ISO文件控制与管理课件

文件控制与管理培训

2012年2月

各位同事：大家好！欢迎参加

－文件控制与管理培训课程

课程介绍课程目标了解对文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制与管理的运作课程安排（见培训计划）组织研讨学习行动感受分享文件信息及其承载媒体信息：有意义的资料规范：阐明要求的文件程序文件程序：为进行某项活动或过程所规定的途径记录：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件19001中阐明文件的作用：

文件能够沟通意图、统一行动。

a)重复性和可追溯性；

b）提供客观证据；

c）评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；

d）文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。

◆目的

通过对与公司经营活动有关文件的编制、评审、发放（包括外来文件）、标识、使用、保管、更改、归档、作废实施控制，确保在各相关部门使用文件为有效版本。◆范

围

适用于所有与公司经营活动有关文件（任何媒体形式）外来文件（包括:来自行业管理部门指导文件、专业技术文件、国家法律法规、电脑软件等）。◆文件管理员的职责

1、确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；

2、确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

3、确保在使用处可获得适用文件的有关版本；

4、确保文件保持清晰、易于识别；

5、确保外来文件得到识别，并控制其分发；

6、防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。定义归口控制部门（人）1、行政人力部王琛负责质量文件的发布、发放、存档等总归口控制。2、各部门经理助理或文员负责本部门的相关文件的编制和使用保管。3、各部门负责人为本部门质量工作第一责任人，负有指导、督促、配合等职责。概念管理标准---对公司标准化领域中需协调统一的管理事项所制定规范性文件。一个人不需要标准标准=正确的过程+正确的结果标准是一种特殊的文件包括：范围、引用标准（文件）、定义、职责、管理内容、记录管理标准科学学性、适用性性要求组织到墙；职责到底；流程到边；控制到点让不参与标准准编写的人员都能能看懂标准，清楚如如何执行文件控制和管管理的要求1、文件的结构构层次、文件件的分类2、文件的编写写、文件的审审核与批准要要求3、文件与记录录的标识、文文件与记录的的编号4、文件与记录录的检索要求求、记录的保保存期限规定定5、文件的分发发与回收管理理要求6、文件的版本本控制与变更更管理要求7、外来文件的的管理要求8、作废文件的的管理要求等等受控文件和非非受控文件的的定义：受控文件：受控文件是是“非受控文文件”的对称称。凡是能够产生生多个修改状状态或多个版版本的文件都都是受控文件件。也就是说说凡是存在修修改和换版的的文件就是受受控文件。受受控文件主要要是控制使用用文件的唯一一有效版本。。一般来说这这些文件是长长期使用并始始终处于修改改和换版状态态的文件，如如：公司经营方针针目标、程序文件、、各种规章制制度等。非受控文件：非受控文件是是“受控文件件”的对称。。凡是不存在修修改和换版的的文件都是非非受控文件。。这些文件一一般情况下都都是一次性使使用，而且使使用的时间较较短，并在使使用过程中不不用修改和换换版。如：审审核计划、停电通知等等。文件控制两个批准●文件发布前得得到批准，以以确保文件是是充分与适宜宜的；●必要时对文件件进行评审与与更新，并再次批准；四个确保●确保文件的更更改和现行修修订状态得到识别别；●确保在使用处处可获得有效版本的适用文件；；●确保文件保持持清晰、易于识识别；●确保外来文件得到识别，并并控制其分发发；一个防止防止作废文件件的非预期使用，若因任何原原因而保留作作废文件时，，对这些文件件进行适当的的标识。天津滨海旺辉辉工程咨询有有限公司体现文件控制制程序文件编号：QP4.2-01编制：版本：G审核：分发号：批准：有效版本文件编号样例文件发布前得到批准更改单号修订状态生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改状态态纪录状态得到识别别样例◆文件的编制与与批准●公司制订的管管理性、技术术性文件由相关部门编写。文件发布前由由编写部门填写文件审批批单，经部门经理审审核后，报总经理批准后实施。●对于国家法法律法规、行行业管理部门门指导文件等等,作为外来文件件进行管理。。（外来文件审批批，并识别其其适用性）◆文件的发布和和使用●文件由人力行政部统一发放，发发放时应标明明唯一的分发发号。●原稿纸版文件保存在人力行政部，公司各部门以以电子格式下发。文件发放到到相关部门时时应填写“文件发放、回回收登记表”，由接收人人签收并登记记。●外来文件由各部门相关责责任人负责接收后统一上传人力行政部进行文件识别，登记“外来文件清单”，经总经理理审批后，转入相关部门执行；●各部门质量人员应将公司发放的文件和和资料，及时时登记入“有效文件清单单”，以掌握有有效版本使用用，人力资源部负责登记整个公司司的“有效文件清单单”，对文件每每年至少清查查一次，并注明其其有效状态。。●各部门质量人人员应对质量文件资料妥妥善保保管和使用用，严防防丢失误删。◆必要时时对文文件评评审与与更新新●文件在在实施施中如如需要要修改改或更更新，，必须须进行行评审审，由由原制订订部门门负责更更改，，原审批批部门门负责审审批。。若由由其它部部门审审批时时，须获获得原原审批批部门门的有关背背景资资料。●文件更更改时时，由由申请请部门门填写写“文件更更改申申请单单”，表表明更更改的的内容容。●文件的的更改改经审审批后后，同同原文件件发放放范围围一致发发放，，同时时收回回原文文件并并做好好收、、发记记录，，填写写“文件发发放、、回收收登记记表”。●确保文文件的的更改改和现现行修修订状状态得得到识识别。。◆防止作作废、、失效效文件件的非非预期期使用用●作废文文件由由人力行行政部部及时回回收并并做好好记录录，确确保防防止误误用。。文件件进行行作废废处理理时，，填写写“文件销销毁记记录单单”，经经总经理理批准后后予以以销毁毁，并并做好好登记记。●如因法法规或或积累累知识识需保保留的的作废废文件件，由由部门门负责责人上上报人力行行政部部，标明明“作废废留存存”，，并并分开开保存存。◆文件的的借阅阅●本公司司相关人员可可向人力行行政部部借阅管管理性性或技技术性性文件件和资资料。。涉及公公司机机密文件不不得外外借，，顾客借阅文件，，须经经总经理理批准。。●借阅文文件须须填写写“文件借借阅、、复制制登记记表”。23编制审批首版文件发放签收使用更改评审审批N版发布作废回收文件控制流程分发号号N版文件作废无效文件有效文文件清清单文件审审批表表24外来文文件控控制流流程收集识别确认发放签收使用获取新新版本确认旧版回收适用的的外来文文件外来文文件清清单外来文文件新版版本作废（无效效）版本◆文件的的分类类●管理性性文件件：管理制度、、管理理规定、、工作流流程、各种记录。●技术性性文件件：各部门门工作作流程程、作业指指导书书、操操作规规定、、技术标准……。●外来文文件：指国际际标准准、国国家标标准、、行业业标准准等从从外部部获取取的文文件、、资料料……。◆文件的的编号号●管理性性文件件：GL/×××-□□□●技术性性文件件：JS/×××-□□□××----文件编编制部部门(“GS””--表示公司“XS”表示示销售售部，，“FW”表示示服务务部“PJ”表示示配件件部……)□□----表示该该部门门文件件的顺顺序号号。例：整车销销售管管理规规定GL/XS-01●外来文文件沿沿用原原编号号（如：：……）。●其它文文件由由各职职能部部门自自行编编号，，报人力行行政部部备案。。新文件件发行行：A）经相相关人人员审审核B）交文文控受受控发发行C）电子子文档档发送送给文文控D）登录录部门门文件件清单单受控文文件的的修改改：A）文件件更改改申请请单；；B）各相相关人人员审审核；；C）文件件分发发回收收记录录；D）作废废文件件的处处理。。……业务部部门：：◆…………………………………….管理规定◆企业传传播指指导方方针◆新客户户的客客户联联系流流程◆顾客抱抱怨（（投诉诉）处处理工工作流流程举例例人力资资源：◆各级人人员岗位职职能描描述、绩效效体系系◆员工内内、外部培培训管管理规规定(培训、、计划划记录录)◆新进员员工培培训管管理规规定◆HR目标体体系文文件课间间休休息息记录录：：是一一种特特殊文文件。。表现在在：当当记录录尚未未填写写时，，一张张空白白表格格，仍仍属于于文件件；一一旦填填写完完成了了就起起到了了提供供所完完成活活动的的证据据的作作用，，这是是就转转变为为记录录。记录可可以是是表格格、图图表、、报表表等不不同表表现形形式，，也可可以是是照片片、电电子媒媒体等等不同同媒介介形式式。有效文件清清单部门：序号文件编号文件名称备注序号文件编号文件名称备注1***************制度2***************规定有效文件清清单部门：业务部文件件记录录35记录控制标识贮存检索保存期限处置每种记录表表格有唯一一的名称和和编号环境条件：：防蛀虫、、防潮、防防损坏、防防丢失易查找，包包括对编目目、归档和和查阅的要要求根据产品特特点，法规规要求及项项目要求决决定保存期期过期记录的的销毁需需登记、批批准记录是阐明明所取得的的结果或提提供所完成成活动的证证据的文文件质量记录编号————根据年/月/日数量的多多少填写要求————清晰晰、涂改要要签章、禁禁红铅笔等等保存期限按按《质量记记录清单》》按量月/年装订成册册，标识清清楚，妥善善保存保存到期的的记录销毁毁———文文件处置申申请单质量记录的的借阅————文件借借阅申请单单1、文件发放、、回收登记记表2、文件更改申申请单3、文件（记录）销毁记录单单4、文件借阅、、复制登记记表5、有效文件清清单6、外来文件清单7、文件审批批表8、质量记录录清单9、…………………涉及记录文件名称*********制度文件编号****编制部门****业务部门版

本A审核人意

见

审核人：

年

月

日批准人意

见

批准人：

年

月

日审批文件发放范围文件发布实施时间备

注文件审批表表序号文件编号文件名称备注1*************制度2******有效文件清清单部门：****业业务部门序号文件名称章节编码条款号修改内容摘要修改人修改日期批准人文件更改申申请单序号文件名称文件编号版本号使用部门外来文件清清单序号记录名称记录编号保存期限保存部门1文件审批表XS/ZJ-01-103年文件借阅、、复制登记记表文件发放、、回收登记记表时间文件名称编号版本借/复份数签名归还时间备注序号文件名称文件编号版次分发号发放记录回收记录备注签收日期数量签收日期数量文件（记录录）销毁记记录单文件名称文件编号版次保管部门保管者保存期限销毁理由销毁内容销毁日期

销毁者

申请人部门负责人总经理

质量记录清单无人审批文文件不接收收，副本文文件不能再再复印。各部门文件件管理人员员调职、离离职或请假假时须提前前把文件交交接清楚，，并做好交交接手续（（根据该部部门最新的的“文件清清单”）。。公司所有新新发放/更改的文件件统一由文文控负责编编号，部门门不得私自自编号。所有须受控控的文件必必须经过文控下发，部门门不得私自自发放。部门新制定定的受控文文件，须将将电子档提提交文控处处，由文控控统一格式式、编号，，受控分发发。部门文件管管理员除其其原有职责责外，还须须负责部门门文件的接接收、归档档、建立目目录、日常常维护等工