商务文书写作课件

第九章商务文书写作

第一节商务文书写作概述第二节商务文书写作步骤第三节商务文书写作技巧第四节商务文书的规范写作第五节常用公文示范第六节合同的22个书写原则第一节商务文书写作概述按形式来划分按内容用途来划分一、商务文书的分类固定格式非固定格式通用商务文书礼仪性商务文书三、学习商务文书写作的关键

写作步骤写作技巧写作的注意事项四、商务文书写作的特点与要素1.商务文书写作的特点

简明；准确朴实；庄重规范2.商务文书写作的要素

主旨；材料结构；语言第二节商务文书写作步骤

1.主动目标与被动目标2.将被动目标转化为主动目标步骤一：制定正确的行动目标1.正式程度的判断依据：正式指数2.正式程度的表现

步骤二：决定文章的正式程度

商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；商务文书的内容是好消息吗。形式称谓语气特别了解读者——不了解（10-1）下级：平级：上级（10-1）好消息：坏消息（10-1）1.把握总体风格的依据：游说矩阵2.总体风格的设定

步骤三：设定文章的总体风格

简单型说服型解决问题型艰难型案例请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。

提纲法辐射法步骤五：列出文章的大纲

步骤六：撰写初稿

第三节商务文书写作技巧

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力情感指数用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），则难以获得目标读者的良好感受。案例：情感指数的计算与调整以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以，这句话的情感指数为“－2”。由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。

3.增加情感指数的方法增加第二人称代词增加第三人称的专有名词增加读者的姓名增加对读者的暗指练习1请计算以下范例中所表现出来的情感指数：各位支持我的读者：你们好!感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续下去的！

（二）努力做到“读者为尊”

张良的推荐信以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：“……我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。……”如果按照“最先提及读者而非自己”的原则，这个内容应该如何修改？

（三）进行有效的反馈1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈（五）增加可信度

请对以下的内容进行修改以增加其可信度：“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”（六）做到行文简洁1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语（一）数字的使用规范1.真实准确2.各个分数之和与总数相等3.统计口径一致4.列举数字有可比性5.注意倍数关系6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合（二）部分结构层次叙述的规范性（三）计量单位的使用规范正确使用错误使用长度单位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率单位千瓦、瓦马力质量重量单位千克、公斤、吨、克、毫克斤、两热能单位焦耳千卡体积单位升、毫升公升、立升土地面积单位公顷、平方米亩、平方丈（四）综合校对的注意事项1.做旁观者2.做朗读者3.做求教者（六）标点符号的使用规范1.常见的标点符号使用错误以下的范例中标点符号的使用是否存在错误：“严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报道”；“一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”；“经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”；“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。2.标点符号的种类

点号；标号3.具体的用法反问句的标点符号引号的用法括号的用法省略号的用法第五节常用公文示范

（一）通知1.通知的适用范围2.通知的适应性3.通知的种类会议通知指示性通知批准性通知发布性通知知照性通知周知性通知4.通知的写作格式标题送与对象正文署名附件请找出以下通知范例中存在的问题：酒店办公室通知各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。2003年12月16日（二）报告1.报告的种类工作报告情况报告答复报告建议报告2.报告的写作格式标题：“发文机关+事由+文种”但其中的发文机关可以省略；开头应先写“关于××事情现做如下报告”；内容一些必须的套话，例如“以上报告请审阅”或“报告如无不妥，请批转执行”等。（三）请示1.请示的特点事前行文一事一请需要批复2.请示的写作格式基本与前两种商务文书一样，但在最后结尾的时候需要注意：加上“妥否，请批示”；加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。请找出以下请示范例中存在的问题：×河县税务局文件（2003）×税字第1号×河县税务局关于转发×河面粉厂要求免税的请示××市税务局：据我们了解，该厂2003年计划利润40～50万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。以上可否，请批示。

×河县税务局（公章）二○○三年一月三日（四）批复1.批复的特点指令性强针对性强态度鲜明政策性强2.批复的写作格式与前一致，且有一些专有的要求：在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；与请示一样，批复也必须要有公章。（五）会议纪要1.会议纪要的作用和目的传达会议精神；记录议定的事项。2.会议纪要的写作格式会议纪要的标题中没有发文机构；将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；在会议纪要的最后要对未来进行展望。（六）邀请信邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；邀请信的用纸应该特别正式。（七）总结总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；总结都是第一人称的；依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；总结的标题中一定要加入时间。

第六节合同的22个书写原则

1、采取封闭型的写法2、采用结果性的语言3、确定合同双方的简称4、前后指代保持一致5、并列使用“包括”与“但不限于”6、采用主动语态7、避免相近词语的重复使用8、不要