财务档案管理制度

欢迎下载内容仅供参考财务档案管理制度一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规化、系统化，特制定本制度。二、适用围本制度适用于集团公司、子公司与实际控制企业。三、档案管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、负责，对于应当入库保管的资料应与时入库纳入管理。四、财务档案定义映，也是开展经济活动、进展经济分析研究的重要依据和参考资料。五、财务档案的分类提供的专业报告档案。〔一〕部留存财务资料财务档案四类。1、会计核算档案围会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以与其他会计核算资料。①会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。②会计账簿会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连分类账、现金日记账、银行存款日记账等。③会计报表以与其他部报表等。④其他会计核算资料包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。2、财务管理档案算与预算执行情况表以与公司各职能部门年度费用预算表。②财务分析报告：包括公司总部与下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。划报告。资分析报告。划分析报告。3、客户档案〔是否由财务部管理待商榷〕3、客户档案〔是否由财务部管理待商榷〕4、其他财务档案主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批与资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司部培训资料等。〔二〕对外报送财务资料1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料以与后续报送资料。2、对税务局：主要指对税务局报送的纳税申报表、财务报表、重点税源报表、减免税申请、手续费返还申请、财务情况说明、纳税说明等。3、对统计局：主要指对统计局报送的企业根本信息表与财务数据。4、对社会公众〔假设有〕：主要指公司上市后对社会公众披露的财务报表报告以与发布的各类通知文书。阅。阅。〔三〕外部专业机构提供的专业报告主要指公司聘请的外部专业机构提供的专业性报告，如年度审计报告、专项审计报告、财务尽职调查报告、资产评估报告、企业所得税汇算清缴报告、房屋测绘报告等，专业报告可能是对外的，也可能是对的。六、财务档案的管理要求档案柜中。归档前应仔细检查资料，降低归类错误的可能性。〔二〕与时归档。财务资料形成后应与时归档，防止资料混杂、遗漏,特别是对外报送资料，报送完毕后应立即归档。〔三〕在职责、权限围归档。因各财务人员职责不一、权限不一、局部财务资料开放程度不一，故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进展保管。七、财务档案的装订、归档和保管102〔一〕会计凭证的装订1、会计凭证装订前的准备工作：①整理检查每一个凭证要件是否齐全，要件是否按序排列。付款凭证要件排列顺序为：记账凭证、审批单、发票、合同与其他附件、银行回单；收款凭证要件排列顺序为：记账凭证、其他附件、银行回单；计提类凭证与调整类凭证的附件为：记账凭证、附件；本月记账凭证明细表应放置于第一笔凭证前面；银行起装订。装订前要件需齐全，假设有极个别要件不齐却必须装订的，需在相应位置放置空白粘贴单，做好记录，并在要件到达后立即粘贴上去。②检查凭证是否按序排列，如有颠倒要重新放置，发现缺号要查明原因。③摘除凭证的金属物〔如订书钉、大头针、回形针〕，对大的页或附件要折叠成同记账凭证大小，尽量避开装订线，以便翻阅保持数字完整；2、会计凭证装订时的要求①装订应尽可能缩小所占面积，使记账凭证与其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。A5A41.52-3A5时可采用硬纸板垫角。③凭证外面要加牛皮纸封面，封面规格应略大于记账凭证。3、会计凭证装订后的考前须知凭证数等信息，包角上填写期间与起止凭证号信息。柜，以便调阅与检查凭证是否遗失。〔二〕会计账簿的装订1、现金日记账、银行存款日记账的装订：现金日记账与银行存款日记账假2、总账与明细分类账的装订：会计年度终了两个月，会计需将上年度总账、各明细分类账、重要客商往来明细账、关联方往来明细表打印出来，装订成册。3、装订要求1.52-3②会计账簿应结实、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象;③封面应齐全、平整，注明所属年度与账簿名称。〔三〕会计报表的装订会计报表应按月份排列，每月报表的放置顺序为资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表〔假设有〕、财务报表附注或者财务说明、公司部报表，装订要求参见会计账簿的装订要求。〔四〕其他财务档案的装订〔五〕财务档案的归档〔六〕特殊合同的管理〔六〕特殊合同的管理1、特殊合同的围感合同。2、特殊合同的管理同的外属性，并在合同右上角用铅笔标注特定字符。资料管理人应当建立阴阳合与工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同一同保管。与工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同一同保管。档案盒进展保管。〔七〕税务事项通知书的管理〔七〕税务事项通知书的管理执日期后盖章再返还税务局。税务事项通知书应当单独存档。〔八〕财务档案的备份制度月或每季度拷贝至移动硬盘进展保存。〔九〕财务档案的保管要求。1、档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。2、档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。3、档案室应经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬。4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；5、设置归档登记簿、档案借阅簿，严防毁坏损失、散失和泄密；6、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。〔十〕档案保管期限1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年2、银行存款余额调节表和银行对账单5年3、日记账15年。其中：现金和银行存款日记账25年4、明细账、总账、辅助账15年5、固定资产报废清理后固定资产卡片与清单保管5年6、主要财务指标报表〔包括文字分析〕37、月、季度会计报表〔包括文字分析〕58、年度会计报表〔包括文字分析〕永久9、会计档案保管清册与销毁清册永久10、主要财务会计文件、合同、协议永久八、财务档案的借阅导、财务负责人批准。日期、容等情况登记清楚。阅或者复印。九、财务档案的销毁〔二〕会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，由档案部门保管到结清债权债务时为止。销情况写出书面报告档案备查。本制度解释权与修订权归财务部所有。附件：税务类***年重点税源企业轮查纳税人自查报告税务类***年重点税源企业轮查纳税人自查报告税务类 ***年度所得税汇算清缴申报表税务类 税收优惠文件凭证 凭证收据类 收据领用簿收据类 空白收据收据类 收据存根********序号 归类档案名称公司类别所属公司数量保管人职位保管地点 备注章章证照类财务章发票专用章银行