如何提高工作效率2

第一章：树立高效意识一、如何正确评估自身效率状况评估准备工作相当重要，它影响着评估过程的顺利进行和评估结果的有效性，准备阶段的主要目的是使所有相关人员，包括所有评估得与受评者，以及所有可能接触或利用评估结果的管理人员，正确理解实施360度评估的目的和作用，进而建立起对该评估方法的信任。二、如何树立效率观注重工作节奏改进工作方法及时完成工作将效率观念融入日常工作中提醒您效率的提高不意味着效益的提高，如果方向错误，效率越高，损失越大。提醒您在经理人的实际工作中，也会遇到要提前完成的工作，此外，对于需要他人配合完成的事情，最好也不要使用及时完成的原则。因为即使您能充分掌握自己的时间，到时如果别人不能充分配合（而这是非常有可能的事情，）很可能就无法及时完成。三、如何掌握帕累托原则活用ABC分类法确定工作顺序合理的目标规划合理利用时间提醒您根据规划执行，我们即可主动地利用计划，使资源有在控制之中，而不只是被动地反应，工作效率自然提高。四、如何正确运用效率管理理论制定效率标准分析当前管理状况进行效率对比及时反馈第二章：确定有效的工作目标一、如何确定工作职责避免职责交叉避免职责重叠明确自身能力正的工作方式提醒您职责交叉的工工作由于没有有明确各岗位位的职责权限限，必将导致致工作中岗位位职责不清、、多头领导、、互要推诿，，并因而降低低工作的效率率提醒您“一岗一份描描述书”指的的是对每一岗岗位的说明和和规定细则都都应形成一份份书面文件，，确保每位任任职者持有一一份。二、如何设定定个人工作目目标具体化（Specific）可衡量（Measurable）与整体目标一一致（Aligned））具有相关性（（Relevant）明确截止期限限（Time-based）提醒您每个人都不会会只有一个工工作目标，设设定目标时，，应给予每项项目标一个目目标指数，来来决定目标的的优先级，所所有目标指数数的总和必须须是100%。三、如何制定定工作计划分析工作研究工作细分工作提醒您假如您发现要要拖延的理由由比较多，把把这件工作丢丢掉，去找别别的工作。假假如您一直在在做一件工作作，而它会使使您忧虑，有有挫折感，而而又使您想继继续做下去。。若不是真有有一个好理由由让您继续做做它，那就别别做这件事了了，重新开始始一项新工作作吧！提醒您细分您的工作作，对那些不不太令人愉快快的工作尤其其有效。即使使是不喜欢做做的工作，每每个人也都能能做上短短的的一些时间。。因此，把困困难的工作分分解成细小的的工作，然后后把它们安排排在您喜欢的的工作空档之之中，这样您您就可以利用用零碎的时间间完成它。如何进行目标标管理提高整体效能能统一目标和责责、权、利的的关系及时反馈体现考核的效效果提醒您目标管理在实实践中往往被被曲解运用。。管理者为下下属设立目标标，如果他完完成了目标，，就会获得奖奖赏；如果失失败，就会被被解雇，管理理者只看结果果。人们在这这种情况下工工作，压力巨巨大，最后导导致整个体系系的崩溃。目目标管理的精精髓是需要共共同的责任感感，它依靠团团队合作。管管理者要问自自己，是否就就任务选配了了最适合的人人选，是否成成功引导，帮帮助、鼓励和和发展他的下下属去理解和和实现组织的的目标。第三章：合理理安排任务如何开出任务务清单列举出所要做做的所有事情情分类清单上的的每一项任务务给出清单上任任务的优先权权确定任务清单单提醒您任务的分类主主要为经理人人支配资源（（下属、资金金、人事关系系等）提供依依据，合理的的任务分类，，将极大地发发挥可支配资资源的效力，，从而大大提提高经理人的的工作效率。。二、如何确定定工作顺序列出清单画图进行分类类定位每项任务务确定工作顺序序提醒您涉及关系到组组织发展的工工作必须要同同上司或公司司顾问探讨，，这样做的一一大好处是避避免南辕北辙辙，同时也会会增强您完成成工作的信心心。三、如何为工工作任务安排排适当的时间间设定重点设定优先顺序序巧用ABC分分析法四、如何撰写写工作任务进进度和所花时时间记录甘特图里程碑图提醒您根据整个方案案分解的多个个活动项是否否同步无关紧紧要。五、如何合理理分配精力做“最重要””与“最迫切切”的事做自己该做的的事头天做好计划划集中精力抓关关键提醒您有的管理者特特别爱管闲事事，爱打听闲闲事，不是自自己职权范围围内的事也要要到处打听、、伸手去管，，自己的本职职工作搞不好好，反而到处处为别人操心心。这将浪费费大量的精力力，并且这样样的精力浪费费往往是低效效率的，虽然然许多管理者者甚至认为这这是自身价值值的一种体现现。第四章：加强强时间管理一、如何记录录时间记录要真实准准确不要仅凭记忆忆估计预先分配好时时间选择好自己的的记录方法记录要真实准准确要有正确的时时间观念，要要爱惜所拥有有的时间。要有详细的工工作计划，这这是提供时间间使用信息的的基础。一定要持之以以恒，不能半半途而废，因因为记录时间间是改变不良良习惯的第一一步，也是进进行时间管理理的基础，坚坚持下来，您您就会发现，，真实的时间间记录对您工工作效率的提提高会有极大大的帮助。要做到客观地地衡量时间的的消耗，根据据工作计划和和工作安排的的顺序进行。。提醒您时间分析单，，就是根据设设定的记录时时间段，列出出这段时间内内您的各项活活动，看看时时间都花费在在哪些方面，，作为改进时时间利用方法法的分析依据据。二、如何合理理支配时间确定每天的目目标最充分地利用用您最显效率率的时间集中精力不要做完人利用间歇时间间掌握办公室工工作艺术三、如何合理理诊断使用的的时间时间消耗的诊诊断制定完善的工工作计划砍掉浪费时间间的活动。时间消耗的诊诊断1、哪些事情情根本不必做做？在记录中中占多少时间间？不必做的的工作是指无无助于目标和和成果的工作作，做了就是是浪费时间。。2、哪些事情情可以授权他他人去做。或或他人去做效效果更好？有有效果的管理理是通过各级级的分层管理理和工作，达达到完成任务务的目的。3、哪些事情情既浪费了自自己的时间，，也浪费了别别人的时间？？我们常讲的的“文山会海海”就是这类类事例的典型型。4、有哪些工工作错误在过过去出现过？？占多少时间间？错误的重重复出现，说说明反馈系统统出了毛病，，需要检查调调整。四、如何节约约会议时间明确召开会议议的必要性合理安排和组组织会议评估会议效果果合理安排和组组织会议1、会议召开开的当天，主主持者应提前前到达会议室室，检查会场场布置，如果果需要的话可可进行必要改改动。2、会议应按按时召开。3、在信息传传达型会议中中，信息的表表述应当简明明扼要、容易易理解。4、在决策性性会议上，推推动与会人员员解决问题以以及作出决策策的过程是关关键的。提醒您备忘录作为企企业内的资料料，用于向未未到场者和有有兴趣者传达达信息，它还还可以作为以以后召开会议议时的工作基基础。五、如何杜绝绝做事拖延发展联合系统统各个击破平衡表法改变思维方式式避免过分追求求尽善尽美发展联合系统统1、查出受话话者的电话号号码并写下来来。2、决定何时时打电话3、翻查有关关资料并检查查全面情况4、决定到底底在电话中应应怎么说。5、拨电话。。避免过分追求求尽善尽美1、决策环境境本身若具有有风险性，即即是具有不确确定性，那么么想获得完备备的决策资料料是不可能的的。2、管理者若若能及早进行行决策，则当当决策显示错错误的迹象时时，他才有时时间采取补救救或善后措施施。六、如何加强强个人时间的的管理谨防时间陷阱阱学会从事务性性工作中摆脱脱出来注意时间的集集中使用有效地计划与与安排自己的的时间有效地计划与与安排自己的的时间1、“日之末末”拟订明日日要达到的目目标和主要活活动提纲，使使次日醒时就就有明确的行行动计划。2、“周之末末”总结本周周工作，拟出出下周各项主主要工作的提提纲，要求细细到每天要达达到的一项或或多项目标。。3、“月之末末”总结本月月重大事件，，拟订下月达达到的主要目目标，要求细细到每周完成成的事情4、“季之末末”同季度目目标比较，检检查本季的成成果，确定需需要采取的补补救措施或计计划中需要改改进的地方。。5、岁之末””检查本年度度的主要事件件，分析成功功与失败之外外，列出下年年度七、如何培养养善始善终的的习惯调整生活的步步调扩展安适区扩展安适区1、了解您有有哪些习惯存存在，也就是是寻找浪费时时间的习惯，，最直接的方方式就是请教教上司或同事事，他们会给给您中肯的建建议。2、要向自己己挑战，爱默默生说：“做做您所害怕的的事，您的害害怕将因而被被征服。”3、找出问题题所在后，要要制定详细的的计划来强迫迫自己改善它它们。提醒您管理者应当明明白，不是工工作来配合自自己，而是自自己的生活步步调要跟上工工作的节奏。。第五章：建立立有效沟通系系统一、如何与同同事良好合作作对不同的人使使用不同的语语言积极倾听员工工的发言恰当地使用肢肢体语言保持理性，避避免情绪化行行为减少沟通的层层级让员工对沟通通行为及时做做出反馈提醒您您在单独独倾听听同事事意见见时要要做好好以下下几点点：安排一一个好好的环环境鼓励对对方说说话，，保持持适当当沉默默，表表示同同感说自己己内心心的感感受，，反映映事实实，表表示了了解二、如如何与与上司司打交交道自信，，但不不自傲傲尊重，，但不不卑下下服从，，但不不盲从从决断，，但不不可擅擅权亲近，，但不不亲密密多听，，但并并不等等于闭闭嘴功高不不自居居，有有过不不推诿诿要勇于于表现现自己己，但但不可可一意意孤行行要齐心心协力力，更更要风风雨同同舟要心底底无私私，更更要顾顾全大大局提醒您您请您记记住：：上司司永远远是上上司，，下属属永远远是下下属，，在任任何公公众场场合对对上司司都不不可有有无礼礼的评评议和和行为为。提醒您您这里所所说的的适当当的时时机指指的是是在上上司有有空闲闲时间间时；；适当当的场场合，，指在在无其其他人人在场场的情情况下下；适适当的的方式式，指指语气气必须须委婉婉，能能够让让人接接受，，比如如以这这样的的语句句“对对这个个问题题，我我有个个人人人观点点………”作作开场场白会会让上上司内内心舒舒坦，，从而而为接接下来来的沟沟通创创造好好的氛氛围。。如果果不具具备这这三个个适当当，千千万不不可造造次，，否则则必须须适得得其反反。三、如如何进进行正正确的的人际际关系系沟通通改善个个人人人际交交往素素质提高管管理工工作水水平提醒您您人际关关系平平衡是是动态态的，，需要要不断断针对对新情情况，，新问问题加加以改改善，，才能能保持持人际际关系系的协协调。。如何建建立有有效的的交流流沟通通系统统健全组组织沟沟通渠渠道注重改改善组组织沟沟通环环境建立统统一的的企业业文化化提醒您您目前，，大多多数企企业的的组织织沟通通还是是停留留在指指示，，汇报报和会会议这这些传传统的的沟通通方式式上。。它们们不能能顺应应社会会经济济的发发展、、组织织成员员心理理结构构以及及需求求层次次的变变化，，从而而使得得组织织成员员的精精神需需要不不有得得到充充分满满足，，譬如如：他他们自自我价价值的的实现现和对对组织织的归归属感感，集集体荣荣誉感感和参参与感感的满满足等等。而而采用用因人人制宜宜、因因时制制宜的的有效效沟通通方式式，则则可以以满足足这些些方面面的精精神需需求。。第六章章：创创建高高效团团队一、如如何确确定部部属的的适合合岗位位组织目目标原原则责权对对等原原则责权清清晰原原则一个上上级原原则权变原原则提醒您您当权责责对等等时，，组织织才能能发挥挥最佳佳效果果，否否则将将会影影响工工作效效率，，严重重时出出现管管理混混乱，，最终终导致致团队队的解解散。。二、如如何提提高员员工效效率善用马马太效效应善用鲶鲶鱼效效应实施员员工价价值管管理三、如如何进进行有有效授授权明确授授权范范围掌握授授权重重点适当的的控制制适时的的激励励提醒您您其实，，管理理者把把该授授权的的工作作授权权给下下属，，既可可以节节约自自己的的时间间和精精力，，也有有利于于调动动下属属的积积极性性。这这类授授权的的风险险能常常也最最低，，即使使出现现某些些失误误，也也不会会影响响单位位工作作的大大局四、如如何建建立有有效的的组织织结构构设定可可行目目标合理分分工统一指指挥适当的的管理理制度度责权相相符效能精精简提醒您您有效的的管理理组织织中，，必须须是责责权相相互制制衡。。有权权无责责，就就会滥滥用职职权，，责大大于权权，则则肯定定有些些责任任难以以实现现；权权大于于责，，有可可能节节外生生枝。。因此此，必必须实实现责责权的的对等等和统统一。。五、如如何塑塑造团团队精精神形成团团队成成员间间的高高度信信任感感设定明明确团团队目目标形成统统一价价值规规范提醒您您作为管管理者者，您您要善善于表表现自自己的的才能能。表表现出出您的的技术术和专专业才才能以以及良良好的的商业业意识识，这这样才才能引引起别别人的的仰慕慕和尊尊敬。。还应应该特特别注注意培培养和和表现现您的的沟通通团队队建设设和其其他人人际交交往技技能。。这也也是建建立信信任关关系的的“催催化剂剂”。。六、、如如何何保保持持团团队队成成员员的的创创新新性性培养养提提出出问问题题的的能能力力培养养独独立立自自主主解解决决问问题题的的能能力力多思思路路解解决决问问题题七、、如如何何使使团团队队高高效效运运行行强化化团团队队精精神神培培养养，，提提高高团团队队向向心心力力强化化共共同同理理想想，，提提高高团团队队凝凝聚聚力力强化化沟沟通通信信任任氛氛围围，，提提高高团团队队亲亲和和力力强化化团团队队激激励励机机制制，，提提高高团团队队战战斗斗力力强化化学学习习型型组组织织创创建建，，提提高高团团队队生生命命力力提醒醒您您在日日常常管管理理过过程程中中，，要要注注意意培培养养每每个个成成员员的的参参与与意意识识，，一一般般性性业业务务，，大大胆胆放放权权让让团团队队成成员员直直接接处处理理，，成成员员感感觉觉到到管管理理者者对对他他们们的的倚倚重重，，也也会会““士士为为知知己己者者死死””，，自自加加压压力力，，精精益益求求精精提醒醒您您将对对人人的的管管理理转转变变为为对对智智力力、、对对技技术术的的管管理理，，实实现现管管理理模模式式的的变变革革。。这这是是提提高高团团队队生生命命力力的的有有效效措措施施。。第七七章章：：克克服服主主观观的的低低效效因因素素一、、如如何何避避免免时时间间观观念念淡淡薄薄避免免浪浪费费时时间间学会会节节约约时时间间恰当当安安排排时时间间树立立追追求求时时效效的的时时间间观观提醒醒您您人们们虽虽然然不不能能创创造造时时间间，，但但可可以以利利用用先先进进办办公公设设备备和和高高科科技技工工具具相相对对地地延延长长可可以以利利用用的的时时间间。。二、、如如何何避避免免工工作作中中的的厌厌倦倦情情绪绪目标标要要可可行行培养养职职业业兴兴趣趣学会会照照顾顾自自己己避免免工工作作单单调调工作作强强度度要要适适当当提醒醒您您兴趣趣是是成成功功的的先先导导，，热热爱爱自自己己的的工工作作是是取取得得成成绩绩的的保保障障如何何减减轻轻工工作作压压力力合理理安安排排各各项项工工作作时时间间完成成相相对对固固定定的的任任务务学会会表表扬扬自自己己要有有合合理理的的生生活活习习惯惯及时时调调整整情情绪绪提醒醒您您当您您感感觉觉到到有有压压力力时时，，您您的的情情绪绪状状况况就就会会恶恶化化，，进进而而也也会会影影响响您您的的思思维维、、判判断断力力及及行行为为。。为为了了应应付付有有压压力力的的局局面面，，您您要要改改变变对对局局面面的的看看法法，，直直到到它它成成为为一一个个有有积积极极意意义义的的挑挑战战；；要要以以您您也也可可以以改改变变情情绪绪状状态态，，更更好好地地处处理理它它。。四、、如如何何避避免免自自身身劣劣势势要会会识识别别人人要知知人人善善任任敢用用有有争争议议的的人人才才顺应应组组织织发发展展提醒醒您您卡耐耐基基的的墓墓志志铭铭可可作作为为管管理理者者的的指指南南：：““这这里里躺躺着着的的人人，，懂懂得得如如何何使使用用能能力力比比自自己己强强的的人人在在他他捭捭下下充充分分发发挥挥作作用用。。””五、、如如何何避避免免工工作作陷陷阱阱制定定计计划划明确确目目标标多与与同同事事交交往往坚持持原原则则加强强适适应应能能力力勇于于承承担担责责任任提醒醒您您坚持持原原则则在在大大多多数数情情况况下下会会帮帮您您远远离离工工作作陷陷阱阱，，因因为为，，即即使使原原则则，，那那就就是是大大家家所所共共同同认认可可的的标标准准，，审审时时度度势势地地坚坚持持原原则则往往往往就就会会让让您您处处在在有有利利的的位位置置。。六、如何何避免知知识结构构老化构建T型型知识结结构及时优化化知识结结构七、如何何避免决决策效率率低下弄清问题题的关键键确定参与与决策的的人选采用恰当当分析方方法听取不同同想法和和意见评估方案案的有效效性以降降低风险险提醒您请一位爱爱唱反调调的人来来检查您您的决策策，并听听取他的的反馈意意见提醒您管理者应应当花时时间为每每一个决决策制定定客观的的标准以以确保这这些收集集到的方方案能够够改善公公司的状状况。八、如何何避免自自我管理理松懈善于控制制和调节节自己的的情绪注重时效效管理规范言行行管理完善的人人际关系系管理提醒您著名科学学家巴斯斯德说过过：“机机遇偏爱爱那些有有准备的的头脑””。第八章：：克服客客观的低低效因素素一、如何何避免精精力分散散缺乏独独立思考考尽量避开开干扰时时间善用时间间隔离法法学会集中中精力提醒您除了每天天安排一一定的思思考时间间外，最最好再每每周安排排半天，，每月按按排一天天，作为为管理者者的“思思考时间间”。每每月管理理者占用用的“思思考时间间”约为为全部领领导工作作时间的的20%左右提醒您应该在每每日计划划制定中中参考办办公室干干扰曲线线，相应应地，您您能够并并应该在在无干扰扰的时间间段做重重要的工工作，思思考关系系全局的的问题。。二、如何何避免电电话干扰扰合理安排排电话编制电话话清单设置适当当屏障掌握主动动结束电电话的技技巧提醒您经过事先先考虑而而决定不不电话，，远比打打一个目目的不明明、又没没有成果果的电话话有价值值的多！！提醒您电话会谈谈的开场场白的内内容决定定了整个个电话的的过程和和结束。。三、如何何减轻变变化对工工作的不不利影响响制定预案案积极应对对各种变变化要学会坚坚持提醒您让变化实实现稳定定过渡的的一个很很重要的的内容是是：激励励您的员员工与您您一起合合作，让让他们付付出最大大努力，，即使这这种变化化有时会会使他们们的需求求达不到到满足。。提醒您“柔性技技能”还还能让员员们拥有有全新的的思维去去对待自自己的工工作，拥拥有全新新的方式式来解决决工作中中面临的的种种突突发问题题。四、如何何避免办办公环境境的沉闷闷提供好的的工作环环境营造和谐谐的人际际关系提醒您人类对色色彩的反反应是非非常敏感感的，大大海和无无处山峦峦的深蓝蓝色会使使人们心心旷神怡怡，然而而蓝黑色色用作室室内装饰饰，就似似乎是神神秘和死死气沉沉沉的。这这种色彩彩感觉和和体验有有着客观观联系，，一般说说来，暖暖色调使使人感到到热烈、、兴奋、、灼热、、冷色调调使人感感到宁静静、幽静静、清凉凉。五、如何何避免日日常办公公的拖沓沓充分发挥挥电话的的优势合理使用用传真做好重要要文件资资料的整整理学会高效效的阅读读提醒您在午饭前前或一天天工作时时间快要要结束时时的一段段时间里里，人们们都不愿愿啰嗦太太多，这这时，把把电话成成批地打打出去，，既省时时，又省省力。第九章：：改进完完善效率率考核方方法一、如何何制定效效率考核核方案