员/业主委员会管理处经理/办公室/品质管理部/财务管理部/分管领导/财务负责人

地产总办物业公司总经理

地产分管副总

《业主公约》管理处指定人员/业主委员会管理处指定人员/业主委员会管理处经理/品质管理部/办公室/分管领导物业公司总经理

5.1.4b类合同的订立

5.1.4.1签订b类合同前,须对供方的主体资格、履约力量、资信、价格、风险掌握及合同条款等进行评估,进行合同评审时,由经办人所在部门、管理处填写相应的合同(协议)审批表,后附合同草案,按审批权限报相关部门、领导审核/审批。

5.1.4.2审批权限如下:

权限

合同总金额主管经理相关职能部门分管领导财务负责人总经理

2000元以下申请审批////

2000-10000元申请审核审核审核审批/

10000元以上申请审核审核审核审核审批

备注1.公司做为中介方的各类房屋托付、代理、租售合同不根据此原则审批

2.选购物品合同遵循以上审批原则,但应以公司公布的合格供应商为选购方,专业性极强物资(如电子电脑配件等)选购,应事先征得相关职能部门同意

3.资产类选购从于固定资产审批方式。

5.1.4.3审批对应明细:

合同类型职能部门审批过程审批期限审批表备注

工程合同品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《工程合同(协议)审批及履行状况表》包括工程外包、设备修理保养、工程改造等合同

非标准管理合同服务类品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《非标准管理合同(协议)审批表》包括清洁合同(外包、清掏、拓荒等)、绿化养护合同

物品选购类办公室/品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《非标准管理合同(协议)审批表》资金、物品选购方案外耗材选购、电子办公设备、固定资产类选购由办公室、财务管理部审核

物业管理专业设备、ci标识选购由品质

管理部、财务管理部审核

经营销售合同销售类合同按地产公司批准价以上出售,由经营管理部批准,并抄报分管负责人、总经理。租赁类合同由经营管理部审核,报分管负责人审批,抄送总经理。每口审核不超过2个工作日《经营销售合同(协议)审批表》

5.1.4.3审批过程传递要求:

5.1.4.3.1管理处/部门经理在权限内打算操作的事项,要按业务类别抄送职能专业部门、财务管理部和承办部门的分管负责人。

5.1.4.3.2需财务负责人审批的事项,应从发起开头,在主送下一审批环节的同时,抄送该审批流程涉及的全部人员、财务管理部及总经理。

5.1.4.3.3需总经理审批的事项,应从发起开头,在主送下一审批环节的同时,抄送该审批流程涉及的全部人员及财务管理部。同时抄送总经理秘书。

5.1.4.3.4对于紧急大事的处理:可采纳先行告知、获准后实施,后期按流程补报的方式。

5.1.4.3.5财务管理部对全程进行监控,对于超出月度方案范围的事项要准时提出反馈看法。

5.1.4.3.6对未按上述流程操作或未经审批先执行的状况,将采纳扣减管理积分3分/次的方式进行处理。

5.1.4.4审批过程时间要求:

5.1.4.4.1正常业务的审批:各审批环节应在收到邮件的2个工作日内完成批复。有疑义的事项直接回复发起人,抄送要求按5.1.4.3内容执行。

5.1.4.4.2对于以下几种状况时间另行商定:

5.1.4.4.3需要履行招投标程序的事项:在10个工作日内完成该环节的审批;需要市场调研、现场查勘核对及价格比对的事项:应在4个工作日内完成该环节的审批;需要报地产审批的事项:应在10个工作日内完成该流程的审批。

5.1.4.4.4对于未按上述要求执行的状况,将采纳扣减管理积分3分/次的方式进行处理。

5.2合同的履行

5.2.1合同订立后,经办部门负责对合同的履行进行跟踪;财务管理部负责对合同的收、付款内容进行监督;其他相关部门赐予必要帮助。

5.2.2工程类合同在工程竣工后,必需实施验收,申请部门填写《工程验收表》,工程完工后由施工单位向管理处报验收申请,管理处先组织相关人员进行自验,而后上报品质管理部,品质管理部在接到申请3工作日内,与施工单位、管理处完成验收工作,验收合格后方可报财务管理部付款。

5.2.3依据合同需要分批付款的如清洁、绿化、电梯维保等,由经办人所在部门、管理处填写《供方服务付款评估表》,按流程审批后,报财务管理部付款。

5.2.4当合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须准时向管理处/部门经理报告并知会公司相关部门。

5.2.5当合同须变更、中止、续签时,责任部门应参照合同订立程序报审,另行签订合同或补充合同,或按审批看法执行。

5.3合同的管理

5.3.1各管理处应指定专人负责合同及合同相关资料的保管,并登记在《合同登记表》上;公司合同由办公室负责保管。

5.3.2保密合同的合同经办人员、合同管理人员及全部有条件知悉合同内容的人员须对合同的保密负责;保密合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准,并予以记录。相关部门因业务需要经办公室主任同意后,可保存合同复印件;财务管理部保存非格式化经营类合同的复印件。

6.质量记录表格

tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(协议)审批及履行状况表》

tjzzwy7.2.2-z01-f2《非标准管理合同(协议)审批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f3《经营销售合同(协议)审批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程验收表》

tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款评估表》

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名目第1篇物业合同管理工作程序第2篇z高校物业合同档案管理方法第3篇南油物业合同管理方法第4篇物业合同协议管理程序文件

【第1篇】物业合同管理工作程序

物业管理有限公司程序文件

--合同管理程序

1.目的

为合同的订立、履行、保管供应指引,降低法律风险,规范公司及各部门的合同管理。

2.范围

适用于公司或公司某部门作为一方当事人的全部合同和合同管理的各个阶段。

3.职责

3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。

3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。

3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。

4.方法和过程掌握

4.1合同的订立

4.1.1合同的订立应遵循以下原则:

4.1.1.1事前签订原则

全部合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行,不应未签合同即先行履行。

4.1.1.2合同审核原则

全部合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的状况下即擅自签订或者直接报签。采纳合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本,且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同,可作为本原则的例外。增加补充条款的,视为对合同条款的增加或者删减。

4.1.2合同内容

4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款:

a.当事人的名称或者姓名、住宅、电话;

b.标的;

c.数量;

d.质量;

e.价款或者酬劳;

f.履行期限、地点和方式:买卖合同以及其他涉及标的转让(全部权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,应尽量选择分期付款的方式。选购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年,以利于定期对其进行评估。

g.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、担当违约责任的方式等;

h.解决争议的方法。

4.1.2.2依据合同性质与客观需要,合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款:

a.工程合同、买卖合同等,在公司为付款方时,应有保修条款;

b.涉及学问产权(包括商业隐秘)的合同,应有保密条款和权利归属的条款;

c.涉及标的转让(全部权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同,应有验收条款和风险担当或转移条款。

4.1.2.3合同内容应详细、确定,能明确界定各方当事人的权利、义务;客观状况在签约时的确无法明确规定的,应规定能明确权利、义务的依据。

4.1.3合同的草拟

4.1.3.1合同由经办人员负责草拟,公司已制订并实施合同标准文本的,应采纳标准文本。

4.1.3.2采纳合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款,但必需履行合同报批手续。

4.1.3.3政府有关部门有强制性规定的,可采纳所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采纳合同标准文本的业务,应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。

4.1.4合同的报批

4.1.4.1合同报批前,经办部门须对对方的主体资格、履约力量、资信状况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查,并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。

4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批,各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改看法,经办人员依据修改看法整理出最终的合同文本。

4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同,审批程序可以有差异,但在合同范本有修改的状况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同,

必需经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本,由总经理办公室存入'合同范本库'。全部涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。

4.1.4.4各管理处可以依据实际需要,对b类合同的范本动议更改,填写《文件更改申请表》由部门经理签署看法后报品质部和法律人员审核,总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。

4.1.5合同的签署

4.1.5.1物业托付管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它选购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同,均以公司名义签订,加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订,加盖业务部门公章。

4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约,法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。

4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后,经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的,应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人托付的代理人)签字,然后报公司总经理办公室盖章,未明确加盖公章的,应尽量盖合同专用章。

4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管,除非公司法定代表人或者总经理签字同意,否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。条件允许的,每件合同应保证公司拥有两份原件。

4.1.5.5部门对外签订合同必需由部门经理签约,如经理出差、假休缘由应托付分管总经理助理签约,不允许向下授权。

4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客托付租赁协议,可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。

4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的,应避开我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。

4.2合同的履行

4.2.1合同订立之后,经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行赐予必要的帮助。

4.2.2经办人员应亲密关注合同的履行状况,根据合同规定准时行使我方的权利,全面履行我方的义务,特殊是对应收、应付款须准时报批结算,不得擅自延期履行。

4.2.3合同订立后,因客观条件发生变化需变更合同内容,或者对方提出变更要求的,经办人员应准时向部门经理请示,依照合同订立的有关程序办理报批,另行签

订合同或补充合同。

4.2.4合同订立后,对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的,或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的,需由经办人员根据合同订立的有关程序办理报批,另行签订合同或补充合同。

4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须准时向部门经理报告并知会公司相关部门,由公司相关部门协商并请示公司领导打算依法实行何种措施。

4.2.6合同的解除

4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不行抗力)需要解除合同的,参照合同订立的有关程序办理审批手续,合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.6.2合同一方当事人提出合同商定的解除合同条件成就,据此要求或通知或以其他方式解除合同的,经办人员应马上报部门经理并知会公司相关部门,以打算解约条件是否成就或解约方式是否有效。

4.3合同的保管

4.3.1合同保管应遵循下列原则

4.3.1.1准时归档原则;

4.3.1.2完整保存原件原则;

4.3.1.4便于查找原则。

4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容:

4.3.2.1合同(包括附件);

4.3.2.2合同评审的相关记录;

4.3.2.3合同订立与履行过程中的全部书面材料。

4.3.3合同保管部门

4.3.3.1公司业务部门在职权范围内,对以本部门名义签订的合同原件进行保管。

4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。

4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上,公司总经理办公室备份一份合同原件,业务部门保留一份影印件存档,其他由合同其他当事人和政府部门持有(详细份数依据合同当事人和需要报批部门数目确定)。

4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要,可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。

4.3.4合同的归档

4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料,除款项结算与收、付款等缘由而必需提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外,全部材料应在合同履行过程中作为合同附件准时妥当归档;并在发生纠纷需要法律人员帮助解决时,按要求将有关材料提交公司总经理办公室。

4.3.4.2与履行合同有关的材料必需提交给其他当事人且公司没有备份的,经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。

4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的全部合同,并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档,保证存档的合同内容完整,便于管理。

4.3.4.4全部合同均应永久保存。

4.3.5合同的使用登记

4.3.5.1合同在归档之后,公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请,并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅,须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。

4.3.5.2归还被调阅的合同时,合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失,并予登记,由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的状况,合同管理员应准时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。

4.3.6合同的保管形式

4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。

4.3.6.2为讨论和借鉴需要,绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时,由总经理办公室负责以电子文档形式存放,并设定访问权限。

4.3.7合同的保密

4.3.7.1各部门应依据合同的重要性,将不同性质和内容的合同划分适当的密级。

4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必需知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必需知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级,除为正常开展业务所需外,不得对外传播(集团内各公司之间的沟通除外)。

4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;全部有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。

4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。

4.4.公司总经理办公室可依据公司合同管理的需要,会同相关职能部门就公司某类合同管理制定详细实施方法。

5.质量记录表格

**wy7.2.2-z02-f1《合同登记表》

【第2篇】z高校物业合同档案管理方法

n高校物业公司合同档案管理方法

为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本方法。

一、本方法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应依据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。

三、合同文档的管理方法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规章:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-挨次号(三位)。示例:jykfb-202206-001(经营开发部2022年6月份第1号合同)

3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。

4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必需由办公室保管,承办部门只留存复印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明缘由,准时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。

8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特别状况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的平安。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以惩罚。

12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以惩罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部准时催、付款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完整,必需层次分明,符合其形成规律。如果合同发生变更,则合同编号不予转变。

3、合同文档移交时,必需编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

五、合同台账管理

1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采纳表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

4合同台帐应包括以下内容:

1)、合同名称;

2)、合同主体;

3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4)、合同履行状况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等状况)

6)、其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料:

1)、合同文本;

2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应供应的资料的复印件;自然人身份证复印件;

3)、对方托付代理人授权托付书及代理人身份证明;

4)、补充合同、会议纪要、往来函电;

5)、其他与合同有关的重要资料。

6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应准时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发觉程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应准时要求合同经办人员实行措施予以订正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、本方法由公司办公室负责解释。

本方法自颁布之日起执行。

【第3篇】南油物业合同管理方法

瑞海物业合同管理方法

为规范签订对外合同的相关管理工作,维护公司的整体利益,现将涉及合同签订的相关工作及程序做如下规定:

1合同签订的程序

1.1、起草合同。由合同涉及的部门或项目部负责起草合同内容。

1.2、合同的审核。

1.2.1将起草后的合同文本按公司《合同/协议流转单》的程序到公司相关部门流转,由相关部门对合同(外包方要求附有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章)签署看法。然后送交律师审核。

1.2.2依据律师审核看法和相关部门看法,拟定正式合同文本。然后将律师审核看法、相关部门签署过的《合同/协议流转单》、相关部门修改过的合同底稿及正式合同文本一同报公司总经理、董事长审批。

1.3、合同的签署。经公司总经理、董事长审批同意的合同先由乙方公司签字盖章,再由公司总经理签字(我方为乙方时,先后挨次视状况而定)。

1.4、上述程序完成后,到公司总经办盖章。

2、签订合同的管理

2.1、外包合同:要求供应外包公司有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章。

2.2、报总经理审批的正式合同文本中不得有空白项。

2.3、要求对方公司必需由法人或法人托付人(要求有法人托付书)签字并有签字日期。

2.4、总经办应检查合同符合上述要求后,再予以盖章。

2.5、总经办盖章后,公司留存两份正式合同(其中一份转交公司财务部)。项目部留存一份,交给对方公司一份(正式合同的总份数取决于对方公司需留存的份数,需在合同文本中注明)。

2.6、项目部对外经济合同一律盖公司章。特别状况,需事先报公司领导同意后盖项目部章。项目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。

2.7、对于有自动顺延商定的合同,公司默认为顺延,如解除合同,须由项目部书面通知公司。

2.8、要求项目部对外出租房屋的合同,必需收取押金、有律师审核看法,并写明日期、费用。同时,与乙方签订消防平安责任书作为合同附件。

2.9、连续性合同要提前做好相应预备工作,保证在时间上连续且不重叠。

2.10、各项目部需设专人妥当管理合同。

本规定适用于公司各部门、项目部,从即日起执行。

【第4篇】物业合同协议管理程序文件

物业程序文件:合同(协议)管理程序

1.目的

规范和指引公司各部门、管理处对各种合同(协议)的订立、变更、解除及保管,资金/选购的制定、审批流程。

2.范围

适用于公司各部门、管理处。

3.定义

公司合同分为a、b、c两类:

a类合同:是指为明确辖区物业管理责权力关系,与开发商、业主/业主委员会达成的书面商定。如业主公约、物业管理服务合同

b类合同:是指为猎取资源,与供方达成的业务书面商定及房产销售租赁业务的书面商定。如清洁服务合同、工程合同、物品选购合同、销售租赁合同。

c类合同:除a、b类以外的合同,包括公司、部门、管理处与内部班组签订的各种管理责任书、与政府相关部门,与职员签订的劳动用工合同等。

4.职责

部门/岗位工作职责

责任部门负责合同的草拟、初审及履行

品质管理部负责从品质保证进行审核

财务管理部负责对资金管理角度进行审核

办公室负责从法律风险角度、后勤资源保障角度、人力资源管理角度进行评审及公司合同的保管

总经理、财务负责人、分管负责人、管理处经理负责权限范围的合同审批

5.方法和过程掌握

5.1合同的订立

5.1.1合同的订立应遵循事先签订的原则,全部合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。

5.1.2公司全部格式化合同须在发布生效前进行评审。评审时填写相应的合同(协议)审批表,在公司内部网公布。

5.1.3单项选购/服务费用在2000元以上(含2000元)需与供方签订合同。

5.1.4下列合同签订前不需评审:

a.各部门与内部班组签订的各种管理责任书。

b.劳动用工合同

c.与政府相关部门签订的格式化合同

d.公司做为中介方的各类房屋托付、代理、租售合同。此类合同按相关租售业务管理规定订立。

5.1.3a类合同的订立

5.1.3.1未成立业主委员会之前

5.1.3.1.1《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)在项目确定物业管理招投标之前,应充分与地产公司进行沟通,并收集相关资料,在确定完全领悟开发商需求后,由公司法务人员草拟合同(参照国家、天津、集团示范文本)

5.1.3.1.2在项目招投标后,在中标通知书发出后2工作日日内公司法务人员完成《前期物业管理服务合同》拟定。之后2工作日内组织召开物业公司合同评审会,依据会议争论看法或建议进行修改,报物业公司内部汇签,一般状况下3工作日内完成汇签工作。

5.1.3.1.3物业公司内部汇签后,1工作日内上报地产公司,一周内完成地产公司内部汇签。如有修改看法,于2工作日内完成修改。

5.1.3.1.4在完成物业公司、地产公司汇签、修改后,马上上报集团物业管理部备案。

5.1.3.1.5《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)整个拟定、审核、签订工作需约30个工作日。

5.1.3.2成立业主委员会之后

5.1.3.2.1《物业管理服务合同》在业主会成立后或原服务合同到期前,由该管理处指定人员,充分与业主委员会人员进行沟通,在完全领悟业主需求后,拟定合同(参照国家、天津、集团示范文本)。

5.1.3.2.2合同上报审批流程参考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5

5.1.3.3a类合同拟制、审核、批准权限

合同名称拟制更改审核批准

《前期物业管理服务合同》法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/财务管理部经理/分管负责人/财务负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《业主公约》

(临时)法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/分管负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《物业管理服务合同》管理处指定人员/业主委员会管理处指定人员/业主委员会管理处经理/办公室/品质管理部/财务管理部/分管领导/财务负责人

地产总办物业公司总经理

地产分管副总