外贸函电格式与技巧Q课件

英语外贸函电格式与技巧英语外贸函电格式与技巧Part１商务信函格式Part１商务信函格式ChiwanPetroleumSupplyBase1.LetterheadChiwan,Shenzhen,ChinaTel:(86755)26694302

OilPatchTel:(86755)26693098Fax：(86755)26694008

Yourref:Ourref:BW/bw3May,20132.Referenceanddate

Messrs.J.Brown&Co.234Eastcheap3.InsidenameandaddressLondon,E.C.3.

Attention：ImportDept.4.attentionline

DearSirs,5.SalutationOilTools

6.Subjectline

ABusinessLetterChiwanPetroleumSupplyBaseWethankyouforyourletterofApril24.7.bodyoftheletter

Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.

AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.

Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

WethankyouforyourletteroYourselffaithfully,8.ComplimentarycloseChiwanPetroleumSupplyBase(Signed)...WangDawei9.SignatureManagerEncl.asstated10.EnclosureC.C.ourBranchOffices11.Carboncopynotation

P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.12.PostscriptYourselffaithfully,信函格式种类1.平头式（blockstyle）完全平头式或绝对平头式(fullorextremeblockstyle)2.改良平头式（modifiedblockstyle)3.缩行式（indentedstyle)4.混合式（Semiblockstylewithindentedparagraphs)信函格式种类1.平头式（blockstyle）Part２商务信函构成及技巧Part２商务信函构成及技巧信函构成1.Letterhead

信头2.Referenceanddate编号和日期3.Insidenameandaddress封内名称及地址4.attentionline注意事项5.Salutation称呼6.Subjectline事由7.bodyoftheletter信文8.Complimentaryclose结尾敬语9.Signature签署10.Enclosure附件11.Carboncopynotation抄送13.Postscript附言信函构成1.Letterhead信头1.Letterhead信头ChiwanPetroleumSupplyBase

赤湾石油供应基地Chiwan,Shenzhen,China

赤湾，深圳，中国Tel:(86755)26694302

电话：OilPatchTel:(86755)26693098

油钢基地电话：Fax：(86755)26694008

传真：1.Letterhead信头ChiwanPetroltips信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号级传真好以及邮件地址等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方。tips信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号级传2.Referenceanddate编号和日期Yourref:Ourref:BW/bw3May,2013

贵方编号

我方编号：

2013年五月3日2.Referenceanddate编号和日期Youtips在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或或该封信的签发人级打字员的姓名的手写字母。日期中月份应成英文全名，避免使用缩写。序数词后的词尾-th,-st,-nd,-rd可以省略。May5May5th;June1June1st.要避免将日期打印成数字形式（3/2/20),否则易引起混淆。英国人遵循日、月、年，美国人遵循月、日、年顺序。tips在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方3.Insidenameandaddress

封内名称及地址Messrs.J.Brown&Co.

J.布朗公司234Eastcheap

东奇街234号London,E.C.3.

伦敦E.C.33.Insidenameandaddress

封内名tips封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。尊称一般包括：先生（Mr.)、夫人（）、小姐（）、女士（）等。当合伙商号的名称有人名是，Messrs则是又一尊称。但当商号名称不包含人名，或者已经具有尊称，或有定冠词the是，则不能用Messrs。如UtilityfurnitureCo.,SirWilliamDobson&Sons,TheGraysonElectricalCO.tips封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至44.attentionline(经办人）

注意事项Attention：ImportDept.

经办人：进口部4.attentionline(经办人）

注意事项Attips当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门是，边加注经办人。一般打印在封内地址之下。tips当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门是，边加注经5.Salutation称呼DearSirs,

敬启者

5.Salutation称呼DearSirs,tips称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。对某个人使用：DearSir，或DearMadame;对两个人或以上使用：DearSirs，或DearMadames;或Gentlemen若关系较好可用:DearMrDearSir，或DearMadame后常用逗号，Gentlemen后用冒号。tips称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。6.Subjectline事由OilTools

石油工具6.Subjectline事由OilToolstips事由是信的主题。齐头式心中打印从左边边线开始，其它格式打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。tips事由是信的主题。7.bodyoftheletter信文WethankyouforyourletterofApril24.感谢贵方4月24日来函。Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.为满足贵方要求，兹随函附寄我公司最新的产品目录单，以供参考。AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.所有价格均为CIF伦敦价，并以我方最后确认为准。关于付款方式，需要可撤销的即期跟单信用证。Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.由于此货需求量大，因此我方建议贵方若对此产品感兴趣，请以传真通知我方。Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

期盼早复！7.bodyoftheletter信文Wethtips信文表达写信人的观点、意见、目的和期望等。除地址和收信人用单倍行距外，其他各项可以采用双倍行距打印。信文要领:

1.简明扼要，合乎语法，重点突出。2.分段正确，每段都有一个主题。3.打印无误，布局艺术，力求让读者耳目一新。tips信文表达写信人的观点、意见、目的和期望等。8.Complimentaryclose结尾敬语Yourselffaithfully,ChiwanPetroleumSupplyBase

赤湾石油供应基地8.Complimentaryclose结尾敬语Yotips结尾敬语应与称呼语配套使用。当使用结尾敬语是，决不能将其单独另页打印。EG：DearSir(s)YoursfaithfullyGentlemenTrulyyoursDearMr.HenryYourssincerelySincerelyyourstips结尾敬语应与称呼语配套使用。9.Signature签署(Signed)...WangDaweiManager

王大伟经理谨上9.Signature签署(Signed)...tips通常先将公式的名称紧接在结尾敬语下面打印然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。由于手写体签名有时难以辨认，大多商务信函将写信人姓名级职务头衔打印在签名的下方。tips通常先将公式的名称紧接在结尾敬语下面打印然后写信人应10.Enclosure附件Encl.asstated

附件（如文所示）10.Enclosure附件Encl.asstattips若随信附有附件，须在签收下注明，通常注明附件的内容级分数。tips若随信附有附件，须在签收下注明，通常注明附件的内容级11.Carboncopynotation抄送C.C.ourBranchOffices

抄送：我方分公司办公室11.Carboncopynotation抄送C.tips当信的副本要发送其他人或部门是，在签署底下的左边位置打印“Ｃ．Ｃ．”tips当信的副本要发送其他人或部门是，在签署底下的左边位置12.Postscript附言P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.

附言：应贵方要求，我方将于明天航空邮寄两份样品12.Postscript附言P.S.Asreqtips若在信文中遗漏了某事或需要提醒对方某事，常将附言补写在比“抄送”低两行的地方。恐引起计划不周之嫌，应尽量避免。tips若在信文中遗漏了某事或需要提醒对方某事，常将附言补写Part３商务信函写作原则Part３商务信函写作原则1.courtesy礼貌Courtesyisnotmerepoliteness.Itseemsfromasincere"You-attitude"(收信人的态度）.Inordertomakeabusinesslettercourteous,trytoavoidirritating（过激）,offensive（冒犯）,orbelittling（轻蔑）statements.Toanswerletterspromptlyisalsoamatterofcourtesy.1.courtesy礼貌CourtesyisnotCompasioneg.(Polite客套)

WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.(Courteous礼貌)

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.Compasioneg.2.Consideration体谅ConsiderationemphasizesYou-attituderatherthanWe-attidude.Whenwritingaletterkeepthereader'srequest,needs,desires,aswellashisfeelingsinmind.planthebestwaytopresentthemessageforthereadertoreceive.e.g.2.Consideration体谅ConsideratCompasiona.You-Attitude(We-attitude)Weallow2percentdiscountforcashpayment(You-attitude)Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.b.Positiveapproach(positive)Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied(negative)Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Compasiona.You-Attitude3.Completeness完整Abusinesslettershouldincludeallthenecessaryinformation.Itisessentialtocheckthemessagecarefullybeforeitissentout.3.Completeness完整Abusiness4.Clarity清楚Thewritermusttrytoexpresshismeaningclearlysothatthereaderwillunderstanditwell.Toachievethis,heshouldtryto:avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning.e.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.bimonthlymeans:twiceamonth,oroncetwomonths.4.Clarity清楚Thewritermustpayattentiontothepositionofthemodifiers.e.g.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.payattentiontothesentencestructure.e.g.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25yesterday.Paragraphcarefullyandproperly.payattentiontothepositio5.Conciseness简洁Usingconcisesentencesandfewestwords,withoutlosingcompletenessandcourtesy,toexplainthemeaningofaletterclear.Wewishtoachnowledgereceiptofyourletter...

Weappreciateyourletter...Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...

Weenclosetwocopiesof...

5.Conciseness简洁Usingconcis6.Concreteness具体Makethemessagespecific,definite,andvivid.e.g.WehavedrononyouasusualunderyourL/C.WhavedrawnonyouoursightdraftNo.845fortheInvoiceamount,US$560,00,underyourL/CNo.246oftheChinaBank.

6.Concreteness具体Maketheme7.Correctness正确Correctnessrefersnotonlytocorrectusageofgrammar,punctuationandspelling,butalsotostandardlanguage,properstatementaccuratefiguresaswellasthecorrectunderstandingofcommercialjargons.7.Correctness正确CorrectnessPart4信封Part4信封外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件外贸函电格式与技巧Q课件英语外贸函电格式与技巧英语外贸函电格式与技巧Part１商务信函格式Part１商务信函格式ChiwanPetroleumSupplyBase1.LetterheadChiwan,Shenzhen,ChinaTel:(86755)26694302

OilPatchTel:(86755)26693098Fax：(86755)26694008

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6.Subjectline

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P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.12.PostscriptYourselffaithfully,信函格式种类1.平头式（blockstyle）完全平头式或绝对平头式(fullorextremeblockstyle)2.改良平头式（modifiedblockstyle)3.缩行式（indentedstyle)4.混合式（Semiblockstylewithindentedparagraphs)信函格式种类1.平头式（blockstyle）Part２商务信函构成及技巧Part２商务信函构成及技巧信函构成1.Letterhead

信头2.Referenceanddate编号和日期3.Insidenameandaddress封内名称及地址4.attentionline注意事项5.Salutation称呼6.Subjectline事由7.bodyoftheletter信文8.Complimentaryclose结尾敬语9.Signature签署10.Enclosure附件11.Carboncopynotation抄送13.Postscript附言信函构成1.Letterhead信头1.Letterhead信头ChiwanPetroleumSupplyBase

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传真：1.Letterhead信头ChiwanPetroltips信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号级传真好以及邮件地址等。一般情况下，信头印在信笺中上方或左上方。tips信头应包括发信方名称、邮政编码、电话号码、电传号级传2.Referenceanddate编号和日期Yourref:Ourref:BW/bw3May,2013

贵方编号

我方编号：

2013年五月3日2.Referenceanddate编号和日期Youtips在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或或该封信的签发人级打字员的姓名的手写字母。日期中月份应成英文全名，避免使用缩写。序数词后的词尾-th,-st,-nd,-rd可以省略。May5May5th;June1June1st.要避免将日期打印成数字形式（3/2/20),否则易引起混淆。英国人遵循日、月、年，美国人遵循月、日、年顺序。tips在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方3.Insidenameandaddress

封内名称及地址Messrs.J.Brown&Co.

J.布朗公司234Eastcheap

东奇街234号London,E.C.3.

伦敦E.C.33.Insidenameandaddress

封内名tips封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至4行的位置。尊称一般包括：先生（Mr.)、夫人（）、小姐（）、女士（）等。当合伙商号的名称有人名是，Messrs则是又一尊称。但当商号名称不包含人名，或者已经具有尊称，或有定冠词the是，则不能用Messrs。如UtilityfurnitureCo.,SirWilliamDobson&Sons,TheGraysonElectricalCO.tips封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下2至44.attentionline(经办人）

注意事项Attention：ImportDept.

经办人：进口部4.attentionline(经办人）

注意事项Attips当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门是，边加注经办人。一般打印在封内地址之下。tips当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门是，边加注经5.Salutation称呼DearSirs,

敬启者

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石油工具6.Subjectline事由OilToolstips事由是信的主题。齐头式心中打印从左边边线开始，其它格式打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。tips事由是信的主题。7.bodyoftheletter信文WethankyouforyourletterofApril24.感谢贵方4月24日来函。Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.为满足贵方要求，兹随函附寄我公司最新的产品目录单，以供参考。AllpricesareunderstoodtobeCIFLondon,subjecttoourfinalconfirmation.paymentistobemadebyirrevocabledocumentaryLetterofCreditavailablebydraftatsight.所有价格均为CIF伦敦价，并以我方最后确认为准。关于付款方式，需要可撤销的即期跟单信用证。Asthereisaheavydemandforthegoods,wewouldsuggestthatyouadviseusbyfaxincaseofintgerest.由于此货需求量大，因此我方建议贵方若对此产品感兴趣，请以传真通知我方。Wearelookingforwardtoyourearlyreply.

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1.简明扼要，合乎语法，重点突出。2.分段正确，每段都有一个主题。3.打印无误，布局艺术，力求让读者耳目一新。tips信文表达写信人的观点、意见、目的和期望等。8.Complimentaryclose结尾敬语Yourselffaithfully,ChiwanPetroleumSupplyBase

赤湾石油供应基地8.Complimentaryclose结尾敬语Yotips结尾敬语应与称呼语配套使用。当使用结尾敬语是，决不能将其单独另页打印。EG：DearSir(s)YoursfaithfullyGentlemenTrulyyoursDearMr.HenryYourssincerelySincerelyyourstips结尾敬语应与称呼语配套使用。9.Signature签署(Signed)...WangDaweiManager

王大伟经理谨上9.Signature签署(Signed)...tips通常先将公式的名称紧接在结尾敬语下面打印然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。由于手写体签名有时难以辨认，大多商务信函将写信人姓名级职务头衔打印在签名的下方。tips通常先将公式的名称紧接在结尾敬语下面打印然后写信人应10.Enclosure附件Encl.asstated

附件（如文所示）10.Enclosure附件Encl.asstattips若随信附有附件，须在签收下注明，通常注明附件的内容级分数。tips若随信附有附件，须在签收下注明，通常注明附件的内容级11.Carboncopynotation抄送C.C.ourBranchOffices

抄送：我方分公司办公室11.Carboncopynotation抄送C.tips当信的副本要发送其他人或部门是，在签署底下的左边位置打印“Ｃ．Ｃ．”tips当信的副本要发送其他人或部门是，在签署底下的左边位置12.Postscript附言P.S.Asrequested,wewillairmailyoutwosamplestomorrow.

附言：应贵方要求，我方将于明天航空邮寄两份样品12.Postscript附言P.S.Asreqtips若在信文中遗漏了某事或需要提醒对方某事，常将附言补写在比“抄送”低两行的地方。恐引起计划不周之嫌，应尽量避免。tips若在信文中遗漏了某事或需要提醒对方某事，常将附言补写Part３商务信函写作原则Part３商务信函写作原则1.courtesy礼貌Courtesyisnotmerepoliteness.Itseemsfromasincere"You-attitude"(收信人的态度）.Inordertomakeabusinesslettercourteous,trytoavoidirritating（过激）,offensive（冒犯）,orbelittling（轻蔑）statements.Toanswerletterspromptlyisalsoamatterofcourtesy.1.courtesy礼貌CourtesyisnotCompasioneg.(Polite客套)

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Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.Compasioneg.2.Consideration体谅ConsiderationemphasizesYou-attituderatherthanWe-attidude.Whenwritingaletterkeepthereader'srequest,needs,desires,aswellashisfeelingsinmind.planthebestwaytopresentthemessageforthereadertoreceive.e.g.2.Consideration体谅ConsideratCompasiona.You-Attitude(We-attitude)Weallow2percentdiscountforcashpayment(You-attitude)Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.b.Positiveapproach(positive)Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied(negative)Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Compasiona.You-Attitude3.Completeness完整Abusinesslettersho