电子文件归档与管理细则

电子文件归档与管理细则3管理体制和职责3.1各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。谢谢阅读3.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效精品文档放心下载精品文档放心下载归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检感谢阅读测数据等要求。3.3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管谢谢阅读理，以确保其不散失、不损毁、不失真。3.4归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能精品文档放心下载有效机读。4电子文件的收集4.1收集范围精品文档放心下载的信息类型包括：4.1.1文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。感谢阅读4.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。感谢阅读4.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。谢谢阅读4.1.4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。谢谢阅读4.1.5声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。精品文档放心下载4.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像谢谢阅读等两种以上的复合信息形式。4.1.7超媒体链结文件:指用超媒体链结技术制作的文件。精品文档放心下载4.1.8计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑精品文档放心下载软件等。4.1.9数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。精品文档放心下载4.2电子文件收集要求4.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一精品文档放心下载致。..4.2.2在无纸化办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱谢谢阅读机保存的载体上，保证电子文件的安全性。4.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档。感谢阅读4.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG。感谢阅读4.2.5影像文件收集时应统一转换为MPEG、AVI格式。谢谢阅读4.2.6声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3格式。感谢阅读4.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。谢谢阅读4.2.8归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。精品文档放心下载4.2.9各单位应依据本细则，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。感谢阅读5电子文件的归档5.1归档要求感谢阅读归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。5.2归档电子文件应按件进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子精品文档放心下载谢谢阅读等。5.3A要求进行著录并谢谢阅读GB/T18894-2002表A.4、表A.5感谢阅读5.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在精品文档放心下载脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。5.5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移谢谢阅读GB/T18894-2002表A.3谢谢阅读一份由文件形成部门保存。6归档电子文件的移交、接收与存储各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。谢谢阅读6.1电子文件的移交、接收要求严格按GB/T18894-2002执行。精品文档放心下载6.2归档电子文件的存储6.2.1精品文档放心下载一盘载体中。6.2.2本细则推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文谢谢阅读件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。精品文档放心下载..6.2.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见7精品文档放心下载6.2.4信息组织结构谢谢阅读信息组织结构：6.2.4.1说明文件6.2.4.1.1文件名：README6.2.4.1.2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、感谢阅读制作人、检查人、制作时间。6.2.4.1.3文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分谢谢阅读开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。谢谢阅读6.2.4.2著录文件6.2.4.2.1文件名：DESCRIPT.XML精品文档放心下载6.2.4.2.2文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。精品文档放心下载6.2.4.2.3文件格式：XMLB谢谢阅读6.2.4.3归档电子文件子目录6.2.4.3.1目录名：DATA6.2.4.3.2目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子感谢阅读目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如00012002100001，其中第1?４位为全宗号，第５?精品文档放心下载８位为归档年度，第９位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为310?14位为件号。精品文档放心下载7归档电子文件的保管谢谢阅读为：A、B、C。附录A电子文件著录项目下列著录项目标注*”者为必著项，其它为选著项。A1文件信息A1.1发文登记号：发文单位已发文件登记的顺序号。感谢阅读A1.2收文登记号：收文单位收到文件登记的顺序号。谢谢阅读A1.3拟稿人：拟稿人员姓名。A1.4拟稿时间..A1.5部门责任人：拟稿人员所在部门责任人姓名。A1.6部门责任人审核时间A1.7核稿人：核稿人员姓名。A1.8核稿时间A1.9签发人：文件签发人员姓名。*A1.10签发时间A1.11打字者：打字员姓名。A1.12打字时间A1.13校对者：文件校对人员姓名。A1.14校对时间A1.15主送单位：文件主送单位名称，几个单位之间用，分隔。精品文档放心下载A1.16抄送单位：文件抄送单位名称，几个单位之间用，分隔。感谢阅读A1.17发送时间：文件的发出时间。A1.18缓急程度A1.19密级：指文件的保密等级。按GB/T7156?1987第四章文献保管等级代码表划分为六个等级，精品文档放心下载名称与代码如下：名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密A1.20收文者：接收文件的人员姓名。A1.21收文单位：接收文件的单位名称。A1.22收文时间：接收文件的时间。A1.23批阅人A1.24批阅意见A1.25批示人A1.26批示意见A1.27承办部门：文件办理部门。..A1.28办理结果：文件的办理结果。A1.29办结时间：文件办理完毕的时间。A2档案信息A2.1归档人：指对该份文件进行归档操作的人员姓名。谢谢阅读A2.2归档单位：指对该份文件进行归档操作的单位名称。感谢阅读A2.3归档时间*A2.4全宗号：指档案馆给立档单位编制的代号，全宗号用四位数表示，不足四位的前面用0补精品文档放心下载足。*A2.5归档年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2002。精品文档放心下载*A2.6保管期限：指文件的保存时间，一般分为永久、长期、短期三种。感谢阅读*A2.7件号：指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号，件号用五位精品文档放心下载数表示，不足五位的前面用0补足。A2.8主题词：按照DA/T19?1999精品文档放心下载A2.9分类号：根据《中国档案分类法》和GB/T15418?1994的有关规定著录。精品文档放心下载A2.10鉴定者：对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。精品文档放心下载A2.11鉴定时间A2.12销毁者：对该份文件实行销毁的人员姓名。A2.13销毁审批者：对该份文件销毁审批的人员姓名。精品文档放心下载A2.14销毁时间A2.15开放标识：指该份文件是否可以开放，开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。精品文档放心下载*A2.16题名：指文件的标题。*A2.17责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。感谢阅读*A2.18文件编号：文件的发文字号。A2.19附件：指正文后的附加材料的题名。*A2.20稿本：指文件的文稿和文本。稿本项依据实际情况著录，代码表如下：感谢阅读稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件FA2.21版本：指对文件修改、更改后的不同状态的描述，如第一版、第二版等。感谢阅读A2.22版本说明：对不同版本的说明性文字，如修改原因、与上一版本的差异等。谢谢阅读..A3电子文件信息A3.1CPU型精品文档放心下载号、内存数量等，各个项目之间用，分隔。A3.2谢谢阅读本号等，各个项目之间用，分隔。A3.3精品文档放心下载号等，各个项目之间用，分隔。A3.4精品文档放心下载版本号等，各个项目之间用，分隔。*A3.5文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，文件类型分为八种，代码表如下：精品文档放心下载名称代码名称代码文本文件T声音文件A图像文件I超媒体链结文件O图形文件G计算机程序P影像文件V数据文件D*A3.6文件名：文件在计算机系统中的名称，多个文件综合为一件的文件名之间用&”分隔，如感谢阅读abcd.doc&efgh.tif”。A3.7文件长度：指电子文件的字节数。A3.8存储位置：指电子文件的存储路径名。A3.9创建人：指建立该电子文件的人员姓名。A3.10创建时间A3.11修改人：指修改该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用，”分隔。感谢阅读A3.12修改时间A3.13访问人：指访问该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用，”分隔。精品文档放心下载A3.14访问时间*A3.15载体类型：指电子文件的存储载体。存储载体选择只读光盘和磁带。精品文档放心下载A3.1600001开始。谢谢阅读盘号用五位数表示，不足五位的前面用0补足。附录B著录文件（DESCRIPT.XML）格式..著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著