时间管理学生

时间管理主讲人：姚凯副教授、博士后复旦大学管理学院热烈欢迎各位辅导员参加《时间管理》课程学习！自我介绍（4）联系电话O）；传真号码-mail：yaokai@认识时间障碍认识时间的重要性认识时间的本质特征树立卓越时间管理理念明确时间管理的五个步骤确认和区分不同类型的任务制定有效的日程表课程目标向卓越的企业家学习向优秀的职业经理人学习向优秀的辅导员学习EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”（财富双周刊）上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说，我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做。”墨西哥城推销中心技术总监维克托·米尔克

1、我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。2、首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。3、我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。4、对我有极大帮助的另一点是‘现在就办’的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。美电脑业著名企业家库拉特美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理时间的秘密》

一、时间的本质

1、时间是最稀缺的资源“时间是最稀有的资源；管理不了时间，其他的一切也都无从管理了。”--彼得·杜拉克（PeterDrucker)2、时间是慷慷慨而公平的的资源金钱、劳动力力和其他资源源在这个世界界上是不均等等的金钱对所有管管理者是慷慨慨的和平等的的每个人每星期期共拥有168小时，其其中56小时时在睡眠中度度过，21小小时在吃饭和和休息中度过过，剩下的91个小时由由个人支配的的（每天13小时）3、时间价值值启示不同能够的对对象时间价值值是不同的，，时间管理的的偏好也有所所不同分析一：计算算时间价值年薪每天价值每小时价值每分钟价值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小小时，每年242个工作作日价值启示你的每一天、、每一小时、、每一分钟都都有很大的价价值钱是一分一分分挣来的，时时间是一分钟钟一分钟挤出出来的浪费多少时间间，就会浪费费多少钱规划时间，让让有限的时间间产生最大的的效益和收益益4、时间自然然法则总结（表三）5、时间浪费费分析工作日写实参见案例时间浪费分析析表（1）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重

任务目标不清

信息不足

领导决定拖延

同事拖延

沟通有去无回

机械工作太多

需要阅读的资料太多

别人的打断干扰

电话

缺乏时间计划习惯

开会

秘书太漂亮

人员能力不足

授权不足

自我纪律不够

来访客人太多

培训新员工

缺优先顺序

时间浪费分析析表（2）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重

“救火”现象

临时会议

要找人时找不到

垃圾电子邮件

档案管理太差

疲劳

缺流程

照顾办公室内同事关系

缺工作焦点

缺管理工具

找我帮忙的人太多

缺人手

身体不够好

同时有太多目标

太喜欢说话，话匣子常开

个性无法拒绝别人

做决定太仓促

办公室士气太低

时间浪费分析析表（3）浪费原因是否存在Y是/N不是严重度分1至5级，5为最严重

常犯错

常犯一样的错误

返工太多

秘书工作不够严谨

有责无权

同事﹑员工个人问题太多

大家讲关系，不能就事论事

人来疯，好热闹

凡事自己来

凡事大家来

越级汇报

聆听习惯不够

时间浪费分析析哪些是外在（（别人、环境境）造成的？？哪些是内在（（你）造成的的？哪些外在因素素是你可控制制的？哪些内在因素素是你可消灭灭的？6、时间的管管理切入入点重要结论（一一）时间难管，因因为它是由个个人支配的。。正如情绪、、脑子、注意意力、动机一一样，时间运运用的主导权权在个人。组组织无法把它它由个人身上上取走，集中中再分配。组织可以通过过手段强迫一一个人的身体体，但无法强强迫一个人的的时间运用。。时间是个性化化的个人时间价值值与组织时间间价值存在巨巨大落差时间怎么管？？时间的唯一管管理杠杆时间与情绪、、注意力、动动机同属管理理“高抗体””，但是，时时间有一项其其他高抗体所所不具备的特特性：时间是可度量量的，度量的的标准是人类类一致的：每个人都有表表；每个人的一小小时都是60分钟；每个人的一分分钟都是60秒。重要结论（二二）时间的唯一管管理方式，就就是把时间的的绝对度量性性，与组织的的目标挂钩，，然后去管理理这个挂钩。。时间本身是管管不住的---无论你高高兴与否，手手表都在走动动；“时间管理””或“管理时时间”用语误误导，正确的的说法是：用时间的绝对对可度量性作作杠杆，管理理一切其他的的事务。时间如何与目目标挂钩？企业资源金钱人力脑力设备办公场地产品企业部门财务市场技技术产品生产人力资源法法务行政企业目标盈利成长市场占有率二、认识时间间障碍时间杀手的分分类时间杀手的分分类您的问题是什什么？1.2.3.4.5.明确你的价值值观确定你的目标标对你的目标按按优先级排序序明确你的任务务对任务按优先先级排序三、有效的时时间管理步骤骤价值观是我们们想和做的基基本原则，是是进行时间安安排的最基本本的因素。我们有不同的的价值标准，，它们形成我我们个性的基基础，也是进进行时间管理理的基础。工作？家庭？？友谊？爱情情？健康？价值观决定目目标排序目标是是行动的导航航灯!为什么需要目目标？成功就等于目目标，其他的一切都都是这句话的的注解。－－美国潜能能大师伯恩··崔西语为什么需要目目标？哈佛大学有一一个非常著名名的25年跟跟踪调查：对对象是一群智智力、学历、、环境都差不不多的年轻人人，调查发现现：27%的人没没有目标60％目标模模糊10％有清晰晰但较短期的的目标3％有清晰且且长期的目标标为什么需要目目标？25年后调查查发现：27%的人没没有目标60％目标模模糊10％有清晰晰但较短期的的目标3％有清晰且且长期的目标标为什么需要目目标？社会的最底层层，抱怨整个个世界社会的中下层层面安稳地生生活与工作成为各行业的的专业人士成为社会各界界的顶尖人士士长期目标:个人目标-是否有关于健健康,休闲闲和营养等的的目标?事业目标长期的目标应应该是可以鼓励自己己和推动自己己!!!短期目标项目计划(例例如推行–新系统)日常运作计划划(编写写每月生产报报告)每周的行事安安排每日的需要完完成的工作短期的目标应应该是现实的的!MBO法“剥洋葱法法”“多叉树法””分解目标标Specific-明确的Measurable-可以量度度的Achievable-可以达成成的Realistic-实际可行行的TimeBound-有时间性性的计划目标命中是偶然的的，打不中是是必然的！如果没有有目标标时间管理树形形图核心价值目标设置次要任务主要任务区分优先工作作花时间最多的的事情？第四象限的杂杂乱琐事—没没有压力第三象限的日日常事务—会会响的轱辘有有油喝高效时间管理理的奥秘在第第2象限。如如果把精力集集中于第2象象限，可以掌掌握时间的主主动权，保持持生活的平衡衡，减少未来来可能出现的的危机发展任务与维维持任务发展任务指：：如果成功完完成此项任务务，你现在的的情况将得到到改善。如：：学生干部培培训、楼的文文化建设维持任务指：：完成这些任任务可以维持持你现在的情情况。例如，，每个月向学学工部门上报报困难学生情情况、缴水电电费和办公费费用发展任务通常常由你的目标标衍生而来可以作为一项项挑战需要多加考虑虑最重要的是我我们必须常常常把最重要的的事列为最重重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲学家施施格兰你是怎样安排排任务及编排排时间计划？？一、年度计划划－甘特图二二、周计计划－执行事事项清单史史蒂蒂芬·柯维维博士－“与与时间有约””TODOLIST-执行事事项清单TODOLIST-执行事事项清单每天做每天同一时间间做将优先次序写写下由最重要的事事情写下四、怎样可以以增加

你的的生产力?1.你的办办公桌你的工作环境境是怎么样?有什么方法令令你的办公环环境可以令你你感到愉快和和增加效率?改善工作环境境将所有可以吸吸引你视线的的东西全挪开开将你每天必须须用的文具放放在上面(电话,时时间表,笔笔记本,日日历,笔笔座…..)将你要用的器器材放在容易易找到的地方方把以下可以鼓鼓励自己的金金石良言放在在你抬头可以以看到的地方方将一些你知道道不会作出反反应的信件抛抛弃利用文件夹来来将不同的文文件归档改善工作环境境2.归档所有的文件和和书信应只分分成三类:马上处理只作参考归档归档系统一些你需要今今天马上完成成的事情-DONOW一些你需要这这个星期完成成的工作-FILE一些你需要归归档的文件-FILE有空才阅读的的书本-READ需要传阅的文文件-PASSON一些文件需要要等待资料完完成-PROGRESS3.如何处处理电话/电电邮如果找不道要要通话的对方方-切记记要留言,并并说明事情情的严重性,以确保对对方回电打电话之前,要把事情情重点写下来来要谈比较复杂杂的事情,可可以先将文文件传真给对对方先看,减减少详细解解释的时间备有有关文件件自设时限4.处理会会议每次召开任何何会议前,必必须要紧记记以下几点:我是否一定要要出席这个会会议会议之前应派派发议程说明开会的目目的如果你是主席席,你应鼓鼓励发言和和要求言之有有物,要要避免发言同同事偏离主题题最好设定一个个时限,以以方便各人安安排工作5.授权授权的定义和和原因委派授权是一一个向下级分分配工作的过过程,它通通常与一个经经理的责任以以及决策权利利有关委派授权可以以帮助你节约约时间的有力力武器委派授权可以以增强一个经经理的聪明才才智授权应有有的心心态?把工作授权给给下级,应应该存在一个个给下属发展展的机会它不是用来惩惩罚下级不是让经理摆摆脱自己不喜喜欢做的事情情授权的形态主要可以分成成两种形态：：下达指令充分信任委派授权技巧巧预期的成果解释所分配工工作的重要性性订出需要的结结果询问下属的意意见及疑问应守的规则订出下属的权权利范围及规规定达到完成工作作限期的共识识订出跟进时间间表肯定成就,提提高士气如何介定哪些些工作委派?你必须自己做做你应该做,但但有些人可可以帮助你你可以做,但但如果其他他人有机会也也可以做其他人应该做做,但情况况紧急时你可可以帮他其他人必须做做委派授权技巧巧解释所分配工工作的重要性性订出需要的结结果订出下属的权权利范围及规规定达到完成工作作限期的共识识询问下属的意意见及疑问订出跟进时间间表肯定成就,提提高士气6.要懂得得说不说不应该是有有礼貌要给对方的清清晰的解释给对方另外的的选择和建议议7.处理拖拖延心态为什么我们会会拖延?不知道如何或或从何入手不知道为什么么要做?不喜欢去处理理个人情绪及健健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后改善拖延方法法问题文件洗牌著手工作时间间行动每次只处理一一项工作-即时去做做-交付下属属去做-把工作分分成若干部分分-订出工作作时间改善拖延方法法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力力再战自我奖励设立完工期限限时刻提醒自己己事情的重要要性有充分的准备备,才会把把事情做好时间就是金钱钱我们可以怎样样赢得每一分分秒?利用交通时间间与运动同行避开繁忙时间间车上观察构思思车上看书出差外游收集情报计划构想寓工作于娱乐乐8、主动拖延延当我们疲倦、、沮丧、愤怒怒的时候如果没有足够够能力和信息息完成某项工工作有更重要事情情需要处理时时总结希望你能够:看到自己的问问题在那里要改变生活的的习惯和工作作方式订立目标,策策略,行行动去应付每每一个挑战在自己所能控控制的情况下下,把握每每分钟在不能完全自自己控制的情情况下,把把负面的影响响减到最低在新的天地里里,你会...有清晰的目标标,知道自自己在做什么么和要做什么么分辨事情的先先后次序知道自己是否否朝着目标前前进选择做对的事事,而不是是说只念着把把事情做对讲求效率,以以最少的资资源追求最大大的成效计划每天,每每周,每年年要做的事情情估计需要完成成时间,并并编排时间表表行事懂得在适当时时候说“不不”建立一套方法法和技巧减少少打扰缩短必须要做做的事所花的的时间抗拒拖延求取生活和工工作平衡9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:48:3407:48:3407:4812/24/20227:48:34AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2207:48:3407:48Dec-2224-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。07:48:3407:48:3407:48Saturday,December24,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2207:48:3407:48:34December24,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。24十二二月20227:48:34上上午07:48:3412月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:48上上午午12月月-2207:48December24,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/247:48:3407:48:3424December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。7:48:34上午7:48上上午07:48:3412月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。07:48:3407:48:3407:4812/24/20227:48:34AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2207:48:3407:48Dec-2224-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。07:48:3407:48:3407:48Saturday,December24,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2207:48:3407:48:34December24,202214、意志坚强强的人能把把世界放在在手中像泥泥块一样任任意揉捏。。24十二二月20227:48:34上上午07:48:3412月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月227:48上上午12月-2207:48December24,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/247:48:3407:48:3424December202217、空山新雨雨后，天气气晚来秋。。。7:48:34上上