第9章办公自动化业务情景实例课件

第9章办公自动化业务情景实例《办公自动化实用教程》（第三版）

第9章办公自动化业务情景实例《办公自动化实用教程》9.1

本章任务的问题情景分析9.2招聘计划阶段的办公应用9.3招聘实施阶段的办公应用9.4

招聘评价阶段的办公应用本章目录2022/12/1029.1本章任务的问题情景分析本章目录2022/12/829.1本章任务的问题情景分析

9.1.1任务描述19.1.2问题分析29.1.3工作概况32022/12/1039.1本章任务的问题情景分析9.1.9.1.1任务描述

某公司是我国一家大型民营企业，根据发展需要，今年上半年准备招聘各类技术和管理人员100名，招聘所采用的方式有校园招聘、社会招聘、猎头公司推荐等，公司整体确定的面向社会人员的招聘流程如图9-1所示（面向应届毕业生的校园招聘略有不同）。问题：在伴随着图9-1所进行的招聘活动中，都需要同步作好哪些相关文档的处理？2022/12/1049.1.1任务描述2022/12/849.1.1任务描述

图9-1人员招聘工作流程图2022/12/1059.1.1任务描述图9-1人员招聘工作流程图2022/9.1.2问题分析

作为公司人力资源部中负责招聘工作的办公人员，以下是他们需要思考的重要内容：（1）为了在下半年圆满地完成招聘任务，都需要作好哪些办公处理工作？（2）这些工作的顺利完成，分别需要使用什么样的办公设备和办公软件？（3）各个任务的工作成果应该是什么样的文档形式？它们各自为谁所用？（4）以上各种工作成果，在整个招聘工作活动流程中起到什么重要作用？（5）各工作完成顺序如何确定？哪些必须自己完成？哪些可从外部获取？

2022/12/1069.1.2问题分析作为公司人力资源部中9.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（1/2）1.各部门分析本部门内部的人员需求情况，填表后上报人力资源部。2．汇总各部门的人员需求情况，得到公司目前总的人员需求情况。3．对汇总的人员需求计划，上报公司高层，待同意后拟定招聘职位设置表。4．将招聘计划报送劳动部门审批，待批准后，才能正式公开进行招聘。2022/12/1079.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（1/2）1.9.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（2/2）5．制作招聘简章，说明招聘安排，如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇、联系方式等。6．制定校园招聘的整体策划方案7．制作报名登记表（供社会人员用）8．制作求职简历表（供在校学生用）9．制作招聘工作整体流程图2022/12/1089.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（2/2）5．1．设计制作汇总表，用来记录到各个学校招聘时记录各类报名人员的信息。2．面试试题的准备3．面试情况的记录表4．对各个岗位报名人员，进行最终的成绩计算和顺序排名。5．向最终录用人员发去录用通知6．向进入最终的复式阶段，但未录用者发去人员辞谢通知单，以表示感谢。7．录用人员的结果公示8．签订相关的协议9．签订人员录用合同9.1.3工作概况---第二步：招聘实施阶段2022/12/1091．设计制作汇总表，用来记录到各个学校招聘时记录各类报名人员1．进行招聘成本计算与分析2．招聘评估：计算人均招聘成本、招聘完成率、录用比率、应聘者比率等。3．制作整个招聘工作的工作总结4．将相关的文档进行归档处理9.1.3工作概况---第三步：招聘评价阶段2022/12/10101．进行招聘成本计算与分析9.1.3工作概况---第三步：表9-1招聘工作各阶段的任务及其所需文档2022/12/1011表9-1招聘工作各阶段的任务及其所需文档2022/12/819.2招聘计划阶段的办公应用9.2.1人员补充申请表19.2.2人员需求汇总表29.2.3招聘职位设置表39.2.4招聘计划审批表49.2.5招聘简章的编制59.2.6校园招聘方案确定6

9.2.7

报名登记表79.2.8个人求职简历表82022/12/10129.2招聘计划阶段的办公应用9.2.1人员补充申请表9.2.1人员补充申请表

该表格样式如表9-1所示，由人力资源部做成一个Excel模板文件，放置到公司内网。然后，各用人部门从网上下载空的表格，将内容填写完成后，交给人力资源部汇总。表9-1人员补充申请表申请部门：（盖章）填表日期：

用人岗位编制人数现有人数增补人数申请日期需要日期选聘日期选聘方式基本要求工作内容增补理由性别年龄资历部门经理审核主管领导意见人力资源部意见总经理审批意见2022/12/10139.2.1人员补充申请表该表格样式如表9-9.2.2

人员需求汇总表

该表格样式如教材表9-3所示，由人力资源部汇总各部门上报的人员补充申请而得到。汇总时，可以按照需求人员的相关属性进行分类处理（例如下面的表格按人员层次进行了分类汇总）。该汇总表完成之后，要交公司高层领导进行审阅，通过后才能正式下达计划。

2022/12/10149.2.2人员需求汇总表该表格样式如教材9.2.3招聘职位设置表

招聘职位设置表，是对领导审阅后的用人需求汇总计划，按照工作部门和岗位进行分类处理，列出各个招聘职位的基本信息，包括职位名称、数量、部门联系人以及电话等。2022/12/10159.2.3招聘职位设置表招聘职位设置表9.2.4招聘计划审批表

招聘计划确定好之后，还需要报送劳动部门审批，待正式批准后，才能正式进行公开招聘，该工作目前在很多省市都可以通过网上进行，所以这里不再给出具体文档样式。

2022/12/10169.2.4招聘计划审批表招聘计划确定好9.2.5招聘简章的编制

招聘简章用来详细说明招聘的相关安排，例如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇等。它可以以打印方式张贴到学校的广告栏中，或者寄送到相关平面媒体（报纸、杂志）进行宣传，或者做成网络版样式，放到公司内部网站和专门的人才网站上。

2022/12/10179.2.5招聘简章的编制招聘简章用来详9.2.6校园招聘方案的确定

校园招聘有与社会招聘不一样的地方，面向的学生较多，需要为他们进行更多的公司背景以及相关待遇的详细介绍，以便吸引更多的学生应聘；同时，其人员筛选的工作量比较大，为此必须事先设计好校园招聘的总体方案，以便到时候能够稳定、有序进行各个流程，确保校园招聘获得应有的效果。

2022/12/10189.2.6校园招聘方案的确定校园招聘有9.2.7报名登记表

社会人员要参加应聘的话，需要为他们准备好如教材表9-5所示样式的报名登记表。2022/12/10199.2.7报名登记表社会人员要参加应聘9.2.8个人求职简历表

在校园招聘活动中，需要为大学生准备好如教材表9-6所示样式的个人求职简历表。

2022/12/10209.2.8个人求职简历表在校园招聘活9.3招聘实施阶段的办公应用9.3.1报名人员汇总表19.3.2面试试题的准备29.3.3面试成绩评判表39.3.4综合成绩排序表49.3.6人员辞谢通知书69.3.7录用结果公示79.3.8相关协议的签订89.3.9劳动合同的签订99.3.5人员录用通知书52022/12/10219.3招聘实施阶段的办公应用9.3.1报名人员汇总表9.3.1报名人员汇总表

为了对报表人员信息进行汇总处理，需要利用Excel制作教程表9-7所示的报名人员信息汇总表。对在该表中输入的报名人员信息，还可以进行快速的排序、筛选、查询等操作。2022/12/10229.3.1报名人员汇总表为了对报表9.3.2面试试题的准备

在面试阶段，需要设置许多题目。教材上为市场营销人员面试设置的题目。

2022/12/10239.3.2面试试题的准备在面试阶段，需9.3.3面试成绩评判表

在面试阶段，考官要为选手表现打分，为此需要制作教材表9-8所示的面试成绩评判表。

2022/12/10249.3.3面试成绩评判表在面试阶段，考9.3.4综合成绩排序表

一般来说应聘人员需要经过层层筛选，最后按照笔试和面试的成绩进行综合加权计算，计算综合成绩，然后进行成绩排序，为此需要用Excel事先制作教程表9-9所示的综合成绩排序表，其中相关单元格的计算公式需要事先设计好，如教程表9-9中第3行所示（其实如果更严谨起见，应该考虑在还没有输入数字时候的，对相关公式设置IF函数进行计算的控制，使得只有在输入相关应聘人选信息以及笔试和面试成绩后，再进行公式计算）。另外，该表格的设计中，应尽可能减少数据的数据工作量，比如教程表9-9中的“性别”就设置了下拉式类标选择输入，另外像笔试和面试成绩也都可以直接链接到原来的存储位置。2022/12/10259.3.4综合成绩排序表一般来说应聘人9.3.5人员录用通知书

对于最终录用的应聘人员，人力资源部要及时以书面方式送出录用通知书，以免失去合格的录用者。在现实中，有许多企业由于工作不够严谨，因通知不及时而损失了企业的人力资源，并影响企业的外部形象。

教材图9-2所示，就是人员录用通知书的一个样式范例。

2022/12/10269.3.5人员录用通知书对于最终录用的应聘人员，人力资源9.3.6人员辞谢通知书

对于进入到最后的面试环节，但是因为某些原因未能录用的应聘者，要发出辞谢通知。周到的辞谢方式除了能树立良好的企业外部形象之外，还可能对今后的招聘产生有利的影响，会在以后吸引更多的人员参与应聘。因此，应该用同样礼貌的方式通知未被录用人员。一种方法，通过电话用委婉的语言通知对方；另一种方法，用正式信函的方法告知对方（切忌用明信片），如教材图9-3所示，就是公司人员辞谢通知书的一个样式范例。2022/12/10279.3.6人员辞谢通知书对于进入到最后的面试环节，但是因9.3.7录用结果公示

对于最终的录用结果，可以进行结果公示。在目前的信息化、现代化办公情况上，把结果以表格或者文本的方式制作成网页格式，放置到本单位网站的人才招聘栏目上即可。2022/12/10289.3.7录用结果公示对于最终的录用结9.3.8相关协议的签订

对于录用在校的应届毕业生，企业需要与学生本人、所在学校签订“三方”协议。这种协议都有现成的文档，直接可以从相关网站下载，供学生本人和用人单位进行填写。另外，对于特殊的岗位，特别是有可能获取企业商业秘密和知识产权的核心技术和管理人员，还要在进行聘用时，签订“竞业限制”或者“保密条款”的相关协议，以免降低员工流失对企业造成的影响。

2022/12/10299.3.8相关协议的签订对于录用在校的9.3.9劳动合同的签订劳动合同是用人单位和工作人员之间正式签订的合同文件，它具有特定的内容与格式。各地劳动行政部门一般都设计劳动合同的示范文本，可以从网上直接下载来使用。

2022/12/10309.3.9劳动合同的签订劳动合同是用人单9.4招聘评价阶段的办公应用

9.4.1招聘成本的核算19.4.2招聘工作的评估29.4.3招聘工作的总结39.4.4相关文档的归档42022/12/10319.4招聘评价阶段的办公应用9.4.1招聘成本的核算9.4.1招聘成本的核算

招聘活动是需要付出成本的，如图9-2所示，它包括多种不同的项目。图9-2招聘成本的构成2022/12/10329.4.1招聘成本的核算招聘活动是需要9.4.2招聘工作的评估

招聘活动完成后，需要对其结果计算出如下的评估指标，作为工作绩效考核的依据。1．单位招聘成本

单位招聘成本=招聘总成本÷录用人数

2．招聘完成比率

招聘完成比率=录用员工数÷计划招聘数×l00％3．录用比率

员工录用比率=实际录用数÷应聘者总数×100％4．应聘者比率应聘者比率=应聘者总数÷计划招聘数×100％

2022/12/10339.4.2招聘工作的评估招聘活动完成后，9.4.3招聘工作的总结

对于本次招聘活动的整体情况、流程、存在的问题、取得的成绩，需要进行认真的总结。对于总结的结果，可以制成两种格式的文档：一种是写成Word格式的招聘工作总结报告，打印后上交给公司人力资源部经理（或者人力总监）和公司总经理进行审查，并进行工作存档；另一种是将相关内容制作成PPT演示文稿，在部门内部进行演示交流。本章的样例素材中有制作好的与本章内容相关的PPT。2022/12/10349.4.3招聘工作的总结对于本次招聘活动的整体情况、流程9.4.4相关文档的归档

整个招聘活动结束之后，需要把相关的各种文档的打印稿进行整理归档了；同时，对于相关的电子文档，也要进行分类整理，放置到专门的文件夹中，并通过WINRAR等压缩软件将所有本次招聘中相关文档进行压缩打包，做好备份，供以后参考使用。

2022/12/10359.4.4相关文档的归档整个招聘活动结束ThankYou!ThankYou!

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本章任务的问题情景分析9.2招聘计划阶段的办公应用9.3招聘实施阶段的办公应用9.4

招聘评价阶段的办公应用本章目录2022/12/10389.1本章任务的问题情景分析本章目录2022/12/829.1本章任务的问题情景分析

9.1.1任务描述19.1.2问题分析29.1.3工作概况32022/12/10399.1本章任务的问题情景分析9.1.9.1.1任务描述

某公司是我国一家大型民营企业，根据发展需要，今年上半年准备招聘各类技术和管理人员100名，招聘所采用的方式有校园招聘、社会招聘、猎头公司推荐等，公司整体确定的面向社会人员的招聘流程如图9-1所示（面向应届毕业生的校园招聘略有不同）。问题：在伴随着图9-1所进行的招聘活动中，都需要同步作好哪些相关文档的处理？2022/12/10409.1.1任务描述2022/12/849.1.1任务描述

图9-1人员招聘工作流程图2022/12/10419.1.1任务描述图9-1人员招聘工作流程图2022/9.1.2问题分析

作为公司人力资源部中负责招聘工作的办公人员，以下是他们需要思考的重要内容：（1）为了在下半年圆满地完成招聘任务，都需要作好哪些办公处理工作？（2）这些工作的顺利完成，分别需要使用什么样的办公设备和办公软件？（3）各个任务的工作成果应该是什么样的文档形式？它们各自为谁所用？（4）以上各种工作成果，在整个招聘工作活动流程中起到什么重要作用？（5）各工作完成顺序如何确定？哪些必须自己完成？哪些可从外部获取？

2022/12/10429.1.2问题分析作为公司人力资源部中9.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（1/2）1.各部门分析本部门内部的人员需求情况，填表后上报人力资源部。2．汇总各部门的人员需求情况，得到公司目前总的人员需求情况。3．对汇总的人员需求计划，上报公司高层，待同意后拟定招聘职位设置表。4．将招聘计划报送劳动部门审批，待批准后，才能正式公开进行招聘。2022/12/10439.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（1/2）1.9.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（2/2）5．制作招聘简章，说明招聘安排，如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇、联系方式等。6．制定校园招聘的整体策划方案7．制作报名登记表（供社会人员用）8．制作求职简历表（供在校学生用）9．制作招聘工作整体流程图2022/12/10449.1.3工作概况---第一步：招聘计划阶段（2/2）5．1．设计制作汇总表，用来记录到各个学校招聘时记录各类报名人员的信息。2．面试试题的准备3．面试情况的记录表4．对各个岗位报名人员，进行最终的成绩计算和顺序排名。5．向最终录用人员发去录用通知6．向进入最终的复式阶段，但未录用者发去人员辞谢通知单，以表示感谢。7．录用人员的结果公示8．签订相关的协议9．签订人员录用合同9.1.3工作概况---第二步：招聘实施阶段2022/12/10451．设计制作汇总表，用来记录到各个学校招聘时记录各类报名人员1．进行招聘成本计算与分析2．招聘评估：计算人均招聘成本、招聘完成率、录用比率、应聘者比率等。3．制作整个招聘工作的工作总结4．将相关的文档进行归档处理9.1.3工作概况---第三步：招聘评价阶段2022/12/10461．进行招聘成本计算与分析9.1.3工作概况---第三步：表9-1招聘工作各阶段的任务及其所需文档2022/12/1047表9-1招聘工作各阶段的任务及其所需文档2022/12/819.2招聘计划阶段的办公应用9.2.1人员补充申请表19.2.2人员需求汇总表29.2.3招聘职位设置表39.2.4招聘计划审批表49.2.5招聘简章的编制59.2.6校园招聘方案确定6

9.2.7

报名登记表79.2.8个人求职简历表82022/12/10489.2招聘计划阶段的办公应用9.2.1人员补充申请表9.2.1人员补充申请表

该表格样式如表9-1所示，由人力资源部做成一个Excel模板文件，放置到公司内网。然后，各用人部门从网上下载空的表格，将内容填写完成后，交给人力资源部汇总。表9-1人员补充申请表申请部门：（盖章）填表日期：

用人岗位编制人数现有人数增补人数申请日期需要日期选聘日期选聘方式基本要求工作内容增补理由性别年龄资历部门经理审核主管领导意见人力资源部意见总经理审批意见2022/12/10499.2.1人员补充申请表该表格样式如表9-9.2.2

人员需求汇总表

该表格样式如教材表9-3所示，由人力资源部汇总各部门上报的人员补充申请而得到。汇总时，可以按照需求人员的相关属性进行分类处理（例如下面的表格按人员层次进行了分类汇总）。该汇总表完成之后，要交公司高层领导进行审阅，通过后才能正式下达计划。

2022/12/10509.2.2人员需求汇总表该表格样式如教材9.2.3招聘职位设置表

招聘职位设置表，是对领导审阅后的用人需求汇总计划，按照工作部门和岗位进行分类处理，列出各个招聘职位的基本信息，包括职位名称、数量、部门联系人以及电话等。2022/12/10519.2.3招聘职位设置表招聘职位设置表9.2.4招聘计划审批表

招聘计划确定好之后，还需要报送劳动部门审批，待正式批准后，才能正式进行公开招聘，该工作目前在很多省市都可以通过网上进行，所以这里不再给出具体文档样式。

2022/12/10529.2.4招聘计划审批表招聘计划确定好9.2.5招聘简章的编制

招聘简章用来详细说明招聘的相关安排，例如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇等。它可以以打印方式张贴到学校的广告栏中，或者寄送到相关平面媒体（报纸、杂志）进行宣传，或者做成网络版样式，放到公司内部网站和专门的人才网站上。

2022/12/10539.2.5招聘简章的编制招聘简章用来详9.2.6校园招聘方案的确定

校园招聘有与社会招聘不一样的地方，面向的学生较多，需要为他们进行更多的公司背景以及相关待遇的详细介绍，以便吸引更多的学生应聘；同时，其人员筛选的工作量比较大，为此必须事先设计好校园招聘的总体方案，以便到时候能够稳定、有序进行各个流程，确保校园招聘获得应有的效果。

2022/12/10549.2.6校园招聘方案的确定校园招聘有9.2.7报名登记表

社会人员要参加应聘的话，需要为他们准备好如教材表9-5所示样式的报名登记表。2022/12/10559.2.7报名登记表社会人员要参加应聘9.2.8个人求职简历表

在校园招聘活动中，需要为大学生准备好如教材表9-6所示样式的个人求职简历表。

2022/12/10569.2.8个人求职简历表在校园招聘活9.3招聘实施阶段的办公应用9.3.1报名人员汇总表19.3.2面试试题的准备29.3.3面试成绩评判表39.3.4综合成绩排序表49.3.6人员辞谢通知书69.3.7录用结果公示79.3.8相关协议的签订89.3.9劳动合同的签订99.3.5人员录用通知书52022/12/10579.3招聘实施阶段的办公应用9.3.1报名人员汇总表9.3.1报名人员汇总表

为了对报表人员信息进行汇总处理，需要利用Excel制作教程表9-7所示的报名人员信息汇总表。对在该表中输入的报名人员信息，还可以进行快速的排序、筛选、查询等操作。2022/12/10589.3.1报名人员汇总表为了对报表9.3.2面试试题的准备

在面试阶段，需要设置许多题目。教材上为市场营销人员面试设置的题目。

2022/12/10599.3.2面试试题的准备在面试阶段，需9.3.3面试成绩评判表

在面试阶段，考官要为选手表现打分，为此需要制作教材表9-8所示的面试成绩评判表。

2022/12/10609.3.3面试成绩评判表在面试阶段，考9.3.4综合成绩排序表

一般来说应聘人员需要经过层层筛选，最后按照笔试和面试的成绩进行综合加权计算，计算综合成绩，然后进行成绩排序，为此需要用Excel事先制作教程表9-9所示的综合成绩排序表，其中相关单元格的计算公式需要事先设计好，如教程表9-9中第3行所示（其实如果更严谨起见，应该考虑在还没有输入数字时候的，对相关公式设置IF函数进行计算的控制，使得只有在输入相关应聘人选信息以及笔试和面试成绩后，再进行公式计算）。另外，该表格的设计中，应尽可能减少数据的数据工作量，比如教程表9-9中的“性别”就设置了下拉式类标选择输入，另外像笔试和面试成绩也都可以直接链接到原来的存储位置。2022/12/10619.3.4综合成绩排序表一般来说应聘人9.3.5人员录用通知书

对于最终录用的应聘人员，人力资源部要及时以书面方式送出录用通知书，以免失去合格的录用者。在现实中，有许多企业由于工作不够严谨，因通知不及时而损失了企业的人力资源，并影响企业的外部形象。

教材图9-2所示，就是人员录用通知书的一个样式范例。

2022/12/10629.3.5人员录用通知书对于最终录用的应聘人员，人力资源9.3.6人员辞谢通知书

对于进入到最后的面试环节，但是因为某些原因未能录用的应聘者，要发出辞谢通知。周到的辞谢方式除了能树立良好的企业外部形象之外，还可能对今后的招聘产生有利的影响，会在以后吸引更多的人员参与应聘。因此，应该用同样礼貌的方式通知未被录用人员。一种方法，通过电话用委婉的语言通知对方；另一种方法，用正式信函的方法告知对方（切忌用明信片），如教材图9-3所示，就是公司人员辞谢通知书的一个样式范例。2022/12/10639.3.6人员辞谢通知书对于进入到最后的面试环节，但是因9.3.7录用结果公示

对于最终的录用结果，可以进行结果公示。在目前的信息化、现代化办公情况上，把结果以表格或者文本的方式制作成网页格式，放置到本单位网站的人才招聘栏目上即可。2022/12/10649.3.7录用结果公示对于最终的录用结9.3.8相关协议的签订

对于录用在校的应届毕业生，企业需要与学生本人、所在学校签订“三方”协议。这种协议都有现成的文档，直接可以从相关网站下载，供学生本人和用人单位进行填写。另外，对于特殊的岗位，特别是有可能获