采购作业管理规定

采购作业管理规定(ND-C-CG-01)版本号：第一版受控状态：受控受控编号：编制：何强生审核：批准：余文达发布日期：2007年11月30日实施日期：2007年12月10日(3)订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。(4)确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。10.6.3采购物料索赔对送检不合格物料，供方均应接受我司相应处罚，区分以下几种情况执行：送检物料不合格，其质量缺陷为一般缺陷，供方能立即采取有效措施进行纠正，且不影响作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码10/12实施日期2007.12.10我司生产停顿、交期延误的，处罚该批货款的3%②送检物料不合格，其质量缺陷为一般缺陷，且影响我司生产停顿、交期延误的，处罚该批货款的8%,并负责我司因此而采取的特采全检、交期延误等全部损失。③送检物料不合格，其质量缺陷为严重缺陷或致命缺陷，供方能立即采取有效措施进行纠正，且不影响我司生产停顿、交期延误的，处罚该批货款的10%④送检物料不合格，其质量缺陷为严重缺陷或致命缺陷，且影响我司生产停顿、交期延误的，处罚该批货款的20%,并负责我司因此而采取的特采全检、交期延误等全部损失。⑤破损短少情形，由供应商补足合格物料，并少一罚十，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔⑥供方所送物料(特别是电子电器元件)，在我司检验时无质量异常，但在我司客户使用过程中其原材料质量特性发生变化，不能满足我司质量要求的，仍按不合格追溯判定，且供方需承担因此给我司造成的客户退货、赔款等全部费用的50虬⑦以上所有扣款依照品保部签核的《原材料检验报告单》及相关书面处理办法为准，财务部负责执行扣款，所有扣款均一次性从供方货款中扣除。⑧对我司品保部开具的《品质异常追踪单》，供方原则上是在48小时之内给予回复，逾期未给予回复的，一次罚款200元，如遇有特殊情况需要延长时间的，供方必须先行通知我司采购课或品保部，并明确最终回复时间，最终回复时间不得超过7天.11.交期管理规定1确保交期的重要性交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是以必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本的目标。2交期延迟的影响交期延迟造成的不良影响有以下方面：(1)导致制造部门断料，从而影响效率。(2)由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。(3)由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。(4)由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。(5)断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。.3交期提前太多的影响交期提前太多也有不良之影响，主要有：（1）导致库存成本之增加。（2）导致流动资金周转率下降。（3）由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。1.4交期迟延的原因11.4.1供应商责任因供应商责任导致交期延误的状况:作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码11/12实施日期2007.12.10（1）接单量超过供应商的产能。（2）供应商技术、工艺能力不足。（3）供应商对时间估计错误。（4）供应商品质管理不当。（5）供应商经营者的顾客服务理念不佳。（6）供应商欠缺交期管理能力。.4.2采购课责任因采购课责任导致交期延误的状况：（1）供应商选定错误。（2）业务手续不完整或耽误。（3）价格决定不合理或勉强。（4）下单量超过供应商之产能。（5）更换供应商所致。（6）付款条件过于严苛或未能及时付款。（10）其他因采购原因所致的情形。4.3其他部门责任因采购以外部门导致交期延误的状况：（1）请购前置时间不足。（2）技术资料不齐备。（3）设计变更或标准调整。（4）订货数量太少。（5）供应商品质辅导不足。（6）点收、检验等工作延误。.5沟通不良所致之原因因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况:（1）未能掌握一方或双方的产能变化。（2）指示、联络不确实。（3）技术资料交接不充分。（4）品质标准沟通不一致。（5）单方面确定交期，缺少沟通。（6）首次合作出现偏差。5确保交期要点1事前规划（1）制订合理的购运时间(2)确定交货日期及数量了解供应商生产设备利用率(4)请供应商提供生产进度计划及交货计划(5)准备替代品来源11.5.2事中执行(1)提供必要的材料、模具、技术支援给供应商作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码12/12实施日期2007.12.10了解供应商生产效率及进度状况(3)交期及数量变更的及时联络与通知(4)尽量避免规格变更(5)加强交货前的稽催工作.3事后考核(1)对供应商进行考核评鉴依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。(2)对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保重复问题不再发生。(3)检讨是否更换供应商依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。(4)执行供应商的奖惩办法必要时加重违约的惩罚力度，并对优良厂商予以适当之回馈。.参考资料《采购控制程序》《进料品质管理规定》.适用表单《采购单》《采购计划》《供方调查评价表》《合格供方名录表》《外购外协件检验报告单》《品质异常报告单》

作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码2/12实施日期2007.12.10修订次数修订日期修改内容/原因更改人审核人批准人作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码3/12实施日期2007.12.10L目的为规范本公司外购外协件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规定。.适用范围本公司外购外协件之订购，采购管理业务，供应商开发，供应商评估与管理，外购外协件交期、品质等，均适用。.权责单位采购课负责本规定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规定、修改、废止之核准。.请购规定请购的提出和核准权限采购人员根据《采购计划》开出《采购单》，经采购课长审核，总经理批准后执行采购；对生产所需的一次性或临时性物料（包括办公用品），由仓库或需求部门填写〈请购单〉,经采购课长或总经理批准后执行采购.1.3对于委外加工采购，依据本采购流程进行.2采购的撤消（1）已开具请购单，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购课了解，必要时应先口头知会采购课。（2）请购部门回收各联请购单，并加盖“撤消”章。（3）采购课门接获通知后，立即停止一切采购动作。（4）未能及时停止采购时，采购课应及时通知原请购部门并协商善后工作。采购规定采购方式本公司采购方式一般有下列几种：（1）集中采购（2）合约采购一般采购除（1）（2）以外之物料，采用随需求而决定采购之方式。5.2采购作业规定5.2.1询价、议价（1）采购人员接获核准后的《请购单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（2）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。（3）专业材料、用品或项目，采购课应会同使用部门共同询价与议价。（4）价格确定后应书面记录。（5）议价应注意品质、交期、服务兼顾。作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码4/12实施日期2007.12.105.2.2呈核及核准（1）采购人员询价、议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。（2）按标准拟订采购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。（3）采购核准权限规定，不论金额多少，均应先经采购课长审核，再呈总经理核准。5.2.3订购作业（1）采购人员接获经核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期与质量要求。（2）若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明交货日期。（3）采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。（4）对物品和服务进行长期采购的供方，公司必须先与之签定〈技术质量协议》，协议内容包括:外购外协件定货（加工）协议,质量保证协议，交期协议，接收检验或验证方法，以便解决质量争端.5.2.4验收与付款（1）依相关检验与入库规定进行验收工作。（2）依财务管理规定，办理供应商付款工作。6.供应商开发流程1供应商开发权责采购课负责供应商开发主导工作。开发部、品保部负责供应商样品的确认。品保、技术、生管、采购组成供方调查小组，负责供应商的调查评核。6.2供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式：（1）各种采购指南。（2）新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。（3）各种产品发表会。（4）各类产品展示（销）会。（5）行业协会。（6）行业或政府之统计调查报告或刊物。（7）同行或供应商介绍。（8）公开征询。（9）供应商主动联络。（10）其他途径。6.3供应商调查6.3.1调查表设计调查表设计由采购课主导，品保、开发等单位协助。设计应注意的事项有：（1）依本公司需要设计内容及格式。(2)应尽可能掌握、了解供应商的资讯。(3)易于填写。作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码5/12实施日期2007.12.10(4)通俗易懂。(5)便于整理。6.3.2供应商基本资料应由厂商填写供应商基本资料，包括下列内容：(1)公司名称、地址、电话、传真、E-maiK网址、负责人、联系人。(2)公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。(3)设备状况。(4)人力资源状况。(5)主要产品及原材料。(6)主要客户。(7)其他必要事项。6.3.3供应商调查评估供应商调查评估，一般包括下列内容：(1)材料零件确认。(2)品质验收与管制。(3)采购合同。(4)请款流程。(5)售后服务。(6)建议事项。6.3.4供应商开发流程(1)寻找供应商。(2)填写供应商调查表。(3)与供应商洽谈。(4)必要时作样品鉴定。(5)供应商调查评估。6.3.5后续工作依《供应商调查表》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。7.供应商评鉴流程7.1评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下(满分100分)：(1)品质评鉴：40分。(2)交期评鉴：25分。(3)价格主鉴：15分。(4)服务评鉴：15分。(5)其他评鉴：5分。7.2评分方法7.2.1品质评鉴由品保部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。(1)计算：进料批次合格率二(检验合格批数/总交验批数)X100%作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码6/12实施日期2007.12.10(2)评分:得分=40X进料批次合格率722交期评鉴由采购课依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：(1)如期交货得分25分。(2)延迟广2日每批次扣3分。(3)延迟夕4日每批次扣5分。(4)延迟5〜6日每批次扣10分。(5)延迟7日以上不得分。本项得分以0分为最低分。采购课每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。7.2.3价格评鉴由采购课供应高之价格水准评分，方式如下：(1)价格公平合理，报价迅速：10分。(2)价格尚属公平，报价缓慢：8分。(3)价格稍微偏高，报价迅速：6分。(4)价格稍微偏高，报价缓慢：3分。(5)价格甚不合理或报价十分低效：0分。7.2.4服务评鉴7.2.4.1抱怨处理评分由品保部对供应商之抱怨处理予以评分，评分如下：(1)诚意改善：8分。(2)尚能诚意改善：5分。(3)改善诚意不足：2分。(4)置之不理：0分。7.2.4.2退货交换行动评分由采购课对不良退货交换行动评分：(1)按期更换：7分。(2)偶尔拖延：5分。(3)经常拖延：2分。(4)置之不理：0分07.2.5其他评鉴由采购课汇总仓库、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，予以评分，满分5分。7.3评鉴办法(1)供应商之评鉴每月进行一次。(2)将各项得分汇入《供应商评鉴表》，并合计总得分。(3)每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分二每月得分总和/评鉴月数74评鉴分等供应商评鉴等级划分如下：(1)平均得分90.1〜100分者为A等。作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码7/12实施日期2007.12.10(2)平均得分80.1〜90分者为B等。(3)平均得分70.1〜80分者为C等。(4)平均得分60.1〜70分者为D等。(5)平均得分60分以下者为E等。7.5评鉴处理(1)A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。B等厂商为良好厂商，由采购课提请厂商改善不足。C等厂商为合格厂商，由品保、开发、采购等部门予以必要之辅导。D等厂商为辅导厂商，由品保、开发、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。(6)被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。.价格审核规定报价依据技术部提供新材料的技术图纸类规格书，作为采购课成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。价格审核(1)供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。(2)采购课一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。(3)采购课主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。(4)采购课主管审核之价格，呈总经理复核，并经总经理确认批准。(5)采购课主管、总经理均可视需要再行议价或要求采购员进一步议价。3价格调查(1)已核定之材料，采购课必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。(2)本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购课比价参考。(3)已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以书面形式重新报批，且附上书面之原因说明。(4)单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。(5)采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。.采购成本分析9.1成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：(1)直接及间接材料成本。(2)工艺方法。(3)直接及间接人工成本。(4)制造费用或外包费用。(5)税金。9.2成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析:作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码8/12实施日期2007.12.10(1)新材料无采购经验时。(2)底价难以确认时。(3)无法确认供应商报价之合理性的。(4)为提高议价效率时。9.3成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：(1)由供应商提供。(2)由采购课编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。9.4成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：(1)确认设计是否超过规格要求。(2)提出改善建议并检讨。(3)检讨加工方法、加工工程。(4)选定最合适之设备、工具。(5)就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。9.5成本分析注意事项(1)利用自己或他人之经验。(2)应用会计查核手段。(3)提高议价技巧。.采购品质管理规定文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：(1)订购物料之规格、图纸、技术要求等。(2)产品技术精度、等级要求。(3)各种检验规范、标准或适用规格。合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：(1)经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。(2)经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上。(3)同业中之佼佼者。10.3品质保证之协定物料之采购，应由供应商承担品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：(1)供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如IS09001体系等。(2)供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

(3)供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。(4)供应商应随货送交其出货品质检验合格的记录。(5)接受本公司必要的供应商调查、评鉴及辅导。10.4进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品保、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项:作业文件宁波作业文件宁波XX电器有限公司版次1.0文件编号ND-C-CG-01采购作业管理规定页码9/