十堰国人药业有限公司财产物品购建款项、货款及费用支付审批规定创新

十堰国人大药房连锁有限公司财产物品购建款项、货款及费用支付审批规定十国药（财）字〔2015〕01号财产物品购建款项、货款及费用支付为了适应公司发展和经营业务日益扩大的需要，进一步规范和简化货款及费用支付审批程序，明确职责和权限，特制定本规定。采购部门应于每月26日前将下月（当月26日至次月25日）的商品购进计划（现款）报分管领导审核签字后，交财务部备案，财务部负责按计划筹集资金。财务部于每月30日前对各业务部门当月商品购进实际执行情况进行检查，对执行计划偏离程度达±20％以上，又无支持理由的，财务部按其偏离±20％以上金额的1‰收取罚款。支付货款时，业务部门应根据已批准的资金计划、已签订的合同及市调情况填写付款通知单，经部门经理签字确认后，交财务部审核并报相关领导审批。具体审批权限如下（正文附后）主题词：财产物品款项货款费用支付规定DOCVARIABLE"主送"主送：董事长、总经理财产物品购建款项、货款及费用支付为了适应公司发展和经营业务日益扩大的需要，进一步规范和简化货款及费用支付审批程序，明确职责和权限，特制定本规定。采购部门应于每月26日前将下月（当月26日至次月25日）的商品购进计划（现款）报分管领导审核签字后，交财务部备案，财务部负责按计划筹集资金。财务部于每月30日前对各业务部门当月商品购进实际执行情况进行检查，对执行计划偏离程度达±20％以上，又无支持理由的，财务部按其偏离±20％以上金额的1‰收取罚款。支付货款时，业务部门应根据已批准的资金计划、已签订的合同及市调情况填写付款通知单，经部门经理签字确认后，交财务部审核并报相关领导审批。具体审批权限如下：付款类型核对采购经理财务经理总经理董事长统一结算日账期类会计对帐勾单审核①审核②审批③/会计对帐勾单审核①审核②审核③审批④非统一结算日类、新品开发首次付款、预付货款会计对帐勾单审核①审核②审批③/审批④（一）每月15、16号上午凭财务部办理的结算卡由结算本人到财务部对账，20到22号为结算日，节假日顺延；1、实销实结：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方入库单据与采购部、财务部门核对上月已销售账目，本人签字后由会计及财务经理审核签字-------相关领导审批------出纳履行付款职责。2、经销结算：每月结算一次，节假日另行通知。结算时供应商凭需方入库单据（含结算日前所有退库单据）与财务先核对结算日以前的所有出入库单据。本人确认签字后交由采购经理核对签字，由会计财务经理审核签字-----相关领导审批----出纳履行付款职责。3、现款结算：结算时供应商凭需方入库单据与采购主管核对。主管确认签字后并填写领款单附上详细的入库票据到公司相关领导处申请签字后，出纳履行付款职责。4、预付货款：采购主管填写申请单，采购部经理审核确认，由会计财务会计审核签字-----相关领导审批----出纳履行付款职责。（二）货款审核的内容办理结算时，采购部须核查现有库存状况、进货情况、销售情况、合同有效期和发票收回情况。财产物品购建及装修项目审批权限公司各部门的财产物品购置、基建装修维修及制作，发生费用在1000元（含1000元）以下的，由需用部门提出申请报总经理审核后，交由实物监管部门或项目负责部门执行，款项支付时报相关领导审批。发生费用在1000元以上的，由需用部门提出申请报其分管领导批准后，转入实物监管部门或项目负责部门，由实物监管部门或项目负责部门提供详尽的预算报告和可行性分析，按审批权限报批后与供应商或承建单位签订合同，其中达到一定金额的工程或设备设施、原材料、财产物品批量采购等需经招标小组进行招标或议标后签订合同。属于综合项目的，由项目牵头部门将各单项预算汇总后集中上报审批。支付款项时工程单位必须提供发票，财务部依据合同、决算报告或维修制作报告批件、付款批件付款。工程未决算前需预支款项的必须报董事长批准。具体审批权限及流程如下：财产物品购建及装修项目审批流程业务类型预算报告审批权限财产物品购置确认①审核②确认①审核②④基建装修维修制作不限确认①审核②支付审批权限财产物品购置1000元3000元确认①审核②3000元以上确认①审核②④基建装修维修制作不限确认①审核②过期商品报损，由商品部统一编制表格，并划分责任后报财务部审核，报总经理审批。商品盘点报损，由市场部统一编制表格，扣除公司应承担部分外，剩余部分要划分门店个人后，统一报财务部审核，并报送总经理审批。1、所有费用和借支实行领导审批制度。费用发生后凭有效发票经有关人员及时会签。所有费用按上述要求经过会签后交财务会计审查核准报总经理审批后出纳人员方可支付现金。（具体会签流程见后）2、运杂费（含托运、搬运费）发生2000元以上进货运费时，必须与运输单位签订运输合同，财务部依据合同标准及运输正规发票付款，无发票的扣除税款结算。3、车辆费用主要是修理费用、油料费用、过路桥费用和年检费等费用。必须确保公司正常生产经营需要的前提下，所发生的费用，在核报该费用时必须提供正式发票才可支付。车辆违章的罚款原则上公司不核销。油料费用：公司统一办理加油卡，每车一卡，不得混用。加油时对方出具的发票中，要有车号、公司名称等相关信息。结算时必须提供增值税专用发票。以后所有的出车，驾驶车辆人员必须建立出车日志，详细完整的登记出车时间、地点、事由、里程等信息。4、广告费所有部门的广告费（含媒体广告、店堂美化）支出必须经企划部审核。广告费中属供货厂（商）承担费用的，必须附有供货厂（商）活动项目付款证明复印件。5、促销费促销费由主管业务部门在经办促销活动前提交活动方案，其内容包括活动范围、时间、费用预算及预计效果等，并经过相应的审批程序。活动方案另交商品部、财务部备案，财务部对其活动费用开支情况进行监督、检查。为各门店经办的所有费用（包含购置的活动用品、赠品等）的支付，由市场部门统一签字确认后按审批程序核销。6、水电费（行政部审核）财务部按实际发生额核销，年终考核。7、租赁费必须签订合同，按合同金额核销。8、修理费A、车辆及设备修理（除保修期内），扣除保险公司赔偿和责任赔付外，具实核销。在费用发生前，报行政部备案并报总经理批准。B、日常维修，发生前报行政部，由行政部统一安排修理。9、财产保险费发生前经董事长批准，并签订合同。由财务部根据合同等审核后支付。10、员工社保费按实际发生额，具实核销。公司年预算总量控制。11、工资工资由人力资源部负责按批准的各部门工资方案（包含零工工资、促销员工资）计算造表，交财务部审核，报总经理审批。公司应成立工资审核小组，按季度对工资标准执行情况、工资及福利发放情况、社保缴纳情况等进行审核。女工生育医疗、经医保中心拨付后，由人力资源部审核后发放。12、招待费因为业务需要必须支出的餐饮和烟酒等费用.在费用发生前要报批，报费用时必须要有正式发票和菜单明细。特别指出：1、用烟、酒方面，公司统一购买（不同档次），业务需用时领用。个人消费一律由个人承担。平时不再对个人报销烟酒费用支出，特殊情况需在事前报董事长批准方能报销。招待费由财务部年初给各部门下达控制指标，在控制指标之内按上述标准执行。超指标的，需报董事长批准。13、差旅费A、因公出差到郧县城区、武当山特区不报住宿费（特殊情况要事前报总经理批准），误餐费每餐15元；交通费凭发票核销B、因公出差到除郧县城区和特区外的地区（十堰市）报生活补助费每餐15元，交通费、住宿费凭发票核销（到公司指定地点住宿）；C、因公出差到十堰市外的，费用发生前必须报董事长批准，财务部门才给予核销。D、差旅费的报销必须按次，准确填写统一的差旅费报销单。14、办公费主要是指日常办公用品的开支，由行政部负责编制采购计划，按规定审批流程核销。15、员工培训费员工培训费须经公司人事部审核登记后支付。培训费包括外出培训的车船票费、在途补助费及培训期间费用。16、通信网络费公司各部门的电话费、网络费用的支付，有公司行政部审核控制总量。电话费实行包干原则，超支由部门负责人承担，年底考核一次；网络费用实报实销。17、交通费市内公共交通费用支出，施行统一充卡管理。市内打的费用必须经总经理批准。18、其它费用除以上费用项目外的支出。固定资产报废：车辆、设备的报废经董事长审批。其它实物资产报废报总经理审批。费用支付时，具体核销审批权限如下：业务款项审批权限部门经理财务经理总经理董事长运杂费（含托运、搬运费）5000元（含5000元）以下审核①审核②审批③5000元以上审核①审核②审核③④车辆费用（含燃料、过路桥、停车、年检等）审核①审核②审核③/广告费（含媒体广告、店堂美化）1万元（含1万元）以下审核①审核②审批③1万元以上审核①审核②审核③④促销费(含促销赠品）5000元（含5000元）以下审核①审核②审批③5000元以上审核①审核②审核③④水电费（行政部审核）按审核①审核②审核③/租赁费审核①审核②/③修理费1000元（含1000元）/次以下审核①审核②审批③1000元/次以上审核①审核②审核③④保险费（指财产保险）按实际发生额审核①审核②/③员工社保费按实际发生额审核①审核②审核③④工资按照公司批准的方案审核发放审核①审核②审核③④招待费（总额指标控制）先报备后核销审核①审核②/③差旅费市内（含县区）审核①审核②③/市外审核①审核②/③办公费按办公用品目录表项目核销审