商务礼仪商务会议礼仪

模块一/商务会议礼仪

商务会议礼仪

知识点：职业素质：

知识点掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈的礼仪规范

职业素质组织能力策划能力协调能力沟通能力

任务

公司会议商务谈判

任务描述公司会议公司会议的工作流程会议的座次安排

任务描述商务谈判

出席谈判的仪态仪表礼仪商务谈判的座次安排

公司会议的工作流程安排

工作会议的会前工作流程

工作会议的会中工作流程

工作会的会后工作流程

会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称

确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场

准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案

制作会议证件

会场检查明确会议组织机构确定与会者名单

会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作

报到及接待工作做好后勤保障工作

编写会议简报或快报做好会议保密工作

会议信息工作会务工工作流流程图图（会会后））撰写会议纪要

催办与反馈工作

安排与会人员离会

会议总

结会议文书的立卷归

档会议的宣传报道

会议准准备工工作指导会会务工工作的的原则则准备充充分组织严严密服务周周到确保安安全1、２、３、４、2、确确定会会议名名称会议名名称一一般由由“单单位+内容容+类类型””构成,应根根据会会议的的议题题或主主题来确定定。会前准准备工工作1、确确定会会议主主题与与议题题要有切切实的的依据据；必必须要要结合合本单单位的的实际；；要有有明明确的的目的的。4、确确定会会议时时间、、会期期会议的的最佳佳时间间，要要考虑虑主要要领导导是否否能出出席，，确定会会期的的长短短应与与会议议内容容紧密密联系系。3、确确定会会议规规模与与规格格本着精精简效效能的的原则则会议的规模有有大型、中型型、小型。会议的规格有有高档次、中中档次和低档档次。5、确定会会议所需用品品和设备（1）．必备备用品是指各各类会议都需需要的用品和和设备，包括括文具、桌桌椅、茶具具、扩音设备备、照明设备备、空调设备备、投影和音音像设备等。。（2）特殊用用品是指一些些特殊类型的的会议，例如谈判会议议、庆典会议议、展览会议议等所需的特殊用品和和设备。6、建立会议议组织机构会务组、宣传传组、秘书组、文件件组、接待组、保卫卫组。7、确定与会会人员名单出席会议和列列席会议的有有关人员。应应根据会议的的性质、议题、、任务来确定定与会人员。。9、安排会议议议程与日程程会议日程是指指会议在一定定时间内的具具体安排，对会议所要通通过的文件、、所要解决的的问题的概略安排排，并冠以序序号将其清晰晰地表达出来来。8、确定会议议地点要根据会议的的规模、规格格和内容等要要求来确定。。有时也考虑政政治、经济、、环境等因素素。10、制发会会议通知会议通知的内内容包括名称称、时间、地地点、与会人人员、议题及要求等等。会议通知的种种类有书信式式和柬帖式。。会议通知的发发送形式有正正式通知和非非正式通知。。会议通知的方方式有书面、、口头、电话话、邮件。11、制作会会议证件代表证出席证会议正式证件件列列席席证来宾证会议证件旁旁听证证工作证会议工作证件件记记者证证出入证会议证件的内内容有会议名名称、与会者者单位、姓名名、职务、证证件号码等。。有些重要证件件还贴上本人人照片，加盖盖印章。12、准备会会议文件资料料主要有议程表表和日程表、、会场座位分区区表和主席台台及会场座次次表、主题报告、领领导讲话稿、、其他发言材材料、开幕词和闭幕幕词、其他会会议材料等。。公司大小型会会议中尊位及及位次排序方方法小型会议的两两种尊位及位位次排序的方方法大型会议中主主席台排座、、发言者座席席、主持人席位、、群众席安排排小型会议室椭圆形回回字形形Ｔ字型长长方形形中型会议室半圆型、课堂堂型。大型会议室礼堂型、众星星拱月型。⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群众席⑧⑥⑤⑦④②①③群众席10864213579主席台尊位发言席群众席会场的布置①主席台主席台的布置置一是对称；；二是要简化化。主席台的座次次一般是职务务最高的居第第一排正中，，然后先左后右右，由前至后后的顺序依次次排列。②场内其其他人员的座座次安排横排法。竖排排法。左右排排列法。③会场内外的的布置：会标、会徽、、台幕、标语语、桌签、坐签、色调、、灯光、气味味、旗帜、花卉。主方谈判的接接待准备（1）主座谈谈判的接待准准备主座谈判，作作为东道主一一方出面安排排各项谈判事事宜时，一定定要在迎送、、款待、场地地布置、座次次安排等各方方面精心周密密准备，尽量量做到主随客客便，主应客客求，以获得得客方的理解解、信赖和尊尊重。①成立接待小小组成员由后勤保保障(食宿方方面)、交通通、通讯、医医疗等各环节节的负责人员员组成，涉外外谈判还应备备有翻译。②了解客方基基本情况，收收集有关信息息可向客方索要要谈判代表团团成员的名单单，了解其性性别、职务、、级别及一行行人数，以作作食宿安排的的依据。掌握客方抵离离的具体时间间、地点、交交通方式，以以安排迎送的的车辆和人员员及预订、预预购返程车船船票或飞机票票。③拟订接待方方案根据客方的意意图、情况和和主方的实际际，拟订出接接待计划和日程安安排表。日程安排还要要注意时间上上紧凑.日程安排表拟拟出后，可传传真给客方征征询意见，待客方无异议议确定以后，，即可打印。。如涉外谈判，，则要将日程程安排表译成成客方文字，，日程安排表表可在客方抵抵达后交由客客方副领队分分发，亦可将将其放在客方方成员住房的的桌上。主座谈判时，，东道主可根根据实际情况况举行接风、、送行、庆祝祝签约的宴会会或招待会，，客方谈判代代表在谈判期期间的费用通通常都是由其其自理的。（2）主座谈谈判迎送工作作主方应确定与与客方谈判代代表团的身份份、职位对等等。准确掌握对方方抵离的时间间，主方所有有迎送人员都都应先于客方方到达指定地地点迎候。主方应主动到到机场、车站站、码头迎接接，在到达前前15分钟赶赶到。对于客方身份份特殊或尊贵贵的领导，还还可以安排献献花。迎接的客人较较多的时候，，主方迎接人人员可以按身身份职位的高高低顺序列队队迎接，双方方人员互相握握手致意，问问候寒暄。如果主方主要要领导陪同乘乘车，应该请请客方主要领领导坐在其右右侧。最好客客人从右侧门门上车，主人人从左侧门上上车，避免从从客人座前穿穿过。Nicetoseeyou!（3）谈判室的的布置与座次次安排①谈判室的选选择与布置小规模谈判还还可在会客室室，有条件的话最最好安排二三三个房间，一间间作为主要谈谈判室外，另一一间作为双方方进行内部协商商的密谈室，，再配一个休息息室。谈判室布置以以高雅、宁静静、和谐为宜宜，环境安静静，没有外人人和电话干扰扰，光线充足足，室温适宜宜，装饰陈设设简洁、实用用、美观。②谈判桌摆放放及座次安排排长方形或椭圆圆形.若谈判桌横放放，则正面对对门为上座，应应属于客方，，背面对门为下座座，属于主方方。若谈判桌竖放放，则应以进进门方向为准，，右侧为上，，属客方，左侧侧为下，属主主方。双方主谈人(首席代表)各在己方一一边的中间就坐，译员安安排在主谈人人右侧，其余余人员则遵循右高左低低的原则，依依照职位高低低自近而远地分别在主主谈人两侧就就坐。会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方方人人员员1244213535门主方方人人员员门竖式式横横式式圆形形多边边谈谈判判一一般般采采用用圆圆形形谈谈判判桌桌(见见图图9——3)，，国国际际惯惯例例上上称称为为““圆圆桌桌会会议议””。。马蹄蹄形形小型型的的谈谈判判，，也也可可不不设设谈谈判判桌桌，，直直接接在在会会客客室室沙沙发发上上进进行行，，双双方方主主谈谈人人在在中中间间长长沙沙发发就就坐坐，，主主左左客客右右，，译译员员在在主主谈谈人人后后面面，，双双方方其其余余人人员员分分坐坐两两边边(见见图图9——4).13576421246753{译员}主宾{译员}主人正门客方主方（4））客客座座谈谈判判的的礼礼仪仪“入入乡乡随随俗俗、、客客随随主主便便””，，对一一些些非非原原则则性性问问题题采采取宽宽容容的的态态度度，，以以保保证证谈判的顺利利进行。明确告诉主主方自己代代表团的来意目目的、成员员人数、成员组组成、抵离离的具体时间、、航班车次次、食宿标准等等等，以方方便主方的接待待安排。可与主方协协商提出自自己的参观观访问、游游览观光等等活动要求求，但应尊尊重主方安安排。谈判期间，，对主方安安排的各项项活动要准准时参加，，通常应在约约定时间的的5分钟之之前到达约约定地点。。到主方公司司做公务拜拜访或有私私人访问要要先预约。。对主方的接接待，在适适当的时间间以适当的的方式表示示感谢。客座谈判有有时也可视视双方的情情况，除谈判的日日程外，自自行安排食食宿、交通、访问问、游览等等活动。2.出席席商务谈判判的仪表仪仪态要求（1）整洁洁的仪容仪容是指一一个人的身身体不着装装的部位，，主要是头头发、面部部和手部。。商界人士仪仪容的要求求是干净整整齐，端庄庄大方。①男性头发：发型型简单大方方，长短适适当，干净整齐，，不准留新新潮、怪异异的发型，，不准蓬头乱乱发，亦不不准染发，，最好也不不要烫发。。手：谈判时时，握手问问候、交换换名片和递递送文件等等都会将手手展示于人人，因此，，及时修剪剪指甲，保保持手的干干净整齐也也是必要的的。♂面部：保持持干净清爽爽，养成每天上上班前必剃剃须的习惯，，不准留胡胡子，也不能留大大鬓角。谈判前，不不要进食大大蒜、葱、、韭菜、洋葱、腐乳乳之类的食食物，保持牙齿清清洁，没有有食品残留留物，也没没有异味。。②女性♀出席商务谈谈判的女性性，应选择择端庄大方方的发型，，过于时髦髦、怪异的的发型，染染发和不加加以固定的的长发，都都不适合出出现在这种种场合，选选用的发卡卡、发箍以以朴实素雅雅为佳。脸部应化淡淡雅的日妆妆，保持妆妆容的和谐谐清爽，一一般不宜文文眉、文眼眼线，唇膏膏和眼影也也不要过于于浓艳，要要与服饰协协调。可适适当使用清清新的淡香香水，但香香气不可过过于浓烈。。女性手部除除保持干净净整齐外，，可适当使使用指甲油油美饰一下指指甲，不宜宜涂抹彩色色指甲油油。（2）规范范的服饰①男性：应穿深色(蓝、黑、、灰、棕)的三件套套或两件套套西装，白色(或与与西装同色色系)衬衣衣、打素色色或条纹领领带，配深色袜子子和黑色皮皮鞋。除结婚戒指指外，一般般不戴其他他首饰，最最好能戴上上一只有品品味的手表表，既能掌掌握时间，，又是最好好的装饰品品。在商务谈判判场合，男男性不应穿穿着茄克衫衫、牛仔裤裤、T恤衫衫、旅游鞋、、凉鞋鞋等休闲闲服装出出席。②女性：：端庄、典典雅的套套裙是商商界女性性出席谈谈判场合合的最佳佳选择。。以体现现着装者者的稳重重、端庄庄，配上上肉色的的长筒或或连裤丝丝袜和黑黑色的高高(中)跟鞋。。与服饰饰配搭，，适当点点缀一两两件首饰饰或胸针针(花)、丝巾巾等。出席商务务谈判的的女性，，切忌穿穿得太紧紧、太透透、太花花、太露露、太短短的休闲闲装或牛牛仔装、、运动装装，也不不要佩戴戴太多的的首饰，，否则既既显得没没有教养养，也显显得没有有品味。。(Yes)(No)（3））文文明明得得体体的的言言谈谈举举止止①说说话话商务务谈谈判判人人员员要要求求说说话话表表达达准准确确，，口齿齿清清晰晰，，言言词词有有礼礼，，要要多多用用敬敬语语和谦谦语语，，尽尽量量采采用用委委婉婉的的表表达达方方式式。。商务务谈谈判判时时，，还还要要善善于于倾倾听听对对方方的的意意见，，要要求求准准确确把把握握对对方方的的意意图图。。说话话速速度度不不宜宜太太快快，，涉外外谈谈判判时时，，更应应照照顾顾到到翻翻译译的的方方便便。。说话话的的态态度度要要友友好好、、和善善，，面面带带微微笑笑，，以有有助助于于促促使使问问题题的的解解决决。。②举举止止出席席谈谈判判人人员员的的举举止止要要自自然然大大方方，，优优雅雅得得体体：：站坐走握手手谈判判过过程程中中的的礼礼仪仪商务务谈谈判判过过程程中中，，自自始始至至终终都都贯穿穿一一定定的的礼礼仪仪规规范范:主方方准准时时迎迎候候。。主主方方人人员员应应先先于于客客方方到到达达谈谈判判地地点点，，当客客方方人人员员到到达达时时，，主主方方人人员员在在大大楼楼门门口口迎迎候候，，亦可可指指定定专专人人在在大大楼楼门门口口接接引引客客人人，，主主方方人人员员只只在在谈谈判判室室门门口口迎迎候候。。双方方由由主主谈谈人人介介绍绍各各自自成成员员，，互互相相握握手手、、问问候候、、致致意意。。然后后由由客客方方先先行行进进入入谈谈判判室室或或宾宾主主双双方方同同时时进进入入谈谈判判室室，，主方方人人员员待待客客方方人人员员落落座座后后再再坐坐下下。。重要要的的谈谈判判，，在在正正式式开开始始前前，，双双方方作作简简短短致致辞辞，，互互赠赠纪纪念念品品，，安安排排合合影影后后再再入入座座。。合影影位位置置排排列列，，通通常常主主方方主主谈谈人人居居中中，，其其右右侧侧是是客客方方主主谈谈人人，，客客方方其其余余代代表表依依次次排排列列，，主主方方其其余余代代表表一一般般站站在在两两端端。。双方方人人员员入入座座后后谈谈判判正正式式开开始始，，这这时时非非谈谈判判人人员员应应全全部部离离开开谈谈判判室室；；在在谈谈判判进进行行中中，，双双方方要要关关闭闭所所有有的的通通讯讯工工具具(或或调调到到静静音音)，，人人员员也也不不要要随随便便进进出出。。谈判中，主方方应提供茶水水、咖啡等饮饮料，服务人人员添茶续水水要小心动作作，可在休会会或某一方密密谈时进行。。谈判结束后，，主方人员应应将客方人员员送至电梯口口或送到大楼楼门口上车车，握手告别别，目送客人人汽车开动后后再离开。如果安排了与与谈判内容密密切相关的参参观考察活动动，则应在参参观点安排专专门的接待人人员，并悬挂挂欢迎性的标标语横幅。9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。10:10:0310:10:0310:1012/22/202210:10:03AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2210:10:0310:10Dec-2222-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。10:10:0310:10:0310:10Thursday,December22,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2210:10:0310:10:03December22,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。22十二二月202210:10:03上上午10:10:0312月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月2210:10上上午12月-2210:10December22,202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/2210:10:0410:10:0422December202217、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。10:10:04上上午10:10上上午10:10:0412月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。10:10:0410:10:0410:1012/22/202210:10:04AM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2210:10:0410:10Dec-2222-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。10:10:0410:10:0410:10Thursday,December22,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2210:10:0410:10:04December22,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。22十十二月202210:10:04上上午10:10:0412月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。十二月月2210:10上上午12月月-2210:10December22,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/2210:10:0410:10:0422December202217、空山山新雨雨后，，天