控股有限公司企业传讯管理制度

16/16xxx控股有限公司企业传讯管理制度为规范xxx控股有限公司（简称“xxx”或“控股公司”）企业传讯工作，使社会公众及利益相关方全面客观地认识和了解xxx，树立xxx良好企业形象，为xxx发展营造良好环境，根据《华润集团企业传讯政策指引》、《华润集团媒体宣传工作制度》和《华润集团企业发言人制度》，结合xxx实际，特制定本制度。第一章发言人政策第一条原则企业发言人的一言一行，直接影响着公众对企业的印象，因此应遵从下列原则：（一）xxx的媒体宣传工作应遵从统一渠道、统一规则、统一口径、内外有别、程序清楚及纪律严明的原则；（二）只有训练有素的指定发言人，方可代表xxx发言，所以发言人在接触媒体前，应接受媒体应对技巧训练，应充分掌握xxx和行业的最新动态，对应对原则和公司所持立场以及有关事件和问题了如指掌；（三）发言人只能就其授权的范围内发言，不属于其发言范围的议题，应当交由合适的发言人/控股公司传讯负责人负责；（四）获得授权有多重身份的发言人，发言时应注意符合身份和议题的内容，同时应明确提示媒体其发言时所代表的身份；（五）坚持诚信原则，实事求是，正面宣传；（六）保持开放、客观和谨慎的态度，宁少勿过，未经批准不应披露任何敏感的业务及财务资料；（七）在任何情况下，不要接受声称“off-the-record”（不会刊登，作背景资料用途）的访问，因为向媒体透露的内容均有可能被刊登；（八）除获授权的发言人外，其他所有员工不应擅自回答媒体的任何查询，涉及xxx的日常媒体查询，均由控股董事会办公室负责。第二条xxx发言人体系的组成企业发言人指由控股公司确定的专职新闻发布人员，代表公司就某重大事件、市场环境、公司策略、经营业绩及管理等问题，举行新闻发布会，或约见新闻媒体，发布有关新闻或阐述本公司的观点立场，并代表公司回答新闻媒体提出的有关问题。（一）xxx的发言人分为两级。xxx董事局主席、总裁是控股公司层面的“当然发言人”，事业部总经理是事业部层面的发言人。同时，控股公司和事业部也可视工作需要设专人为“指定发言人”指定发言。（二）xxx下属各企业不设发言人，如确有实际需要，xxx/事业部可委任下属企业的发言人，但应做好监管工作。（三）发言人的主要发言范围1、xxx发言人,包括:董事局主席、总裁、指定发言人。主要发言范围：xxx的发展策略、xxx及各业态业绩表现、经营环境等。2、事业部发言人，包括：事业部总经理、指定发言人。主要发言范围：事业部及所属企业日常营运情况、业绩表现、经营环境等。（四）发言人应严格遵守发言内容的范围，分工合作，各司其职。xxx发言人不应就事业部的日常营运细节发言，应交由事业部层面的发言人回答。同样，事业部发言人不应越级发表不属于本身发言重点的内容。（五）控股董事会办公室/事业部的企业传讯负责人，负责统筹和安排合适的发言人与媒体沟通，并为发言人提供协助，如复查资料、提供媒体背景等。在预先获得有关发言人同意的情况下，控股董事会办公室/事业部的企业传讯负责人可以在授权范围内接受媒体的简单查询。第三条发言人的内部沟通准则xxx向媒体发布新闻稿、公布业绩、召开新闻发布会和发言人正式对外发言，以及与基金经理、分析员、股东召开会议等前，应事先通过xxx管理层集体研究、取得共识并制定应对策略后方可进行，以保障信息的一致性。对于尚未取得共识的问题或不确定的事件，应尽量选择不发言。第四条发言的态度与技巧发言人一般在新闻发布会、专访/电话访问，或发生突发事件的情况下面对媒体，掌握正确的媒体应对态度和技巧，才能与媒体有效沟通，从而向社会大众传递xxx的资讯和品牌形象。因此，无论是面对国内、香港或国外的媒体，应谨记以下要点：在正式接受媒体采访前，要掌握媒体和记者的资料，了解媒体和记者的立场、报道风格、以往的采访记录等；在采访过程中要定出本身议程，界定清楚说什么不说什么，注意不要被诱导性问题打乱阵脚；预测媒体将提出的问题并订出模拟答案；态度亲切有礼，有耐性；表达资讯应精简、清晰、扼要，某些媒体善于捕风捉影，语言精练可避免被其利用，尤其是接受电话访问时应格外注意，一定要听清问题才作答，同时避免做太多的解释；切勿说谎，坚持诚信和实事求是的原则，对于不便于披露的信息，可以表示“已关注到有关的报道，现阶段没有回应”或“现在还不便于披露”或以简单的理由应对，但绝不可以扭曲事实；切勿提出个人意见，或在时机未成熟时作任何推测、估计，切记保持客观和谨慎，只可表达公司的立场，未经批准不应披露任何敏感的业务及财务资料；切勿表示“无可奉告”，这样的回答会造成公司不与媒体合作、透明度低的负面形象，即使不能公开的机密消息也要给传媒留下可保持沟通的机会和态度，如，可表示“不清楚，需要了解情况，有消息时乐意与传媒分享”；切勿回答假设性问题，这是传媒应对的基本原则，否则很容易造成真假莫辨的谣言；不要轻易接受电话采访，一般而言电话访问并非专访，除非已清楚对方的访问提纲和新闻角度，只是因为无法见面而只能透过电话完成。尤其是随机性的电话采访，只能算是记者的电话查询，往往是为了套用受访者某些信息作为论据支持他的观点，结果经常是由正面的消息来源变成了负面的消息报道；接受访问后，询问记者有什么不清楚的地方，这样既可及时求证和更正，又可给予媒体友好和开放的印象，同时叮嘱记者日后的联系方法或联系人，以便核稿或进一步补充资料；最后应谨记，即使与媒体关系如何密切，也千万不要以“offtherecord”/“不会刊登”这种方式透露公司资料，因为向记者说的内容均有可能会被刊登。第二章媒体关系处理第五条原则（一）坚持实事求是、客观适度、正面宣传；（二）宣传企业为主、宣传团队为主；（三）保持开放、客观和谨慎的态度。第八条媒体关系策略所有员工（除获授权的发言人外），不应擅自回答媒体的任何查询，涉及xxx的一切媒体传讯工作，由控股董事会办公室负责。涉及xxx的一切查询，均应以电话、电子邮件或传真方式，转交控股董事会办公室企业传讯经理或有关负责人处理。（三）所有媒体的查询均应进行记录存档。接到媒体查询时，各级负责企业传讯的人员应及时界定问题的类别，酌情交由相关人员负责处理。（四）在应对媒体时，应采取审慎和合作的方式，即以开放的心态，正面回应，不回避媒体要求；客观审慎，适度宣传企业，宁少勿过。（五）在合理的情况下，尽量配合媒体的合理要求，例如在媒体截稿前向其提供所需资料。但同时，虽然作为媒体的资料来源，xxx也并没有责任回答媒体的所有查询，因此，应避免回答诱使就某项事件或某个敏感事项发表意见的问题。（六）媒体提出访问xxx发言人的要求，均由控股董事会办公室统筹。在接受媒体访问的要求前，应界定访问范畴，预测媒体将提出的问题及定出模拟答案，就媒体经常提出的问题作好准备，并备妥所有必需的参考资料。第六条控股董事会办公室有权审批/获知控股各部室、事业部、煤电一体化公司及下属企业的涉及xxx的新闻资料、业务公布、大型公益或赞助等活动，以及对xxx有重大影响的消息和谣言、突发事件/危机等。第三章新闻宣传管理第七条机构与职责控股董事会办公室：为xxx宣传工作归口管理部门，统筹公司内、外的宣传工作，主要包括：宣传工作管理制度、体系的建立与完善；年度宣传主题的策划、宣传计划或方案的制定与组织落实；宣传稿件的撰写、审核、编辑与发布、报出；公司网站、媒体关系、品牌建设、危机公关、社会责任的管理。控股各部室/事业部/煤电一体化项目/区域公司/项目公司/：确定一名宣传员（兼），建议与重大信息报送信息员为同一人，负责本单位新闻稿件的及时撰写、收集、审核、送审及报送。控股信息管理部：负责公司网站的技术管理与支持，保证网站安全、稳定运行，及根据需求对网站功能持续优化与开发。第八条宣传原则和范围（一）原则坚持正面宣传、实事求是的原则，及时准确传递xxx最新的发展动态、经营业绩信息，传播华润文化，树立良好的企业品牌形象。（二）范围1、重要的会议、培训、论坛、庆典、参展、项目动工、竣工投产活动；2、重大技术改造、新产品与新技术开发、新技术应用、新市场拓展、生意模式创新活动；3、开展的安全生产、节能减排、关爱员工、慈善公益活动；4、重要获奖情况，例如，企业或个人获省部级及以上奖项、国内外行业及重要媒体或机构颁发的奖项、行业最新排名等；5、重要合作协议、重大合同签订、重要人物/组织/团体来访活动。未经控股公司授权，xxx各单位和个人都不得对涉及公司商业秘密和上市公司禁止披露的信息进行宣传。第九条媒体采访和对外报道媒体采访1、控股董事会办公室接到媒体采访xxx领导人或旗下企业的要求后，应首先要求媒体提供采访内容或提纲，然后向公司领导请示，并按照批示意见进行处理。公司旗下企业接到媒体采访要求，应及时报知控股董事会办公室。控股董事会办公室报请公司领导意见后，按照领导批示意见进行处理。2、xxx举办重大活动，需邀请社会媒体来采访报道的，由控股董事会办公室负责邀请。3、控股董事会办公室负责统一组织、协调和安排媒体采访接待工作，相关部门和企业应积极配合协助。4、在媒体采访接待过程中，应充分尊重记者的采访权，积极主动提供服务，做到热情、礼貌、周到，为记者采访创造良好条件。介绍情况和提供资料要慎重、准确，并注意商业保密。如涉及到重要内容和敏感问题的采访，不宜宣传的，应有礼貌地谢绝。5、控股董事会办公室应与媒体记者充分沟通，争取记者将采访撰写的稿件经控股董事会办公室审核、确认后再刊发，防止出现不准确、不恰当的报道。（二）对外报道1、控股公司的对外新闻宣传稿件，统一由控股董事会办公室负责审核提供；旗下各企业符合本制度第八条“宣传原则及范围”的新闻稿件，经本企业总经理审批同意后，可自行向外部媒体投稿，但需同时抄报控股董事会办公室备案。2、控股董事会办公室应不断开发优秀的媒体资源，并保持日常良好沟通，要善于充分借助媒体力量宣传、提升xxx企业品牌形象，为xxx企业健康发展营造良好环境。第十条新闻稿件报送（一）报送平台各单位均应通过“xxx统一办公平台（OA系统）-公文管理流程-重大信息报告-动态信息”报送本单位新闻稿件。如需向外部媒体投稿，应注明媒体名称。（二）报送程序1、控股各部室、事业部本部的新闻稿，通过OA平台，经各部门/事业部领导审批后，报送控股董事会办公室。2、煤电一体化公司、区域公司、项目公司的新闻稿，通过OA平台，经本企业总经理审批后，报送控股董事会办公室；并根据业务需要，对于符合本制度第八条“宣传原则及范围”的新闻稿，可自行向外部媒体投稿，但需同时抄报控股董事会办公室备案。3、控股董事会办公室收到新闻稿后，应对其文字、内容进行审核，并决定发布与否。普通新闻将于1-2个工作日内发布，重大特殊新闻应经控股董事会办公室报请控股公司领导批准后方可发布。（三）报送要求1、为保证新闻宣传的时效性、准确性，各单位应在新闻事件发生后的1-2个工作日内，撰写新闻稿，并通过OA平台报送控股董事会办公室。2、新闻稿的文字部分和照片分别以附件形式报送，请勿将照片直接贴在文档中。新闻稿要有明确的标题，内容简洁、扼要；照片像素不低于300dpi，文件大小不低于1MB。第四章舆情管理第十一条舆情是“舆论情况”的简称，是公众在某一历史阶段和社会空间内，对自己关心或与自身利益紧密相关的各种公共事务所持有的多种态度、意愿和情绪等等表现的总和。主要有新闻舆情和网络舆情。新闻舆情，是指新闻媒体作为中间个体，对作为客体的企业的政治取向产生和持有的政治态度，以及作为主观个体对此产生反应的综合分析及相应报道。它是经过媒体验证和包装过、带有客观性和准确性的舆论，它的目的不是煽动群众和危害国家利益，而是客观诚实的就一件事情进行的媒体分析和报道。这种新闻舆情是最有权威性的社会舆论。网络舆情，是以网络为载体，以事件为核心，是广大网民情感、态度、意见、观点的表达、传播与互动，以及持续影响力的集合。网络舆情带有广大网民的主观性，未经媒体验证和包装，直接通过多种形式发布于互联网。在网络环境下，舆情信息的主要来源有：新闻评论、社区论坛、博客、微博等，具有自由性、交互性、多元性、偏差性、突发性的特点。舆情特别是负面舆情，会对企业的品牌形象及正常运营产生巨大影响，因此各级单位应高度重视，并建立有效的负面舆情预警应对机制。第十二条控股董事会办公室是xxx的舆情管理部门，负责统筹和组织相关单位进行舆情危机应对和处置。xxx各单位均应设立舆情工作联络人，及时发现、研判、处理及上报与本单位相关的舆情及危机事件。第十三条发生重大舆情危机时，控股公司应于第一时间组织成立危机应对小组，由控股公司“一把手”牵头，各有关单位/部门共同参与，及时沟通和传递信息，上下联动，快速响应，统一口径，避免负面舆情恶意传播扩散。第十四条xxx负面舆情信息的主要来源有两个，一是来自华润集团的舆情监测系统，一是来自旗下各单位的重大信息报告。（一）控股董事会办公室接到华润集团监测系统关于xxx或所属企业舆情信息后，对于重大负面舆情，应立即向xxx董事局主席、总裁报告，并根据主席、总裁的批示意见进行处理；对于一般性质负面舆情，由控股董事会办公室及时转发相关单位，同时抄报控股公司主要领导及有关领导。各单位在接到控股董事会办公室转发的舆情信息后，应立即调查了解事实真相，并尽快将事件原委、处理措施及结果等相关情况，以书面材料反馈控股董事会办公室。控股董事会办公室应对负面舆情及危机事件本身的发展及处置情况进行跟踪、指导与提供支持。（二）控股董事会办公室接到旗下单位上报的重大舆情危机事件的报告后，须立即向主席、总裁汇报，并根据要求组织对舆情危机事件的应对与处置。必要时报请华润集团董事会办公室给予协助与支持。1、在发生突发事件后，有关单位应尽快采取措施，防止可能发生的媒体形象危机，避免媒体猜测性、歪曲性报道。如果媒体已公开报道，并造成广泛社会影响，有关单位应当高度重视加强和媒体的沟通，让媒体了解事实真相，引导其客观公正地报道和评价事件，同时，还应积极策划报道正面新闻，避免对xxx形象造成不利影响。2、各单位要提升与媒体的沟通能力，媒体记者来访时主动配合，了解记者来访的真正意图，根据实际工作情况给予正面、积极的引导和回应，不应无故拒绝采访或阻挠记者的正常采访活动。3、各单位要提升对突发危机事件的敏感度和快速反应能力，及时发现和处置舆情危机，对于本单位无法及时化解的突发危机事件，应当立即向上级管理单位（如区域公司、事业部）汇报，同时上报控股董事会办公室。对于因上报不及时或掩盖事件，而延误了负面舆情及危机事件处置的最佳时机，造成严重不良影