华富服装公司原料采购管理优化方案毕业设计

摘要如今，采购管理备受当代企业、专家和学者的关心，采购环节存在着无限被挖掘的潜力，通过这种科学的管理模式能够使企业降低一部分成本，提高企业利润。中小型服装企业如果能够运用供应链管理思想，并保证供应链上各环节都能够和谐的进行，面对经济全球化的经营环境，企业的市场竞争力就会有所提升，就可以更快、更成功的开拓新市场。本文主要通过对华富服装公司原料采购的现状以及存在的问题分析，运用所学的供应链管理思想，对该公司的采购组织结构、供应商管理、采购业务流程提出了优化措施，并完善了该公司对服装原料供应商的选择与评价指标，为选择战略合作伙伴提供有效依据。这些优化措施的意义在于提高华富服装公司采购部门的反应能力，降低公司的生产成本、采购成本和管理成本等,并且通过对供应商管理的优化，可以从中选择少数关键的供应商与其建立长期的战略合作伙伴关系，来实现供应双方“共赢”。关键词:华富服装公司供应商管理流程优化目录TOC\o"1-2"\h\z\u第1章华富服装公司简介 51.1公司介绍 51.2公司业务介绍 5第2章华富服装公司原料采购管理现状分析 52.1供应商管理现状 52.2采购部组织结构现状 72.3原料采购流程现状 8第3章华富服装公司原料采购管理存在的问题分析 103.1供应商管理方面 103.2采购组织方面 103.3采购流程方面 11第4章华富服装公司原料采购管理优化方案 124.1原料采购管理优化设计思路 124.2供应商管理的优化 134.3采购组织的优化 154.4采购流程的优化 174.5原料采购管理优化前和优化后的对比分析 194.6实施效果 20致谢 22参考文献 23第1章华富服装公司简介1.1公司介绍华富服装有限公司是一家中小型服装民营企业，成立于2003年，公司位于江西南昌市。公司拥有职工600人，专业技术人员占总人数的15％，固定资产4015万元，厂房建筑总面积为17800平方米。公司经营结构集设计、开发、生产、销售为一体，公司本着“竭己之诚，尽客之意"的经营理念，坚持用自己的真诚打动客户，为客户带来最大的利益。1.2公司业务介绍公司主要经营社交、日常、职业及运动服装等，国内销售产品主要有西装、男女职业制服、中高档男女服饰，年销售额达1600万（人民币）。少部分产品如：夹克衫、衬衫、呢子大衣等远销欧洲、美国、日本、香港等国家和地区，年销售额达3000万（人民币）。第2章华富服装公司原料采购管理现状分析2.1供应商管理现状2.2.1供应商数量较多，呈地区分布公司现有供应商120家，遍布全国8个省市，为公司提供200多种服装生产所需的原料和服装设备及零部件等。如表2-1所示：表2-1供应商分布表地区供应商数量广东35福建12上海35江西18湖南5其他15合计120

2.1.2供应商分类公司按照采购原料类别对现有供应商进行分类，如表2-2所示：表2-2供应商分类类别供应商数量服装面料45服装辅料30服装成衣37服装设备、零部件8合计120其中服装面料供应商为其提供如包括纯棉面料、化纤面料、丝绸面料等；服装辅料供应商提供包括拉链、钮扣、标签、贴纸等；服装成衣供应商提供包括西服、牛仔服、针织衫等；服装设备及零部件供应商提供包括衣缝纫设备及其零部件等。2.1.3供应商的选择与评价选择合适的供应商合作是采购过程中极为重要的一点，目前公司主要从价格、供货质量、交货期、客户反映速度、服务能力五个方面来选择和评价供应商。具体做法是对以上五个方面划分为4个档次，即优秀、良好、合格、差，制作出相应的表格并对每家供应商进行等级评价，综合考虑这五大方面确定最好的合作伙伴。2.2采购部组织结构现状采购部服采购部服装面料服装辅料服装成衣服装设备及零部件图2-1采购部组织结构图目前公司采购部共有3人，部门的工作职责主要是:采购计划的编制、物资的供应、采购物资的入库与结算、供货单位的质量审核等。部门人员分工情况：目前人员采购经理（1名）：负责采购部日常工作计划与安排，负责对公司原料质量、价格的的管理控制与订购辅料采购（1名）：协助采购经理完成各类面料、辅料的订购，负责各类辅料的询价、订购服装设备及零部件采购（1名）：主要负责公司设备及零部件的采购预增人员：采购助理（1名）：负责接收统计相关部门的下单数据，对订货原材料的时间跟踪，面料到库与仓库人员的交接成衣采购（1名）：负责成衣的采购辅料采购（1名）：结合工作需要适时安排2.3原料采购流程现状采购流程管理是公司生产经营管理和生产运作管理中的起点和关键环节，是整个企业成本管理中最有价值的部分。通过对公司采购流程的分析，合理降低服装原料成本是增加企业利润的途径之一。采购流程的不合理，一方面，会造成大量库存积压，导致大量资金被占用，并增加相应的管理成本。另一方面，采购流程的不合理，还会影响到供货的价格、质量和及时性，进而影响到企业最终产品的价格、质量和供货及时性。本文主要针对服装原料的采购流程进行分析，如图2-2所示：生产计划、库存情况生产计划、库存情况生产部采购部采购单审核制定采购计划与审核与审核供应商签订合同到货质检部入库采购部财务部不同意同意不合格询价竞价合格图2-2公司现阶段原料采购流程图现阶段原料采购流程的分析:首先，公司生产部按照生产计划和原料库存情况把服装生产原料需求提供给采购部，采购部根据具体需求，综合考虑现有的库存量、品种、安全库存等多种因素，提出采购需求并报总经理审核。审核通过后，采购部制定采购计划。根据采购计划，选择适合的供应商，和对方谈判价格、数量、付款方式，运输方式、质量要求、包装等相关事务，准备采购合同，采购部经理进行审核，签订采购合同。随后要求供应商按期发货，采购部人员进行订单跟踪，并通知各有关部门做好验收货物准备。所需材料到货，采购部通知质检部人员进行材料质量检验，确认所有的原材料都是合格的，做好记录，并通知仓管人员办理仓储手续，填写入库单。采购部核对供应商开的发票、货物验收清单、入库单是否一致，确认没有差错后到财务部申请付款。第3章华富服装公司原料采购管理存在的问题分析3.1供应商管理方面3.1.1供应商分类方法不合理在供应商的分类管理方面，公司只是按照采购原料的类别对供应商进行管理，虽然对每一家供应商都会进行定期考评，但未能做到遇到问题及时进行指导，由于供应商的水平参差不齐，再加上公司的资源是有限的，不可能对每个供应商都进行同样的管理，管理上发生问题的概率也大大增加，事后控制就变得比较被动。3.1.2供应商评价选择指标不完善 公司虽然从价格、供货质量、交货期、客户反映速度、服务能力五个方面对供应商进行了选择与评价，但是在评价指标的选取上还有待完善，只凭采购人员的主观判断为主，是缺乏客观性与科学性的，不能够较全面的反映供应商的综合能力。3.2采购组织方面公司采购业务环节始终以生产计划为源头，采购环节中人为环节过多，不仅不利于管理且不利于信息的迅速传递，这样的采购环节只能保证供应，却不能及时得到市场的反应。公司采购部工作比较独立，缺少与其他部门的交流，没有很好地与其他部门协同工作。以采购部和销售部为例，两部门缺乏直接交流，采购部不清楚服装产品销售价，销售部不清楚服装原材料进价，根本不能做到有效控制成本。现采购部仅有3人，存在严重的缺员现象，部门内没有负责接收统计相关部门的下单数据、订单跟踪，物料到库与仓库人员的交接的人员，一人身兼数职，加大了采购员的工作内容。采购人员工作内容增加，造成工作失误后互相推诿。与供应商的业务往来主要是采购部在进行，其他部门缺少直接与供应商沟通，使供应商很难积极响应公司采购要求，因此，导致公司的采购组织运行效率低。3.3采购流程方面通过上一章对华富服装公司原料采购流程现状分析，可以看到当前服装原料采购过程中存在以下问题:公司的采购业务是根据生产需要，是由生产部下达生产计划，采购部综合考虑制定需求计划，安排采购计划、寻找供应商、签合同、供应商发货、货物验收、财务付款的过程，来满足企业生产需要。流程涉及环节不仅长而且多，有时会由于市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险等因素，影响企业的正常生产经营，最终影响到企业的经济效益。采购合同由采购人员负责，由于采购人员繁重的工作量，在签订合同的过程中，通常只关注到采购原料的价格，不能更多的关注到其他合同里的内容，如：为什么采购、用来做什么、需要多少、质量有什么要求、到货期等内容，这样审核的效果就大大降低，增大了出错的机率。当今时代都讲究信息对称，信息不对称，交易必吃亏。与供应商关于采购价格的谈判是很重要的，但为了供应商提供更低的价格，等待价格的时间将直接影响到制造部及生产进度，最终影响到交货期。采购部在采购过程中，确保生产计划的完成，而忽视了对供应商的控制和监督，也没有与合适的供应商建立长期的战略合作伙伴关系，增加了供需双方的诸多不稳定因素。财务部是在收到采购部提供的供应商支付发票、验收的货物清单和入库单等后，审核相符一致后才付款，若不相符，就要延迟付款。当采购任务很大时，采购人员在整个采购流程中，要投入大量的精力，定期做采购单、验收单等与财务有关的核对工作，核对的单据也相当多。第4章华富服装公司原料采购管理优化方案4.1原料采购管理优化设计思路本章节针对华富公司采购管理现状及存在的问题制定出最佳优化方案，分别为供应商管理的优化、采购组织的优化、采购流程的优化。供应商管理的优化告知要与供应商建立合作伙伴的重要性，完善供应商选择和评价指标体系更是是急不可耐。一个采购组织想要的得到最好的优化，要加强公司各部门的联系，更要建立高效采购管理组织结构。采购流程的优化首先得优化其内部结构，这能提高公司的采购管理运作效率，其次要实施准时化采购，它能实现采购流程高效同步运转。4.2供应商管理的优化4.2.1与供应商建立战略合作伙伴关系优秀的战略合作伙伴可以为公司提供高效率、高品质的产品与服务，还可以向合作伙伴分享他们丰富的经验。企业间除了坚持互惠互利、质量第一、互为竞争、重在实效等原则外，还必须从思想上统一认识、在行动上予以体现。(1)供应双方对建立合作伙伴关系的思想认识①双方必须都有强烈的合作欲望②供方必须是符合需方要求的供应商③双方必须秉持“利益共享、风险共担”的观念④双方必须严格遵守市场经济的“游戏规则”⑤双方必须恪守诚实的为人之道供需双方建立合作伙伴关系的行动体现①加强信息交流与共享机制②建立对供应商的激励机制③合理的供应商评价方法和手段与供应商保持思想上、行动上的一致，互相帮助、互相激励、互相进步、4.2.2完善供应商选择和评价指标体系虽然公司从价格、质量、交货、合作态度、服务能力等方面对供应商进行了选择与评价，但是在评价指标的选取上考虑不全面，本文综合已有的关于供应商评价指标，最终确定为以下八大指标：信誉：企业的诚信是推动企业良好发展的必要条件，公司应该选择与各方面信誉好的供应商合作。交货时间：公司应与能够及时交货且交货时间越短的供应商合作，这样说明其对客户的需求响应能力越强，生产组织能力和管理水平越高。成本:一个优秀的供应商能够为公司提供低成本、高效益的服务，让利于客户是优秀供应商良好的表现，供需双方通过成本控制来争取利润最大化。质量：质量评价指标适用于几乎所有的供应商评价指标体系。所谓质量是指供应商的产品或服务以满足生产需求。该指数包括供应商通过质量体系认证，即ISO9000。供应商的硬件设备：要求供应商必须有一定的生产加工的设施设备，因为不同种类的服装要求的硬件设备都不同，否则无法生产。比如:西服、大衣的生产需要呢服装设备、毛衫的生产需要毛针织服装设备等。供应商的资信评价：要了解供应商的财务状况、企业信誉、企业发展前景、同行中的声望等指标，在选择供应商时就有了更有力的选择参考。设计能力：供应商的设计能力是指供应商在新产品开发过程中的设计能力。在供应链管理环境下，通常买家都会要求供应商有一定的产品开发能力、改进能力，这样会使产品有更强的竞争力。供应商的环保水平：与有强烈环保意识并付诸行动的供应商合作，是现代企业都在追求的。4.3采购组织的优化4.3.1建立高效采购管理组织结构采购组织是企业组织结构的重要组成部分，采购组织效率的优劣直接影响到公司的业务发展，根据现有的组织结构进行了重新划分，如图4-1所示：采购经理采购经理采购员文员服装面料服装辅料服装成衣服装生产设备及零部件订单跟踪收货员记账员资料管理图4-1优化后公司采购部组织结构图采购部经理：负责采购部的日常工作计划和安排，控制物料的质量、配件、服装、价格和订货。采购员：负责日常的具体采购业务，包括公司需要的服装面料、辅料、成衣、生产设备及零部件。文员：负责订单的跟催，交货验收、交货记录以及文件和手续的录入与保管。4.3.2加强公司各部门的联系公司采购业务牵涉到多个部门，跨部门的沟通和协作很重要，企业内各部门间良好的沟通和关系协调，有助于企业各项经营决策的有效执行，能够加强企业部门间的凝聚力，使企业的管理更加有效，从而促进企业长远的发展。就公司采购组织部门联系中存在的问题提出以下两点解决方案：(1)采购部和销售部的关系向来都是公司里典型的例子，是对立关系却又相互依赖。首先，销售部门可以根据销售业绩为采购部制定采购计划提供意见，其次，采购部门在采购市场上获得的信息还可以作为销售部掌握市场动态的参考。(2)促进采购部与技术部信息互动。一方面，采购部直接接触市场，因此能够迅速的捕捉到变化的市场信息，为技术部提供及时的信息；另一方面，技术部又具有采购部所不具备的服装设计的专业知识，这也可以为采购部的工作提供参考。4.4采购流程的优化采购绩效取决于具体的采购流程和流程优化的目标是减少非增值的环节，运用供应链管理思想对华富服装公司采购流程进行优化，不仅能提高公司的采购管理运作效率，通过与供应商的信息交流还可以促进与供应商建立良好的合作关系。4.4.1采购流程内部优化如图4-2所示销售管理系统销售管理系统销售订单生产计划采购部采购订单审核供应商管理系统供应商签订合同合同执行到货验收入库入库单仓库管理系统采购部财务部不合格不同意同意合格具体描述如下：生产部根据销售部管理系统和签订的服装订单，下达生产计划，由采购部综合考虑现有库存、尚缺数，安全库存等因素制定采购订单，并报上级审核。审核通过后，通过公司的供应商信息库中选择最合适的供应商与其商量各项相关内容，比如：采购什么、需要的数量、付款方式、验收等内容。经过双方的谈判确认后，编制采购合同，经审批后，再请供应商确认，签订采购合同。随后通知供应商发货。当公司收到货物，采购人员通知验收质量检验部门，根据合同要求的质量检查，质量检查部门填写检查表，检查合格后，通知生产部仓库管理人员存储。仓库管理人员根据采购合同、运货单编制采购入库单，将结果存放在仓库管理系统的入库单文件中并告知采购部。采购部通知供应商开发票，采购部门收到供应商开出的发票后，将发票相关信息输入到公司的采购管理系统中，同时，将实际发票送至财务部具体经办人员处，结合质检部门检验清单和入库单进行核对，核对无误后进行付款事宜，最后把付款情况反馈给采购管理系统。4.4.2实施准时化采购实现采购流程高效同步运转公司目前的采购方式比较传统，应实施JIT采购降低原材料库存，减少采购和物资管理成本，采取小批量采购策略。（1）成立跨部门的采购团队。建立有效的沟通平台，集中办公是为了从距离上消除沟通障碍，组员来自供应链上不同的部门，彼此联系彼此提供资源，对这些人员进行准时化采购知识的培训，使他们都知道准时化采购管理。（2）制定采购策略，保证采购策略的实施。企业拥有良好的、合适的采购策略，更能有效的提高采购效率，控制采购成本。制定合理的采购策略需要结合企业经营战略的需求、供应市场的情况以及竞争对手的状况等多方面的分析。(3)同供应商建立伙伴关系。通过对供应商评价选择建立长期合作和加强双边交流，分享共同利益。首先公司管理层要大力支持，通过与供应商相互了解，尽量消除业务流程和结构上存在的障碍，加强信息共享，相互进行技术和设计支持，以及制定适当激励制度。4.5原料采购管理优化前和优化后的对比分析优化方案实施后华富服装公司的采购管理对比分析，如表5-1：表5-1优化前后对比分析表对比项目优化前优化后供应商数目大量（120）少量（80）选择评价指标不全面（5）全面（8）合作关系形态短期的合约关系长期的伙伴关系稳定性交换频繁长期、紧密合作组织结构简单全面部门分工不明确具体分工部门间关系缺乏交流直接交流信息共享信息不共享信息共享流程运作复杂精简化运作效率效率低效率高成本成本高降低成本可控性不可控可控通过对比分析，可以看出华富服装公司的采购管理在优化后比优化前有了改变，在供应商管理方面精简了一些供应商，完善了选择、评价供应商的指标，选择与少数关键的供应商合作，并建立了长期合作关系；在公司采购组织方面对采购部的组织结构进行重新划分，明确各岗位工作职责及权利义务，还加强了公司各部门的交流及信息共享；在采购流程方面对业务环节进行优化，利用信息管理系统减少了一部分人为环节，如销售管理系统、采购管理系统、仓储管理系统等，降低了公司的管理成本，提高了运作效率。4.6实施效果对公司的采购进行合理、有效的管理，能够降低采购成本、满足公司生产需求、是提高其核心竞争能力的关键。在本文中，通过对华富服装公司原材料采购管理现状以及存在的问题分析，为其提出了具体的优化措施，通过对优化方案的实施，有效的降低了企业采购成本、满足公司生产需求、并且提高了自身核心竞争力。主要成果：（1）重新设计公司的采购组织结构，明确职能部门和人员的责任，提高采购部门在企业组织中的地位。（2）完善了公司服装原料供应商选择与评价指标体系，使公司在选择供应商方面有更多的考量标准，为选择少量的供应商做长期战略伙伴提供依据。（3）（3）对采购过程的内部和外部进行优化，从供应链角度出发，实施JIT采购实现采购流程的同步运行，